某企业档案管理培训课程
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檔案管理就是要按照相關專業要求、方法,結合檔 案的歸檔方法,以及在快速查找檔案方面(如何進行目視化 管理)下工夫,使之達到一目了然,提高檔案查找效率的目 的。
4
第二節 文字檔案概述 20分鐘
一、清楚公司程序文件與作業辦法中明確之資料記錄 二、如實及時記錄相關資料 三、及時歸檔 四、明確檔案分類方法 五、檔案夾內資料的區分整理(A、B、C、D、E分項) 六、檔案封面的目視化管理
凡是經手文件一份不能丟，所建立檔案分門別類、簡單明 了，使查閱文件文便迅速。更詳細的文檔管理要求在下一節 講述。
11
第五節 檔案管理 詳述 50分鐘
對於任何一個團體或單位﹐其所有的資料都具有可追溯 性和可參考性。因此﹐檔案管理在現代各類管理理論中都是 重要的一節﹐也是一項非常專業的工作﹐現提供一些簡單的 檔案管理知識﹐請各文職人員結合公司《文件管理辦法》﹐ 做好本部門文件資料的管理﹐為上級主管提供一個強大的資 訊資源庫。
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連展科技股份有限公司
檔案管理
課程大綱:
1. 檔案管理簡介 2. 文字檔案概述 3. 電子檔案管理 4.公文處理程序 5.檔案管理詳述
教材編號: 112300-JCB023-A 發行日期: 2004年12月25日 備注: 本教材僅限連展內部使用,由人力資源課統一保管。
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檔案管理
一、課程時數: 2小時 二、課程目的
▪
參考。
▪ 調案記錄卡﹕指隨案登記調案紀錄動態。
▪ 清理﹕指定期檢查檔案﹑適時辦理銷毀。
▪ 案﹕Hale Waihona Puke Baidu同一案情經予分類﹑編案﹑編目﹑整理後之各件為
▪
一案。
▪ 件﹕指每一收文或發文連同其簽辦之文件﹐各稱一件。
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第五節 檔案管理 詳述 50分鐘
2. 點收 點收文件時有下列几種情況時應予以補正: 1>文件不全者﹔ 2>文件有破損或字跡模糊不清者﹔ 3>存查文件﹐未經批准者﹐退還補辦﹔ 4>發文文稿有漏判﹑漏印﹑漏發﹑漏會者﹔ 5>附件漏送或附件未全﹐或未經簽核而抽存者﹔ 6>原件附有不應歸檔之附件者﹐應將原件邊同附件﹐退 還更正。
▪ 分類號: 指代表分類項目之號碼。 ▪ 檔案: 指分類號加案號。 ▪ 文號檔號對照表: 指在收發文號檔號對照表上逐件將檔號
填注於對照表各方格內﹐以查核﹑管制 案件。 ▪ 入檔: 指將檔案存於其他有關案卷之單。 ▪ 排列: 指將檔案﹐按一定之次序順列。
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第五節 檔案管理詳述 50分鐘
▪ 檢調: 指依有關目錄﹑迅速查得所需之案件﹐供業務單位
1. 收文程序 收文：收外部門或外單位送來的文件 程序：簽收——登記——跟催——分類——整合——建檔。 簽收：
a. 先點驗來文及附件名稱、數量是否相符； b. 附件不與公文分離； c. 在文件簽收單上簽字； d. 分清普、急、受控文件。
登記內容：檔案編號、收文日期、收文順序號、來文單位、 文件主題。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
跟催： a. 第一時間內各知相關人員知悉； b. 經常檢查公文登記表，根據緩急程度和時限要求
對承辦人進行督促檢查、防止漏辦。 c. 對超過期限仍未辦理，應及時上報上級處理。同
時依情況也可靈活予以催辦。 分類：根據文件內容、部門、時間、性質分別進行歸類。 建檔：分類整合后文件入檔進行檔案管理。 2. 發文程序 公文名稱大綱—>撰稿—>審稿—>打印—>校對—>審核—>復 印—>分發—>歸檔。 a. 編審稿件時必須按公司呈、函、令等公文文件規范化
1. 檔案名稱 2. 數字編號 3. 彩色斜線的目視化管理 七、檔案保留期限的確認 八、及時更新與作廢銷毀
5
第二節 文字檔案概述
九、檔案清單,目錄 十、檔案管理工作日常5S清潔
20分鐘
6
第三節 電子檔案管理(略) 10分鐘
7
第四節 公文處理程序 30分鐘
有關文件的收發﹐在我們公司一般是文管中心的事務﹐但 作為文職人員就會與文管工作系統有關﹐還是需要多了解一些。
1. 熟習管理檔案的常識 2. 提高辦公室業務水平 三、授課特色: 授課+研討 四、前言,引導(見簡介) 五、教材內容 六、講師課后交辦作業 七、講師教材編制參考資料(無) 八、附講師課后效果追蹤所依表單: 略
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第一節 檔案管理簡介 10分鐘
檔案是對所做工作,業務事項的相應記錄。 檔案記錄的作用是: 一、提供證據,證實作業有按相關流程、標準、要求作業 二、便于追溯 三、資料分析,便于總結與后續工作的持續改善
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第四節 公文處理程序 30分鐘
格式要求書寫。 b. 撰稿以一文一事為原則，所寫內容必須條理分明，其 措詞以切實、誠懇、簡明扼要為准。 c. 審稿：文字是否通順，措詞是否得當；有無錯別字， 特別是時間、姓名、標點符號；程式、數字、名稱、 引用法規是否得當。 d. 審核：文別、速別、附件、承辦單位、時間等內容是 否符合要求；附件點檢清楚，隨公文一齊送。 e. 分發：送各相關單位，并由接收人員在文件簽收表上 簽字確認。 f. 歸檔：歸檔的必須是標準的正本文件。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
3. 統計分析 隨著ISO9000的深入，每個文職人員不僅要對文件的處理有
相當能力，同時還要具備對原始數據的統計分析能力，特別 是生產部門中的文職人員。常見的統計方法有品管七大手法 中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數據中發現其內 在聯系，得到一定的信息和規律是其統計分析能力表現之一。 4. 文檔管理要求：
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第五節 檔案管理 詳述 50分鐘
3. 分類編案 檔案分類﹐通常以類﹑綱﹑目﹑節為度(也有以某種規定 編號為準)﹐如仍不敷用﹐得在節之後另以小數點補充﹐各級 項目均按分類號大小次序排列。 ▪ 選用各級項目名稱﹐以能充分表示檔案內容性質原則﹐其
意義必須清晰﹐不宜含混籠統﹔ ▪ 所用之項目名稱﹐應有一定之範疇﹐不宜過於廣泛﹐並預
1. 檔案管理項目 檔案管理指檔案管理過程中之點收﹑整理﹑登記﹑分 類﹑編案﹑編目﹑裝訂﹑入檔﹑保管﹑檢調﹑清理﹑銷毀﹑ 移轉﹑注銷﹑安全維護及其他有關事項之處理。
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第五節 檔案管理詳述 50分鐘
▪ 點收: 指檔案管理單位將業務單位辦畢送來歸檔之案件﹐ 予以清點受領。
▪ 分類: 指根據檔案內容之性質﹐歸入分類表中最適當之項 目號碼。
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第二節 文字檔案概述 20分鐘
一、清楚公司程序文件與作業辦法中明確之資料記錄 二、如實及時記錄相關資料 三、及時歸檔 四、明確檔案分類方法 五、檔案夾內資料的區分整理(A、B、C、D、E分項) 六、檔案封面的目視化管理
凡是經手文件一份不能丟，所建立檔案分門別類、簡單明 了，使查閱文件文便迅速。更詳細的文檔管理要求在下一節 講述。
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第五節 檔案管理 詳述 50分鐘
對於任何一個團體或單位﹐其所有的資料都具有可追溯 性和可參考性。因此﹐檔案管理在現代各類管理理論中都是 重要的一節﹐也是一項非常專業的工作﹐現提供一些簡單的 檔案管理知識﹐請各文職人員結合公司《文件管理辦法》﹐ 做好本部門文件資料的管理﹐為上級主管提供一個強大的資 訊資源庫。
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連展科技股份有限公司
檔案管理
課程大綱:
1. 檔案管理簡介 2. 文字檔案概述 3. 電子檔案管理 4.公文處理程序 5.檔案管理詳述
教材編號: 112300-JCB023-A 發行日期: 2004年12月25日 備注: 本教材僅限連展內部使用,由人力資源課統一保管。
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檔案管理
一、課程時數: 2小時 二、課程目的
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參考。
▪ 調案記錄卡﹕指隨案登記調案紀錄動態。
▪ 清理﹕指定期檢查檔案﹑適時辦理銷毀。
▪ 案﹕Hale Waihona Puke Baidu同一案情經予分類﹑編案﹑編目﹑整理後之各件為
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一案。
▪ 件﹕指每一收文或發文連同其簽辦之文件﹐各稱一件。
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第五節 檔案管理 詳述 50分鐘
2. 點收 點收文件時有下列几種情況時應予以補正: 1>文件不全者﹔ 2>文件有破損或字跡模糊不清者﹔ 3>存查文件﹐未經批准者﹐退還補辦﹔ 4>發文文稿有漏判﹑漏印﹑漏發﹑漏會者﹔ 5>附件漏送或附件未全﹐或未經簽核而抽存者﹔ 6>原件附有不應歸檔之附件者﹐應將原件邊同附件﹐退 還更正。
▪ 分類號: 指代表分類項目之號碼。 ▪ 檔案: 指分類號加案號。 ▪ 文號檔號對照表: 指在收發文號檔號對照表上逐件將檔號
填注於對照表各方格內﹐以查核﹑管制 案件。 ▪ 入檔: 指將檔案存於其他有關案卷之單。 ▪ 排列: 指將檔案﹐按一定之次序順列。
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第五節 檔案管理詳述 50分鐘
▪ 檢調: 指依有關目錄﹑迅速查得所需之案件﹐供業務單位
1. 收文程序 收文：收外部門或外單位送來的文件 程序：簽收——登記——跟催——分類——整合——建檔。 簽收：
a. 先點驗來文及附件名稱、數量是否相符； b. 附件不與公文分離； c. 在文件簽收單上簽字； d. 分清普、急、受控文件。
登記內容：檔案編號、收文日期、收文順序號、來文單位、 文件主題。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
跟催： a. 第一時間內各知相關人員知悉； b. 經常檢查公文登記表，根據緩急程度和時限要求
對承辦人進行督促檢查、防止漏辦。 c. 對超過期限仍未辦理，應及時上報上級處理。同
時依情況也可靈活予以催辦。 分類：根據文件內容、部門、時間、性質分別進行歸類。 建檔：分類整合后文件入檔進行檔案管理。 2. 發文程序 公文名稱大綱—>撰稿—>審稿—>打印—>校對—>審核—>復 印—>分發—>歸檔。 a. 編審稿件時必須按公司呈、函、令等公文文件規范化
1. 檔案名稱 2. 數字編號 3. 彩色斜線的目視化管理 七、檔案保留期限的確認 八、及時更新與作廢銷毀
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第二節 文字檔案概述
九、檔案清單,目錄 十、檔案管理工作日常5S清潔
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第三節 電子檔案管理(略) 10分鐘
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第四節 公文處理程序 30分鐘
有關文件的收發﹐在我們公司一般是文管中心的事務﹐但 作為文職人員就會與文管工作系統有關﹐還是需要多了解一些。
1. 熟習管理檔案的常識 2. 提高辦公室業務水平 三、授課特色: 授課+研討 四、前言,引導(見簡介) 五、教材內容 六、講師課后交辦作業 七、講師教材編制參考資料(無) 八、附講師課后效果追蹤所依表單: 略
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第一節 檔案管理簡介 10分鐘
檔案是對所做工作,業務事項的相應記錄。 檔案記錄的作用是: 一、提供證據,證實作業有按相關流程、標準、要求作業 二、便于追溯 三、資料分析,便于總結與后續工作的持續改善
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第四節 公文處理程序 30分鐘
格式要求書寫。 b. 撰稿以一文一事為原則，所寫內容必須條理分明，其 措詞以切實、誠懇、簡明扼要為准。 c. 審稿：文字是否通順，措詞是否得當；有無錯別字， 特別是時間、姓名、標點符號；程式、數字、名稱、 引用法規是否得當。 d. 審核：文別、速別、附件、承辦單位、時間等內容是 否符合要求；附件點檢清楚，隨公文一齊送。 e. 分發：送各相關單位，并由接收人員在文件簽收表上 簽字確認。 f. 歸檔：歸檔的必須是標準的正本文件。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
3. 統計分析 隨著ISO9000的深入，每個文職人員不僅要對文件的處理有
相當能力，同時還要具備對原始數據的統計分析能力，特別 是生產部門中的文職人員。常見的統計方法有品管七大手法 中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數據中發現其內 在聯系，得到一定的信息和規律是其統計分析能力表現之一。 4. 文檔管理要求：
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第五節 檔案管理 詳述 50分鐘
3. 分類編案 檔案分類﹐通常以類﹑綱﹑目﹑節為度(也有以某種規定 編號為準)﹐如仍不敷用﹐得在節之後另以小數點補充﹐各級 項目均按分類號大小次序排列。 ▪ 選用各級項目名稱﹐以能充分表示檔案內容性質原則﹐其
意義必須清晰﹐不宜含混籠統﹔ ▪ 所用之項目名稱﹐應有一定之範疇﹐不宜過於廣泛﹐並預
1. 檔案管理項目 檔案管理指檔案管理過程中之點收﹑整理﹑登記﹑分 類﹑編案﹑編目﹑裝訂﹑入檔﹑保管﹑檢調﹑清理﹑銷毀﹑ 移轉﹑注銷﹑安全維護及其他有關事項之處理。
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第五節 檔案管理詳述 50分鐘
▪ 點收: 指檔案管理單位將業務單位辦畢送來歸檔之案件﹐ 予以清點受領。
▪ 分類: 指根據檔案內容之性質﹐歸入分類表中最適當之項 目號碼。