1 会议管理制度

会议管理制度

一、总则

为加强公司会议管理，提高会议质量，规范会议流程，建立适合企业发展的会议管理体系，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部各职能部门。

三、会议的组织原则

1、高效原则：会议召开有必要、注重实效、主题鲜明、准备充分；

2、精简原则：合理精简会议、缩短会期、控制会议规模、减少与会人员；

3、节约原则：勤俭节约，严禁铺张浪费。

四、会议的分类及时间安排

1、部门工作例会

<1>会议组织：由部门负责人召集，本部门全体员工参会，会议纪要由部门负责记录并保管、下发参会人员；

<2>会议时间：根据部门工作开展的实际情况自行拟定；

<3>会议内容：公司层会议精神的学习、部门阶段性的工作总结和计划、部门重要问题的方案研讨、部门重大事件的公告等；

2、管理层周例会

<1>会议组织：由行政部负责召集，部门经理（含部门副职或主管）以上人员参会，会议纪要由总裁办助理负责记录、下发参会人员；

<2>会议时间：每周第一个工作日上午10:00；

<3>会议内容：各部门负责人汇报上周工作总结和下周工作计划、研究解决工作中的问题

和困难、协调跨部门协作配合事项、重要或紧急和专项工作的布置等；

3、高层会议

<1>会议组织：由总裁办负责召集，部门总经理以上人员参会，会议纪要由总裁办助理负责记录、下发参会人员；

<2>会议时间：根据公司经营情况不定期召开；

<3>会议内容：公司重要经营战略规划的公布或调整、组织机构的变动或调整、重大经营性成果的公布、重大人事变动或调整、公司规章制度的审议修订、公司投资立项或撤项及调整的研讨。

4、员工大会

<1>会议组织：由总裁办牵头、各职能部门配合协助召开，全体员工参会；

<2>会议时间：每季度召开一次，时间为每季度第一周的周五；

<3>会议内容：公司季度经营状况、公司经营战略目标的公布、员工的季度表彰和嘉奖。

五、会议流程

1、会议通知

<1>由召集人或召集部门指定人员拟定会议通知，以邮件方式通知；

<2>会议通知一般包括：会议名称、议题、时间、地点、参会人需带资料等；

2、会议准备

<1>由会议组织部门负责会议地点的预定、会议设备的准备、会议材料的准备；

<2>参会人员根据会议通知，准备会议纸质资料、电子资料等；

<3>根据会议实际需要、本着节约的原则，其他所需会议物资可由行政部辅助；

3、会议纪要

<1>会议纪要按会议分类中的指定人员负责记录、整理、下发；

<2>会议纪要需记录准确、重点记录，由会议召集部门负责人签发。

六、会议管理

1、公司各类会议由召集部门负责计划、布置和管理，参会人员需保持会议地点的整洁、会议设备的完好无损；

2、所有会议实行签到制，参会人员应按时参加、不得无故迟到，如有特殊情况需提前向负责人申请；

3、参会人员需严守会议纪律，不随意泄露会议内容，不对会议内容断章取义、添枝加叶；

4、交由行政部保管的会议纪要应设立管理台账，以便查询。

七、本制度的最终解释权、修改权归行政部。

附《会议室预定表》

《会议纪要模板》

《会议纪要管理台账》