档案室如何编写归档说明
文书档案整理情况说明
1.机关文书档案“归档说明”如何写机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。
建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。
2.如何写整理档案的文书报告2008年度文书档案整理报告2008年文书档案根据文件的重要性程度，分为永久卷，长期卷，短期卷，共计35卷，其中永久8卷，长期10卷，短期17卷。
公司重大人事调整、股东会、董事会和经理办公会议记录，重大决议、经营方案、规划等列为永久卷范围；上级文件、年度总结、计划等列为长期卷；一般性会议通知、文件、汇报材料等列为短期卷。
现已按永久卷，长期卷，短期卷初步整理分类，接下来去粗求精，分册装订，撰写目录等，预计7月20日前完成全部工作。
这次2008年度文书档案整理工作对我来说是第一次尝试，我将努力做好，同时这一工作得到了办公室张主任的大力支持和鼓励。
但是，整理工作也遇到一些困难：如各部门交来的材料不全，文件缺损，希领导给予督促有关部门大力合作，帮助我完成公司2008年度文书档案整理工作。
3.如何管理文件档案1.1.1.2不宜由各部门保管，应直接交存档案室的文件材料。
1.1.1.3公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。
1.1.1.4公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。
1.1.1.5本公司的科学技术专业文件。
1.1.2档案整理方法 1.1.2.1各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。
1.1.2.2各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。
1.3.4.2非密级档案是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。
档案归档的一般规则(WORD17页)【范例】
档案归档的一般规则什么是档案？档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
档案是由文件转化而来的。
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
档案和文件既有联系，又有区别。
档案是历史的文件，是具有一定保存价值的文件，是经过分类组合的文件。
因此，可以这样说：文件是档案的细胞，档案是文件的结合体；文件是档案的基础，档案是文件的精华。
根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。
比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。
什么是文书档案？文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
一、文书档案文书档案的立卷归档，大约经历了这几个阶段：上世纪90年代前，以发文单位级别组卷装订归档；上世纪90年代，以问题（机构）-年代组卷装订归档；进入21世纪，采取以件为单位装订归档；2007年开始，改以前的永久-长期-短期为永久-定期（30年、10年）。
（一）、问题（机构）-年代组卷归档的一般流程1、准备工作1）、文件、资料的收集工作：凡在工作中形成的、已经办理完毕的、具有保存价值的各种类型、载体的文件材料都必须归档。
归档的重点是本单位制成的，上下级单位及其它单位针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。
凡属归档范围的包括同一个单位，同一个部门，同一项工作，同一个问题的文件材料以及同一份文件的请示与批复、来文与复文、印件与定稿、正件与附件、转发文件与原件，均应收集齐全完整。
文书档案归档总结-概述说明以及解释
文书档案归档总结-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分主要介绍了文书档案归档在各个领域中的重要性和必要性。
文书档案归档是指将文件按照一定的规则和标准进行分类、整理和存档的过程，旨在方便管理和查阅。
在日常工作和学习中，我们需要处理大量的文件和资料，如果没有有效的归档方法，就会导致文件遗失、查找困难等问题。
因此，文书档案归档的工作是非常重要的，不仅可以提高工作效率，还可以保证文件的完整性和准确性。
本文将重点介绍文书档案归档的定义、概念、流程、方法、管理和维护等方面内容，希望通过对文书档案归档这一重要议题的深入探讨，为读者提供更为全面和系统的了解，从而更好地应用到日常工作和学习中。
1.2 文书档案归档的重要性文书档案归档是组织中一个非常重要的环节，其重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：文书档案归档可以帮助组织更好地管理和利用大量的文件和资料，避免了文件混乱、难以查找的情况，提高了工作效率和工作质量。
2. 保障信息安全：文书档案归档可以有效地保障组织的信息安全，保护重要文件不被泄露或丢失，防止信息外泄的风险。
3. 遵守法规要求：各行各业都有着严格的法规规定要求组织对文书档案进行合理管理和归档，这不仅可以让组织规范自身行为，还可以避免因未按照规定管理文件而导致的法律风险。
4. 节约资源：通过文书档案归档，可以避免重复性工作和资源浪费，提高资源的有效利用率，降低管理成本，达到节约资源的目的。
因此，文书档案归档对于组织来说是至关重要的，它不仅可以提高工作效率、保障信息安全，还可以帮助组织更好地遵守法规要求，节约资源，为组织的稳定发展提供有力支持。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨文书档案归档在组织管理中的作用和价值，以及为什么文书档案归档对于组织的运作至关重要。
通过对文书档案归档的概念、流程、方法、管理和维护进行研究和总结，为各类组织提供更加有效和高效的文书档案管理方案。
同时，本研究旨在探讨文书档案归档在数字化时代的发展趋势和未来展望，为组织在数字化转型中提供支持和指导。
资料归档情况说明
资料归档情况说明说明新都区城市建设档案室：由于福茂.红树林4-12#楼部分文字资料原件为共用资料，现将其全部存放于4＃楼资料内，其中包括：1、图纸会审纪要；2、施工组织设计审批表；3、钢材、水泥、砖、砂、石、防水材料、外墙砖、门窗、乳胶漆等汇总表、合格证（质量证明书）及试验报告；4、设计变更通知单、技术核定单；5、竣工验收会议纪要、签到表；6、水电产品合格证汇总表、质量证明书、试验单；成都福茂房地产开发有限公司年月日以下资料为赠送资料：《滴水之中见精神》主题班会教案活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。
活动过程：1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回答：“愿意！”主持人口述谜语：“双手抓不起，一刀劈不开，煮饭和洗衣，都要请它来。
”主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。
听大家说，我的用处可大了，是真的吗？”主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。
水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。
”甲：如果没有水，我们人类就无法生存。
小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。
花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。
主持人：下面请听快板《水的用处真叫大》竹板一敲来说话，水的用处真叫大；洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚，煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。
栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸；鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它；采煤发电要靠它，京城美化更要它。
主持人：同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。
乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。
丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。
2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？（1）（生）：我要节约用水，保护水源。
城建档案归档说明
此表请至于档案第一卷首页，由移交单位填写，主要依据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001的要求，对该档案的完整性、准确性进行评价；对档案存在的问题、参与档案整编的单位及人员等情况做简要说明。
此说明一式两份
西安市沁水新城一期工程酒店工程档案，系依据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001的要求，对本工程从项目立项、设计、施工直至竣工验收的全过程所形成的完整、有效的工程文件，进行了详细的分类整编，分别组卷。共包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五部分，其内容真实、准确的反映了本工程实施过程中各个阶段的实际情况。可对本工程实施过程进行全程追溯。
本档案由陕西兄弟置业有限公司、陕西建科建设监理有限责任公司和江西临川建筑安装总公司西安分公司协同整编、移交。参与整编的技术人员主要有：
陕西兄弟置业有限公司副总经理余仲年工程师；
陕西建科建设监理有限责任公司资料员刘家荣助理工程师Байду номын сангаас
江西临川建筑安装总公司西安分公司郭友萍助理工程师
备注：因酒店公寓（C-1＃楼）属酒店项目待装饰后一次性进行消防验收。
单位盖章
填表人（）
年月日
共页此页为第页
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
档案归档规范说明
系统的字段，通过档案室人员审核之后，部门资料员填写档案移交登记表，部门资料员移交档案完成。
部门资料员应及时地将部门档案移交至档案室，若在完成档案移交手续之前因部门资料员保管不善导致档案遗失、损毁或秘密信息泄漏等，由部门资料员承担有关责任；若在档案移交至档案室后，因档案室管理员保管不善导致档案遗失、损毁或秘密信息泄漏等，由档案室管理员承担有关责任。
具体追责实施办法可参照《中华人民共和国档案法》。
如何编制监理档案资料监理档案归档标准和要求
(2) 监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、 设计、 施工、 监理等方面 的技术规范、标准和规程。
(3) 监理文件应采用耐久性强的书写材料， 如：碳素墨水、 蓝黑墨水， 不得用易褪色 的书写材料，如： 红色墨水、 纯蓝墨水、 圆珠笔等。
(4) 监理文件应字迹清楚、 图样清晰、 图表整洁、 签字盖章手续完备。
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目录
一、流程框架 二、流程各节点工作内容及要求 三、表单记录及填表说明
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下面为大家分享些关于资料整理归档的经验及档案管理的资料： 1、资料的编写、整理要有专人负责（总监代表或专监），不能全依靠资料员， 并定期自查； 2、一个新项目的开始准备阶段就要到当地档案馆、质监站、安监站了解当地的 一些要求，以及业主单位竣工验收后需要哪些资料，并按照公司要求建立好资料台 账包括安全台账，在施工过程中逐步完善相关资料，确保项目完成后第一时间内将 资料移交业主或档案馆； 3、施工过程中及时将资料完善，尽量做到资料与工程同步，针对公司检查、地 方建设行政主管部门检查做到资料有针对性； 4、上海市监理用表填写方式；监理用表填写方式.doc 5、竣工资料移交目录；档案馆 目录.xls
SPM_2018年度第二期 工程监理项目部骨干人员专修班培训
监理业务标准操作讨论之 如何编制监理档案资料监理档案归档标准和要求-万东东
目录
一、流程框架 二、流程各节点工作内容及要求 三、表单记录及填表说明
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一、流程框架 二、流程各节点工作内容及要求 三、表单记录及填表说明
文书档案立卷归档操作说明
文书档案立卷归档操作说明一、收集范围根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整，做到真实、准确、系统。
二、组卷（一）卷的构成。
各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。
归档文件一般以一个事由归一卷，按文件形成先后顺序排列。
（二）卷内文件排序。
正本（红头文件）与定稿（包括法律法规重要文件的历次修改稿）为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文本为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；来文与复文（请示与批复，函与复函等）为一件，复文在前，来文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；收文处理用纸与来文为一件，收文处理用纸在前，来文在后；内部请示、报告（签报用纸）为一件。
三、分类方法按照“年度－机构－保管期限”三级分类。
（一）按年度分类。
将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。
临时性机构形成的文件，视情况可以按年度立卷，也可以放在工作结束的年度立卷。
（二）按机构分类。
将文件按其形成或承办部门分类，涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门，其他部门将相应的复制件归档。
（三）按保管期限分类。
根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久、30年、10年。
不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。
四、修整（一）凡是破损，字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。
（二）不得用废纸打印文件、立卷归档（若不慎有用废纸打印的情况，应用铅笔将废弃一面划掉）。
（三）过小的纸张应加贴A4衬纸；装订部位有字迹或过窄应加贴纸边，胶水应干透；纸张大于卷面的文件应折叠整齐。
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
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档案室如何编写归档说明
根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、
《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本
单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行归档整
理后，还应编写归档说明。其内容包括：
一、领导班子及内设机构、人员情况
1、行政领导
2、内设机构及人员
二、主要工作情况（职责）
三、归档整理的原则：根据文件材料的形成规律和特点，
保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
归档整理的方法：根据上述原则，分别采取不同的方法
进行归档整理。
1、文书档案：按年度——保管期限归档整理
2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）
立卷。
3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。
4、声像档案：按问题立卷。
5、实物档案：按类别立卷。
如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保
管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按
期限分永久、30年、10年三类。
四、归档范围
1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各
种载体文件、图表、声像材料。
2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。
五、案卷数量本年度形成文书档案 盒 件，其中永久
盒 件，定期30年 盒 件，定期10年 盒 件。
六、立卷人和立卷时间
立卷人：
立卷时间：