公司发文管理规范

公文编号：HT-GM-001-V1.0 公司发文管理规范

一、目的

本规定是对公司发文进行规范化管理，明确公司发文的审批程序和权限，提高公司办公效率和质量，确保公司发文的严肃性、权威性、时效性，特制定本制度。

二、适用范围

本规范所指公文，是指以公司名义或者以行政部名义发布的，以公司全体员工为受众的通知、通报、规章制度等下行公文。

三、公文分类

1.规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用【规定】。

2.决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用【决定】。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用【决议】。

3.通知：转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用【通知】。

4.通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用【通报】。

5.请示、报告：向上级请求批示与批准，用【请示】。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用【报告】。

四、保密原则

公司所有公文的拟定、发布均需要分为I、II、III三个等级，具体划分如下：

1.I等级公文为秘密级，其查阅人为公司所有员工。

2.II等级公文为机密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员、部门负责人及事件相关负责人；

3.III等级文献为绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员及事件相关负责人；

4.凡无相关公文的查阅权限而擅自查阅者，公司有权与其解除劳动合同。

五、发文管理流程标准

1.由职能部门草拟初稿，如果文件内容涉及相关部门，草拟部门应与相关部门协商一致；并拟定会签人和签发人，如需抄送或抄报的，也需注明。完成后提交部门领导审核。

2.起草部门领导对文件进行审核，完成后提交相关部门，如文件不涉及相关部门，直接提交行政部。

3.涉及相关部门的，接到文件后根据实际情况进行会签(注①)，完成后提交给其它相关部门会签。

4.起草部门内部发文由分管领导做最终审批；公司级发文须提交总经理做审批后签发。

5.总经理签发后，交由行政部编号。

6.行政部对文件进行编号、认真编排并整理样稿，完成后提交职能部门校对。

7.起草人员对已完成的样稿进行校对，发现错别字可修改，但不能修改文件内容，如发现有其它问题可向行政部提出。完成后提交行政部发布。

8.行政管理员将校对后的文件打印、盖章、发布。

9.对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在

执行过程中发现新的问题，须及时向行政部反馈。须做修改的，按以上

流程从本章第1条起，严格执行。

10.各部门严格执行公文条款并维护。

注①会签人：涉及部门的部门经理

会签人职责：复核审查文件中的规定是否合理，是否有可操作性，协助配合该文件的起草部门制定更为完善合理的公文制度。