二级ACCESS知识点

第1章数据库基础知识

考点归纳

1.1 数据库基础知识

1 计算机数据管理的发展

(1)数据与数据处理

数据的概念包括两个方面：其一是描述事物特性的数据内容：其二是存储在某一种媒体上的数据形式。

(2)计算机数据管理

数据处理的中心问题是数据管理。计算机对数据的管理是指如何对数据分类、组织、编码、存储、检索和维护。

2 数据库系统

(1)有关数据库的概念

①数据(Data)

②数据库(Data Base)

③数据库应用系统

④数据库管理系统(DataBase Management System,DBMS)

数据库管理系统是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件。

⑤数据库系统(DataBase System,DBS)

2 数据库系统的特点

(1)实现数据共享，减少数据冗余

(2)采用特定的数据模型

(3)具有较高的数据独立性

(4)有统一的数据控制功能

3 数据库管理系统

DBMS的功能主要包括以下6个方面：

(1)数据定义

(2)数据操纵

(3)数据库运行管理

(4)数据组织、存储和管理

(5)数据库的建立和维护

(6)数据通信接口

DBMS通常由以下4部分组成：

(1)数据定义语言及其翻译处理程序

(2)数据操纵语言及其编译(或解释)程序

(3)数据库运行控制程序

(4)实用程序

3 数据模型

(1)实体描述

①实体

②实体的属性

③实体集和实体型

(2)实体间联系及种类

实体间联系的种类是指一个实体型中可能出现的每一个实体与另一个实体型中多少个实体存在联系。两个实体间的联系可以归结为3种类型：

1 一对一联系(one-to-one relationship)

2 一对多联系(one-to-many relationship)

3 多对多联系(many-to-many relationship)

(3)数据模型简介

1)层次数据模型

在数据库中，对满足以下两个条件的数据模型称为层次模型：

有且仅有一个节点无双亲，这个节点称为“根节点“。

2)网状数据模型

在数据库中，对满足以下两个条件的数据模型称为网状模型：

①允许一个以上的节点无双亲。

②一个节点可以有多于一个的双亲。

3)关系数据模型

关系数据模型是目前最重要的一种模型。美国IBM公司的研究员E.F.Codd于1970年发表了题为“大型共享系统的关系数据库的关系模型”的论文，文中首次提出了数据库系统的关系模型。20世纪80年代以来，计算机厂商新推出的数据库管理系统(DBMS)几乎都支持关系模型。

1.2 关系数据库

1 关系数据模型

(1)关系术语

①关系；②元组；③属性；④域；⑤关键字；⑥外部关键字。

2 关系的特点

(1)关系必须规范化。

(2)在同一个关系中不能出现相同的属性名。

(3)关系中不允许有完全相同的元组，即冗余。

(4)在一个关系中元组的次序无关紧要。

(5)在一个关系中列的次序无关紧要。

(3)实际关系模型

一个具体的关系模型由若干个关系模式。这个数据库文件就对应一个实际的关系模型。

2 关系运算

(1)传统的集合运算

①并，②差，③交。

(2)专门的关系运算

①选择；②投影；③联接；④自然联接。

1.3 数据库设计基础

1 数据库设计步骤

(1)设计原则

为了合理组织数据，应遵从以下基本设计原则

①关系数据的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则；②避免在表之间出现重复字段；③表中的字段必须是原始数据和基本数据元素；④用外部关键字保证有关联的表之间的联系。

(2)设计步骤

①需求分析；②确定需要的表；③确定所需字段；④确定联系；⑤设计求精。

2 数据库设计过程

(1)需求分析

①信息需求；②处理需求；③安全性和完整性需求。

(2)确定需要的表

(3)确定所需字段

①每个字段直接和表的实体相关；②以最小的逻辑单位存储信息；③表中的字段必须是原始数据；④确定主关键字字段。

(4)确定联系

①一对多联系；②多对多联系；③一对一联系。

(5)设计求精

①是否遗忘了字段?②是否存在大量空白字段?③是否有包含了同样字段的表?④表中是否带有大量不属于某实体的字段?⑤是否在某个表中重复输入了同样的信息？⑥是否为每个表选择了合适的主关键字?

1.4 SQL基本命令

1 SQL简介

SQL (Structure Query Language.结构化查询语言)是在数据库系统中应用广泛的数据库查询语音，它包括了数据定义(Data Defintion)、查询(Data Query)、操纵(Date Manipulation)和控制(Data Control)4种功能。

SELECT语句构成了SQL数据库语言的核心，它的语法包括几个主要子句，分别是FORM、WHERE和ORDER BY 子句。

SELECT语句的一般格式如下：

SELECT［ALL/DISTINCT］*｜〈字段列表〉

FROM〈表名〉

［WHERE〈条件表达式〉］

［ORDER BY〈列名〉｛［ASCIDESC］｝］；

在一般的语法格式描述中使用了如下符号：

〈〉：表示在实际的语句中要采用实际需要的内容进行替代。

［］：表示可以根据需要进行选择，也可以不选。

｜：表示多项选择只能选其中之一。

｛｝：表示必选项

该语句的含义是：在FROM后面给出的表名中找出满足WHERE条件表达式的元组，然后按SELECT后列出的目标表形成结果表。

在格式中，SELECT后面是查询目标表，其中：

ALL：表示检索所有符合条件的元组，默认值为ALL。

DISTINCT：表示检索要去掉重复组的所有元组。

*：表示检索结果为整个元组，即包括所有的列。

〈选择列表〉：是有“，”分开的多个项，这些项可以是字段名、常数或系统内部的函数。

格式中的条件表达式可以含有数学运算符（加+、减-、乘*、除/）和关系运算符

1.5 Access简介

1 Access的发展过程

Microsoft先后推出过Access的版本有：2.0、7.0/95、8.0/97、9.0/2000、10.0/2002，直到今天的Access2003版本。

2 Access的主要特点

Access的主要特点如下：

（1）具有方便实用的强大功能。

（2）可以利用各种图例快速获得数据。

（3）可以利用报表设计工具，非常方便地生成漂亮的数据报表，而不需要编程。

（4）能够处理多种数据类型。

（5）采用OLE技术，能够方便创建和编辑多媒体数据库。

（6）Access支持ODBC标准的SQL数据库的数据。

（7）设计过程自动化，大大提高了数据库的工作效率。

（8）具有较好的集成开发功能。

（9）提供了断点设置、单步执行等调试功能。

（10）与Internet/Intranet的集成。

（11）可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，并使最终用户和应用程序开发者之间的关系淡化。

3 Access数据库的系统结构

Access数据库由数据库对象和组两部分组成。其中对象又分为7种。这些数据库对象包括：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。

1.6 启动和关闭Access

与其他Microsoft Office程序一样，在使用数据库时首先需要打开Access窗口，然后再打开需要使用的数据库，这样才能进行各种操作。

1 启动Access

2 关闭Access

（1）单击Access右上角的“关闭”按钮。

（2）选择“文件”菜单中的“退出”命令。

（3）使用Alt+F4快捷键。

（4）使用Alt+F+X快捷菜单命令

第2章数据库和表考点归纳

2.1 创建数据库

1 数据库设计的步骤

（1）分析建立数据库的目的

（2）确定数据库中的表

①每个表应该只包含关于一个主题的信息；②表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。

（3）确定表中的字段在Access中，字段的命名规则是：

①字段名长度为1～64个字符；②字段名可以包含字母、汉字、数字空格和其他字符；③字段名不能包含句号（.）、惊叹号（！）、方括号（［］）和重音符号（′）。

（4）确定主关键字

（5）确定表之间的关系

2 创建数据库

（1）创建空数据库

创建空数据库有两个途径：启运Access时建和在Access程序窗口中使用“新建”命令创建。

（2）使用“向导”创建数据库

“数据库向导”中提供了一些基本的数据库模板，利用这些模板可以方便、快速地创建数据库。一般情况下，在使用“数据库向导”前，应先从“数据库向导”所提供的模板中找出与所建数据库相似的模板，如果所选的数据库模板不满足要求，可以在建立之后，在原来的基础上进行修改。与创建空数据库一样，使用“数据库向导”创建数据库也分为启动Access时创建和使用“新建”命令创建两种。

3 数据库的简单操作

（1）打开数据库

打开数据库的方法有两种：一是在启动Access时使用“Microsoft Access”对话框打开；二是通过“打开”命令打开。

（2）关闭数据库

当完成了数据库的操作后，需要将它关闭。关闭数据库的方法有如下几种：

①单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮；②双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标；③单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标。

2.2 建立表

1 Access数据类型

Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。

2 建立表结构

建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名，这种方法比较简单，但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在“设计”视图中进行修改；二是使用“设计”视图，这是一种最常用的方法；三是通过“表向导”创建表结构，其创建方法与使用“数据库向导”创建数据库的方法类似。

3 向表中输入数据

在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写数字一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图向表中输入数据，也可以利用已有的表。

4 字段属性的设置

在完成表结构的设置后，还需要在属性区域设置相应的属性值。例如，设置“学生”表中“性别”字段的“字段大小”属性和“默认值”属性、“年龄”字段的“格式”属性和“有效性规则”属性、“入校日期”字段的“输入掩码”属性等。其目的是为了减少输入错误，方便输入操作。

表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。

5 建立表之间的关系

在Access中要想管理和使用好表中的数据，就应建立表与表之间的关系，只有这样，才能将不同表中的相关数据联系起来，也才能为建立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。

(1)表间关系的概念

在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部

Access中表与表之间的关系可以分为一对一、一对多和多对多3种。

实际上，一对一的关系并不常用，可以将一对一关系的两个表合并为一个表，这样既不会出现重复信息，又便于表的查询。而任何多对多的关系都可以拆成多个一对多的关系，因此，在Access数据库中，表之间的关系都定义为一对多的关系。一般情况下，将一端表称为主表，半多端表称为相关表。

(2)参照完整性

关系是通过两个表之间的公共字段建立起来的。一般情况下，由于一个表的主关键字是另一个表的字段，因此形成了两个表之间一对多的关系。

在事实上义表之间的关系时，应设立一些准则，这些准则将有助于数据的完整。参照完整性就是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主关键字值。也就是说，实施了参照完整性后，对表中主关键字字段进行操作时系统会自动地检查主关键字字段，看看该字段是否被添加、修改或删除了。如果对主关键字的修改违背了参照完整性的要求，那么系统会自动强制执行参照完整性。

(3)建立表间的关系

使用数据库向导创建数据库时，向导自动定义各个表之间的关系，同样使用表向导创建表的同时，也将定义该表与数据库中其他表之间的关系。但如果用户没有使用向导创建数据库或表，那么就需要自己定义表之间的关系。在定义表之间的关系之前，应把要定义关系的所有表关闭，然后使用下面介绍的方法定义。

2.3 维护表

1 打开和关闭表

表建立好以后，如果需要，用户可以对表进行修改，例如，修改表的结构、编辑表中的数据、浏览表中的记录等，在进行这些操作之前，首先要打开相应的表；完成这些操作后，要关闭表。

(1)打开表

在Access中，可以在“数据表”视图中打开表，也可以在“设计”视图中打开表。

(2)关闭表

表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，Access会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。

单击“是”按钮保存所做的修改；单击“否”按钮放弃所做的修改；单击“取消”按钮则取消关闭操作。

2 修改表的结构

修改表结构的操作主要包括增加字段、修改字段、重新设置关键字等。修改表结构只能在“设计”视图中完成。

3 编辑表的内容

编辑表中内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表中内容的操作主要包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据以及复制字段中的数据等。

4 调整表的外观

调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列等。

2.4 操作表

1 查找数据

在操作数据库表时酹中存放的数据非常多，那么当用户想查找某一数据时就比较困难。Access提供了非常方便的查找功能，使用它可以快速地找到所需要的数据。

(1)查找指定内容

我们介绍了记录定位，这种查找记录的方法十分简单，但是在多大数情况下，用户在查找数据之前并不知道所要查找数据的记录号和位置，因此，这种方法并不能满足的查询要求。此时，可以使用“查找”对话框进行数据的查找。

(2)查找空值或空字符串

在Access表中，可能会有尚未存储数据的字段，如果某个记录的某个同尚未存储数据，我们称该记录的这个字段的值为空值。宽值与空字符串的含义有所不同。空值是缺值或还没有值，字段中允许使用Null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。空字符串是用双引号括焉的空字符串(即“”)，且双引号中间没有空格，这种字符串的长度为0。在Access中，查找空值或空字符串的方法是相似的。

2 替换数据

据。

(1)替换指定内容

在Access中，通过使用“查找和替换”对话框可以在指定的范围内将指定查找内容的所有记录或某些记录替换为新的内容。

(2)更改默认设置

用户在进行查找和替换操作时，有时希望以全字匹配方式搜索当前字段；有时则希望搜索所有字段，并且只需符合字段的任一部分即可；而有时则要搜索与当前字段起始字符匹配的数据，这时可以通过更改系统默认设置来实现。

3 排序记录

一般情况下，在向表输入数据时，人们不会有意地去安排输入数据的先后顺序，而只输入的方便性，按照数据到来的先后顺序输入。例如，在登记学生选课成绩时，哪一个学生的成绩先出来，就先录入哪一个，这符合实际情况和习惯。但当从这些数据中查找所需的数据就十分不方便。为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法是对数据进行排序。

(1)排序规则

排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。排序时可按升序，也可按降序。排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：

①英文按这母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按A到Z排序，降序时按Z到A排序；

②中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A到Z排序，降序时按Z到A排序；

③数字按数字的大小排序，升序时从小到大排序，降序时从大到小排序；

④日期和时间字段，按日期的先后顺序排序，升序时按从前到后的顺序排序，降序时按从后向前的顺序排序。

排序时，要注意以下几点：

①对于“文本”型的字段，如果它的取值有数字，那么Access将数字视为字符串。因此，排序时是按照ASCII 码值的大小来排序，而不是按照数值本身的大小来排序。如果希望按其数值大小排序，应在较短的数字前面加上零。

②按升序排列字段时，如果字段的值为空值，则将包含空值的记录排列在列表中的第一条。

③数据类型为备注、超级链接或OLE对象的字段不能排序。

④排序后，排序次序将与表一起保存。

(2)按一个字段排序记录

按一个字段排序记录，可以在“数据表”视图中进行。

(3)按多个字段排序记录

在Access中，不仅可以按一个字段排序记录，也可以按多个字段排序记录。按多个字段排序时，Access首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当第一个字段具有相同的值时，Access再按照第二个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。按多个字段排序记录的方法有两种，一种是使用“数据表”视图实现排序，另一种是使用“高级筛选/排序”窗口完成排序。

①使用“数据表”视图

②使用“高级筛选/排序”窗口

使用“数据表”视图按两个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一种次序排序，而且这些字段必须是相邻的字段，如果希望两个字段按不同的次序排序，或者按两个不相邻的字段排序，就必须使用“高级筛选/排序”窗口。

4 筛选记录

对于筛选记录，Access提供了4种方法：按选定内容筛选、按窗体筛选、按筛选目标筛选以及高级筛选。“按选定内容筛选”是一种最简单的筛选方法，使用它可以很容易地找到包含的某字面值的记录；“按窗体筛选”是一种快速的筛选方法，使用它不用浏览整个表中的记录，同时对两个以上字段值进行筛的筛选，挑选出符合多重条件的记录。

经过筛选后的表，只显示满足条件的记录，而不满足条件的记录将被隐藏起来。

①按选定内容筛选

②按窗体筛选

按窗体筛选记录时，Access将数据表变成一个记录，并且每个字段是一个下拉列表框，用户可以从每个下拉列表框中选取一个值作为筛选的内容。如果选择两个以上的值，还可以通过窗体底部的“或”标签来确定两个字段值之间的关系。

③按筛选目标筛选

“按筛选目标筛选”是在“筛选目标”框中输入筛选条件来查找含有该指定值或表达式值的所有记录。

前面介绍的3种方法是筛选记录中最容易的方法，筛选的条件单一，操作非常简单。但在实际应用中，常常涉及到复杂的筛选条件。使用“筛选”窗口不仅可以筛选出满足复杂条件的⑤记录，而且还可以对筛选的结果进行排序。

例题精解

第3章查询考点归纳

3.1 认识查询

1 查询的功能

查询是对数据库表中的数据进行查找，同时产生一个类似于表的结果。在Access中可以方便地创建查询，在创建查询的过程中定义要查询的内容和准则，Access根据定义的内容和准则在数据库表中搜索符合条件的记录。利用查询可以实现很多功能。

①选择字段；②选择记录；③编辑记录；④实现计算；⑤建立新表；⑥建立基于查询的报表和窗体。

2 查询的类型

(1)选择查询

选择查询是最常用的查询类型，是根据指定的查询准则，从一个或多个表中获取数据并显示结果。也可以使用选择查询对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均以及其他类型的计算。

选择查询能够使用户查看自己所想查看的记录。执行一个选择查询时，需要从指定的数据库表中搜索数据，数据库表可以是一个表或多个表，也可以是一个查询。查询的结果是一组数据记录，即动态集。

(2)交叉表查询

交叉表查询将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段统计值。交叉表查询就是利用了表中的行和列来统计数据的。

(3)参数查询

参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准则的查询。这种查询可以根据用户输入的准则来检索符合相应条件的记录。

(4)操作查询

操作查询与选择查询相似，都是由用户指定查找记录的条件，但选择查询是检查符合特定条件的一组记录，而操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。

操作查询有4种：生成表、删除、更新和追加。

(5)SQL查询

SQL查询就是用户使用SQL语句来创建的一种查询。SQL查询主要包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等4种。

3 建立查询的准则

(1)准则中的运算符

运算符是组成准则的基本元素。Access提供了关系运算符、逻辑运算符和特殊运算符。

3.2 创建选择查询

1 创建不带条件的查询

建立查询的方法有两种：查询向导和“设计”视图。

(1)使用“查询向导”

使用“查询向导”建立查询操作比较简单，用户可以在向导的指示下选择表和表中字段。

实际应用中，可以使用“设计”视图建立不带条件的查询。

(3)运行查询

建立查询之后，用户可以运行查询从而获得查询的结果。运行查询的操作步骤如下：

①在数据库窗口中，单击“查询”对象。

②选择要运行的查询，然后单击“打开”；或双击要运行的查询。

2 创建带条件的查询

3.3 在查询中进行计算

1 了解查询计算功能

预定义计算即所谓的“总计”来计算，是系统提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行的计算，它包括总和、平均值、计数、最大值、最小值、标准偏差或方差等。用户自定义计算可以用一个或多个字段的值进行数值、日期和文本计算。

2 总计查询

所谓总计查询就是在成组的记录中完成一定计算的查询。使用查询“设计”视图中的“总计”行，可以对查询中全部记录或记录组计算一个或多个字段的统计值。

(1)创建总计查询

(2)总计项。

3 分组总计查询

在“设计”视图中，将用于分组字段的“总计”行设置成Group By，就可以对记录进行分组统计了。

4 添加计算字段

当需要统计的数据在表中没有相应的字段，或者用于计算的数据值来源于多个字段时，“设计网格”中添加一个计算字段。计算字段是指根据一个或多个表中的一个或多个字段并使用表达式建立的新字段。

3.4 创建交叉表查询

1 认识交叉表查询

所谓交叉表查询，就是将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各种计算值。

2 创建交叉表查询

创建交叉表查询有两种方法：“查询向导”和查询“设计”视图。

(1)使用“查询向导”

创建交叉表的数据源必须来自于一个表或查询。如果数据源来自多个表，可以先建立一个查询，然后再以此查询作为数据源。

(2)使用“设计”视图

使用“交叉表查询向导“建立交叉表查询，所用的字段必须来源于同一个表或同一个查询；如果使用的字段不在同一个表或查询中，最简单、灵活的办法是使用“设计”视图，它可以由用户自由地选择一个或多个表、选择一个或多个查询。因此，如果所用数据源来自于一个表或查询，使用“交叉表查询向导”比较简单；如果所用数据源来自于几个表或几个查询，使用“设计”视图则更方便。另外，如果“行标题”或“列标题”需要通过建立字段得到，那么最好使用“设计”视图来建立查询。

在启动查询之后，希望中止查询的运行，可以按Ctrl+Break键；如果在查义“设计网格”中包含了某个字段，但又单击了“交叉表”单元格中的“不显示”选项和“总计”单元格中的“Group By”选项，则Access将按照“行标题”对该字段进行分组，但在查询结果中不会显示此行：“列标题”字段的值可能包含通常不允许在字段名出现的字符。

3.5 创建参数查询

创建单参数查询，就是在字段中指定一个参数，在执行参数查询时，用户输入一个参数值。

建立参数查询时应注意：如果在一个已建的查询中创建参数查询，则直接在“设计”视图中打开该查询，然后在其基础上输入参数准则即可。若执行“保存”命令，则存盘后，原查询将被该参数查询内容所替换；若希望保留原查询，应执行“文件”菜单中的“另存为”命令。如果从头开始建立参数查询，应先按前面介绍的方法创建查询，只需在“准则”行上输入参数查询相应的准则，然后执行“保存”命令即可。

2 多参数查询

用户不仅可以建立单个参数的查询，如果需要也可以建立多个参数的查询。在执行多参数查询时，用户依次输入多个参数值。

3.6 创建操作查询

时更新数据，而且还可以生成新的数据表。

1 认识操作查询

操作查询是指仅在一个操作中更改许多许多记录的查询。

操作查询包括生成表查询、删除查询、更新查询和追加查询等4种。生成表查询就是利用一个或多个表中的全部或部分数据创建新表：删除查询可以从一个或多个表中删除一组记录，删除查询将删除整个记录。而不只是记录中所选择的字段；更新查询对一个或多个表中的一组记录作全部更新；追加查询从一个或多个表中将一组记录添加到一个或多个表的尾部。

2 生成表查询

在Access中，从表中访问数据要比从查询中访问数据快得多，如果经常要从几个表中提取数据，最好的方法是使用Access提供的生成表查询，即从多个表中提取数据组合起来生成一个新表永久保存。

3 删除查询

可以使用Access提供的删除查询，删除同一类的一组记录，利用该查询一次可以删除一组同类的记录。

删除查询可以从单个表中删除记录，也可以从多个相互关联的表中删除记录。从多个表中删除相关记录必须满足以下条件：

(1)在“关系”窗口中定义相关表之间的关系。

(2)在“关系”对话框中选中“实施参照完整性”复选项。

(3)在“关系”对话框中选中“有联删除相关记录”复选项。

4 更新查询

5 追加查询

使用操作查询时应注意：在执行操作查询之前，最好单击工具栏上的“视图”。预览即将更改的记录，如果预览到的记录就是要操作的记录，再执行操作查询，这样可防止误操作。另外，在使用操作查询之前，应该备份数据。

3.7 创建SQL查询

1 使用SQL修改查询中的准则

2 创建SQL查询

SQL查询分为联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等4种。

(1)创建联合查询，联合查询将来自一个或多个表或查询的字段组合为查询结果中的一个字段或列。

(2)创建传递查询

传递查询是SQL特定查询之一，可直接将命令发送到ODBC数据库服务器中。使用传递查询时，不必与服务器上的表链接，就可以直接使用相应的表。应用传递查询的主要目的是为了减少网络负荷。

一般创建传递查询时，需要完成两项工作，一是设置要连接的数据库；二是在SQL窗口中输入SQL语句。

(3)建立数据定义查询

数据定义查询可以直接创建、删除或更改表，或者在当前数据库中创建索引。在数据定义查询中要输入SQL语句，每个数据定义查询只能由一个数据定义语句组成。

3.8 操作已创建的查询

创建了查询之后，可以在“设计”视图中对其进行修改。

1 运行已创建的查询

在创建查询时，用户可以通过工具栏上的“运行”按钮看到查询结果。创建查询后，如果想查看查询的结果，可以通过以下两种方法实现：

(1)在“数据库”窗口中，单击“查询”对象，选择要运行的查询，然后单出“打开”按钮。

(2)在“数据库”窗口中，单击“查询”对象，然后双击要运行的查询。

2 编辑查询中的字段

编辑查询中的字段主要包括添加、删除字段，移动字段或更改字段名。

(1)添加字段

如果需要为查询添加字段，操作步骤如下：

①在“数据库”窗口的“查询”对象中，单击要修改的查询，然后单击“设计”按钮，屏幕上出现查询“设计”视图。

②双击要添加的字段，则该字段将添加到“设计网格”中的第一个空白列中；如果要在某一字段前插入字段，则单击要添加的字段，并按住鼠标左键，将它拖到该字段的位置上；如果要一次添加多个字段，则按住Ctrl工单击要添加的字段，然后将它们拖到“设计网格”中；如果要将某一表的所有字段添加鼠标左键拖动鼠标到“设计网格”中的

③单击工具栏上的“保存”按钮保存所做的修改。

(2)删除字段

如果要删除查询中的字段，操作步骤如下：

①在“数据库”窗口的“查询”对象中，单击要修改的查询，然后单击“设计”按钮，屏幕上出现查询“设计”视图。

②单击要删除字段的字段选择器，然后单击“编辑”菜单中的“删除”命令或按Del键。也可以单击要删除字段所在的列，然后单击“编辑”菜单中的“删除列”命令。③单击工具栏上的“保存”按钮保存所做的修改。

(3)移动字段

Access在排序查询结果时，首先按照“设计网格”中排列最靠前的字段排序，然后再按下一个字段排序。操作步骤如下：

①在“数据库”窗口的“查询”对象中，单击要修改的查询，然后单击“设计”按钮，屏幕上显示查询“设计”视图。

②单击要移动的字段对应的字段选择器，并按住鼠标左键，拖动鼠标至新的位置。如果将要移动的字段移到某一字段的左边，则将鼠标拖到该列。当释放鼠标时，Access将把被移动的字段移到光标所在列的左边。

③单击工具栏上的“保存”按钮保存所做的修改。

3 编辑查询中的数据源

(1)添加表或查询

在“设计”视图中，添加表或查询的操作步骤如下：

①在“数据库”窗口的“查询”对象下，单击要修改的查询，然后单击“设计”按钮，屏幕上显示查询“设计”视图。

②单击工具栏上的“显示表”按钮，打开“显示表”对话框。在“显示表”对话框中，如果要添加表，则单击“表”选项卡，然后双击要添加的表；如果要添加查询，则单击“查询”选项卡，然后双击要添加的查询。

③单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。

④单击工具栏上的“保存”按钮保存所做的修改。

(2)删除表或查询

删除表或查询的操作与添加表或查询的操作相似，首先打开要修改查询的“设计”视图；在“设计”视图下，单击要删除的表或查询，然后选择“编辑”菜单中的“删除”命令或按Del键；最后单击工具栏上的“保存”按钮保存所做的修改。

4 调整查询的列宽

在“设计网格”中，这时，可以通过调整相应的列宽来解决某单元格中输入内容过多而影响查看的问题。调整列宽的操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口的“查询”对象中，单击要修改的查询，然后单击“设计”铵钮，屏幕上显示查询“设计”视图。

(2)将鼠标指针移到更改的字段选择器的右边界，使鼠标指针变成双向箭头。

(3)如果使列变宽，向右拖动鼠标；如果使列变窄，则向左拖动鼠标，当达到所需的宽度时释放鼠标；双击鼠标可将其调整为“设计网格”中可见输入内容的最大宽度。

(4)单击工具栏上的“保存”所做的修改。

5 排序查询的结果

第4章窗体考点归纳

4.1 认识窗体

1 窗体的概念和作用

窗体中的信息主要有两类：一类是设计者在设计窗体时附加的一些提示信息，使得窗体比较美观，这些信息对数据表中的每一条记录都是相同的，不随记录而变化；另一类是所处理表或查询的记录，这些信息往往与所处理记录的数据密切相关，当记录变化时，这些信息也随之变化。利用控件，可以在窗体的信息和窗体的数据来源之间建立链接。

窗体的主要作用是接收用户输入的数据或命令，编辑、显示数据库的数据，构造方便、美观的输入/输出界面。

2 窗体的组成和结构

体页眉、页面页眉、页面页脚及窗体页脚等部分。

窗体页眉位于窗体顶部位置，一般用于设置窗体的标题、窗体使用说明或打开相关窗体及执行其他任务的命令按钮等。窗体页脚位于窗体底部，一般用于显示对所有记录都要显示的内容、使用命令的操作说明等信息。也可以设置命令按钮，以便执行必要的控制。

页面页眉一般用来设置窗体在打印时的页头信息。页面页脚一般用来设置窗体在打印时的页脚信息。

主体节通常用来显示记录数据，可以在屏幕或页面上只显示一条记录，也可以显示多条记录。

另外窗体中还包含标签、文本框、复选框、列表框、组合框、选项组、命令按钮、图像等图形化的对象，这些对象被称为控件，在窗体中起不同的作用。

3 窗体的类型

Access提供了6种类型的窗体，分别是：

(1)纵栏式窗式

纵栏式窗体将窗体中的一个显示记录按列分隔，每列的左边显示字段名，右边显示字段内容，在纵栏式窗体中，可以随意地安排字段，可以使用Windows的多种控制操作，还可以设置直线、方框、颜色、特殊效果等。通过建立和使用纵栏式窗体，可以美化操作界面，提高操作效率。

(2)表格式窗体

通常，一个窗体在同一时刻只显示一条记录的信息。如果一条记录的内容比较少，单独占用一个窗体的空间，就显得很浪费。这时，可以建立一种表格式窗体，即在一个窗体中显示多条记录的内容。

(3)数据表窗体

数据表窗体从外观上看与数据表和查询表显示数据的界面相同。

数据表窗体的主要作用是作为一个窗体的子窗体。

(4)主/子窗体

窗体中的窗体称为子窗体，包含子窗体的基本窗体称为主窗体。主窗体和子窗体通常用于显示多个表或查询中的数据，这些表或查询中的数据具有一对多关系。

主窗体显示为纵栏式的窗体，子窗体可以显示为数据表窗体，也可以显示为表格式窗体。当在主窗体中输入数据或添加记录时，Access会自动保存每一条记录到子窗体对应的表中。在子窗体中，可创建二级子窗体，即在主窗体内可以包含子窗体，子窗体内又可以含有子窗体。

(5)图表窗体

图表窗体是利用Microsoft Graph以图表方式显示用户的数据。

可以单独使用图表窗体，也可以在子窗体中使用图表窗体来增加窗体的功能。图表窗体的数据源可以是数据表，也可以是查询。

(6)数据透视表窗体

数据透视表窗体是Access为了以指定的数据表或查询为数据源产生一个Excel的分析表而建立的一种窗体形式，数据透视表窗体允许用户表格内的数据进行操作；也可以改变透视表的布局，以满足不同的数据分析方式和要求。

4 窗体的视图

窗体有3种视图，即“设计”视图、“窗体”视图和“数据表”视图。窗体的“设计”视图是用于创建窗体或修改窗体的窗口，窗体的“窗体”视图是显示记录数据的窗口，主要用于添加或修改表中的数据，窗体的“数据表”视图是以行列格式显示表、查询或窗体数据的窗口，在“数据表”视图中可以编辑、添加、修改、查找或删除数据。

创建窗体的工作是在“设计”视图中进行的。在“设计”视图中可以更改窗体的设计，在“设计”视图中创建了窗体之后，就可以在“窗体”视图中或“数据表”中进行查看。

4.2 创建窗体

创建窗体有人工方式或使用“向导”两种方法。使用人工方式创建窗体，需要创建窗体的每一个控件，并建立控件和数据源之间的联系。利用向导可以简单、快创建窗体。用户可按向导的提示输入有关信息，一步一步地完成窗体的创建工作。在设计Access应用程序时，往往先使用“向导”建立窗体的基本轮廓，然后再切换到“设计”视图，使用人工方式进行调整。为了方便用户创建窗体，Access提供了6种制作窗体的向导，包括“窗体向导”、“自动创建窗体：纵栏表”、“自动创建窗体：表格”、“自动创建窗体：数据表”、“图表向导”与“数据透视表向导”。

1 使用“自动创建窗体”

如果使用“自动创建窗体”创建一个显示选定表或查询中所有字段及记录的窗体，在建成后的窗体中，每一个字段都显示在一个独立的行上，并且左边带有一个标签。“自动创建窗体：纵栏表”、“自动创建窗体：表格”、“自动创建窗体：数据表”的创建过程完全相同。

使用“自动创建窗体”虽然可以快速地创建窗体，但所建窗体只适用于简单的单列窗体，窗体的布局也已确定，如果要加入用户对各个字段的选择，可以使用“窗体向导”来创建窗体。

(1)创建基于一个表的窗体

使用“窗体向导”创建的窗体，其数据源可以来自于一个表或查询，也可以来自于多个表或查询。

(2)创建基于多个表的主/子窗体

创建基于多个表的主/子窗体最简单的方法是使用“窗体向导”。在创建窗体之前，要确定作为主窗体的数据源与作为子窗体的数据源之间存在着“一对多”的关系。在Access中，创建主/子窗体的方法有两种；一是同时创建主窗体与子窗体，二是将已有的窗体作为子窗体添加到另一个已有的窗体中。对于子窗体，可以创建固定显示在主窗体之中的样式，也可以创建弹出式子窗体。

3 使用“数据透视表向导”

数据透视表是一种交互式的表，它可以实现用户选定的计算，所进行的计算与数据在数据透视表中的排列有关。

4 使用“图表向导”

使用表窗体能够更直观地显示表或查询中的数据。可以使用“图表向导”创建图表窗体。4.3 自定义窗体

1 工具箱的使用

Access提供了一个可视化的窗体设计工具——窗体设计工具箱。利用窗体设计工具箱用户可以创建自定义窗体。窗体设计工具箱的功能强大，它提供了一些常用控件，能够结合控件和对象构造一个窗体设计的可视化模型。

(1)打开和关闭工具箱

在窗体“设计”视图中，如果屏幕上未显示工具箱，单击“窗体设计”工具栏上的“工具箱”按钮，或者单击“视图”菜单中“工具栏”下的“工具箱”命令，将工具箱显示在屏幕上。

如果要关闭该工具箱，只要再次单击工具栏上的“工具箱”按钮即可。

(2)工具箱的移动与锁定

移动工具箱的操作步骤是：用鼠标指向工具箱的标题栏，按下鼠标左键拖动，将其移动到目标位置，松开鼠标左键即可。

锁定工具箱的操作步骤是：双击要锁定的按钮；如果要解锁，则按Ese键即可。

2 窗体中的控件

控件是窗体上用于显示数据、执行操作、装饰窗体的对象。在窗体中添加的每一个对象都是控件。Access包含的控件有：文本框、标签、选项组、复选框、切换按钮、组合框、列表框、命令按钮、图像控件、结合对象框、非结合对象框、子窗体/子报表、分页符、线条和矩形等，各种控件都可以在窗体“设计”视图窗口中的工具箱中看到。

控件的类型可以分为：结合型、非结合型与计算型。结合型控件主要用于显示、输入、更新数据库中的字段；非结合型控件没有数据来源，可以用来显示信息、线条、矩形或图像；计算型控件用表达式作为数据源，表达式可以利用窗体或报表所引用的表或查询字段中的数据，也可以是窗体或报表上的其他控件中的数据。

(1)标签控件，标签主要用来在窗体或报表上显示说明性文本。标签不显示字段或表达式的数值，它没有数据来源。当从一条记录移到另一条记录时，标签的值不会改变。可以将标签附加到其他控件上，也可以创建独立的标签(也称单独的标签)，但独立创建的标签在“数据表”视图中并不显示。使用标签工具创建的标签就是单独的标签。

(2)文本框控件

文本框主要用来输入或编辑字段数据，它是一种交互式控件。文本框分为3种类型：结合型、非结合型与计算型。结合型文本框能够从表、查询或SQL语言中获得所需要的内容，非结合型文本框并没有链接到某一字段，一般用来显示信息或接收用户输入数据等；在计算型文本框中，可以显示表达式的结果。当表达式发生变化时，数值就会被重新计算。

(3)复选框、切换按钮、选项按钮控件

复选框、切换按钮和选项按钮是作为单独的控件来显示表或查询中的“是”或“否”的值。当选中复选框或选项按钮时，设置为“是”，如果不选则为“否”；对于切换按钮，如果按下切换按钮，其值为“是”，否则其值为“否”。

(4)选项组控件

选项组是由一个组框及一组复选框、选项按钮或切换铵钮组成。

(5)列表框与组合框控件

(6)命令按钮控件

在窗体中可以使用命令按钮来执行某项操作或某些操作。使用Access提供的“命令按导向导”可以创建30多种不同类型的命令按钮。

(7)选项卡与图像控件

可以进行页面的切换。

3 控件的使用

在窗体“设计”视图中，用户可以直接将一个或多个字段拖拽到主体节区域中，Access可以自动地为该字段结合适当的控件或结合用户指定的控件。结合适当的控件的操作方法是：单击窗体设计工具栏中的“字段列表”按钮，Access 则显示窗体数据源的字段列表，然后从字段列表中拖拽某一个字段到主体节区域中。创建控件的方式取决于是要创建结合控件、非结合控件、还是计算控件。

(1)创建结合型文本框控件

(2)创建标签控件

如果希望在窗体上显示该窗体的标题，可在窗体页眉处添加一个“标签”。

(3)创建选项控件

“选项组”控件可以用来给用户提供必要的选择选项，用户只需进行简单的选取即可完成参数的设置。“选项组”中可以包含复选框、切换按钮或选项按钮等控件。用户可以利用向导来创建“选项组”，也可以在窗体的“设计’视图中直接创建。

(4)创建结合型组合框控件

“组合框”能够将一些内容罗列出来供用户选择。“组合框”也分为结合型与非结合型两种。

(5)创建结合型列表框控件

与“组合框”控件相似，“列表框”也可以分为结合型与非结合型两种。用户可以利用向导来创建“列表框”，也可以在窗体的“设计’视图中直接创建。

(6)创建命令按钮

在窗体中单击某个命令按钮可以让Access执行特定的操作。这些操作可以是一个过程，也可以是一个宏。

(7)创建选项卡控件

当窗体中的内容较多无法在一页中全部显示时，可以使用选项卡来进行分页，用户只需要单击选项卡上的标签，就可以进行页面的切换。

(8)创建图像控件

为了使窗体显示美观大方，可以创建“图像”控件。

(9)添加ActiveX控件

Access提供了功能强大的ActiveX控件。利用ActiveX控件，可以直接在窗体中添加并显示一些具有某一功能的组件。

4 窗体和控件的属性

(1)常用的格式属性

格式属性主要是针对控件的外观或窗体的显示格式而设置的。控件的格式属性包括标题、字体名称、字体大小、字体粗细、前景颜色、特殊效果等。窗体的格式属性包括默认视图、滚动条、记录选定器、浏览按钮、分隔线、自动居中、控制框、最大最小化按钮、关闭按钮、边框样式等。

控件中的“标题”属性值将成为控件中显示的文字信息。

“特殊效果”属性值用于设定控件的显示效果，用户可以从Access提供的这些特殊效果值中选取满意的一种。

“字体名称”、“字体大小”、“字体粗细”、“倾斜字体”等属性，可以根据需要进行配置。

(2)常用的数据属性

数据属性决定了一个控件或窗体中的数据来自于何处，以及操作数据的规则，当然这些数据是绑定在控件上的数据。控件的数据属性包括控件来源、输入掩码、有效性规则、有效性文本、默认值、是否有效、是否锁定等；窗体的数据属性包括记录源、排序依据、允许编辑、数据入口等。

控件的“控件来源”属性告诉系统如何检索或保存在窗体中要显示的数据，如果控件来源中包含一个字段名，那么在控件中显示的就是数据表中该字段值，对窗体中的数据所进行的任何修改都将被写入字段中；如果设置该属性值为空，除非编写了一个程序，否则在窗体控件中显示的数据将不会被写入到数据库表的字段中；如果该属性含有一个计算表达式，那么这个控件会显示计算的结果。

“输入掩码”属性用于控件的输入格式，仅对文本型或日期型数据有效。

“默认值”属性用于设定一个计算型控件或非结合型控件的初始值，可以使用表达式生成器向导来确定默认值。

“有效性规则”属性用于设定在控件中输入数据的合法检查表达式，可以使用表达式生成器向导来建立合法性检查表达式。在窗体运行期间，当在该控件中输入的数据违背了有效性规则时，为了给出明确提示，可以显示“有效性文本”中填写的文字信息，所以“有效性文本”用于指定违背了有效性规则时，将显示给用户的提示信息。

“是否有效”属性用于决定鼠标是否能够单击该控件。如果设置该属性为“否”，这个控件虽然一直在“窗体”视图中显示，但不能用Tab键选中它或使用鼠标单击它，同时在窗体中控件显示为灰色。

窗体的“记录源”属性一般是本数据库中的一个数据表对象名或查询对象名，它指明了该窗体的数据源。

窗体的“排序依据”属性值是一个字符串表达式，由字段名或字段名表达式组成，指定排序的规则。体运行时是否允许对数据进行编辑修改、添加或删除等操作。

“数据入口”属性值需在“是”或“否”两个选项中选取，如果选择“是”，则在窗体打开时，只显示一个空记录，否则显示已有记录。

(3)常用的其他属性

其他属性表示了控件的附加特征。控件的其他属性包括名称、状态栏文字、自动Tab键、控件提示文本等。窗体的其他属性包括独占方式、弹出方式、循环等。

窗体中的每一个对象都有一个名称，当在程序中要指定或使用一个对象时，可以使用这个名称，这个名称是由“名称”属性来定义的，控件的名称必须是惟一的。

如果在组合框和文本框的控件中使用自动校正，“自动校正”属性将会更正控件中的拼写错误。

“控件提示文本”属性可以使使用窗体的用户在将鼠标放在一个对象上后就会显示提示文本。

窗体的“独占方式”属性如果被设置为“是”，则可以保证在Access窗口中仅有该窗体处于打开状态，即该窗体打开后，将无法打开其他窗体或Access的其他对象。

窗体的“循环”属性值可以选择“所有记录”、“当前记录”和“当前页”，表示当移动控制点时按照何种规律移动。

“所有记录”表示从某条记录的最后一个字段移到下一条记录。

“当前记录”表示从某条记录的最后一个字段移到该记录的第一个字段。

“当前页”表示从某条记录的最后一个字段移到当前页中的第一条记录。

5 窗体和控件的事件

(1)键盘事件

键盘事件是操作键盘所引发的事件。键盘事件主要有“键按下”、“键释放”和“击键”等。

“键按下”是在控件或窗体具有焦点时，在键盘上按任何键所发生的事件。

“键释放”是在控件或窗体具有焦点时，释放一个按下的键所发生的事件。

“击键”是在控件或窗体具有焦点时，当按下并释放一个键或键组合时发生的事件。

(2)鼠标事件

鼠标事件即操作鼠标所引发的事件。鼠标事件应用较广，特别是“单击”事件。

“单击”事件表示当鼠标在该控件上单击时发生的事件。

“双击”事件表示当鼠标在该控件上双击左键时发生的事件；对于窗体来说，此事件在双击空白区域或窗体上的记录选定器时发生。

“鼠标按下”事件表示当鼠标在该控件上按下左键时发生的事件。

“鼠标移动”事件表示当鼠标在窗体、窗体选择内容或控件上来回移动发生的事件。

“鼠标释放”事件表示当鼠标指针位于窗体或控件上时，释放一个按下的鼠标键时发生的事件。

(3)对象事件

常用的对象事件有“获得焦点”、“失去焦点”、“更新前”、“更新后”和“更改”等。

“获得焦点”事件是当窗体或控件接收焦点时发生的事件。

“失去焦点”事件是当窗体或控件失去焦点时发生的事件。当“获得焦点”事件或“失去焦点”事件发生后，窗体只能在窗体上的所有可见控件都失效，或窗体上没有控件时，才能重新获得焦点。

“更新前”事件是在控件或记录用更改了的数据更新之前发生的事件；此事件还可能在控件或记录失去焦点，或单击“记录”菜单中的“保存记录”命令时发生；此事件也可能在新记录或已存在记录上发生。

“更新后”事件是在控件或记录用更改过的数据更新之后发生的事件；此事件在控件或记录失去焦点时，或单击“记录”菜单中的“保存记录”命令时发生；此事件也可能在新记录或已有的记录上发生。

“更改”事件是在当文本框或组合框的部分内容更改时发生的事件。

(4)窗口事件

窗口事件是指操作窗口时所引发的事件。常用的窗口事件有“打开”、“关闭”和“加载”等。

“打开”事件是在窗体打开，但第一条记录显示之前发生的事件。

“关闭”事件是在关闭窗体，并从屏幕上移除窗体时发生的事件。

(5)操作事件

操作事件是指与操作数据有关的事件。常用的操作事件有“删除”、“插入前”、“插入后”、“成为当前”、“不在列表中”、“确认删除前”和“确认删除后”等。

4.4 美化窗体

1 使用自动套用格式

选取自动套用格式的操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口，单击“窗体”对象。

(2)单击要选择的窗体，然后单击“设计”按钮。

(3)单击“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，或单击工具栏上的“自动套用格式”按钮。

(4)在“窗体自动套用格式”列表框内单击所需要的样式，同时可以在预览框内查看样式效果。

(5)单击“选项”按钮，将在对话框的下端增加3个选项：“字体”、“颜色”和“边框”。可以全选或选择其中的若干项。

2 设置窗体的“格式”属性

除了可以利用自动套用格式对窗体进行美化外，还可以根据需要对窗体的格式、窗体的显示元素等进行美化和设置。

3 添加当前日期和时间

如果用户希望在窗体中添加当前日期和时间，操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口中单击“窗体”对象。

(2)单击要选择的窗体，单击“设计”按钮。

(3)单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令，显示“日期与时间”对话框。

(4)若插入日期和时间，则在对话框中选择“包含日期”和“包含时间”复选框。

(5)在选择了某一项后，再选择日期和时间格式，然后单击“确定”按钮即可。

如果当前窗体中含有页眉，则将当前日期和时间插入到窗体页眉中，否则插入到主体节中。如果要删除日期和时间，可以选选中它们，然后再按Del键。

4 对齐窗体中的控件

创建控件时，常用拖拽的方式进行设置，因此控件所处的位置很容易与其他控件的位置不协调，为了窗体中的控件更加整齐、美观，应当将控件的位置对齐。操作步骤如下：

(1)在“设计”视图中打开需要对齐的窗体。

(2)用鼠标选择要调整的控件。

(3)在“格式”菜单中选择“对齐”命令，在菜单中选择“靠左”、“靠右”、“靠上”、“靠下”或“对齐网格”中的一种方式即可。

如果对齐操作使所选的控件发生重叠的现象，则Access不会使它们重叠，而是使它们的边框相邻排列，此时可以调整框架的大小，重新使它们对齐。

第6章数据访问页

考点归纳

6.1 数据访问页视图

数据访问页有两种视图方式：页视图和设计视图。

1 页视图

页视图是查看所生成的数据访问页样式的一种视图方式。

2 设计视图

以设计视图打开数据访问页通常是要对数据访问页进行修改，或显示内容等。

单击要打开的数据访问页名称，然后选择“设计”按钮，即可以打开数据访问页的设计视衅。

此外，用右键单击页，并从弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令也可以打开数据访问页的设计视图。

“设计视图”是创建与设计数据访问页的一个可视化的集成界面，在该界面下可以修改数据访问页。

打开数据访问页的设计视图时，系统会同时打开工具箱，如果工具箱没有打开，则可通过选择“视图”菜单中的“工具箱”选项或单击“工具箱”按钮来打开工具箱。

与其他数据库对象设计视图所有的标准工具箱比较，数据访问页的工具箱中增加了一些专用于网上浏览数据的工具。主要包括：①绑定HTML；②滚动文字；③展开/收割；④绑定超级链接；⑤图像超级链接；⑥影片。

6.2 创建数据访问页

数据访问页是数据库的一种对象，它和其他数据库对象(例如，表、查询、窗体和报表等)的性质是相同的，因此它的创建和修改方式与其他数据库对象的创建和修改方式也基本上是一样的。以下介绍两种创建数据访问页的方法：自动创建数据访问页和使用向导创建数据访问页，如果用户对由这两种方法创建的数据访问页不够满意，则可以使用设计视图来进行修改，以便生成满足需求的数据访问页。

1 自动创建数据访问页

创建数据访问页的最快捷的方法就是自动创建数据访问页，使用这种方法，用户不需要做任何设置，所有工作都由Access自动来完成。

2 使用向导创建数据访问页

Access提供了Web页向导，它通过对话的方式，让用户根据自己的需要选择一定的选项，然后由Access根据用户的选择来创建Web页。

6.3 编辑数据访问页

1 添加标签

标签在数据访问页中主要来显示描述性文本信息。

2 添加命令按钮

命令按钮的应用很多，利用它可以对记录进行浏览和操作等。

3 添加滚动文字

用户上网浏览时，会发现许多滚动的文字，很容易吸引人的注意力。在Access中，用户可以利用“滚动文字”控件来添加滚动文字。

4 使用主题

主题是一个为数据访问页提供字体、横线、背景图像以及其他元素的统一设计和颜色方案的集合。使用主题可以帮助用户很容易地创建一个具有专业水平的数据访问页。

5 设置背景

在Access中，使用主题可以使数据访问页具有一定的图案和颜色效果，但这不一定能够满足用户的需要，所以Access还提供了设置数据访问页背景的功能。在Access数据访问页中，用户可以设置自定义的背景颜色、背景图片以及背景声音等，以便增强数据访问页的视觉效果和音乐效果。但在使用自定义背景颜色、图片或声音之前，必须删除已经应用的主题。

6 添加Office电子表格

Office电子表格类似于Microsoft Excel工作表，用户可以在Office电子表格中输入原始数据、添加公式以及执行电子表格运算等。

在Access数据库中，用户可以在数据访问页中添加Office电子表格，在数据访问页中添加了Office电子表格后，用户可以利用数据访问页的页视图或Internet Explorer浏览器查看和分析相关的数据。

6.4 在IE中查看数据访问页

用户可以用IE浏览器来查看所创建的数据访问页，在默认情况下，当用户在IE窗口中打开创建的分组数据访问页时，下层组级别都呈折叠状态。

第8章模块

考点归纳

8.1 模块的基本概念

1 类模块

窗体模块和报表模块都属于类模块，它们从属于各自的窗体或报表。在窗体或报表的设计视图环境下可以用两种方法进入相应的模块代码设计区域：一是鼠标点击工具栏“代码”按钮进入；二是为窗体或报表创建事件过程时，系统会自动过入相应代码设计区域。

窗体模块和报表模块通常都含有事件过程，而过程的运行用于响应窗体或报表上的事件。使用事件过程可以控制窗体或报表的行为以及它们对用户操作的响应。

窗体模块和报表模块具有局部特性，其作用范围局限在所属窗体或报表内部，而生命周期则是伴随着窗体或报表的打开而开始、关增长而结束。

2 标准模块

标准模块一般用于存放供其他Access数据库对象使用的公共过程。在Access系统中可以通过创建新的模块对象而进入其代码设计环境。

标准模块通常安排一些公共变量或过程供类模块里的过程调用。在各个标准模块内部也可以定义私有变量和私有过程仅供本模块内部使用。

标准模块中的公共变量和公共过程具有全局特性，其作用范围在整个应用程序里，生命周期是伴随关应用程序的运行而开始、关闭而结束。

3 将宏转换为模块

在Access系统中，根据需要可以将设计好的宏对象转换为模块代码形式。

8.2 创建模块

过程是模块的单元组成，由VBA代码编写而成。过程分两种类型：Sub子过程和Function函数过程。

1 在模块中加入过程

模块是装着VBA代码的容器。在窗体或报表的设计视图里，单击工具栏“代码”按钮或者创建窗体或报表的事件过程可以进入类模块的设计和编辑窗口；单击数据库窗体中的“模块”对象标签，然后单击“新建”按钮即可进入标准模块的设计和编辑窗口。

一个模块包含一个声明区域，包含一个或多个子过程(以Sub开头)或函数过程(以Function开头)。模块的声明区域是用来声明模块使用的变量等项目。

(1)Sub过程。

又称为子过程。执行一系列操作，无返回值。定义格式如下：

Sub过程名

［程序代码］

End Sub

可以引用过程名来调用该子过程。此外，VBA提供了一个关键字Call，可显示调用一个子过程。在过程名前加上Call是一个很好的程序设计习惯。

(2)Function过程。

又称为函数过程。执行一系列操作，有返回值。定义格式如下：

Function过程名

［程序代码］

End Function

函数过程不能使用Call来调用执行，需要直接引用函数过程名，并由接在函数过程名后的括号所辨别。

2 在模块中执行宏

在模块的过程定义中，使用DoCmd对象的RunMacro方法，可以执行设计好的宏。其调用格式为：

DoCmd.RunMacro MacroName［,RepeatCount］［,RepeatExpression］

其中MacroName表示当前数据库中宏的有效名称；RepeatCount可选项，用于计算宏运行次数的整数值；RepeatExpression可选项，为数值表达式，在每一次运行宏时进行计算，结果为False(0)时，停止运行宏。

8.3 VBA程序设计基础

VBA是微软Office套件的内置编程语言，其语法与Visual Basic编程语言互相兼容。在Access程序设计中，当某些操作不能用其他Access对象实现或实现起来很困难时，就可以利用VBA语言编写代码，完成这些复杂任务。

一般Access程序设计在遇到下列情况下需要使用VBA代码：

(1)创建用户自定义函数(User-defined Function,UDF)。使用UDF，可以使程序代码更加简洁而有效。

(2)复杂程序处理。可以编写选择结构、循环结构等复杂程序处理。

(3)数据库的事务处理操作。

(4)使用ActiveX控件和其他应用程序对象。

(5)错误处理。通过使用Access的VBA代码，可以控制应用对错误作出反应，例如，用户输入错误、对象引用错误等。而Access宏的缺点就是它们对错误处理不灵活。

1 面向对象程序设计的基本概念

Access内部提供了功能强大的向导机制，能处理基本的数据库操作。在此基础上再编写适当的程序代码，可以极

Access内嵌的VBA，功能强大，采用目前主流的面向对象机制和可视化编程环境。

(1)集合和对象

Access采用面向对象程序开发环境，其数据库窗口可以方便地访问和处理表、查询、窗体、报表、页、宏和模块对象。VBA中可以使用这些对象以及范围更广泛的一些可编程对象，例如，“记录集”等。

一个对象就是一个实体，每种对象都具有一些属性以相互区分，即属性可以定义对象的一个实例。

对象的属性按其类别会有所不同，而且同一对象的不同实例属性构成也可能有差异。

对象除了属性以外还有方法。对象的方法就是对象可以执行的行为。

Access应用程序由表、查询、窗体、报表、页、宏和模块对象列表构成，形成不同的类。Access数据库窗体左侧显示的就是数据库的对象类，单击其中的任一对象类，就可以打开相应对象窗口。而且，其中有些对象内部，Access 中，控件外观和行为可以设置定义。

集合表达的是某类对象所包含的实例构成。

(2)属性和方法

属性和方法描述了对象的性质和行为。其引用方式为：对象.属性.或对象.行为。

Access中“对象”可以是单一对象，也可以是对象的集合。数据库对象的属性均可以在各自的“设计”视图中通过“属性窗体”进行浏览和设置。

Access中除数据库的7个对象外，还提供一个重要的对象：DoCmd对象。它的主要功能是通过调用包含在内部的方法来实现VBA编程中对Access的操作。

DoCmd对象的方法大都需要参数。有些是必给的，有些是可选的，被忽略的参数取缺省值。

Docmd对象还有许多方法，可以通过帮助文件查询使用。

(3)事件和事件过程

事件是Access窗体或报表及其上的控件等对象可以“辨识”的动作。在Access数据库系统里，可以通过两种来处理窗体、报表或控件的事件响应。一是使用宏对象来设置事件属性；二是为某个事件编写VBA代码过程，完成指定动作，这样的代码过程称为事件过程或事件响应代码。

2 VBA编程环境：VBE界面

(1)进入VBE编程环境

Access模块分成类模块和标准模块两它们进入VBE编程环境的方式也有所不同。

对于类模块，可以直接定位到窗体或报表上，然后单击工具栏上的“代码”工具钮进入；或定位到窗体、报表和控件上通过指定对象事件处理过程进入。方法有两种：一是单击属性窗体的“事件”选项卡，选中某个事件并设置属性为“(事件过程)”选项，再单击属性栏右侧的“…”按钮即可进入。二是单击属性窗体的“事件”选项卡，选中某个事件直接单击属性栏右侧的“…”按钮，“选择生成器”对话框，选择其中的“代码生成器”，单“确定”按钮即可进入。

对于标准模块，有三种进入方法：一是对于已存在的标准模块，只需从数据库窗体对象列表上选择“模块”，双击要查看的模块对象即可进入。二是要创建新的标准模块，需从数据库窗体对象列表上选择“模块”，单击工具栏上“新建”按钮即可进入。三是在数据库对象窗体中，单级“工具”菜单中“宏”级联菜单的“Visual Basic编辑器”选项即可进入。

使用Alt+F11组合键，可以方便地在数据库窗口的VBE之间进行切换。

(2)VBE窗口

VBE窗口主要有标准工具栏、工程窗口、属性窗口和代码窗口组成。

①标准工具栏

②工程窗口

又称工程项目管理器。在其中的列表框当中列出了应用程序的所有模块文件。单击“查看代码”按钮可以打开相应代码窗口，单击“查看对象”按钮可以打开相应对象窗口，单击“切换文件夹”按钮可以隐藏或显示对象分类文件夹。

双击工程窗口上的一个模块或类，相应的代码窗口就会显示出来。③属性窗口

属性窗口列出了所选对象的各个属性，分“按字母序”和“按分类序”两种查看形式。可以直接在属性窗口中编辑对象的属性，这属于对象属性的“静态”设置方法；可以在代码窗口内用VBA代码编辑对象的属性，这属于对象属性的“动态”设置方法。

④代码窗口

在代码窗口中可以输入和编辑VBA代码。

Access的VBE编辑环境提供了完整的开发和调试工具。其中的代码窗口顶部包含两个组合框，左侧为对象列表，右侧为过程列表。操作时，从左侧组合框选定一个对象后，右侧过程组合框中会列出该对象的所有事件过程，再从该对象事件过程列表选项中选择某个事件名称，系统会自动生成相应的事件过程模板，用户添加代码即可。

双击工程窗口中任何类或对象都可以在代码窗口中打开相应代码并进行编辑处理。

在代码窗口使用时，提供了一些便利的功能，主要有：

①对象浏览器

使用对象浏览器工具可以快速对所操作对象的属性及方法进行检索。

②快速访问子过程

利用代码窗口顶部右边的“过程”组合框可以快速定位到所需的子过程位置。

③自动显示提示信息

在代码窗口内输入代码时，系统会自动显示关键字列表、关键字属性列表及过程参数列表等提示信息。

④F1帮助信息

可以将光标停留在某个语句命令上并按下F1键，系统会立刻提供相关命令的帮助信息。

3 VBA编程基础：常量、变量、运算符和表达式

(1)数据类型和数据库对象

Access数据库系统创建表对象时所涉及到的字段数据类型(除了OLE对象和备注数据类型外)，在VBA中都有相对应的数据类型。

VBA之外，还可以使用类型说明字节、整数、长整数、自动编号、单精度数和双精度数等常量和变量与Access 的其他对象进行数据交换时，必须符合数据表、查询、窗体和报表中相应的字段属性。

(2)变量

变量是指程序运行时值会发生变化的数据。变量名的命名，同字段命名一样，但变量命名不能包含有空格或除了下划线字符( )外的任何其他的标点符号。

此外，变量命名不能使用VBA的关键字。VBA中的变量命名通常采用大写与小写字母相结合的，以使其更具可读性。

编程时，根据变量直接定义与否，可以将变量划分为下面两种形式：

1)隐含型变量

没有直接定义，借助将一个值指定给变量名的方式来建立变量。

当在变量名称后没有附加类型说明字符来指明隐含变量的数据类型时，默认为Variant数据类型。

当只处理整数数据时，将变量定义为整数或长整数类型可以加速程序代码的操作，因为计算单精度和双精度浮点值效率较低。

2)显式变量

变量先定义后使用是较好的程序设计习惯。

定义变量最常用的方法是使用Dim…AS［VarType］结构，其中，As后指明数据类型。这种方式是显式定义变量。

如果没有As Integer部分，New Var将默认指定为Variant数据类型。

可以在模志设计窗口的顶部说明区域中，加入Option Explict语句来强制要求所有变量必须定义才能使用。此外，变量命名时大小写字符的顺序，程序中系统均会按原始定义的大小写顺序表示，这样既方便输入程序代码，又提高了变量的可读性。

在VBA编程中，变量定义的位置和方式不同，则它存在的时间和起作用的范围也有所不同，这就是变量的作用域与生命周期。

当变量出现时，它被称作是可见的，即可以为变量指定数值，改变它的值，并将它用于表达式中。在某些状况下，变量是不可见的。此时，如果使用该变量就可能导致错误。

下面列出了Visual Basic中变量作用域的3个层次：

①局部范围

变量定义在模块的过程内部，过程代码执行时才可见。在子过程或函数过程中定义的或不用Dim…As关键字定义而直接使用的变量作用范围都是局部的。

②模块范围

变量定义在模块的所有过程之外的起始位置，运行时在模块所包含的所有子过程和函数过程中可见。在模块的变量定义区域，用Dim…As关键字定义的变量就是模块范围的。

③全局范围

可见。在标准模块的变量定义区域，用Public…As关键字说明的变量就属于全局的范围。

变量还有一个特性，称为持续时间或生命周期。变量的持续时间是从变量定义语句所在的过程第一次运行到程序代码执行完毕并将控制权交回调用它的过程为止的时间。每次子过程或函数过程被调用时，以Dim…As语句说明的局部变量，会被为默认值，数值数据类型为0，字符串变量则为空字符串(“”)。这些局部变量，有着与子过程或函数过程等长的持续时间。

要在过程的实例间保留局部变量的值，可以用Static关键字代替Dim以定义静态变量。静态(Static)变量的持续时间是用整个模块执行的时间，但它的有效作用范围是由其定义位置决定的。

当用dim说明的局部变量不可见时，它们并不占用内存。在使用大量数组的情形下，局部变量的这一特征是特别有利的。

(3)数据类型之间的转换

在编程过程中，经常需要将某种类型数据转换成另一种类型。

(4)用户定义的数据类型

应用过程中可以建立包含一个或多个VBA标准数据类型的数据类型，这就是用户定义数据类型。它不仅包含VBA 的标准数据类型，还包含其他用户定义数据类型。

用户定义数据类型可以在Type…End Type关键字间定义，定义格式如下：

Type［数据类型名］

〈域名〉As〈数据类型〉

〈域名〉As〈数据类型〉

……

End Type

(5)数组

数组是在有规则的结构中包含一种数据类型的一组数据，也称作数组元素变量。数组变量由变量名和数组下标构成，通常用Dim语句来定义数组，定义格式为：

Dim数组名(［下标下限to］下标上限)

缺省情况下，下标下限为0，数组元素从“数组名(0)”至“数组名(下标上限)”；如果使用to选项，则可以安排非0下限。

VBA也支持多维数组。可以在数组下标中加入多个数值，并以逗号分开，由此来建立多维数组，最多可以定义60维。下面定义了一个三维数组NewArray：

Dim NewArray(5，5，5) As Integer ’有6*6*6=216个元素

VBA还特别支持动态数组。定义和使用方法是：先用Dim显式定义数组但不能明数组元素数目，然后用ReDim 关键字来决定数组包含的元素数目来定义数组，以建立动态数组。

实际开发过程中，当预先不知道数组定义需要多少元素时，动态数组是很有用的。而且不再需要动态数组包含的元素时，可以使用ReDim将其设为0个元素，释放该数组占用的内存。

数组的作用域和生命周期的规则和关键字的使用方法与传统变量的范围及持续时间的规则和关键字的用法相同。

可以在模块的说明区域加入Global或Dim语句，然后在程序中使用ReDim语句，以说明动态数组为全局的和模块级的范围。如果以Static取代Dim来说明数组的话，数组可在程序的示例间保留它的值。

VBA中，在模块的声明部分使用“Option Base 0/1”语句，可以将数组的默认下标下限由0改为

(6)数据库对象变量

Access建立的数据库对象及其属性，均可被看成是VBA程序代码中的变量及其指定的值来加惟引用。

如果对象名称中含有空格或标点符号，就要用方括号把名称括起来。

下面举例说明含有学生编号信息的文本框操作：

此外，还可以使用Set关键字来建立控件对象的变量。当需要多次引用对象时，这样处理很方便。

(7)变量标识命名法则

在编写VBA程序代码时，会用到大量的变量名称和不同的数据类型。对于控件对象，可以用VBA的Set关键字将每个命名的控件对象指定为一个变量名称。

Hungarian符号法使用一组代表数据类型的码。用小写字母作为变量名的第一个字符。