质量管理体系文件编写方法

质量管理体系文件编制方法

一、质量方针和质量目标的编写

1、质量方针编写

质量方针由组织最高管理者确定。从内容上看，质量方针应与组织的宗旨相适应，包括对满足要求和持续改进的两项承诺。所谓满足要求包括满足顾客要求和法律法规要求，顾客要求又包括明确的(如合同要求)和潜在的要求。

质量方针还应提供制订和评审质量目标的框架，也就是为制订质量目标提供依据。为便于记忆，质量方针篇幅不宜过长，但必须包括上述内容。

如何编制质量方针呢?可以向全体职员征集，然后评选出合适的质量方针，这样做本身就是一次很好的质量教育活动。也可以只要求组织领导、部门负责人等分别编制，然后在相应会议上讨论决定。不管以何种方式编制，都要注意符合组织实际，不要搞一个通用的口号。

2、质量目标的编写

2000版ISO9000要求在组织的相关职能和层次上建立质量目标，就是不仅要有组织级质量目标，各职能部门，各级各层都要分别制订质量目标。

关于质量目标内容，应包括满足服务要求所需的内容。质量目标应是可测量的，并与质量方针保持一致。通过质量目标的实现，达到质量方针的落实。

组织各职能、各级质量目标之间应相互协调，存在内在联系，以各部门质量目标的完成来保证组织的质量目标，也就是在制订质量目标时，一般先制订组织的质量目标，然后层层分解形成各部门、各层次的质量目标，所有质量目标应尽可能量化。

关于质量目标的具体指标的确定，应在统计分析以往数据资料的基础上确定，本着经过努力可以实现的原则制订。

制订好的质量目标需经过审批下达，在日后的工作中经常检查实现情况，差距较大时应分析原因制订补救措施，如果发现已制订目标与实际出入较大，应及时修改质量目标。

二、质量手册编制的基本程序

编制质量手册涉及组织结构、职责权限的划分及调整理顺，以及各生产、服

务过程环节、质量活动内容的控制办法，是一项十分复杂的系统工程。要使这项工作有计划、有步骤、按期、按质、按量地完成，就必须加强组织领导。尤其是组织管理者，具有不可推卸的责任。管理者不参与手册编写这件事本身，就已经违背了标准的规定。自然也不是要管理者事必躬亲，可成立质量手册(质量文件)编写领导小组，其成员由各主管领导组成，其主要任务是：

(1)成立手册编写小组，任命组长，挑选、决定编写人员名单。编写小组采取专、兼结合的方式较好。由3～5人组成专兼结合的手册编写组。

(2)决定质量手册的编写要求和基本原则。

(3)决定质量手册编写计划及进度。

(4)审定手册总体方案及纲目。

(5)解决编制过程所需经费及必要资源。

(6)最终审定手册，提交领导批准。

1、学习和培训

编写人员名单确定后，应就如下一些内容，进行学习和培训：

(1)ISO9000系列标准

对于该系列标准应进行全面系统的学习，对于标准理解的偏差将直接影响手册的编写质量，不对标准进行系统的学习就生编硬造的质量手册不仅毫无使用价值，还会带来负面影响。培训方式可自行组织，或聘请质量咨询机构、质量认证机构协助进行，也可选派人员参加有关学习班。根据组织决定采用培训方式，力求保证培训效果。

(2)我国标准化工作导则的有关规定。

质量手册是企业标准，应遵守我国标准化工作导则中有关标准编写和出版的规定。因而要在培训中，对编写人员进行标准化知识教育，重点学习和掌握GBl.1-87《标准化工作导则标准编写的基本规定》。

(3)与质量管理及建立质量管理体系有关的国家质量法规、法令、政策、条例等，国内外有关质量审核认证的大纲等文件。

(4)全面质量管理的新理论、新概念、新方法。

(5)国内外同行组织，通过质量管理体系认证组织的质量手册资料。

2、组织现状调查

在经过培训学习，掌握了有关质量手册编写的基本知识之后，下一步就要充分调查、了解组织目前现状。内容包括:

(1)组织规模、性质。

(2)组织质量水平，生产量水平。

(3)组织所处的环境。

(4)组织质量管理发展的历史，其中的经验教训。

(5)组织原有规章制度、质量文件的收集、归纳和整理。

虽然编写者为组织职员，对组织状况基本了解，但根据编制质量手册的需要，进行一次组织现状调查，还是很有必要的，尤其是原有质量文件的收集和整理，更是非做不可的。

3、决定ISO9001标准条款的删减

决定编写质量手册以后，下一步就要决定是采用该标准的全部内容还是删减部分条款、是否需要增加内容等。该系列标准允许各单位根据实际情况进行剪裁，确定采用程度。比如某组织没有设计职能，就可以取消该条款;某组织在安全卫生方面有特殊要求，虽然标准中没有该项内容，也应该加上去。总之，根据组织质量管理和质量保证工作的需要来决定。

4、分工编写

将采用的标准条款展开，分解成为一项项具体的质量活动和质量工作，再对各项活动和工作确定负责部门和配合部门，这项工作称为职能分工，最后形成职能分工表。一般来说，职能分工表中的责任部门就是该项活动相关文件的编写部门。按确定的体系及时间进度要求，各部门的兼职编写人员分头编写本部门承担的文件内容。

对于综合性的条款要求，一般由质量管理部门(专职编写人员)编写。

5、统一汇总

在分头编写过程中，专职编写人员应给予指导。按期收集各编写人员的草稿后，进行统稿。统稿时发现的问题，应与编写者协调解决，有时可能要经过几个反复。

6、讨论草案，试点运行

把完成的质量手册草案交由质量手册编写领导小组讨论审批，针对领导小组

提出的意见进行修改。无异议后，由管理者签发试运行指令，试行质量手册。为了慎重起见，也可先在小范围内试点，总结试点经验后，再全面试行。

7、总结试运行经验，正式运行

跟踪试运行结果，总结经验教训，进行相应修改，将完成的正式稿送交领导小组讨论审批。无异议后，由组织管理者签发正式运行指令。

至此，质量手册的编写工作全部完成。但这项工作不可能一劳永逸，还要根据组织内外环境变化情况，定期进行修改、完善，使质量手册始终能适应组织经营发展的需要。

三、质量手册的构成

质量手册一般由概述、正文和补充三部分构成。各构成部分包含的内容如下所示：

批准页

目录

概述封面主题内容与实用范围

前言

质量手册的管理

术语和缩写

组织机构

正文

质量管理体系要求

附录

补充

附加说明

1.关于概述部分

封面

质量手册是组织质量管理的纲领性文件，应纳入组织标准体系内，质量手册的封面应按组织管理标准的统一封面格式编制。一般应包括文件编号、手册名称、组织名称、发布及实