人事档案工作流程及要求

人事档案管理工作流程及要求

一、接收人事档案

根据公司人力资源部开据的新进员工录用、员工调入通知后。1、要查看该人员的学生档案、报到证、录用表、体检表、工资介绍信复印件、学历、职称、职务等材料是否齐全完整，各单位人力资源管理部需要对以上材料进行归档移交。2、档案室要查看所列档案目录是否与档案内容相符，查看档案整理装订是否符合要求。接收的档案符合要求后，经核对无误后在回执上签章及时退回。3、在《接收人事档案登记簿》进行交接登记。4、进行建档入库。

二、转出人事档案

根据公司人力资源部开据的员工调出通知单或解除终止劳动合同证明书办理档案转出手续。各单位配合将调出或离职人员调令原件、复印件或解除终止劳动合同证明书原件及复印件移交档案室，并核查调出人员的转正定级表、学历、职称、干部任免表、党员材料等相关资料是否全部进行移交档案室；调出或离职员工本人持接收函、身份证件原件及复印件来档案室办理提档手续；员工档案做到材料齐全完整后进行整理装订成卷，填写“人事档案转递通知单”，对档案要严密包封并加盖公司人力资源部公章转给新的员工档案主管部门。

三、查、借阅人事档案

凡查阅和借用人事档案必须填写《神新能源公司人事档案借阅审批表》，由主管领导签字批准后，方能进行查阅档案，查阅完毕必须进行登记，最后再进行入库存放。

四、归档材料要求

凡归档材料采用国际标准A4纸型（297*210mm）打印或钢笔填写。材料左边应留有25 mm的装订边,所有归档的材料都要填写档案号，朗新软件里的员工号做为档案号。

五、归档材料

1、履历材料：在组织人事工作中形成的员工简历表、岗位变动表、员工调动登记表、军人和学生登记表、招工（招用）人员登记表、大中专技校生报到证、更改姓名等材料。

2、自传材料：凡由本人撰写的叙述自己的经历、思想变化过程、家庭社会关系等材料。

3、鉴定、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表、民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表等材料。

4、学历、职称和培训材料：报考大中专院校的学生登记表、毕业生登记表和培训所取得的学习成绩、学历证明材料；选拔留学生审查登记表，授予学位的决定；大、中专、院校的统一分配登记表；评审专业技术职务任职资格申报表，专业技术资格考试成绩登记表，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职称审批表；职业资格认定和专业技术职务申报审批表等材料。

5、政审材料：各类人员的入学、入党、入团、参军、出国、出境等政治审查材料，更改知青上山下乡工龄、入伍时间、民族、出生日期、国籍、入党、入团时间等工作中形

成的证明材料。

6、党团材料：入党、入团志愿书、申请书、转正申请、考察材料，以及统一填写的党员、团员登记表等材料，退党退团材料，加入民主党派的有关材料。

7、奖励材料：党内外奖励（包括科学技术和业务奖励）、正式授予的劳动模范、先进工作者等材料，如：先进工作者登记表、优秀党员登记表、科学技术和业务奖励等先进个人材料。

8、处分材料：组织人事、纪检、监察、保卫等部门出具的违反党纪国法的党内外处分、刑事处分、个人检查交代以及取消处分、平反决定、调查报告、上级党委的批复、免干处分等材料。

9、干部任免、工资等材料：干部任免审批表；各类人员的转正定级表；职工工资变动通知单、审批表；退休、离休、退职审批表；军队转业、安置、授予(晋升)军（警）衔审批表；出国、出境审批表、备案表等材料。

10、其他可供参考的材料：健康检查和处理工伤事故中出具的有严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊断书，确定致残等级鉴定、工伤认定的相关材料，新录用人员体检表和毕业生分配工作体检表等材料，以及个人写的思想总结，干部死亡后组织写的悼词、生平、报刊报道、讣告等材料。

六、归档时间：

1、对于新录用参加工作、调入本系统和毕业分配人员形成的招用人员登记表、毕业分配报到证、员工简历表、工资介绍信复印件及学历学位证书复印件，身份证复印件以及学生档案，复转军人档案、调入人员的员工档案自形成之日起一个月内归档。

2、各单位与员工签订的劳动合同书、人员奖惩的文件、先进人员推荐表以及解除劳动合同证明书自形成之日起一个月内归档。

3、各单位下发的有关干部任免文件后需报送的干部任免审批表以及专业技术人员的职称评聘、职业资格认定和专业技术职务申报审批表等材料自形成之日起二个月内归档。、

4、入党入团志愿书等材料自形成之日起一个月内归档。

5、工资类的转正定级表、岗位工种变动表等材料自形成之日一个月内归档，调资表和岗位工种认定表自形成之日起三个月内归档。

6、其它的可供组织参考的归档材料可根据实际情况定期移交归档。

七、依据的相关文件

1、新组通字[1991]11号《干部档案管理工作》（1991年3月29日）

2、新组通字[1998]16号文《关于印发干部人事档案规章制度的通知》（1998年5月6日）

3、神新发[2007]530号文关于印发《神新公司人事档案管理规

定》的通知

4、新党组通字[2012]65号《关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的通知》

5、神华党组[2015]112号关于印发《关于印发神华集团人事管理规定的通知》