总公司行政管理制度1.doc

总公司行政管理制度1

总公司行政管理制度

办公用品管理办法

第一条本办法所称办公用品分为消耗类、管理类和财产类三种。

（一）消耗类：铅笔、胶水、订书钉、回形针、大头针、图钉、橡皮擦、笔记本、复写纸、打印纸、标签、口取纸、记事贴、信纸、圆珠笔芯、夹子等。

（二）管理类：剪刀、订书机、打孔机、钢笔、尺子等。

（三）财产类：桌椅、公文柜、电话机、复印机、传真机、投影仪、打印机、电脑、移动硬盘、数码相机等。

第二条消耗类办公用品由办公室制订出统一的名录和发放标准。按照标准于每月7日前以部门（或个人）为单位定额发放。

第三条管理类办公用品如有故障或损坏，应以旧品换新品，如有遗失应由个人或部门赔偿或自购。

第四条新进人员到职时，根据其所在岗位的标准，由办公室以个人为单位向新员工发放消耗类办公用品。人员离职时，必须将剩余的办公用品全部交回办公室。

第五条对于财产类办公用品，办公室每年12月底前需办理财产盘点一次，并与财务部门核对财产数量。

第六条已不具备使用价值的财产类办公用品要办理转让或报

废手续，并报财务部门作帐务处理。

第七条各项财产的使用说明书、产品质保书等资料交由办公室统一保管，各部门需要使用时，应在办公室内查阅；需要带出办公室的，应尽量以复印件代替。

第八条各使用部门对所使用及保管的财产需定期保养及小心使用，财产发生损坏时，需负损坏责任。视实际情况损坏责任人需负责承担维修的一半或一切费用，如无法修复，按市值赔偿。

第九条严禁员工将公司办公用品取回家私用，一经发现则按购买价格的2倍罚款。

第十条负责购买、保管办公用品的人员要做到办公用品的品种、数量、质量符合要求，同时建立账本、严格执行出入库手续，出库时由领取人员签字。

第十一条公司办公用品的采购工作由办公室制定计划、主管副总经理审核后，由公司办公室统一办理；采购金额在5000元以上或单件办公用品价格在3000元以上的，需经董事长审批后，由公司办公室统一办理。

第十二条统一采购业务范围：办公事务用品、电子办公设备的消耗品、办公日常用品及消费品、网球馆及其它体育用品、表单的印制等。

第十三条统一采购工作流程：

（一）各部（室）于每月25日前提出下月办公用品需求计划单送办公室。

（二）办公室依据各部（室）月度需求计划、参考现有存量及每月平均使用量，制订办公用品购买计划。

（三）将制订好的购买计划交由办公室，按规定审批后统一采购。

（四）采购的办公用品经验收入库后，交使用部门使用及管理。

第十四条其他采购应注意事项：

（一）在确保质量的前提下，为降低采购成本，需对办公用品进行询价采购，选取质好价低的办公用品。

（二）对办公用品的用量进行科学统计，并据此制定采购计划。

（三）采购办公用品时应注意售后服务的质量及供应商的信用。

公文管理办法

第一条为使总公司的公文处理规范化、制度化、科学化、程序化，特制定本办法。

第二条总公司的公文是传达贯彻上级和董事长指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具，主要包括命令、议案、决定、指示、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、

函、会议纪要等。

第三条总公司公文由总经理办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第四条接触总公司机密公文的员工，必须严格执行国家保密法律、法规和公司保密制度，确保机密不被泄露或利用。

第五条公文办理分为收文和发文。

（一）收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

（二）发文程序为：拟稿→主办部门负责人审核→总经理办公室负责人审核→相关单位会签→领导签发→编文号→打印公文→校对→誊印→盖章→分发→立卷→归档。

第六条凡需办理的公文，总经理办公室应根据内容和性质送董事长、总经理或主管副总经理和有关部门或分公司办理。

紧急公文应当提出具体办理时限。

第七条承办部门或分公司应当抓紧办理，不得延误，推诿。对不属于本部门或分公司职权范围或者不宜由本部门或分公司办理的，应当迅速退回总经理办公室，并说明理由。

第八条需送董事长、总经理、副总经理批示或者交有关部门、分公司办理的公文，总经理办公室负责传递、催办、查办。

需由董事长、总经理、副总经理批阅的公文，一般应在1-3个工作日内批阅；因特殊情况需交董事长办公会或总经理办公会

讨论的，应先告之，待议后再予以回复。

由部门、分公司办理的公文，一般应在3-5个工作日内办理。紧急公文应于当日办理。

对下发的重要公文，主办部门应当及时了解和反馈执行情况。

第九条总公司公文由董事长、总经理签发，或由董事长、总经理授权主管副总经理签发；分公司公文由分公司总经理签发，分公司办公室负责传递、催办、查办，牵涉重要事项的公文应报总公司办公室备案。

第十条公文的审批，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

第十一条草拟和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第十二条公文在送领导签发之前，应由总经理办公室进行审核，审核的重点为：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、单位协商、会签，文字表达、文种使用、公文格式是否符合要求等。

第十三条公文编号一般是采用AA/BB-CC-DD-2008。