关于工程设计文件资料归档管理的规定

关于工程设计文件及工程竣工资料归档管理的规定

工程设计文件及工程竣工资料归档是工程设计和工程施工工作的一个重要环节，相关资料的妥善保存对生产经营起着至关重要的作用，为了进一步加强设计院的设计文件及工程竣工资料归档管理，特制订本规定：

一、资料归档

资料归档分为：设计合同与工程技术文件二个部分，在归档的工程技术文件部分又分为投标阶段、设计阶段、施工配合等三个阶段，项目主管负责人要根据项目进程及时整理相关资料，确保资料的完整和准确，并将整理好的相关资料统一存入设计院专用存档硬盘。

二、资料归档的主要内容：

归档的资料包括以下内容的电子版及纸质版。

1、招标与投标文件；

2、合同及协议；

3、项目可行性研究报告与初步设计文件

4、项目的政府相关部门的批文（如：项目立项批文、土地证、土地使用规划许可证、土地规划意见书、消防批文等）；

5、项目的相关市政条件及地质勘察报告；

6、设计任务书及业主变更设计要求的文件；

7、审核、校审记录及相关计算书；

8、施工图审查记录；

9、施工图蓝图及电子文档；

10、服务过程记录（图纸会审、设计交底、设计变更、工程洽商、顾客满意度调查表等）；

11、工程竣工验收资料（结构主体验收、四方验收、消防验收等）；

12、竣工蓝图及电子文档。

三、电子版文件存档格式要求：

为了统一管理及方便日后调档使用，存档的电子版文件格式需按照项目分类分为存档格式要求如下：

存档的汇报类文件：*.ppt、*.pdf、多媒体格式

存档的打印类文件：*.jpg、*.pdf

存档的原始文件：*.doc、*.excel 、*.dwg、*.psd、3ds max等

四、电子文件资料归档的编目要求：

电子文件资料归档按照分类、年份、项目等多级目录进行编目。具体编目的各级目录要求如下：

1、第一级目录：按照《设计合同与协议》、《工程技术归档资料》

分为二部分，即：

1-设计合同与协议

2-工程技术归档资料

2、第二级目录：在第一级目录下文件初次存档按该项目签订的合

同年度为第二级目录；即以设计合同签订的年份确定，如：

项目合同在2012年签订，建立第二级目录为：2012年，

项目合同在2013年签订，建立第二级目录为：2013年。

3、第三级目录：按照项目名称在第二级目录下建立第三级目录。

电子文件资料归档的第三级及以下级别目录，将按照下表进行。

1) 工程技术文件归档以湖南电台项目的为例：

专用存档硬盘符:\2-工程技术归档资料\2012年\某项目

具体格式要求如下表：

3

商务文件技术文件

专业举例

设计说明

建筑结构

装修初设审批文件

建筑项目各类相关批文结构图纸（分专业）

装修施工图

计算书

院内审核施工图外审

图纸会审与设计交底

设计变更与洽商

建筑结构施工图（分专业）

装修空调+消防电气

技术文件(项目名称)

投标文件专用存档硬盘:\2-工程技术归档资料\年份\项目名称

2) 设计合同与协议以某项目的为例：

专用存档硬盘符:

\ 1-设计合同与协议

\2012年\某项目\1-设计合同（电子文档）

\2-技术咨询合同（电子文档）