归档文件整理步骤

第一步，收集。将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文、编了号的文件、没编号的文件、会议文件等等；所谓完整，就是每份文件的正文、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都收齐。

第二步，分年度。将收集的文件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成的文件材料归在一起整理。

第三步，分大类。将各年度的文件按单位内部组织机构分成若干大类。即根据文件的内容和办理文件的内部组织，属于哪个部门职能范围，由哪个部门办理的文件材料，就分到哪个大类去。如果单位文件材料很少，内部组织机构的职能又不十分严格，且变动频繁的单位，也可将一年之内形成的文件材料按问题分成几个大类。不管用哪种分类方法，当确定了一种方法后，就不要随意变动。

第四步，划定保管期限。将每一个大类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、长期、短期三种保管期限。在某一大类文件材料中，不一定三种保管期限的文件材料都有，大多数情况可能有长期、短期两种或一种保管期限的文件材料。就是说，在划定保管期限时，根据保管期限表规定，该划什么保管期限，就划成什么保管期限，不能去硬凑三种期限。

第五步，装订。对划分为永久、长期保存的文件材料应分别按“件”用线进行装订。对划分为短期保存的文件材料，可以用订书钉装订。

第六步，排列。对分好大类、划定了保管期限且装订好的文件材料要进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或文件形成的时间先后顺序排列。

第七步，加盖归档章。归档章应盖在每件文件的第一页的右上角空白处（无文字、图像的地方）。若个别文件第一页的右上角没有空白处，无处盖归档章时，应在文件前加装一页与文件大小相同的白纸，归档章盖在加装的白纸右上角。

第八步，编件号。分别对各大类划定了保管期限且已排列好并加盖了归档章的文件材料进行编件号。编件号时，应按单位内部组织机构的排列顺序，把文件材料分永、长、短三条线拉通排列编件号。编件号的同时，填写归档章中的其他各项内容。

第九步，录入计算机。按归档文件要求，分永、长、短三条线，把每件文件中相应项目录入计算机中。最好是一边录入、一边备份，以避免数据丢失，而做无用功。录入完后，

应及时打印出永、长、短三个归档文件目录，并按不同保管期限分别把归档文件目录装订成三本。

第十步，装盒上架。把整理完毕的文件材料装入卷盒中，并按要求填写卷盒正面、背脊上的各项内容。卷盒上盒号一栏，一般不要求填写，可空着，或用铅笔填写，盒号一栏由档案馆填写。

在每一盒文件材料的后面，应加上一页备考表。备考表必须填写立卷人、检查人、立卷时间。若有要说明的其他问题，也应填在备考表上。