佛山市流动人员人事档案

1 佛山市流动人员人事档案 管理服务操作指南

为规范、统一我市流动人员人事档案的管理服务标准，根据省委组织部、省人力资源和社会保障厅等五部门《转发中共中央组织部 人力资源和社会保障部 国家发展和改革委员会 财政部 国家档案局关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（粤人社函〔2015〕1076号）和省人力资源和社会保障厅办公室《转发人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（粤人社办〔2016〕130号）的文件精神，结合我市实际，制定本操作指南。 一、流动人员人事档案管理服务范围 我市户籍或现工作单位在我市的外市户籍流动人员的人事档案，包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。 二、流动人员人事档案管理服务机构 我市流动人员人事档案由区级以上（含区级）公共就业和人才服务机构以及经我市区级以上（含区级）人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。 2

三、流动人员人事档案基本公共服务内容 （一）档案的接收和转递； （二）档案材料的收集、鉴别和归档； （三）档案的整理和保管； （四）为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务； （五）依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明； （六）为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务； （七）党员组织关系的接转。 四、流动人员人事档案接收 各级公共就业和人才服务机构不得拒收符合存放政策以及按照有关政策规定转来的流动人员人事档案。 （一）档案接收办理流程 1.转出机构要在档案内附上档案材料目录清单、档案转递通知单, 通过机要通信或专人送取方式进行转递, 不得个人自带档案； 2.接收机构要认真审核和甄别档案材料。审核无误的，予以接收并出具档案转递通知单回执；对缺少关键材料的, 一次性告知所缺材料及其可能造成的影响, 经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收, 或与原工作单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的,采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。 （二）其他事项 3

1.流动人员个人申请档案保管服务，需提交以下材料： ⑴ 身份证原件及复印件（委托他人代办的，还需提供被委托人的身份证原件及复印件）； ⑵ 户口簿原件及复印件（只需首页及本人页）； ⑶ 最近半年以上（含半年）参加社保缴费的凭证原件（我市户籍人员也可只提供就业创业证或就业失业登记证原件及复印件）。 2.自费出国（境）留学人员申请档案保管服务，需提交的材料： ⑴身份证原件及复印件（委托他人代办的，还需提供被委托人的身份证原件及复印件）； ⑵户口簿原件及复印件（只需首页及本人页）； ⑶护照（或港澳台通行证）原件及复印件； ⑷国(境)外签证（或签注）原件及复印件； ⑸国（境）外高校的录取信或签证函原件及复印件，非中文版的录取信，需提供专业的翻译件（本人翻译的须签诚信承诺)。 3.个人申请档案保管服务通过审核的，申请人与档案管理服务机构签订《流动人员人事档案保管协议》、填写《档案保管人员信息登记表》，档案管理服务机构给申请人开具《档案移交保管函》办理档案转递手续。 4.若原工作单位有人事档案管理权限，可派人办理档案转递，须提供单位介绍信、经办人身份证或工作证原件。对于初次办理单位，需提供加盖公章的人事档案管理权批文复印件。 5.高校可通过符合有关政策规定、采用高校毕业生档案专4

用封套的快递方式转递毕业生档案。 五、流动人员人事档案转出 流动人员跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后, 就业地的流动人员人事档案管理服务机构、有人事档案管理权限的机关事业单位、国有企业均可发函办理其人事档案转递手续。 档案转出办理流程： 1.申请人提交调档函件及相关佐证材料（如企事业单位获人事档案管理权限的文件、机关事业单位考录通知等）； 2.审核调档函件，符合规定的，予以受理；不符合规定的，补正后再提交申请； 3.档案经严密包封并填写档案转递通知单，通过机要交通或派专人转递，严禁个人自带档案转递。 六、为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务 查阅：符合相关规定的单位派中共党员凭单位介绍信、经办人身份证或工作证原件办理； 借阅：符合相关规定的单位出具《借档函》，经流动人员人事档案管理机构审核同意，通过机要交通或派专人转递档案，严禁个人自带档案。 七、依据档案记载出具相关证明 依据档案记载出具相关证明的办理流程： 1.单位办理的，出具单位介绍信、经办人身份证或工作证原件。个人办理的，出示身份证原件；委托他人代办的，须出示委托人和被委托人的身份证原件。 2.提交出具相关证明的申请； 3.档案管理服务机构审核申请符合规定，符合的予以受理；5

申请不符合规定的，不予受理，补正后再提交申请。 八、为相关单位提供政审（考察）的服务 符合相关规定的单位派中共党员凭单位介绍信、政审函件、经办人身份证或工作证原件办理。 九、流动人员人事档案材料归档 档案材料归档的办理流程： 1.单位办理的，出具单位介绍信、经办人身份证或工作证原件。个人办理的，出示身份证原件；委托他人代办的，须出示委托人和被委托人的身份证原件。 2.提交申请归档材料。 3.档案管理服务机构鉴别申请归档材料是否属于归档范围且符合归档要求的，核对无误后予以签收。不属于归档材料范围的，退回不予接收。 ⒋归档材料整理后归入档案。 本操作指南自印发之日起施行，执行过程中遇到问题，请径向佛山市人力资源和社会保障局人力资源公共服务中心反映。 6

流动人员人事档案保管协议(参考样本) 甲方：（流动人员人事档案管理服务部门） 乙方： 身份证号码：

根据《转发中共中央组织部 人力资源和社会保障部 国家发展和改革委员会 财政部 国家档案局关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（粤人社函〔2015〕1076号）和省人力资源和社会保障厅办公室《转发人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（粤人社办〔2016〕130号）的文件精神，经双方协商，同意确立流动人员人事档案保管关系（以下简称保管关系），并达成以下协议： 一、双方的权利与责任 1.甲方免费为乙方提供粤人社函〔2015〕1076号文所列明的流动人员人事档案基本公共服务，不办理人事关系接转和人事代理手续，不办理档案工资记载、调整相关手续，初次就业的流动人员不办理转正定级手续；双方不构成行政人事隶属关系。 2.保管期间，乙方须遵守现行国家及有关部门的档案管理规定，积极配合和服从甲方对档案的管理。 二、有下列情况之一的，甲方有权单方解除保管关系： 1、本协议签订生效一个月内，乙方人事档案没从原保管单位转递至甲方； 2、若乙方为外市户籍、中止在本市工作的； 7

3、乙方违反档案管理有关规定的； 4、法律法规规定应解除保管关系的。 三、甲、乙双方因特殊情况需要变更本协议的，应提前30日通知对方，经双方协商同意，可以变更保管协议的相关内容，并由双方签字（盖章）认可。 四、档案移交至有人事档案管理权的工作单位或转出至其他公共就业和人才服务机构，保管关系自动终止，本协议自动解除。 五、如因不可抗力、第三方或乙方的原因致使无法完全或部分履行本协议的，甲方在其能力范围内履行本协议，乙方不得追究甲方任何责任。 六、法律责任：如因相关法律法规和政策的变更，致使本协议履行的内容全部或部分变更的，甲方将以网站公告形式告知乙方，不作另行通知。 本协议一式叁份，甲、乙方各执一份，一份存入乙方人事档案，自双方签字盖章之日起生效。 本协议未尽事项，双方通过协商解决。本协议的最终解释权在甲方。 (协议全文完结，以下为签名部分)

甲方（盖章）： 乙方（签名）： 年 月 日 年 月 日 联系电话： 联系电话：

代办人或代办单位 （签章）： 8

年 月 日 联系电话： 代办人身份证号码： 9 档案保管人员信息登记表(参考样本)

姓 名 性别 出生年月 民族 文化程度 政治面貌 现户口 所在地 毕业院校 所学专业 身份证号码 学位 现工作单位 职业 技术职称 本人手机 职业资格 家庭住址 亲属姓名和手机

本市就业社保情况

年 月 日至 年 月 日，缴交社保费至 （社保经办机构），合共缴交至少6 个月。 （就业创业证或就业失业登记证的登记发证日期 年 月 日， 证件号码： ，发证机构： 。）

自费留学人员填写

留学国家或地区名称： 国（境）外录取院校名称： 所学专业及学历层次： 学生签证（签注）号： 获得签证（签注）日期：

备

注

本人承诺上述填写内容属实，如有不实，本人承担后果。若本人工作单位、联系方式发生变化，本人将及时告知档案保管部门。

签名： 日期：