会议系统升级改造实施方案

会议系统升级改造

实施方案

目录

第1章会议系统背景简介 (1)

第2章升级改造目标 (2)

第3章实施前的准备工作 (2)

3.1会议系统改造前保障 (2)

3.2会场现场勘察 (3)

3.3会议设备报验 (3)

第4章会议系统及会场改造升级流程 (4)

4.1 施工人员组成 (4)

4.2会场线路铺设 (4)

4.3会场设备更换 (6)

4.4会场设备调试 (8)

第5章会议系统验收报告 (9)

第1章会议系统背景简介

主会场建设于2008年，设备有：智能中控系统（设备）、音视频采集和输出（显示）设备、自动升降系统（设备）、综合布线系统(网络、电路除外)等构成智能会议室的基本设备和系统。会场不定期新增会议设备，导致会议功能上存在差异。

公司在2018年时对20楼主会场视频会议系统主体进行了更新升级，目前视频会议系统基本能满足会议使用情况。但由于甲方单位机构改革后，各办公区、直属单位单位以及区局部门数量增多，20楼会场在使用中发现存在以下问题：

一、天河办公区原有视频矩阵已无法满足接口要求且经过多年使用原有视频矩阵设备已老化严重，部分矩阵接口已无法使用；

二、20楼会议室原有调音台设备输出较为不稳定，且随着接口需求增多，端口已显得严重不足；

三、原有前级音频处理器设备输出较为不稳定，一旦发生故障，无法保证会场音频可用性；

四、原有的4个监控显示屏幕未能实现全设备监控，无法及时监控会议和设备状态；

五、会议室设备不断增多，20楼小机房现有环境已无法满足置放需求，导致设备及线路杂乱，容易引起错接、发热等隐患；

六、会场无监控镜头，无法对会场进行实时监控，在需要切换音频和视频

界面存在一定的等待时间，整体对会议效果造成一定的影响。

第2章升级改造目标

本次升级改造的目标是对当前市局20楼主会场需要在满足现有的视频会议及会场的情况下，提升会场的音视频效果，对现有的视频矩阵、录播系统、省市视频会议系统双机热备、会场调音台等设备进行升级改造。

（1）完成对省市两套视频会议系统双机热备计划；

（2）对视频矩阵设备升级更新，不低于72路输入、72路输出的灵活扩容性能；

（3）部署新的录播系统，满足会议视频录播及支持移动端APP访问；

（4）升级调音台，不少于32路会议调音台设备，满足会场麦克风无缝切换；

（5）有现有的会场监控4块大屏升级为12块大屏，满足对会场全方位监控及各分会场监控工作；

（6）新增会场投影画面监控能力，部署一台高清会议摄像机于会场后场；

（7）对会场现有的投影系统进行升级，提高会议投影高清画质内容。

第3章实施前的准备工作

3.1会议系统改造前保障

本次20楼主会场升级改造过程预估需要耗时8天，公司人员将以周末和窗口时间相结合，连续加班加点完成改造工作。（具体实施时间根据现场会议

情况确定）20楼主会场将会受到影响无法开视频会议，建议小北会场作为备用会场。

（1）利用直播系统

实施前先将本项目直播系统提前搭建，作为临时会场，可以实现省局-市局-区局（直属单位）的纯收听收看会议。

（2）启用备用会场

启用小北会场作为主会场，天河路会场作为信号中转和分发，该会场能通过天河办公区MCU转播开市局视频会议、国家总局视频会议、省局视频会议。

3.2会场现场勘察

在会议系统升级改造前，由公司、机关服务中心、数据应用中心一起评估现有的会场设备情况，将设备取电、网络线路和网段划分情况仔细登记。由公司将现有会场设备的线路走向和设备连接数据线做标记和拍照记录。

3.3会议设备报验

在完成上述工作后，由数据应用中心组织，公司和监理公司一起对本次升级改造涉及到的设备进行报验工作，对每台设备进行登记规格型号，拍照记录，核对设备参数是否符合项目合同要求的指定规格参数。

由监理公司和数据应用中心确认设备是否符合合同要求，如符合满足合同要求，公司出具《材料设备移交清单》、《材料设备移交设备图片》、《设备材料报验单》、《设备开箱检验单》四份材料。

第4章会议系统及会场改造升级流程

4.1 施工人员组成

为保证整个工程的施工工作，确保供电安全和设备顺利更换，成立施工工作小组。施工小组成员由数据应用中心和公司人员共同组成。

现场人员配置情况如下：

4.2会场线路铺设

本次会场的会议系统改造前期先开展线路铺设工作，由于本次需要将会场的设备线路从新铺设，需要做好设备线路的溯源及登记工作，施工内容包括：

（1）更换铺设两台投影仪HMDI线和网线；

（2）更换两台会场电视机的HDMI线和网线；

（3）增加2条HDCI线和2条网线到会场中间云台；

（4）增加1条网线和电源线在会场的后场右角边，预留做高清会议摄像机使用；

（5）会场主席台主位增加1条HDMI线，预留做接入笔记本电脑使用；

（6）主席台前端地插铺设4条HDMI线及2个3.5音频线、2条网线；

（7）主席台右侧边铺设2条HMDI线及2条HDCI线，预留做省级视频会议使用。

4.3会场设备更换

本次会场的会议系统改造中期主要工作是更换设备及重新布置会场控制台相关设备。设计到投影仪、调音台、显示屏等内容，施工内容包括：（1）对两台投影仪进行更换升级，以满足会场的高清投影需要；

（2）部署会场中药云台高清摄像机和会场后场的高清监控摄像机；

（3）部署全新32路调音台，满足不断扩大的会场音频需要；

（4）安装中控台12屏显示器，满足会场及各区分会场监控会议进程需要，做到各分会场实时监测；

（5）更换新的定制机柜，将现有的矩阵等设备迁移到新机柜上面；

（6）安装两台省市会议系统备机。

4.4会场设备调试

本次会场的会议系统改造后期工作，主要集中在设备调试及线路整理，

并对会场环境进行还原及清洁卫生工作，预计安排在无会议影响的周六日两天来开展。

公司视频工程师和施工人员对会场的会议设备进行张贴标签做标记，针对设备取电线路、设备网络线路、视频终端数据线、镜头线等一一标注。

在完成全部的设备上架调试后，连接核心设备 MCU RMX 2000，对整个会场的设备进行调试，验证视频会议功能是否正常，确认视频会议系统已经完成改造。

第5章会议系统验收报告

在周一时申请跟区分局、省局、国家总局进行联调，确保视频会议系统已经全部恢复正常使用。完成后应交付使用，填写《施工报告单》将服务报告交付数据应用中心保存，后续装订在项目验收材料中。