办公软件操作及实用03-Excel报表管理与数据分析

第三部分Excel报表管理与数据分析

Excel什么意思

Excel 的来历

Microsoft推出了它的第一款电子制表软件-Multiplan，但在当时的MS DOS应用领域，却败给了Lotus 1-2-3。这个事件促使了Excel的诞生，比尔盖茨召集了微软最高的软件专家奋斗三年，研发出了Excel。

作为目前使用最广泛的电子制表软件，Excel 经历十多次版本升级之后，功能早已不局限于制表。

一、Excel主要功能和实用技巧

（一）熟悉Excel功能区

以报表管理的过程为导向，可以方便用户快速掌握Excel的操作界面和主要功能。

（一）熟悉Excel操作界面

“开始”功能选项卡区主要属于在制表的基础功能。其中需要注意的是数据分类、表格样式和条件格式。

2.各个功能选项卡区---插入

“插入”功能选项卡区的按钮，主要是在表格中插入一个新的对象，这个对象可以是一个特殊的符号、艺术字或者特殊公式，又或者是一张汇总表，也可能是明细表，或者是一张插图、图表分析工具等等。

3.各个功能选项卡区---页面布局

“页面布局”主要设置纸质表格的主题风格和页面打印相关功能，例如纸张方向、打印区域、打印顶端标题行等等。

4.各个功能选项卡区---公式

“公式”功能选项卡区的功能，主要用于数据的运算。需要注意各类函数库、如何定义名称以及监视窗口。

5.各个功能选项卡区---数据

“数据”功能选项卡，主要用于进行数据的导入、更新、数据的排序筛选以及各种数据分析。重点掌握如何获取外部数据、高级筛选、分类汇总、以及数据有效性、合并计算、假设分析等数据工具的使用。

“审阅”，就是报表的审校和阅读，重点关注批注的使用，单元格区域、工作表、工作簿的保护。

7.各个功能选项卡区---视图

“视图”，顾名思义，就是看到的图像，这里指的是Excel工作区的显示方式。常用的功能包括工作簿视图、冻结窗格、并排查看、切换窗口和宏。

8.各个功能选项卡区---工具

工具选项卡区，只有选中相应的对象时才会出现，比如表工具、图片工具、绘图工具、图表工具、数据透视表工具等等。主要是该对象的属性设置和相关工具按钮。

各个功能选项卡区

（二）实用技巧

技巧一快速输入当前日期

进行数据记录时，常常需要录入当前日期。

技巧二快速输入当前时间

进行数据记录时，Ctrl+Shift+；可以录入当前小时、分、秒。技巧三快速输入本年度任意一天

技巧四规范录入日期型数据

技巧五特殊格式的日期（一）

步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→日期

技巧六特殊格式的日期（二）

步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→自定义→yyyy.m.d 技巧七特殊格式的日期（三）

步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→日期→星期三技巧八系列日期的快速填充

步骤：选中单元格→移动鼠标至右下角呈十字控制柄→拖拽技巧九日期的运算（一）

输入日期后，向上拖拽

技巧十日期的运算（二）

利用公式进行日期计算，后一日期减去前一日期，如果是当前日期，使用日期函数today（）学习思路日期的相关技巧思维导图

案例综合演示日期的技巧

技巧十一快速输入字符串

在数据录入过程中，直接在单元格中输入12位及其以上位数的数字后，系统会自动使用科学计数法；输入到16位以及以上数字时，后面的数字自动会变成0。为了准确输入身份证号、银行卡号等信息，必须输入文本字符串，而不能输入数字。

技巧十二设置文字方向

步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→对齐→方向

技巧十三自动换行

步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→对齐→文本控制

技巧十四强制换行

Alt+Enter

技巧十五斜线与单元格分割

在制表过程中，如果单元格中添加一条斜线，通过单元格格式中的边框设置即可完成，如果两条或者两条以上斜线，通常使用形状来进行绘制。

技巧十六分列

步骤：选中单元格→数据→分列

步骤：插入→特殊符号

技巧十八输入欧元符号

步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→会计专用

步骤：插入→艺术字

技巧二十左中右自由取字符

LEFT/MID/RIGHT函数

学习思路文本的相关技巧思维导图

案例综合演示文本的技巧

技巧二十一利用超链接建立报表关联

步骤：选中单元格→点鼠标右键→超链接技巧二十二数据的隐身法

技巧二十三数据的导入

步骤：数据→获取外部数据

技巧二十四删除重复数据

步骤：数据→删除重复数据

技巧二十五查看公式，理清数据的来龙去脉

技巧二十六快速录入分数

步骤：先输入0和空格→然后输入分数

技巧二十七添加千分位符

步骤：选中单元格→单元格格式→数值

技巧二十八将数据转化为万

步骤：选中单元格→单元格格式→自定义→ 0!.0,"万"

技巧二十九奇妙的F4

在Excel中，通过按F4键，可以重复上一步操作；也可以将公式的引用方式进行切换。

技巧三十奇妙的F5

利用F5键的定位功能，可以对满足条件的单元格区域进行批量处理。案例综合演示数据的技巧

二、Excel制表与美化

（一）熟悉Excel数据元素以及其编辑方式

案例演示：四大元素的编辑

（二）单元格样式与套用表格格式

单元格样式相当于将设置好单元格格式的表格作为模板，把模板中的单元格字体、对齐方式、背景色等格式，应用到目标单元格或单元格区域。

套用表格格式是指利用Excel 2007提供的各种表格格式，快速设置表格的标题、表格的边框以

及背景色等属性，从而实现表格的美观，并且能够保证同一类表格有统一的表现形式。

案例演示：单元格样式与套用表格格式

（三）条件格式

条件格式是指利用数据条、色阶、图标集等方式，显示报表中数据的分布状况，突出异常值。

案例演示：利用条件格式显示数据分布状况

（四）记录单

只有在存在报表的列标题之后，才能打开记录单。这时候，记录单会按列标题来作为字段名称，用户按照字段来录入相应的数据。

注意：空白报表不能使用记录单，记录单需要自定义快速访问工具栏。

（五）选择性粘贴

选择性粘贴可以将选定并复制的内容，按照不同的方式有选择性地进行粘贴、运算或者转置。

（六）数据有效性

在财务表格中常常会出现各种财务项目，应用的数据类型和数据范围不同。在Excel 2007中，通过对数据单元格的数据有效性进行设置，用户如果输入不符合输入条件的数据，系统会进行提示和报错。

通过限制输入条件，能够有限地减少数据录入的失误。

步骤：选中单元格区域→数据→数据有效性

如何设置数据有效性

数据有效性条件指的是允许录入数据的类型以及范围；

输入信息指的是数据录入时，鼠标滑过设定数据有效性单元格所显示的提示信息；

出错警告指的是当用户没有按照有效性条件输入数据时，弹出的错误信息。

案例演示数据有效性

圈释无效数据

对于尚未输入数据的单元格区域，设置数据限制录入条件可以减少数据录入的失误。对于现有的数据，也就是已经录入完成的数据，我们同样可以利用数据有效性，将其中不符合有效性条件的数据找出来，并标注红色的圈；当数据修改正确后，红色的圈会自动消失。

案例演示圈释无效数据

（七）数据的保护

1.保护工作簿

保护工作簿是对工作簿的结构和窗口进行限制，防止其他用户进行工作表的编辑和窗口的缩放等操作。