浅谈英文书信的写作

科技信息．　博士・专家论坛　浅谈英文鹌信硇写作　西昌学院　王芹　［摘要］本文就英文书信的写作格式及结构等方面进行了分析，以期帮助英语学习者了解英文书信的特点及写作要领，更好地进　行英语书信写作。　［关键词】英文书信格式结构　

书信作为一种社交手段，是人们日常生活中相互联系又必不可少　的一部分。随着各国之间贸易交流的加深，英文书信已成为交涉事宜、　传达信息、交流思想、联络感情、处理社会事务及外事活动的日常交际　方式。而英文书信作为一种应用文体，由于中西方在文化和习惯上的差　异，英文书信在写作格式及表达方式上与汉语都有着很大的区别。因　此，了解英文书信的特点及写作要领尤为重要。　一、英文书信的结构　书信通常由信头（Ｈｅａｄｉｎｇ）、信内地址（Ｉｎｓｉｄｅ　Ａｄｄｒｅｓｓ）、称谓（Ｓａｌｕ—　ｔａｔｉｏｎ）、正文（Ｂｏｄｙ）、结尾礼词（Ｃｏｍｐｌｉｍｅｎｔａｒｙ　Ｃｌｏｓｅ）、签名（Ｓｉｇｎａｔｕｒｅ）组　成，部分书信还有附件（Ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ）、又及（Ｐｏｓｔｓｃｒｉｐｔ）等。　１．信头（Ｈｅａｄｉｎｇ）　英文书信的信头包括发信人的地址和发信的１３期两部分。信头的　写法视书信的格式而定：齐头式写在信纸的左上角；缩行式和混合式写　在信纸的右上角。信头一般要分行写：先写发信人地址，再写发信日期。　写发信地址时依据从小到大的原则：先写门牌号、街道名或路名，再写　区（县）及所在城市名称，然后是省或州、郡名称，最后写国家的名称。写　日期的顺序是：先写月，再写日，最后写年。年份应写全，不能随意简写，　如不能用“０６”代替“２００６”。需写邮政编码时，邮政编码写在城市名称后　边，用逗号隔开。　信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。信头行末不用标点　符号，但每行中间应用的标点不可少；城区名和邮政编码之间、日月和　年份之间要用逗号隔开。日期千万不要全用数字表示，因为像４／３这样　的表达，美国人理解为Ａｐｒｉｌ　３，而欧洲人则理解为Ｍａｒｃｈ　４。通常的写法　是：Ｊｕｌｙ　５，２００６。另外，在日的后面加ｓｔ，ｎｄ，ｔｈ的写法也过时了。　信头一般不要写得太高，信头的上方要留些空白。　例如：６Ｐ　Ｐａｒｋ　Ａｖｅ．（门牌号和街名）　ＮｅｗＹｏｒｋ；ＮＹ　１１２１５，Ｕ．Ｓ．Ａ．（地区名）　Ｄｅｃｅｍｂｅｒ　１，１９９９（日期）　写地址时一定要清楚明了，表示地址的常用词（有简写的多用简　写）有：楼——Ｆ，如：３Ｆ；巷——Ｌａｎｅ，如：Ｌａｎｅ　１２；段／区——ｓｅｃｔｉ０ｎ；　Ｓｅｃ．５，如：Ｓｅｃ．ＩＩ；弄——Ａｌｌｅｙ，如：Ａｌｌｅｙ　６；路一Ｒｏａｄ，Ｒｄ．，如：Ｘｉｎｈｕａ　Ｒｄ．；街——Ｓｔｒｅｅｔ，Ｓｔ．；如：Ｐｉｎｇ’ａｎ　Ｓｔ。　２．信内地址（Ｉｎｓｉｄｅ　Ａｄｄｒｅｓｓ）　信内地址包括收信人的姓名称谓和地址两部分。社交的私人信件　信内地址是省略的。信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低　于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。　信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址。地址排列次序同信　头一样。信内地址的书写格式也有两种：并列式和斜列式。一般来讲，信　头和信内地址所用的格式是一致的。标点符号的使用也与信头一样。　关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称谓一般有以下几种情　况：　无职称的男子用Ｍｒ．（加姓）；已婚的女子用Ｍｒｓ．（加女子丈夫的　姓）；未婚的女子用Ｍｉｓｓ；婚姻状况不明的女子用ＭＳ．；博士或医生用　Ｄｒ．（Ｄｏｃｔｏｒ）；有教授职称的用Ｐｒｏｆ．（Ｐｒｏｆｅｓｓｏｒ）；总经理、校长、会长、总统　用Ｐｒｅｓ．（Ｐｒｅｓｉｄｅｎｔ）；　３．称谓（Ｓａｌｕｔａｔｉｏｎ）　称谓是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址间隔一行，顶左　格，上下排齐。通常用“Ｄｅａｒ”引出写信人的称谓，在美国用“ＭｙＤｅａｒ”比　用“Ｄｅａｒ”还要客气，而英国的用法恰巧相反。对于一个陌生的人通信一　般用“Ｄｅａｒ　Ｓｉｒ”或“Ｄｅａｒ　Ｍａｄａｍ”。如果不知收信人的性别则可用Ｄｅａｒ　Ｓｉｒ　ｏｒ　Ｍａｄａｍ。　需要注意的是，写称谓时，英国人习惯在后面用逗号，美国人习惯　在后面用冒号，非正式社交信可用逗号，在商业书信或其他正式书信　中，用冒号。　４．正文（Ｂｏｄｙ）　正文是书信的主要部分，要做到表意准确、思路清晰、表达简洁、措　辞得体。它一般由开场白——主体段——结束句（段）组成。英文书信正　文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信　人的身份及写信的目的（致谢、道歉、祝贺等），然后提出写信人的情况、　想法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直　截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。书信正文的第一句话或第一　段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些较为固定的写法作　为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便　使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也　可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。结尾部分　用一些祝愿类话语。　正文从低于称谓一至二行处写起，如使用缩行式，每段第一行向内　缩进约五个字母；如使用齐头式或混合式，每段开头顶格写，段与段之　间间隔一、二行。　（１）常用的起首语　Ｆｉｒｓｔ　ｏｆ　ａｌ１．Ｉ　ｍｕｓｔ　ｔｈａｎｋ　ｙｏｕ　ｆｏｒ　ｙｏｕｒ　ｋｉｎｄ　ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ　ａｎｄ　ｈｉｉｇｈ　ａｔｔｅｎｔｉｏｎ　ｔｏｍｅ．／Ｉａｍｗｒｉｔｉｎｇｔｏ　ａｐｐｌｙｆｏｒｔｈｅ　ｐｏｓｉｔｉｏｎｏｆｆｉｎａｎｃｉａｌｍａｎａｇｅｒ　ｙｏｕａｄｖｅｒ—　ｔｉｓｅｄ　ｉｎ　Ｙａｎｇｃｈｅｎｇ　Ｅｖｅｎｉｎｇ　Ｎｅｗｓ　ｏｆ　Ｍａｒｃｈ　１２．２００２．／Ｉ　ａｎｌ　ｗｒｉｔｉｎｇ　ｔｏ　ａｓｋ　ａｂｏｕｔ　ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ　ｔｏ　ｂｅ　ｈｅｌｄ　ｉｎ　Ｂｅｉｊｉｎｇ　ｎｅｘｔ　ｍｏｎｔｈ．，Ｉｎ　ｒｅｐｌｙ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　ｌｅｔｔｅｒ　ｄａｔ—　ｅｄ　Ｍａｒｃｈ　１５．２００２．１　ｗａｎｔ　ｔｏ　ｓａｙ…．，Ｔｈａｎｋ　ｙｏｕ　ｆｏｒ　ｙｏｕｒ　ｌｅｔｔｅｒ　ｄａｔｅｄ　Ｍａｒｃｈ　

１５，２００２．　（２）常用的结束语　Ａｌｌ　ｔｈｅ　ｂｅｓｔ．／Ａｎｙ　ｏｔｈｅｒ　ｐａｒｔｉｃｕｌａｒｓ　ｗａｎｔｅｄ　ｗｅ　ｓｈａｌｌ　ｂｅ　ｐｌｅａｓｅｄ　ｔｏ　ｓｅｎｄ　ｙｏｕ．｜Ｌｏｏｋｉｎｇ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　ｅａｒｌｙ　ｒｅｐｌｙ．｜Ｐｌｅａｓｅ　ｒｅｍｅｍｂｅｒ　ｍｅ　ｔｏ　ｙｏｕ　ｆａｍｉｌｙ．　

／Ｗｅ　ｌｏｏｋ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　ｒｅｐｌｙ　ａｔ　ｙｏｕｒ　ｅａｒｌｉｅｓｔ　ｃｏｎｖｅｎｉｅｎｃｅ．　５结尾礼词（Ｃｏｍｐｌｉｍｅｎｔａｒｙ　Ｃｌｏｓｅ）　结尾礼词即结尾语，是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行　后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。结尾礼词措辞　的变化依据情况而定，常见以下几种：　（１）写给单位、团体或不相识的：　Ｔｒｕｌｙ　ｙｏｕｒｓ；Ｆａｉｔｈｆｕｌｌｙ　ｙｏｕｒｓ，　（２）写给尊长或上级的：　Ｒｅｓｐｅｃｔｆｕｌｌｙ　ｙｏｕｒｓ；Ｇｒａｔｅｆｕｌｌｙ　ｙｏｕｒｓ；Ａｐｐｒｅｃｉａｔｉｖｅｌｙ　ｙｏｕｒｓ，　（３）写给熟人或朋友的：　Ｙｏｕｒｓ；Ｙｏｕｒｓ　ｅｖｅｒ；Ｙｏｕｒｓ　ｆｒａｔｅｒｎａｌｌｙ；Ｙｏｕｒｓ　ｃｏｒｄｉａｌｌｙ；Ｙｏｕｒｓ　ｄｅｖｏｔｅｄｌｙ；　（４）写给亲戚或密友的：　Ｙｏｕｒｓ；Ｙｏｕｒｓ　ｅｖｅｒ；Ｙｏｕｒｓ　ａｆｆｅｃｔｉｏｎａｔｅｌｙ；Ｙｏｕｒｓ　ｄｅｖｏｔｅｄ　ｆｒｉｅｎｄ；Ｌｏｖｉｎｇｌｙ　ｙｏｕｒｓ；Ｙｏｕｒｓ　ｌｏｖｉｎｇ　ｓｏｎ（ｆａｔｈｅｒ；ｍｏｔｈｅｒ，ｎｅｐｈｅｗ…）　以上各种情况，ｙｏｕｒｓ无论放在前面或是后面都行，但一般不可缩　写或省去。　６．签名（Ｓｉｇｎａｔｕｒｅ）　写信人的亲笔签名常位于结尾礼词正下方一至二行。即使是打印　的正式书信，签名也应用手写。除非是给很熟悉的人写信，签名一般须　写出全名，职称、职务可在签名下方。签名常常较潦草，不易辨认，因此　在签名的正下方须打印出全名。在齐头式中齐头写；在缩行式和混合式　中位于信纸正中或偏右。　７．附件（Ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ）　附在信后的附属资料。可缩写为Ｅｎｃｌｓ．。写法视书信的格式而定。　如果信中还附寄有简历、照片等材料，可在此注明，标注时可以只　标注有几份附件，也可以标明是什么材料。　如：Ｅｎｃｌｏｓｕｒｅｓ（３）；或Ｅｎｃｌｏｓｕｒｅｓ：Ｒｅｓｕｍｅ　Ｔｒａｎｓｃｒｉｐｔ　Ｐｈｏｔｏ　

基金项目：本文系２００８年度西昌学院院内资助科研项目，项目号：ＸＢ０８０２。　作者简介：王芹（１９７２一）女，讲师，英语语言文学硕士，主要从事英语教学和研究。　

８．又及（Ｐｏｓｔｓｃｒｉｐｔ）　也可称为附言。可缩写为Ｐ．ｓ．或Ｐｓ。指正文中漏写了某事，或者需　科技信息　博士・专家论坛　要提醒一下收信人，可以把需要补写的内容简短的写在附言中。如：Ｐ．　Ｓ．Ｉ　ｊｕｓｔ　ｒｅｃｅｉｖｅｄ　ｙｏｕｒ　ｌｅｔｔｅｒ　ｔ　ｔｏｏｋ　２０　ｄａｙｓ　ｔｏ　ｇｅｔ　ｈｅｒｅ．　二、英文书信的格式　书信的书写格式一般有混合式（Ｍｏｄｉｆｉｅｄ　Ｓｔｙｌｅ）、齐头式（Ｂｌｏｃｋｅｄ　Ｓｔｙｌｅ）和缩行式（Ｉｎｄｅｎｔｅｄ　Ｓｔｙｌｅ）三种。　１．混合式（Ｍｏｄｉｆｉｅｄ　Ｓｔｙｌｅ）　混合式又称混排式或改良式。这种排列方式是目前最为流行的英　文书信格式，它将信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，信内地址　和称谓排在左边，但每个要素分行时都不向右缩人；正文每段开始缩进　五个英文字母，而段与段之间可不空行。这种形式较匀称美观。　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｅｎｇｌｉｓｈ　Ｓｉｃｈｕａｎ　Ｎｏｒｍａｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｃｈｅｎｇｄｕ，Ｓｉｃｈｕａｎ，６１００６８　Ｐ．Ｒ．Ｃｈｉｎａ　Ｊｕｎｅ　２５，２００６　

：Ｄｉｒｅｃｔｏｒ　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｇｅｏｌｏｇｙ　Ｃｏｌｕｍｂｉａ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｎｅｗ　Ｙｏｒｋ，ＮＹ，１００２７　Ｕ．Ｓ．Ａ．　Ｄｅａｒ　Ｐｒｏｆｅｓｓｏｒ：　Ｔｈｉｓ　ｉｓ　ａ　ｒｅｑｕｅｓｔ　ｆｏｒ　ａｄｍｉｔｔａｎｃｅ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ａｓ　ａ　ｖｉｓｉｔｉｎｇ　ｓｃｈｏｌａｒ．Ｉ　ｈｏｐｅ　ｉｔ　ｗｉｌｌ　ｂｅ　ｐｏｓｓｉｂｌｅ　ｆｏｒ　ｍｅ　ｔｏ　ｔａｋｅ　ｓｏｍｅ　ｃｏｕｒｓｅｓ　ａｎｄ　ａｌｓｏ　ｄｏ　ｒｅｓｅａｒｃｈ　ｉｎ　ｙｏｕｒ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ．　Ｏｕｒ　ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　ｗｉｌｌ　ｐｒｏｖｉｄｅ　ｍｅ　ｗｉｔｈ　ａｌｌ　ｔｒａｖｅｌｉｎｇ　ａｎｄ　ｌｉｖｉｎｇ　ｅｘｐｅｎｓｅｓ．　；　Ｅｎｃｌｏｓｅｄ　ｐｌｅａｓｅ　ｆｉｎｄ　ｍｙ　ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｔｈｒｅｅ　ｌｅｔｔｅｒｓ　ｏｆ　ｒｅｃｏｍｍｅｎｄａｔｉｏｎ　ｗｈｉｃｈ　Ｉ　ｈｏｐｅ　ｙｏｕ　ｗｉｌｌ　ｆｉｎｄ　ｓａｔｉｓｆａｃｔｏｒｙ．　Ｔｈａｎｋ　ｙｏｕ　ｆｏｒ　ｙｏｕｒ　ｋｉｎｄ　ｃｏｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎ．Ｉ　ｌｏｏｋ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　ｒｅｐｌｙ．　Ｓｉｎｃｅｒｅｌｙ　ｙｏｕｒｓ，　Ｙ．Ｌ．Ｈｓｉａ　Ｅｎｃｌｓ：Ｌｅｔｔｅｒｓ　ｏｆ　Ｒｅｃｏｍｍｅｎｄａｔｉｏｎ　Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　Ｆｏｒｍ　２．齐头式（Ｂｌｏｃｋｅｄ　Ｓｔｙｌｅ）　齐头式又称平头式、正排式或垂直式。这种排列的要领在于每个要　素都从左边开始排列，每一行都不向右缩人，因而整封信的左边成一垂　直线而右边参差不齐。这种形式因为打字时不需考虑左边缩进，从而更　事　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｅｎｇｌｉｓｈ　Ｓｉｃｈｕａｎ　Ｎｏｒｍａｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｃｈｅｎｇｄｕ，Ｓｉｃｈｕａｎ，６１００６８　Ｐ．Ｒ．Ｃｈｉｎａ　Ｊｕｎｅ　２５，２００６　Ｄｉｒｅｃｔｏｒ　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｇｅｏｌｏｇｙ　Ｃｏｌｕｍｂｉａ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｎｅｗ　Ｙ０ｒｋ。ＮＹ．１ｏｏ２７　Ｕ．Ｓ．Ａ．　Ｄｅａｒ　Ｐｒｏｆｅｓｓｏｒ，　Ｔｈｉｓ　ｉｓ　ａ　ｒｅｑｕｅｓｔ　ｆｏｒ　ａｄｍｉｔｔａｎｃｅ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ａｓ　ａ　ｖｉｓｉｔｉｎｇ　ｓｃｈｏｌａｒ．Ｉ　Ｊ　ｈｏｐｅ　ｉｔ　ｗｉｌｌ　ｂｅ　ｐｏｓｓｉｂｌｅ　ｆｏｒ　ｍｅ　ｔｏ　ｔａｋｅ　ｓｏｍｅ　ｃｏｕｒｓｅｓ　ａｎｄ　ａｌＳＯ　ｄｏ　ｒｅｓｅ３￣ｃｈ　ｉｎ　ｆ　ｙｏｕｒ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ．　Ｏｕｒ　ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　ｗｉｌｌ　ｐｒｏｖｉｄｅ　ｍｅ　ｗｉｔｈ　ａｌｌ　ｔｒａｖｅｌｉｎｇ　ａｎｄ　ｌｉｖｉｎｇ　ｅｘｐｅｎｓｅｓ．　Ｅｎｃｌｏｓｅｄ　ｐｌｅａｓｅ　ｆｉｎｄ　ｍｙ　ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｔｈｒｅｅ　ｌｅｔｔｅｒｓ　ｏｆ　ｒｅｃｏｍｍｅｎｄａｔｉｏｎ　ｗｈｉｃｈ　Ｉ　ｈｏｐｅ　ｙｏｕ　ｗｉｌｌ　ｆｉｎｄ　ｓａｔｉｓｆａｃｔｏｒｙ．　Ｔｈａｎｋ　ｙｏｕ　ｆｏｒ　ｙｏｕｒ　ｋｉｎｄ　ｃｏｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎ．Ｉ　ｌｏｏｋ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　ｒｅｐｌｙ．　Ｓｉｎｃｅｒｅｌｙ　ｙｏｕｒｓ，　Ｙ．Ｌ．Ｈｓｉａ　Ｅｎｃｌｓ：Ｌｅｔｔｅｒｓ　ｏｆ　ｒｅｃｏｍｍｅｎｄａｔｉｏｎ　３．缩行式（Ｉｎｄｅｎｔｅｄ　Ｓｔｙｌｅ）　缩行式又称斜排式。这种排列的要领在于信头、结尾礼词、签名和　发信人姓名都靠右或偏右，而封内地址和称谓靠左。如果以上任一要素　要分行排列时，后行要比前行缩进两个（或三个）英文字母；正文每段开　始要缩进五个英文字母，段与段之问要空一行。这种形式讲究匀称美　观，是传统的排列范式，目前只有少数英国人喜欢用。　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｅｎｇｌｉｓｈ　Ｓｉｃｈｕａｎ　Ｎｏｒｍａｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ＣｈｅｆＩｇｄｕ，Ｓｉｃｈｕａｎ，６１００６８　Ｐ．Ｒ．Ｃｈｉｎａ　Ｊｕｌｙ　５，２００６　Ｄｉｒｅｃｔｏｒ　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｇｅｏｌｏｇｙ　Ｃｏｌｕｍｂｉａ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｎｅｗ　Ｙｏｒｋ，ＮＹ，１００２７　Ｕ．Ｓ．Ａ．　Ｄｅａｒ　Ｐｒｏｆｅｓｓｏｒ，　Ｔｈｉｓ　ｉｓ　ａ　ｒｅｑｕｅｓｔ　ｆｏｒ　ａｄｍｉｔｔａｎｃｅ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　Ｃｏｌｌｅｇｅ　ａｓ　ａ　ｖｉｓｉｔｉｎｇ　ｓｃｈｏｌａｒ．Ｉ　ｈｏｐｅ　ｉｔ　ｗｉｌｌ　ｂｅ　ｐｏｓｓｉｂｌｅ　ｆｏｒ　ｍｅ　ｔｏ　ｔａｋｅ　ｓｏｍｅ　ｃｏｕｒｓｅｓ　ａｎｄ　ａｌｓｏ　ｄｏ　ｒｅｓｅａｒｃｈ　ｉｎ　ｙｏｕｒ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ．　Ｅｎｃｌｏｓｅｄ　ｐｌｅａｓｅ　ｆｉｎｄ　ｍｙ　ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｔｈｒｅｅ　ｌｅｔｔｅｒｓ　ｏｆ　ｒｅｃｏｍｍｅｎｄａｔｉｏｎ　ｗｈｉｃｈ　Ｉ　ｈｏｐｅ　ｙｏｕ　ｗｉｌｌ　ｆｉｎｄ　ｓａｔｉｓｆａｃｔｏｒｙ．　Ｔｈａｎｋ　ｙｏｕ　ｆｏｒ　ｙｏｕｒ　ｋｉｎｄ　ｃｏｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎ．Ｉ　ｌｏｏｋ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｏ　ｙｏｕｒ　ｒｅｐｌｙ．