文件排版及编号管理规定
1.0 目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0 适用范围
适用于公司的所有文件与记录。
3.0 内容
3.1文件的编制格式
3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写
请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设
置参照附件。（文件模板可以在OA 系统的“模板”文件夹中下载使用。）
3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.0
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.0 依此
类推，层
次分级最
多不超过
4 级。
3.1.3文件页边距设置如下：
竖版：上1.8cm 下1.5cm 左2.5cm 右1.8cm
横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm
3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13 号，行间距为固定值20 磅，数字序
列字体为Arial ，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word 文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm
页脚：1.0cm
页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式
3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo 标示
公司所有下发的公文， logo 图标均用带字母标识的，文件头模板可以在O A导航系统中下载
3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
TY-QW-WI-001
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋
体，表头字号为16 号，表格正文字号13 号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10 号。
3.3文件的编号
3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）
3.3.2管理体系文件
体系文件包含ISO9001 质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）
X1-X2-01
流水号：01—99 文件类型标示：QM质量手册SM
安全手册
EM 环境手册
公司代码：参照附件
说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）
（1）ISO9001 质量体系程序文件
X1- X2-01
流水号：01—99
文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：
参照附件
说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用
2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001 环境体系程序文件
流水号：01—99
文件类型标示：SP 安全体系程序文件环境体系程序
文件公司代码：参照附件
TY-QW-WI-001
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G
3.3.2.3 三阶文件（作业规范文件）（1）ISO9001 质量体系作业规范类
文件X1-QW-X2-001
流水号：001—999 类型：ZD 部门制度; YP
业务运作规程；安全作业指导书；
ES 设备安全检修保养规程；设备操作规
程; CI 调校规程；检验指导书; CS 检验标准；
工艺流程图；OS 其他文件；作业规范标示代码：
QW 公司代码、集团公司部室代码，参照附件说
明：例1：电解金属锰厂生产部作业指导书，编号
为：ME-QW-WI-001;
例2 ：集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准，编号为：ZK-QW-CS-001 。（2）OHSAS18001安全作业规范类
文件
X1-SW-X2-001
流水号：001—999
类型：WI 作业指导；
ZD 安全制度；
YJ 应急预案；TP培训、训练计划；YL
演练方案
OS 其他文件
安全作业规范标示代码：SW 公司代码、集团公司部室代码，参照附件例1 ：硫酸厂安全制度
LS-SW-ZD-001 例2 ：集团公司安全部制度SE-SW-ZD-001
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3） ISO14001环境作业规范类文件 X1-EW-X2-001
流水号： 001—999
类型： WI 作业指导；
ZD 安全制度；
YJ 应急预案； TP 培训、训练计划； YL
演练方案；
OS 其他文件； 安全作业规范标示代码： EW 公司代码、集团公
司部室代码，参照附件 例如：硫酸厂环保制度 LS-EW-ZD-001
3.3.2.4 四阶文件（记录类）
X1-X2-X3 A
记录版本号：按照版本次序 A —Z 编号
表格流水号，编号为 01— 99
类别代码：
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例 1 ：硫酸厂成品质量化验单 LS-Q-01A ； 例 2 ：总务部通勤车申请单 ZW-XZ-01A 。
说明：若是文件后附的表格，在表格编号前加上支持文件的编号，以便
于追溯到可支持的相应文件。例如 TY-ＱＰ－０１ -Q-02A
3.3.3 行政办公类文件
3.3.3.1 红头文件的编号
宁天元发 X1-X2- 【2012】 001 号
类别代码：
行政命令类： XZ 人事任命类： RS 薪资类： SL 安全类： S 环保类： E 公司代码
不同的公司，有所不同。例如：宁华夏发
文件类别
ISO9001 质量管理体系
三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定 文件编号
TY-QW-WI-001
行政类： XZ 人事类： RS 安全类： S 环保类： E 质量类： Q 设备类： EQ 生产类： P 财务类： F
物资类： M
项目类： XM
3.3.3.2 行政类文件的编号
X1－X２—201301 001
文件发文当月的流水号，编号001—999 文件发文的
年月文件类型：TZ 通知/ 通报；JD 接待方案ZD
行政制度规定；XX 信息制度；RS人事薪酬制度；
MY 贸易制度；DW对外回复公司代码，参照附件
3.3.4财务管理类文件
X1－CW—201301 001
文件发文当月的流水号，编号001—999 文件发文的
年月
文件类型：CW财务管理类文件
公司代码，参照附件
3.3.5经营管理类文件
X １－MG—X２－001
流水号，编号001—999 类型：
管理架构图：JG 考核方案：KH
部门职责：BZ 工作总结：ZJ
岗位职责说明书：GW 工作计划：WP
经营管理标示代码：MG 公司代码，参照附件
3.3.6协议合同类文件（除项目类）
X １－XY—X２－201301 001 A 版本号流水号，编号001—999 年月
类型：
WZ 生产物资采购合同（除矿石）RS 人事合同
BX 保险合同XS 产品销
KS 矿石贸易合同YS 运输合
BG 办公用品采购SB 设备采
GL 工伤理赔合同RJ 软件类
OS 其他合同
协议合同标示代XY
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例1 ：丰和公司生产物资采购类合同：FH-XY-WZ-201301001A
文件类别ISO9001 质量管理体系
三阶文件
文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G
3.3.7项目合同类文件（各新建项目合同按项目进行分类）
X １- X2 －XY—X3－201301 001 A
版本号
流水号，编号001—999
年月
类型：WB 外包工程合同
WS 外包设计合同
SB 新建项目设备采购合同
WZ 新建项目建筑原材料采购合同
OS 其他合同协议合同标示代码：XY 新项目代码公司代码, 参照附件说明：新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码，若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
例1 ：集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同：TY-MS-XY-WB-
201301001A
3.3.8外来文件类
WL—X1—201207 001 当月流水号编码001-999 文件接收年月外来文件类
型：JX 机械类文件DQ 电器类文件
AQ 安全类文件HB 环保类文件OS 其他类文件外来文件标
示：WL
3.3.9项目管理类文件
3.3.9.1项目二阶文件（程序）编号
流水号001—999 项目二阶文件，程序文件标示代码公司
代码
3.3.9.2项目三阶文件（作业规范）编号
X1 - PW —001
流水号001—999 项目三阶文件，操作规范标示代码PW
公司代码
文件类别ISO9001 质量管理体系
三阶文件
文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001 整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G
PP
3.3.9.3项目四阶文件编号
项目四阶文件为表格记录类文件，编号规则同体系文件中的表格
记录编号一样，具体参照第3.3.2.4 节编号方法进行编号。
3.3.10项目技改类文件
X1- X2—X3—201207 001
流水号001—999
文件编制月份
技改文件类型：KX 可行性报告FA 技改方案
JB 技改总结报告SB 实验报告
项目名称代码公司代码
3.3.11图纸类文件
X1- X2 —TZ-X3—201207 001
流水号
图纸编制日期
土建项目类：JZ 建筑图纸DQ 电气图纸GY工艺图纸JG 结构
图纸JW 机务图纸GP 给排水设计图纸
机电、设备类：EI 设备安装图纸
EP 设备配件/ 部件图纸CD 电路设计图纸
EF 设备、设施基础图纸PL 管道布局图纸
LL 线路布局图纸MP 机械制作图纸
QT 其他图纸
图纸标示代码:TZ
项目名称代码
公司代码
3.3.12记录流水号的控制
3.3.12.1为便于记录的存档和检索，所有记录都应在记录的右上角加上流水
号，流水号可用年份加3 位数字表示，例如：2013001，编流水号
时一定要连续，不能跳号。
3.3.12.2印刷使用的记录表单，可在右上角印上流水号。
3.3.12.3 用OA流转的表单，软件会自动产生流水号。
3.3.12.4 由于作废、空白、遗失等原因出现跳号，应用夹页方式注明跳号的原
因。
3.3.13文件归档规定
3.3.13.1 各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。
3.3.13.2OA 中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存
档。
3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请，由文控
员控制编号的唯一性和连续性。
3.3.13.4电子档存储文件时，须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。
3.3.13.5本文件自生效之日起执行，但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更
改。
4.0 相关文件
5.0 记录
6.0 附件
6.1 附件一：公司各分厂及部门代码对照表
6.2附件二：文件类别对照表
6.3附件三：文件模板
附件一：公司及集团公司部室代码对照表
说明：上表没列明的新增公司/ 部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码，若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
附件二：文件类别对照表（一）