会务操作手册

会务操作手册
1、 款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。
2、 与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。与旅行社确定旅游项
目，价格，旅游人数，签订合同。
3、 分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个
岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。
4、 邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，
把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清
楚，旅游项目说得吸引人一些。客户参会名单及时整理好。
5、 会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。
保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。
6、 会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅的祝福条
幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣
传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位（主
持台一台，控制台一台，演示区2-4台）。茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、无线
麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪物
品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。声光电调试，桌签核对与制作、排列。演讲时间控制
牌。预留座椅。贵宾室布置。技术演示区布置。
7、 签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印
4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几
份，分批签到。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收钱、
给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。餐
劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。
如果有旅游项目，及时统计好旅游人数与名单，方便与旅行社核对人数与账目。会中，
及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。
8、 接待人员，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人员配置，这些人员要掌握司机电话，
车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排工作人
员与司机接待。准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人员。跟车人员准确把客户
送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到
后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。
9、 会务房间：会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一定要写
清楚嘉宾的详细信息，保证工作人员及时找到客户。会务组提前预估到会人数，与酒店
预留最低房间数，会议当天会务组开出嘉宾房间，嘉宾到后直接入住；其他客户到后按
各个身份证登记入住房间，保证有房可住，嘉宾单住还是与人合住，会务组住宿负责人
帮助协调，两人合住的，私下结账。
10、 旅游事项：会务组设专人负责旅游项目，与旅行社沟通协商，确定旅游项目、时间、
租车、价格等，会议当天统计好旅游人员详细名单与人数，收好费用，与旅行社的款项
交代清楚。会后督促客人及时上车集合，核对人数，请导游向客户说清旅游注意事项，
具体事情交给导游负责，如讲解、住宿、餐饮、买票等，会务组负责监督人数，督促旅
游者准时到达各个地点。保证旅行顺利进行。
11、 主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，
根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激
情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠……根据议程与各个演讲
嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到
岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、
宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利
进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事
宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票事宜等。会前要
与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。
12、 总协调：会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到
位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉
宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。
13、 会前，总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。
14、 嘉宾接待：除机场车站接待、住宿安排外，会前的宴请工作，贵宾室接待工作，记
者采访工作，采访内容协调工作，会后宴请工作，红包礼品工作，送嘉宾到机场等工作。
15、 控制台：控制会场的声、光、电，与音响师、主持人做好配合，保证达到会议效果。
会前、会中、会后的音乐控制。
16、 礼仪小姐：颁奖、抽奖等工作的礼仪工作，与议程吻合，总协调提前做好礼仪培训
工作。
17、 餐饮服务人员：会前与酒店保证最低和最高就餐人数，保证酒店预留足够的饭菜。
会后引导客户到餐饮区，分好区，保证客人有序的就坐，销售公关人员要及时调整与客
户的就餐位置；与酒店做好统计人数工作，方便会后结账。餐票出现问题，及时与酒店
协调。饭菜、饮料、酒水要充足，雅间要提前预定，菜单提前定好，让客户及时满意的
就餐。就餐后，与酒店签字，核对餐券，确定就餐人数。
18、 采访负责人：做好记者的接待工作，红包分配，写清名单，方便以后结账。培训好
记者如何采访嘉宾，何时何地，采访稿、新闻稿提前给记者，保证采访、新闻及时公布，
采访地进行精心布置，如鲜花、水果、饮料、背景板、摄影机、相机、灯光、接待人员
布置完毕。会中、会后保证新闻报道及时到位。与记者、摄影师协调，各种影像资料要
保存好。
19、 摄影师：保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近
景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、嘉宾采访、重点事件等各区
的摄影工作。
20、 技术演示区：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。
21、 会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表领取礼品或软件，保证收全调
查表，发送礼品。
22、 结账人员：与酒店协调好，做各种账务的统计工作，顺利结账。会前的定金、汇款、
结算方式、发票等，各种费用的结算，如住宿、餐饮、租车、摄影、设备等费用。统计
好住宿人员名单，整理出会务组费用部分的住宿房间数，根据就餐人数结算餐饮费。