合同档案编号管理办法(改)
合同归档管理办法
合同归档管理办法第一章总则为规范合同归档工作，加强信息管理，确保企业合法权益，制定本办法。
第二章合同管理1、企业签订合同前应当制定相应的合同审批流程，明确各级审批权限与流程。
2、合同审批应当经过法务部门审核并签字确认，涉及重要事项的应当报经公司领导审批。
3、企业应当建立健全合同管理系统，及时录入合同数据，并进行分类归档备案。
4、合同存档应按照主体、时间、内容等因素进行精细分类，制定统一的档案编号和存储位置。
5、合同管理系统应当设置权限控制和修改记录，确保信息安全性和真实性。
第三章合同归档1、合同归档应当严格按照文件分类制度和档案留查制度进行。
2、合同归档期限应当不少于合同履行期限，并应当按照约定事项制定合同履行进度监督计划。
3、涉及资金、土地、房产等重要资产合同，应当经过法律顾问审查，存放在专门的保险柜内，确保安全。
4、企业应当建立有效的合同监督机制，对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现问题并加以解决。
第四章合同变更1、合同变更应当经过法务部门审核并签字确认，并及时进行合同归档。
2、合同变更通知应当及时发送相关部门，确保变更后的合同得到有效执行。
第五章合同审计1、企业应当定期组织合同审计工作，对合同履行情况和变更记录进行检查和核对。
2、合同审计应当由内部审计部门或者外部专业机构完成，并对审计结果制定改进措施和责任追究方案。
第六章法律责任1、对于不按照合同归档管理规定进行文件归档、变更的, 承担相应的法律责任。
2、对于故意隐瞒合同信息导致企业损失并造成严重后果的个人，应当承担相应的法律责任。
总结：本文旨在规范企业合同归档管理工作，建立健全合同管理制度，保护企业的合法权益。
企业应当建立起完善的合同管理制度，做好合同存档管理工作，严格遵守合同相关法律规定。
本文所涉及简要注释如下：1、本文档是针对企业合同归档管理制定的管理办法，旨在规范合同归档活动，优化管理流程，提高信息管理效率。
2、该文档详细规定了合同管理、合同归档、合同变更、合同审计、法律责任等方面的内容，有利于相关单位明确权利义务，规范管理工作，提高合同归档活动的质量和效益。
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的使用效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于：合同文本、附件、审批文件、往来函件等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案的管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。
（二）完整性原则：合同档案应包括合同的所有相关资料，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：合同档案的内容应真实、准确，不得伪造、篡改。
（四）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。
（五）便捷性原则：合同档案的管理应方便查询和使用。
第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理小组，负责合同档案的日常管理工作。
合同档案管理小组由以下人员组成：（一）组长：负责合同档案管理的全面工作；（二）成员：负责合同档案的具体管理、整理、归档和查询工作。
第五条合同档案管理小组的主要职责：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）对合同档案进行分类、整理、归档；（三）负责合同档案的查询、借阅和保密工作；（四）对合同档案的保管设施进行维护和更新；（五）对合同档案的管理工作进行监督和检查。
第三章合同档案的归档与保管（一）公司签订的各类合同；（二）合同相关的审批文件、附件、往来函件等；（三）合同执行过程中产生的相关文件。
第七条合同档案的归档程序：（一）合同签订后，合同承办人应将合同文本、审批文件、附件等材料报送合同档案管理小组；（二）合同档案管理小组对归档材料进行审核，确认材料齐全、完整、准确；（三）对审核通过的合同档案进行分类、编号、整理，并填写归档登记表；（四）将整理好的合同档案存入档案柜，并做好标识。
第八条合同档案的保管期限：（一）一般合同档案的保管期限为5年；（二）涉及国家秘密、商业秘密等特殊合同的保管期限，根据相关规定执行。
2024年合同归档管理办法
合同归档管理办法第一章总则第一条为了规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的完整、准确和有效，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。
第三条合同归档管理遵循“统一领导、分级负责、归口管理”的原则。
第二章职责与分工第四条合同归档管理工作由公司合同管理部门负责，具体职责如下：（一）制定和修订合同归档管理制度；（二）组织、协调、监督和检查合同归档管理工作；（三）负责合同归档管理的培训、指导及考核；（四）对合同归档管理工作进行总结、分析和改进。
第五条各部门应指定专（兼）职人员负责本部门合同资料的收集、整理、归档和保管工作。
第三章合同归档范围与要求第六条合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同及补充协议；（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除、终止等过程中的相关资料；（三）合同纠纷处理过程中的相关资料；（四）合同审计、评价、考核等资料；（五）其他与合同有关的资料。
第七条合同归档要求如下：（一）合同资料应真实、完整、准确、有效；（二）合同资料应采用统一格式，字迹清晰，易于识别；（三）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档；（四）合同资料应采用适当的保护措施，确保安全、保密；（五）合同资料归档后，应定期进行检查、清点，确保资料完整、安全。
第四章合同归档程序第八条合同签订后，合同承办人应在合同生效后七个工作日内将合同正本、附件及合同签订、履行过程中的相关资料提交给本部门合同资料管理人员。
第九条各部门合同资料管理人员应按照本办法的规定，对合同资料进行整理、分类、编码、归档，并在合同资料归档后七个工作日内将归档信息报送给公司合同管理部门。
第十条公司合同管理部门应定期对各部门合同归档情况进行检查、指导，发现问题及时督促整改。
第五章合同档案的保管与利用第十一条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算，一般不少于五年。
第十二条合同档案保管期满后，应按照国家有关档案管理的规定进行鉴定、销毁或移交。
档案分类及编号办法
档案分类及编号办法1 总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化与标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容与形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理与开发利用。
2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。
2.2 根据职能活动与档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识与管理。
3 分类编号方法3.1企业档案实体分类的标识符号使用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；使用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架与编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。
档案编号( 档号 )标识举例示意:A 2007 永久 01┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷（件）顺序号┃┃┗━━━━━━━━保管期限┃┗━━━━━━━━━年度代号┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。
关于项目少的产品,能够将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
（类号之间的标点什么时候用“·”或者是用"-"请参照科技档案整理规范）举例示意:G. C2000- 001┃┃┃┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 )┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。
合同的编号规则
合同的编号规则关于合同的编号规则（通用8篇）随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，越来越多的场景和场合需要用到合同，正常情况下，签订合同必须经过规定的方式。
那么制定合同书有什么需要注意的呢？下面是店铺收集整理的关于合同的编号规则，仅供参考，欢迎大家阅读。
合同的编号规则篇1为方便公司建立档案，易于查询和交接，所有合同编号均按“XX 字第年+月+日+顺序号”统一规则编制，如下：1、投资服务委托协议书——渝投字第20xx 04 09 01号2、融资服务委托协议书——渝融字第20xx 04 09 01号3、抵押借款合同——渝房借字第20xx 04 09 01号4、保证合同—— 20xx保字第 040901号5、借款合同——20xx借字第 040901号6、融资(延期)服务委托协议书—渝融延字第 2014040901 号7、如有增加其他非制式合同文本，编号规则同上。
合同的编号规则篇2第一章总则第一条为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。
第二条本规则除特别指明外，适用于以重庆机电控股集团铸造有限公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。
第二章职责第三条综合管理部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。
公司各职能部门合同、档案管理人员负责本规则的具体实施。
第三章原则和方法标准描述第四条合同分类编号规则应遵循下列原则：1.适应公司主营业务的合同管理需要；2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
第五条合同分类编号合同分为技术服务合同、销售合同、管理合同三类。
各类合同均按级编码进行分类编号。
各级编码之间使用“-”进行连接。
1.技术服务合同编号方法：1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
工程合同编号制度
工程合同编号制度一、总则为便于管理和监督工程合同的签订和履行情况，根据相关法规和规定，制定本合同编号制度。
二、目的规范工程合同的编号管理，确保每份工程合同都有唯一的标识，便于查阅和管理。
三、适用范围本制度适用于该单位所有的工程合同，包括设备采购、施工承包、设计服务等各类工程合同。
四、编号规则1.合同编号由数字和字母组成，格式为“年份+顺序号”，如“201901”。
2.每年度开始时，从“年份+001”重新开始编制，逐笔递增。
3.对于新增合同，应根据顺序号进行编号，确保每份合同都具有唯一性。
4.未签订的合同依然保留编号，但标注为“未签订”状态。
5.对于已终止或作废的合同，编号不再使用，需在编号簿中标注作废，并做好相应的档案管理工作。
五、编号管理1.开具合同编号应当及时、准确，由指定人员负责，并做好相应记录。
2.所有合同的签订、变更、终止等情况均应在编号簿中进行记录，确保编号的完整性和准确性。
3.编号簿应保存在指定位置，便于随时查阅和查询。
4.严禁私自更改或篡改合同编号，否则将承担相应责任和处罚。
5.对于经审核确认的新合同，应在编号簿中登记并记录相关信息，包括签订日期、合同类型、对方单位名称等。
6.对于已终止或作废的合同，应在编号簿上做好相应标注，并及时调整档案存放位置。
六、档案管理1.合同编号簿及相关档案应按照一定的规范进行存放和管理，确保档案的安全性和完整性。
2.合同编号簿应定期进行备份，做好数据的安全保护工作。
3.合同档案应分门别类、整理有序，在合同结束后按照规定存放和保管，便于随时查阅和归档。
4.对于重要的合同档案，应按照规定的期限进行归档和销毁，避免档案的过多积累。
5.对于涉及机密信息的合同档案，应加强保密管理，确保信息不泄露。
七、违规处理1.对于私自更改或篡改合同编号的行为，将认定为违规行为，需要进行严肃处理。
2.对于不按规定填写或记录合同编号的行为，将进行通报批评，并责成相关人员进行整改。
合同档案管理办法(人力资源)
合同档案管理办法（人力资源）一、背景和目的二、合同档案管理的原则和目标2.1 原则合法性原则：合同档案管理必须遵守国家法律、法规和政策。
保密性原则：合同档案必须严格保密，未经授权禁止向外界泄露。
完整性原则：合同档案必须真实、完整地保存，禁止篡改和伪造。
有效性原则：合同档案必须按照规定的期限进行保存和销毁。
2.2 目标管理便捷：合同档案管理系统应具备高效的查询、归档和检索功能。
保密安全：合同档案管理系统应具备严格的权限管理和安全措施，确保合同档案的安全性。
法律合规：合同档案管理必须符合相关法律法规的规定，遵循合同签订和执行的程序和要求。
降低成本：合同档案管理系统应能够降低人工管理成本，提高管理效率。
三、合同档案的管理流程3.1 合同签订阶段人力资源部门应及时归档已签订的合同，并合同编号，将合同归档到合同档案管理系统中。
合同的原始副本应妥善保管，保证合同档案的完整性和保密性。
3.2 合同履行阶段人力资源部门应定期对合同进行跟踪和检查，确保合同的履行情况。
如发现合同履行过程中的问题，应及时记录并采取相应的解决措施。
3.3 合同终止阶段合同终止后，人力资源部门应将合同移至归档区，并进行备案。
人力资源部门应制定合同保管期限和销毁规程，按规定时间对过期的合同进行销毁。
四、合同档案管理系统的要求和功能4.1 系统要求数据安全性：合同档案管理系统应具备数据备份和恢复机制，确保数据的安全和可靠性。
权限管理：合同档案管理系统应设定不同的权限级别，进行分级管理。
查询和报表功能：合同档案管理系统应能够根据不同条件进行查询和各种报表。
4.2 系统功能合同归档：系统应支持对合同进行归档操作，并将合同信息与合同档案绑定。
合同查询：系统应支持根据不同条件进行合同查询，并提供高效的查询结果展示。
合同统计：系统应具备合同统计功能，包括合同数量、金额、履行情况等统计分析。
合同提醒：系统应支持合同到期提醒功能，提醒相关部门进行合同续签或终止处理。
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合同档案编号管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则
1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：
1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。
包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。
如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：
1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。