常见公文写作电子教案

常见公文写作电子教案2008年12月02日cqddlxy

第一节公文概述

教学目标

●了解公文的概念、特点

●掌握公文的种类及作用

教学重点

●掌握公文的种类

教学难点

●掌握公文的作用

一、公文的概念

公文，是公务文书的简称，是国家机关、社会团体、企事业单位在日常工作、活动中为处理公务而按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的文字材料。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

二、公文的特点

公文作为一种独特的实用文体，在它产生和发展的漫长历史进程中形成了有别于其他文体的鲜明特点。

（一）由法定的作者制成和发布，拟写公文是组织行为

公文不是任何人都可以随意拟定和印发的，它必须由法定作者印制和发布，拟定公文是组织行为。

重点提示

所谓法定作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机

关、企事业单位、群众团体及领导人。以领导人的名义制发的行政公文，也并不代表其个人，而是通过法律程序代表他所在组织或机关行使职权一种表现。

（二）严格的政治性和政策性

公文是传达党和国家方针、政策，处理机关行政事务的工具，与党的路线、方针、政策和国家的政务以及法律、法规密切相关，一方面，党和国家的每一项政策，主要靠下行行政公文直接往下传达；另一方面，党和国家方针政策的落实情况又主要靠下级机关的上行行政公文反馈上来，做到下请上达。作为机关工作重要的文字工具，它对党和国家的方针政策的贯彻执行又起着强有力的促进作用。因此，不管哪一类公文，都不能背离党的方针、政策，体现了极强的政治性和政策性。

（三）法定的权威性和约束力

公文的权威性和约束力。是由法定机关的权威性决定的。每一篇公文都代表某一机关的领导意志。所以，在法定的时间、范围内，公文对受文对象具有强制阅读、强制执行或强制复文等效力。如果受文对象不接受这种强制，就意味着失职或渎职，要受到查处。因此，受文机关必须贯彻执行公文中的各项规定，并将公文作为办事的依据。

（四）明显的时效性

就公文内容而言，或传达、贯彻党和国家的方针政策，或反映本系统、本部门、本单位工作、生产、经营情况或单位与单位之间的公务往来，都为了实用，有着鲜明而具体的目的性和极强的针对性，因此执行都有明显的时限性，如果时限性不强会贻误时机，影响问题的解决，降低机关工作的效率。当公文的具体使命完成后，公文也就失去了时效性，被整理后归档，变成了历史档案。所以，公文是在一历史时期的某一特定时间发挥作用的，不具备永久的效用，这就是它所具有的明显的时效性。

（五）特定的体式

公文特定的体式，主要表现在两个方面：一是文体的规范性。主要指公文具有法定的文体名称、特定的适用范围和特定的结构。二是格式的规范性，主要指公文的格式、标识位置、甚至公文的书写、字体、用纸规格等，都要有划一的标准和要求。格式的规范性是公文具有法定权威性和行政约束力在形式上的反映，具有标明公文性质、方便文书处理的作用，是提高机关工作效率的保证。

（六）特别的表达方式

公文的常用表达方式以说明为主，叙述、议论为辅。

三、公文的种类

公文的种类，简称文种，又称公文名称。按照国务院办公厅２０００年８月２４日发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关的公文分为１３类：１、命令（令）；２、决定；３、公告；４、通告；５、通知；６、通报；７、议案；８、报告；９、请示；１０、批复；１１、意见；１２、函；１３、会议纪要。

根据不同的标准，这些公文可以划分为不同的种类。

（一）按行文方向分类，公文可分为上行文、平行文和下行文三种

上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。行文方向自下而上。代表文种主要有报告、请示。

平行文是平行机关或不相隶属机关（即没有领导与被领导关系的机关）之间的发文。这些机关在相互联系、商洽工作、询问和答复问题时，一般都使用平行文。最典型的文种是函。

下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，即自上而下的发文。文种主要有决定、批复、通知等。

（二）按公文内容分类，可分为指令性公文、知照性公文、报请性公文

１．指令性公文是指具有批示、命令内容的公文。它具有很强的政策性和权威性，一般都是下行文，主要包括命令（令）、决定、批复等文种。

２．报请性公文是指具有汇报、请示、建议等内容的公文。它是提请审议事项、报告情况、提出建议、请求问题的重要工具。常用的是报告、请示、议案三种。一般为上行文。

３．知照性公文是指有告知事项、传达指示、要求照办等内容的公文。包括通知、通报、公告、通告、函、会议纪要。其中函、会议纪要可多向行文，其余文种主要为下行文。

四、公文的作用

（一）制定和发布政策法令

许多政策、法令、法规、规章、通过公文的某一文种制定出来，这种公文本身就是政策法令，如某些决定、指示、通知、批复等；还有的是通过公文发布政策法令。

（二）部署、指导，报告、请示，商洽公务

领导机关往往通过公文部署、指导工作。党和政府的方针政策、领导机关的决策安排，是下级机关开展公务活动的指导纲领和重要依据，“按红头文件办”是机关单位甚至个人的自觉行动。公文中的上行文，主要用于报告情况、请示问题，以取得领导的支持、批准。平行公文主要是商洽公务。

（三）交流经验、沟通信息

各项方针政策的贯彻执行，有赖于提高干部、群众的自觉性。通报、报告等，对于教育干部、交流工作情况起了很大作用。各种类型的函、请示、批复、通知、通报等，使上下级、平行单位乃至不相隶属的机关单位之间沟通信息、了解情况、处理问题变得更加便利。

（四）记载公务活动

公文反映公务活动、记载、实录各种事项，还可以存档备查，为人们提供有关资料，其记载公务活动的作用非常明显。

第二节公文的格式

教学目标

●熟练掌握公文格式的构成

●学会制作格式规范的公文

教学重点

●公文的格式

教学难点

●制作格式规范的公文

公文的格式是指文件的组成部分和印刷规范。它是公文权威性、严肃性在形式上的体现。公文的格式具有规范性和相对确定性。这在《国家行政机关公文处理办法》中有专门的规定。同时《国家行政机关公文格式》对公文的版头设计、版面安排、字体型号、字行字距间隔、天地、用纸尺寸与规格等也作出了具体要求。

下面，我们就按公文的眉首、主体、版记三部分具体讲述公文的格式。

一、眉首部分格式

眉首即文件头，包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、横隔线等项。

（一）公文份数序号亦称公文份号，是指根据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。一般秘密文件才加顺序号。份数序号，一般由六位阿拉伯数字组成，标识在公文首页版心左上角第１行，如果数字不足规定位数的，前面用“Ｏ”（零）补齐。

（二）秘密等级需要保密的公文，应根据保密程度注明密级。密级分为绝密、机密、秘密三种。用３号黑体字，顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空１字。也有的标于标题的左上角份数序号之下。同一机关发出的文件秘密等级标注位置要一致。

（三）紧急程度是对文件送达和办理速度的要求。紧急公文应分别注明“特急”或“急件”字样，用３号黑体字，标注在秘密等级之下。

（四）发文机关标识又称版头。是公文制发机关的标记。由发文机关全称或规

范化简称加“文件”二字组成，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识，人们常把法定公文称为“红头文件”，居中印在文件首页上端。发文机关标识上边缘至版心上边缘为２５ｍｍ。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于２２ｍｍ×１５ｍｍ。若几个机关联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识的主要作用是：强调公文法定作者的归属，唤起受文者对公文权威性的警觉。

（五）发文字号发文字号是一个机关同一年度制发公文的顺序号。简称“文号”。位于文件头的正下方。它是由发文机关代字，年份和顺序号三个部分组成，如中共中央２００４年发的第１０号文件，其文号应写成“中发［２００４］１０号”。辽宁省教育委员会２００４年所发的第一号文件的发文字号，可写成“辽教字［２００４］１号”。发文字号应在发文机关标识下空２行，用３号仿宋体字，居中排布。

特别提醒

１．机关代字是机关最有代表性的字，它固定不变，又不能与其他单位的代字重复。如“京政”是北京市人民政府，“冀财”是河北省财政局，“京财预”则是北京市财政局预算处的代字。

２．发文年度号用阿拉伯数字，必须用全称。发文年度号外用六角括号。

３．序号不编虚位，不加“第”字。

４．几个单位联合发文，只标明主办机关发文字号。

发文字号的作用是为检索和引用该文件提供专指性很强的代号，并为统计和管理公文提供依据。

（六）签发人供上行文用，标注在发文字号右侧，书写“签发人”和签发者姓名，是表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志。签发人用３号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。

（七）横隔线横隔线也称红色反线。在发文字号之下４ｍｍ处。与版心等宽，用于隔开文头和正文。

二、主体部分格式

公文的主体部分包括文件标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、公文生效标识、附注等几部分内容。

（一）文件标题

标题用于提示公文的主要内容，是公文主旨的高度概括。公文标题的制作有三种情况：

１．最基本的标题形式是“三项式”标题。即由发文机关、事由、文种三部分构成。如：“国务院关于颁发《会计人员职权条例》的通知”。

２．“两项式”标题。或由事由、文种两部分构成，如：“关于赴×××省旅游局学习考察的函”；或由发文机关和文种两部分构成，如“北京市人民政府令”，“中华人民共和国主席令”。

３．只以文种为标题。这种写法往往用于公开张贴的文告，如《通告》、《公告》等。

拟定公文标题时需注意：

１．标题起提示作用，应准确、简要、概括。

２．避免层层套转。

３．标题中，除批转的法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

４．标题可分一行或多行居中书写，人名、地名不能分割成两行表示。

５．公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字排布。

在标题的拟定中，常犯的有三种毛病：

１．三要素不全。有的正式文件只有“通知”二字，缺事由，使人一接到文件不知是什么事。

２．事由中没事。例如，一女营业员在下班时拾到一黑色手包，交该营业所保卫部门后，查包内有支票两张、人民币三万元，后全部还给失主，受到表扬。但该营业所的上级在发通报时，标题为“关于××拾金不昧的通报”，事由模糊，原