配送中心信息系统

第七章配送中心信息系统

学习目标

学习完本章后要求能够：

1.阐述配送中心物流、金流与信息流的相互关系

2.列举物流信息的特点

3.明确物流信息系统规划的原则与方法

4.明确配送中心物流信息系统的一般框架

7.1配送中心物流、金流与信息流的相互关系

7．1 配送中心物流与金流

配送中心运作过程中存在着物流、资金流和信息流。这三种流程，有一些是交叉的，有一些是共有的。三种流程的共同运动，使配送中心不断运转。商品从供应商处运出，商品的所有权发生了转移，同时这一批商品从到达、拆卸入库、储存、出库、拣货、包装、配送、直到客户手中，商品这一连串的运动就构成了物流。在物流的同时，配合着商品的到达、储存、配送，会有一连串的付款、收款动作，现金的流入到流出，就构成了所谓的金流，配送中心的经营，由于固定投资庞大，因此的回收货款、充分的利用设备，是维持配送中心现金周转正常的主要因素。

在商品的流动过程中，配送中心的管理工作可以划分成三大部分，如图7-1所示，由供应商出货到货物运到配送中心，属采购部分，是第一大块工作，这部分的工作包括供应商管理、订购管理、保管管理及付款管理，其目的是保证配送中心商品货源供应。

商品到货拆柜、入库、储位管理、加工管理、拣货到包装完成准备出货，这些作业是配送中心内的基本工作，这是第二大块工作，此外将订单排序，满足客户所要求的品相与数量，也属于这块工作中的内容。商品包装好了之后，按照客户所在地点或指定地点，将商品送达客户手中，如果有问题时就要及时处理，这是配送中心发货或是配货工作，是配送中心的第三大块工作，工作的主要内容有客户管理、订单管理、配送管理、回收管理、收款管理与客户投诉处理。配送中心所划分出来的各个作业单位，都是管理商品移动的一部分，因此作业协调的好坏，直接影响到配送中心营运的效率与竞争力，各项作业除了要维持物流的顺畅外，更要考虑时间的因素，如何缩短动线的长度、减少处理时间，是每个配送中心最大的挑战。

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信息流

金流物流

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7．1．2 配送中心物流与信息流

在物流与金流运转的同时，还有信息流。信息流是指适时准确、快速地由控制点输入信息，经过处理分类后，再适时、准确、快速地送达信息需要的地方。在配送中心的运作中，物流与资金流运转的基础，其实就是一套有效的管理信息系统。从商品的订购开始，订购部门就需准确地知道现有的库存量，已订购数量及预测客户需求的速率，这样才能以最小的库存量来满足客户，任何作业点的信息不足或错误，都会造成积压库存或是缺货。

在储存管理方面，更是不可缺少信息，从商品入库就需明确地指示每个栈板的存放位置，出货前需要知道每种商品本次拣货的总需求量和目前货架上尚有的数量，以便计算出需要补货的品项与数量，否则拣货时遇有缺货，就会大大的减低出货的效率。在配售方面，业务员在接收客户订单时，必须立即清查手中尚余数量，以确定是否可满足客户24小时送达的服务原则，若有缺货，要立即告知客户，何时会有货？何时可送达？这些动态的经营管理运作的指令，都需要有效的信息系统支援。

在图7-1中所表示的各个阶段的信息输入，表现在外就是各种表单或指令，或是条码的输入等，如订货单、出货单等，信息系统的设计，连线与实际运转，不是那么简单的事情，工作中包括模块的划分与设计、信息处理的顺序与时机的设定、效率的分析、资料的保密、安全与备份的管理、各项管理工作中所需的信息的分析与归整等多项内容。配送中心运作的顺畅与否，取决于信息流的是否能有效运行。配送中心所处理的商品，少则数百项，多则数千项，其信息的传送，靠人工和表单是绝不可能的事，所以配送中心的规划中，一个合理、完整而有效的的信息系统规划，是绝对必要的。未来配送中心的竞争，就是建立在信息系统之上。

配送中心信息流的处理，远比物流与金流的处理来得困难、复杂，物流与金流的运转是有实体可依循的，而信息流的处理比较抽象，也没有明确的指标可以衡量一个信息系统的好坏，而在物流与金流衡量中却有许多指标，如：存货周转率、储位利用率、账款回收时间等，可以用这些指标来比较流程的有效程度。在信息流方面，各个公司处理方式都不相同，什么是好的信息系统，没有明确的定义，勉强找出一些指标，如信息错误率、当机率等，也不能完全表示出信息系统的绩效；同时信息流的处理，还有一个较困难之处就是当系统软硬件选定、开发、上线后，如果有错误，调整、修改也比较困难，因为信息系统的运作牵涉到人员的训练、处理的习惯、各单位间配合，所以必须事先做好信息系统的规划。以下就从配送中心对信息质量的要求、物流信息的特征开始，讨论配送中心的信息系统的规划和基本架构。

7.2配送中心物流信息的特性

各个不同业态的信息系统都有不同的特性，如：证券交易所的信息系统对可靠性的要求就非常高；银行的信息系统则对可靠性及当机率的恢复性要求严格，绝对不能漏失任何一笔交易，配送中心的信息系统也是同样。在流通业，基本上是以服务客户为主的行业，对本身各项商品状态的掌握与客户需求信息的提供，都是首要的考虑。一般而言，物流业的信息系统，具有下列一般信息系统不同的地方：

7.2.1信息收集的密集性

在配送中心，商品的移动与处理，每一步骤都要有记录，这也就是是前面所说的控制点。如：大家熟知的DHL或FederalExpress，自收件后就通过条码一路记载其位置状态，任何时间客户询问都可回答出文件在何处，何时可送到,而不是仅知道在递送中,配送中心的营运也是如此。信息系统应能追踪每张订单目前的处理状态、货品还需要的处理时间,以便回答客户的询问，并精确的掌控送货时间,以满足客户的需求。

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7.2.2信息的详细性

在配送中心的日常营运中，各个管理阶层都需要详细的信息决来做决策，不像大多数信息系统仅对高层管理人员仅提供完整的信息，如银行各分行对总行仅提供存放款总额，总行各阶管理者不需要知道分行中各客户头的进出情况。可是在配送中心绝大多数的情形下，管理各阶层都需要了解到底哪种商品缺货，或是哪条路线送货延误，哪个客户的订单有抱怨，知道了真正的原因后，才能采取改善的方案。对每个客户而言，每个项目、每张订单都很重要。所以配送中心完整的信息如：储位空间比率，24小时订单送运率等，是在分析长期经营策略时才有用，平时更多是需要提供详细的信息。

7.2.3信息的动态性:

配送中心的信息系统除了提供各种商品的库存量、配送时间、价格、已订购商品等信息外,最主要的功能是希望随着营运状态的变化，随时提供最新的信息。例如，接订单时，掌握了库存信息后，还需扣除已接受但尚未到货的数量，再加上下批次拣货前可能的到货数量，这样才能决定是否有足够的数量满足新订单需求。当然最好还能预估下批次拣货的时间、总重量与数量，检查配送车辆的载运能量是否能满足要求，计算出订单的可能送货时间，甚至通过无线电话或是全球定位系统(GPS;GlobalPositioning System)随时掌控每辆货车的位置，这种高度动态性的要求并非一般管理信息系统所需要的，但在配送中心这正是提供客户完整而及时的服务的关键所在。

7.2.4数学模型的使用

一般的信息系统通常仅将交易资料做成一些报表,很少用在作业研究上用到所学到的数学模型,如线性规划、动态规划、最小路径、系统模拟等，但这些模型对配送中心的日常营运却十分管用。例如，诸位管理中提到每一商品栈板的摆放位置，需要考虑该项商品客户需求的频率。日常需要的，应放置于靠近出口处，希望能在长时间运转下，吊车取货的平均行走行距离或取货时间最短。但因商品不停的进出，订单到达与需求量都是随机的，所以必须有数学模型来统计分析目前的状态，以决定每一商品栈板的最佳摆放位置，碰上商品数目变更，或订单状态改变，还需要不停地调整。

其它的如拣货时间的预估、各订单包装材料的预估、配送车辆路线的弹性调度，都是不是人力可以判断的。借助于良好的数学模型与电脑快速的计算能力，就可以减少误差。数学模型的建立与使用，是配送中心信息系统中能够直接支援第一线决策，达到提升效率的重要手段，这是与一般信息系统在决策支援高层管理时才使用模型预测与分析不同的。了解了配送中心信息系统的特性后，在信息系统的规划、开发与上线，甚至维护上，就可以作较为安全的设计。

7.3配送中心物流信息系统的规划

7.3.1以流程为基础进行信息系统的规划

自1993年Michael Hammer出版了《企业再造》（REENGINEERING THE CORPOATION）一书后，企业界兴起了一片改造之风，主要是因为多年来功能式的组织结构没有发挥专业分工应有的效益，反而延滞了组织的效率，其间的灰色地带、本位主义，给客户造成了客户无所适从的感觉。而Hammer的书中，希望企业以流程的角度来看组织的功能，以重新设计组织流程来提升效率，改善组织的反应时间，提高客户的满意度。

流通业本身并不生产任何东西，仅是处理商品由生产者到消费者中间这一段通路，所以流程的长短、效率的重要性不言而喻。在前面，介绍了物流、金流及信息流，配送中心的运作情形，其实正是以流程的观念来看配送中心的营运，我们只要盯住某一个实体,观察它在整个移动

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