公文写作

一 引言 据《商报》2007年9月某日报道；一字之差，使温州某皮革公司损失几十万。企业面临破产。原因是该公司与外商签定供货合同文本时，用字不慎。定和订的差异、歧义所造成。此新闻在社会上曾引起轩然大波和广泛议论。

又上海某星级酒店08年春节也犯下同样错误，订房客户临时变卦并索取订金。不仅使酒店若上官司蒙受经济损失，还浪费宝贵时间、资源。

此种种文本、经济合同、票面单据的频频失误引起人们的高度警觉。意识到提高经营管理人员书写行文水平的紧迫性、必要性和严重性。尤其是引起从事企事业单位行政工作人员的普遍关注；愈加意识到写作拟稿在行政管理工作中的重要性。

一 写作在行政工作中日显重要 在改革开放大潮的浩繁篇章中，这个小题目似乎是老生常谈的话题。往往不被人们重视。其实，事实严酷地提醒人们，写作在人们社会活动中不可忽视的作用和不可替代的地位。现在，为了弄清这个“小”问题的意义所在，我们首先有必要弄明白行政管理的工作内容和职责范围。

1，当然，要知道行政管理的工作内容和职责范围。我们首先要重温一下行政管理工作的定义范畴。众所周知；行政管理，是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。也可以泛指为；一切企业、事业单位的行政事务管理工作。从广义来讲，那就是指一切社会组织、团体对有有关事务的治理、管理和执行的社会活动。那好，我们既然知道了行政管理是人类改造社会的实践活动一个领域，我们不妨根据它的规律性和功能性来了解和熟悉它的工作内容和职责范围。当然，对于不同的公司来说，行政管理工作职责是不一样的。但是主要的工作职责还是有如下共同点： 1）准备有关行政问题解决方案、年度报告等文件；2）管理公司内部相关的文件；固定资产管理、办公用品采购等行政工作。3）分析运营实践中出现的问题，制定新的工作流程或就原有的流程进行改进；4）向员工传达相关制度；5）优化工作流程，简化汇报程序，降低成本；6）会务安排 7.）人事档案，文件管理，社保，医保，考核，传达文件，会议记录8）.配合人事招聘,录用,评估,辞退等相关事宜.9）.协助办公室事务管理10.）前台工作：电话转接 、专业书籍、资料管理、文件复印、传真整理、快件寄送、 签收、来宾接待、其它的文秘工作。

根据多年的学习、实践，我曾将行政助理工作归纳为四个字，即，上传、下达。随着社会发展；随着电子计算机的网络化和行政管理信息系统的建立，行政管理逐步进入了现代化和自动化，实现了在线信息处理。于是，根据与时俱进理念，我把行政管理工作总结为六字；那就是，行文、书写，敲键。那么，既然要拟稿，要整理文件，要记录，要起草报告，要制定方案，要签发签收文本，那就必然要动笔，那就必定牵连着写作。所以，我们说写作是行文书稿的基础。下面我们不妨稍加叙说。

2 ，我们都知道语言对话和书面交流是人们开展日常生活和社会活动的必须！显而易见，写作在人们日常生活中时刻难以离开，更是一切行文撰稿的基础。 为了配合世博的召开，前些日在整顿市容市貌工作中，大学教授居然被请去查店招，更正路名。这一查，令国人汗颜，大街小巷中，异义错字，谐音字竟比比皆是。例如将蕃瓜弄写成番瓜弄。而番愚路标为PANYU等。据传行路人因一字之差，多跑冤枉路。我在本文开头所举的两例也充分说明了在签定合同时正是因用字不慎，从而造成直接经济损失。更有甚者，因写错人名，银行提不出款，公安局抓错对象···凡此种种，枚不胜举。

从以上案例不难看出，写作水平高低，用词遣句正确与否并非小题大做，也不是可有可无的事。它的失误小则造成经济损失，大到伤害人身安全，从而衍生出社会和谐问题。尤其是当今社会，计算机的普遍使用，更容易使人们忽视用正确的文字来写作。如果说在一般日常生活中疏忽了写作的重要性，还情有可愿的话，那么在政府机关，企事业的行政管理中，写作正确与否,水平高低就显现出必不可少的重要了。

3， 那么，为什么说写作在行政管理中日显重要呢。前面我们已提到，所谓行政管理工作者几乎无时无刻不在与公文打交道。也就是说，分分秒秒离不开文字的描述和记载。一字之差往往会造成重大失误。尤其是当前随着改革的深入，开放程度的扩大。政策法令的增繁，体制改革、对外贸易的增多、管理对象的增加，这就迫使行政公文的频繁增补和使用。并且，又因行政公文特定的规范性、政治性，和权威性，迫使行政管理工作必须具备可靠性，必须要求管理者有更高的文字处理能力、更为扎实的语言文字的基本功。前面的例子已充分证明这一点。人们常说“差之毫厘，失之千里”也就是这个意思。行政管理者不单单是抄抄写写，舞文弄笔，敲敲键盘的事，而是要讲究管理的效能和效率。它通过计划、组织、指令、控制、协调、监督等方式，最优地实现预定的国家、企事业单位任务，并达到最佳的经济效率和应有的社会效果。

二 写作在行政管理中的体现。 既然强调写作在行政管理工作中如此重要，那么写作在行政管理中的体现该从那些方面去重视从而做到防微杜渐、避免失误呢？，要说清这个问题，我们首先必须知道写作的重要性在管理工作过程中究竟体现在那几个基本方面。下面，我们不妨简略地稍加论述。

（一）就是行政文书的准确性。 我们说在行文书写中修辞修饰可以忽略。但必需首先考虑用词遣句的准确无误。曾听到过一则生活中笑话，一个寄宿高中生写信给家乡父母，信中写；···爸妈，儿已平安到校，吃了一吨饭，碰到雨天，别人都有命，就我没命。望爸妈给我寄点钱买命···该学生父母接信后大吃一惊，后经人仔细分析，明白此子写错了字，用了别字。一“顿”饭被写成“吨”。“伞”被写成“命”。此笑话曾被语文教师们举例用在了教学中。 再比如，我们上面提及的合同文本中由于“定”和“订”的运用不当所造成的经济纠纷。 首先，“订金”在法律上并没有严格的界定，从文字的理解上来说，“订”的含义是订立、预订之意。简单地说就是“订金”能退“定金”不能退。可见定金和订金虽只一字之差，但其所产生的法律后果是不一样的。 由此可充分说明，行政公文也好，经济合同也罢，各种协议书都反映了人们在社会活动中的法律关系、行政职责、经济权益。所以在行文中，必定要文意清晰，用词准确。任何模棱两可，含糊不清，表述不当的词语都会给国家，企事业单位，或给当事人留下危机和麻烦。 （二）公文的权威性。

换句话说，也就是可靠性和信任度。实际上，文书表达的准确率是公文具有不可替代的权威性的基础。这两条是相辅相承的。现实生活中人们痛恨和厌恶各种假证件，假票据，假消息，伪证文件，真的达到深痛恶极的地步。为什么？从大的来讲，这些虚假文件直接扰乱了社会安定和经济秩序，破坏和谐。从小处说，如果某些法定文书的朝令夕改，会使人们怀疑它的真实性和诚信度。我们都清楚，所谓的权威，就是在法定的时间和空间内，对受文者具有强烈的制约性和压束力。更何况各类公文作者本身具有的法定性，决定了管理工作者所制发的文书代表着国家机关和企事业单位的权力和职能。

举个工作中碰到的真实例子来说明这个问题;我公司职工私自在宿舍里乱拉电线和使用违禁电器。公司决策层开会决定让我写个通告，限期整改。于是我便根据决议，行文公布。没料到因我的用词不当，竟引发职工的不满和反对。原因是公告中用了“如经发现···于以罚款”。这就使职工据理力争，认为企业本身并没有执法权，怎么能随意处罚。要罚也得由电力公司依照法规进行。而企业管理行政只能是按制度“扣款。”显而易见，一个“罚”字和“扣”字，存在着本质的区别。引出不同局面和结果。所以说，行政管理工作者根据各自的的职权范围所拟就和发布的公文必然对受文者产生约束力。任何细小的措词不当或笔误，都会直接侵害受文者的利益。甚至于对文件的可靠性和诚信度产生怀疑，从而严重破坏各类文书的法定权威。

（三）书稿要具有简洁、明瞭的时代节奏感。 行政命令和行政措施往往都要用文字书面成稿来上行下达的。所以，各类公文不单单要具备毋容置疑的权威性，百分之百的准确率，而且必需要跟上飞速发展的时代节奏。也就是人们常说的快速，及时，简洁，明暸。随着信息化步伐的加快，如今人们生活、工作节奏紧凑，必须与时俱进。那就迫使人们要用最快的速度，最简洁，最明暸，最正确的语言文字来撰文写稿。这就对管理者的文化素养有了更高的要求。这就要求行政管理不仅仅严书慎文逐字逐句反复斟酌，更需具备思维敏捷，快速反应，使各类文书有紊不乱，与政令效应，经济效益合拍同步从而得以高效率。

关于这点，其实党和政府早就十分重视。毛泽东几十年前就痛批过一些官样文章象婆娘的裹脚布，又臭又长。尤其是现代化的今天，网络信息处理，更是逼迫管理者履行职责时要精确无讹，一丝不苟，一字不差。拖沓慵怠者或玩弄文字游戏者必定要被时代淘汰。

（四）文书的可行性。 也就是人们常提的可操作性。 现在提倡和谐社会，以人为本。要求制文定律者们一切行文的准则都强调人性化处理。故而，行政管理者在制定文案时必须让受文者心诚意悦地按指令、格式进行社会活动。 在某些人看来，这方面的问题乍看似乎跟行文者关系不大，似乎是不太密切。其实不然。老百姓最信服看得见摸得着的效应。一切公文行书假如象捏着空头支票，兑不了现。那满篇文字岂不成了一纸空文？所以说，作为行政管理工作者，在拟文写稿时。一定要从客观存在方面反复推敲。措词造句，有案可依，根据扎实可靠，不生造冷僻字，既要妙笔生花，又得通俗清晰。比如，文书条文中坚决禁用“大概”“可能”“也许”“差不多”“左右”等等字眼。而且要标识明清，签署精准。这就要求我们行政管理工作中用词遣句切乎实际，杜绝含糊，摈弃模棱两可。把形象思维写成象数学解题，一就是一，二就是二，严谨慎密。只有行文布施中措施得当，受文者才能落实有力。

三 提高写作能力，服务管理工作。

至于说到要行政管理中如何来提高行政管理者的写作水平，这个大题目不是本文讨论的重点。但根据本人的工作经历和切身体会，有以下几点感受。仅供交流沟通。

（一）人脑必需指挥电脑 ！ 我们常讲机器再先进,也得靠人去指挥。电脑再灵敏，也得靠行文者去敲打，程序要靠人脑去编制。上天入地缺少人的作用，也就没了意义。上下五千年的历史，泱泱大国文化文明，离不开语言文字。即使有了替人们服务的最最现代化的机器人，还得靠人们智慧去指令。指挥离不开语言，编程离不开文字，打字文印离不开手指。人脑指挥着电脑。没有操纵电脑网络行文者的精导确立指令，就不会产出成熟无误文章。没有活生生的管理者，剩下的仅是一堆冷冰冰毫无血气的机器械具。一切还得靠人脑。语言文字是一切现代化手段的基本。

可笑的是，前些日网上竟爆出有人提议中学里取消语文课，这倒使我想起鲁迅讽刺过的那些揪着自己头发想离开地球奔月的妄想者。劳动创造了语言，劳动创造了文字。语言文字是人类生存的根本。如此浅显的常识出自文化管理者之口，难以让人接受，这似乎有让中华子孙丢掉生存根本之嫌。所以说，作为用文字为工作载体的行政工作管理者，决不是空中造楼，沙滩垒房屋。决不能把基础之道束之高阁，成水上浮萍。