公司举办大型活动操作指引(一稿)

炎帝生物大型活动操作指引

目录

一、指引说明....................................

二、适用范围....................................

三、活动组织流程................................

（一）事前准备..................................

（二）事中管控..................................

（三）事后评估..................................

四、注意事项

（一）工作小组任务分配表

（二）会场布置方案

五、工具表单样板（设计中……）

（一）邀请函（二）座席卡（三）签到表（四）车辆分配表（五）用餐分配表（六）住宿分配表（七）路径指向牌（八）活动综合流程表（简版，详版，含人员分工、预算、物资总结）（九）车辆标识卡（十）会后感谢函（十一）意见反馈表（十二）活动指南（吃喝玩乐行，待定）……

一、指引说明

为适应公司及市场迅猛发展需要下的活动规划要求，掌握大型活动的各项流程，更好地完成公司所有大型活动的管理实施、服务保障工作，特编写了《炎帝生物大型活动操作指引》供大家参考，内容主要包含组织大型活动中（事前准备，事中管控，事后评估）各项标准化工作及相关注意事项。并作为公司《会务手册》的补充。因各种主客观原因所限，内容仍须完善。凡遇到计划赶不上变化的情况，活动组织者须加强沟通，因地制宜，应变有方。

注：大型活动指400人参与者以上的为界限，涵盖招商培训、新品发布、表彰奖励、纪念庆典、公益联动等各项综合性项目活动的组合。（2013年度暂定为贯穿“百年树人”系列公益主题，1.12启动，2.22祭典，4.1公益行，5.25八周年，……12.26获牌二周年暨毛泽东诞辰120周年）

二、适用范围

本指引适用于公司及市场举办大型活动。

现阶段暂定总公司所在地株洲之活动场所要求：

三、活动组织流程

一）事前准备（提前两个月或一个月筹划准备）

1、确定活动主题及规模（一般提前2月，至少提前1个月，含确定活动名

称；活动规模及规格；时间与会场会期；人员组织架构；还要明确活动所需设备工具；如何安排食住行等）

2、策划活动方案，包括人员分工物资要求及经费预算（至少前四周落实，

部分临时以签呈形式体现，发放相关项目人员）样板工具

3、寻找合作伙伴和考察场地（活动前四周执行，有预案场地最佳）

4、第一次动员会议（活动前四周，调整活动流程）

5、发布活动通知并处理回执（活动前三周，非正式的可适当提前通告）

6、各小组准备活动物件工具文稿材料（活动前三周）

7、与活动合作方签约，如场地、舞台、节目等签约（活动前三周，依据实

际情况可适当调整）

8、第二次动员大会（活动前两周，跟进、调整、明确）

9、布置活动现场（前一周，如需搭舞台至少提前四天，在公司举办至少提

早半天进行）

10、现场检查验收

11、行前最后动员（活动前两天，依情况而定）

12、活动彩排（最好有两次以上）

（一）事前准备

12

3

（三）事后评估：

撰写活动纪要，完善宣传文稿，宣传报道（结合网络平面媒介发布）。活动总结。反馈工作。活动文书资料工具立项归档。

补充：表A：

表B ：会场布置方案

根据场地、人数、位置合理安排会场

1、剧院式：

在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。

◆ 特点：最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人

数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。 ◆ 适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。 ◆ 作为参会人员比较多的情况下，场地布置的首选。

2、课桌式：

会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V ”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。

◆ 此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资

料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。

◆ 适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等，这种形式便于听众作记录。

3、宴会式（围桌式）：

◆ 适用于中式宴会，如答谢会、招待会、茶话会等

4、回字型：

将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。

◆此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上

摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；

◆此种会议场地布置方式容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。

5、“U”型：

将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰；不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言。

◆适合讨论性的会议或者互动性很强的培训。

6、鸡尾酒会式：

以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式，自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围会议摆

7、鱼骨型：

将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，在桌子的周围摆放座椅，组与组之间留出走路的间隔，使整体样式显现出一种鱼骨的形状。

8、董事会：

圆形或椭圆形大会议桌，周围摆放座椅。按照主次落座。备注：适合人数较少。档次较高的会议要求，距离较近，容易产生近距离的交流感。

摆台标准

◆有桌布或椅布先要铺好，要保持桌面干净平整。

◆摆好座椅，侧看使其在一条直线上。

◆每位摆放一份纸，纸的下方沿桌面下方摆齐。

◆铅笔放在纸的右侧，且与桌面下方对齐。

◆茶碟放在纸的45°角上方，茶杯放在茶碟上，手柄统一朝右，摆放整齐，侧看成一条直线。

◆如果需要摆桌签（席卡），则放在纸的正上面约2CM处。

◆如果是多个桌子拼接的会议台，须特别注意座位不能摆放在桌脚连接的中间位置，避免造成与会

者不便。