项目管理基础

第二章项目管理基础

第一节项目工作说明书

第二节项目章程

第三节项目初步范围说明书

第四节项目管理计划

第一节项目工作说明书

工作说明书是对项目提供的产品或服务的文字说明。对于内部项目，项目发起人或赞助人根据经营需要、产品或服务要求提供一份工作说明书。对于外部项目，工作说明书属于顾客招标文件的一部分，如建议邀请书、信息请求、招标邀请书或合同中的一部分。

工作说明书应当列出如下事项之一：

（1）经营需要。赞助的经营需要可能基于培训需求、市场需求、技术进步、法律要求或政府标准。

（2）产品范围说明书。说明项目创造的产品或服务要求与特征的文件。产品要求说明书一般在启动阶段并不详细，而是随着项目的推进，当产品的特征经过逐步思考与推敲后逐渐地详细起来，这些要求中还应阐明欲创造的产品或服务与经营需要或激发这一需求的其他因素之间的关系。虽然产品要求说明书的形式与内容因行业而异，但在任何时候都应当足够详细，并能够用于以后的项目规划。

（3）战略计划。所有的项目都应支持组织的战略目标。在做项目选择决策时，应当将实施组织的战略计划视为考虑因素。

第二节项目章程

一、项目章程的概念

•项目章程要由项目发起人或委托人签发，用来记录实施项目的理由、项目应达到的总体目标、控制性的项目范围以及项目发起人对项目的其他原则性要求。同时，项目章程中也要包括任命项目经理并授予相应权责等方面的内容。

•项目章程是项目必需的重要文件，相当于项目的“宪法”，后续的所有项目计划或其他文件都不能违反项目章程。项目经理不可以在没有项目章程的情况下就开始规划和执行一个项目。项目的规模和复杂程度不同，项目章程的篇幅和繁简程度可能有很大差别。

•制定项目章程旨在编制一份正式的书面文件来批准项目的启动。

二、项目章程的作用

无论繁简程度如何，项目章程都应该起到以下要作用：

•确立项目的合法地位，正式确认项目的启动。

•确定项目经理，并授权其动用组织资源来开展项目活动。

•明确项目目标及主要的可交付成果。

•明确实施项目的理由，将项目与整个组织的战略或日常运营联系起来。

三、制定项目章程过程与工具方法

•1.项目章程通常由项目发起人（通常是发起单位的高级管理人员）编写或由发起人授权项目经理代为编写，并由发起人签字批准。项目章程批准后，需分发给与项目有关的组织、部门和人员（项目干系人）。•2.制定项目章程常采用专家判断法。项目发起人借助自己、项目经理和其他专家的专业知识来评估各种因素，权衡各种利弊，编制项目章程。专家可以是具有专业知识、专业技能或专业培训经理的任何个人或小组，如发起人自己、项目经理、组织内其他部门的员工、咨询顾问、干系人、专业与技术协会、行业协会、主题专家、项目管理办公室等。

•3.制定的项目章程应为正式的项目章程，繁简得当、详略适中，以便既能对项目起指导作用，又能在整个项目实施期间保持不变。

四、制定项目章程的依据

•1.项目工作说明书：用来记录项目发起人对项目的最初设想的文件，如关于项目所需交付的产品、服务或成果的叙述性说明，以及从微观和宏观层面上对实施项目的理由的简要说明。

•2.商业论证：从商业角度论证项目是否值得投资的文件。为论证项目的价值，商业论证通常要包括也许需求分析和成本效益分析。在项目发起人提出项目工作说明书之后，就应该进行商业论证。只有经商业论证可行的项目，才能正式启动。

•3.环境因素：能影响项目成败的任何外部环境因素和内部组织环境因素，如政府政策或行业标准、组织的

基础设施、组织的人力资源状况以及组织面临的市场情况等。

•4.组织过程资产：组织中与过程相关的、有助于项目成功的无形资产，如组织中的标准化过程与政策、项目章程模板、历史信心以及经验教训知识库等。

组织过程资产：

在制定项目章程及以后的项目文件时，任何一种用于影响项目成功的资产都可以作为组织过程资产。任何一种以及所有参与项目的组织都可能有正式或非正式的方针、程序、计划和原则，所有这些影响都必须考虑。组织过程资产还反映了组织从以前项目中吸取的教训和学习到的知识，如完成的进度计划、风险数据和挣值数据。组织过程资产的组织方式因行业、组织和应用领域的类型而异。

•组织过程资产可以归纳为如下两类：

•1.组织进行工作的过程与程序：

•组织标准过程，如标准、方针（安全健康方针、项目管理方针）,标准产品与项目生命期，以及质量方针与程序（过程审计、目标改进、核对表，以及供组织内部使用的标准过程定义）。

•标准指导原则、工作指令、建议评价标准与实施效果评价准则。

•模板（如风险模板、工作分解结构模板与项目进度网络图模板）。

•根据项目的具体需要修改组织标准过程的指导原则与准则。

•组织沟通要求（如可利用的特定沟通技术，允许使用的沟通媒介、记录的保留，以及安批准与确认任何变更时应遵循的步骤。

•风险控制程序，包括风险类型、概率的确定与后果，以及概率与后果矩阵。

•批准与签发工作授权的程序。全要求）。

•项目收尾指定原则或要求（如最后项目审计、项目评价、产品确认，以及验收标准）。

•财务控制程序（如时间报告、必要的开支与支付审计、会计编码，以及标准合同条文）。

•确定问题与缺陷控制、问题与缺陷识别和解决，以及行动追踪的问题与缺陷管理程序。

•变更控制程序，包括修改公司正式标准、方针、计划与程序，或者任何项目文件，以及批准与确认任何变更时应遵循的步骤。

•风险控制程序，包括风险类型、概率的确定与后果，以及概率与后果矩阵。

•批准与签发工作授权的程序。

•2.组织整体信息存储检索知识库：

•过程测量数据库，用于搜集与提供过程与产品实测数据。

•项目档案（如范围、费用、进度，以及质量基准、实施效果测量基准、项目日历、项目进度网络图、风险登记册、计划的应对行动，以及确定的风险后果）。

•历史信息与教训知识库（如项目记录与文件，所有的项目收尾资料与文件记录，以及项目选择决策结果与绩效的信息，以及风险管理努力的信息）。

•问题与缺陷管理数据库，包括问题与缺陷状态、控制信息、问题与缺陷解决和行动结果。

•配置知识管理库，包括公司所有正式标准、方针、程序和任何项目文件的各种版本与基准。

•财务数据库，包括如工时、发生的费用、预算以及任何项目费用超支等信息。

项目章程的内容

•一、项目名称。简要地写出项目名称。

•二、项目的重要性

•从微观和宏观层面论述启动项目的理由，使项目干系人知道为什么要做这个项目。

•三、项目目标

•总目标：概述项目的总体目标。

•分目标：列出支持总体目标的分目标。

•四、项目范围概述

•主要的项目范围：概述主要的项目范围。

•主要的可交付成果：列出项目必需提交的高层次可交付成果。

•五、项目经理