接待及礼品使用管理制度

c. 尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

d. 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的

方式道歉。

7. 接待内容和程序

7.1申请：重点接待任务需弄清来宾的基本情况，

含单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班，确定接待内容和要求，填写《接待申请单》（见附表一）报总裁批准。时间紧迫时，或接待内容简单的可先行接待，事后填报《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》（见附表二）报批即可。

7.2接待准备：申请人将《接待申请单》给接待主

管，时间紧迫时可口头通知接待主管，并一起准备接待工作，按客人来访目的、要求和公司规定做好接待准备工作。

7.3安排迎接客人、安排见面、会谈、宴会、住宿、

礼品和活动等。

7.4送别：根据客人意见，预定车、机票，话别送

行，派人派车送至车站或机场，或派专车送至返程目的地。

7.5如有必要合影，应事先安排主要合影人员顺次

和拍摄位置。合影一般主人居中，按主宾顺序，以主人右手边为上位，主客双方间隔排列。

7.6接待核销：接待完毕，将剩余烟酒礼品退还，

并据实填写《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》报批。如在外地组织招待及宴请，出差返回公司应及时填写核销单，所有招待费用票据须由接待主管审核签字（若超标需总裁审核签字），财务方可报销。

7.7小结：每次较重要接待完成后进行一次小结，

以便总结经验，改进后续工作。

8. 接待标准

接待标准详见附表三《接待标准表》。

9. 礼品（烟、酒、茶叶等）管理规定9.1礼品的采购计划编制、保管、领用、核销、统

计、管理台帐（见附表四）建立等管理由集团办公室接待主管负责，其采购另由专人负责。每月最后一个工作日由财务部组织礼品库存盘底，盘底无误后将统计报表报总裁审阅。若账物不符，由公司调查处理。

9.2采购计划：一般应按月计划，总裁批准后安排

采购，用量大时应及时补充计划。

9.3领取、核销

a. 申请用烟酒等礼品需填写《业务应酬及烟酒礼品

使用登记、核销单》，接待任务完成或出差返回后须立即办理核销，前单不销后单不借。

b. 接待主管负责对招待费及礼品使用监督和审核

把关。

9.4烟酒的使用范围及审批

a. 各类会议、各验收现场等情况：经大区负责人或

部长级领导批准。

b. 宴请发烟：经总裁批准，特殊情况可事后报告。

c. 送礼：经总裁批准，特殊情况可事后报告。

d. 工作需要公司内人员自己使用烟时，原则上只能

共用一包。

e. 其它需要用烟酒的情形。

10. 罚则

10.1虚报、假报烟酒礼品使用去向者，一经发现，

除追缴损失外，并处以十倍罚款。

10.2对未严格按本制度执行的，视情况每次罚责任

人100-500元，擅自执行走样的，每次罚责任

人20-200元。

11. 附表

附表一：《接待申请单》

附表二：《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销

单》

附表三：《接待标准表》

附表四：《烟酒礼品管理台帐》

附表一

接待申请单接待等级：□A □B □C □D □E

附表二

业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单

部门或公司：年月日

附表三

接待标准表

附表四

烟酒礼品管理台帐

品名：库存数量：年月日