会议管理规定

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会议管理规定

司规字第09号

第一条目的

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本规定。

第二条适用范围

本规定适用于公司及各部门会议管理。

第三条职责

1、综合经营管理科负责公司会议的统筹协调及本规定的执行监督。

2、会议提拟人或主办部门负责会议组织工作，并有权对违反本规定行为提出处罚意见。

第四条会议分类

1、总经理办公会（周例会，每周六召开）

召集人：综合经营管理科负责人

参会人员：总经理、畐U总经理、各部门负责人，相关人员列席。

会议资料准备：各部门负责人以表格形式列示，提前发至综合经营管理科。

1）部门主要绩效指标完成情况

2）上期部门重点工作计划落实情况及效果评估

3）当前存在的问题、解决方案和办法

4）下期部门重点工作计划、预期目标和完成时限

纪要部门：综合经营管理科

2、计划会（每月28日前召开）

召集人：财务科负责人

参会人员：总经理、畐U总经理、各部门负责人参加。

会议资料：各主要部门联合准备会议资料。参照年度计划中的月度分解指标并

结合上月实际，预测和拟定当月的：

1）销售计划

2）采购计划

3）回款计划

4）生产计划

5）产能设备利用计划（含设备检修保养计划和大中修计划）

6）资金计划

会议重点讨论当月计划与年计划分解指标差异原因；实施完成上述计划所需资源条件的充分性和可靠性；并明确各部门的工作重点和配合事项。

纪要部门：财务科

3、工艺技术质量分析会（每月10日前召开）

召集人：生产技术负责人。

参会人员：各部门负责人参加，技术等相关人员列席。

会议资料：生产技术车间准备会议资料，综合经营管理科配合

1）质量目标达成情况、客户反馈和报怨以及处理情况（综合经营管理科协同提供）2）现有产品工艺执行检查情况及整改方案

3）当前存在的主要质量问题和下一步改进方案

4）新产品、工艺、技术改进和试验效果，下一步的实施项目、计划和方案；

5）体系运行和审核情况

6）其他情况

会议重点讨论涉及产品、工艺、技术、质量、客户报怨处理等方案的可靠性、有效性，明确对各部门配合要求。

纪要部门：生产技术负责人指定人员

4、成本分析会（每月15日前召开）

召集人：财务科负责人

参会人员：总经理、畐I」总经理、各部门负责人参加，相关成本主控人员列席。会议资料（财务科准备会议资料，相关部门配合）

1）主要成本消耗和费用支出指标通报

2）分班组、分炉组能耗、损耗指标变动分析

3）主要五金备品备件项目消耗统计分析

4）水、电及办公用品消耗统计分析

5）成本考核结果及下一步的控制要求

会议重点分析、讨论成本费用异常项目的原因、整改措施和下一步的控制要求

和方案，确定实施计划。

纪要部门：财务科

5、部门、班组例会或早会（自行确定固定的时间召开）

召集人：部门负责人、职能负责人、班组长（根据需要可灵活采用周例会或早会形式，其中涉及现场作业的必须实行早会制，如班组、维修、物管、警卫等）

参会人员：部门、班组全体所属人员

会议资料：

1）周工作计划、日生产计划、发货指令、派工单等

2）公司或部门下发的各类文件、通知等

3）其他所需材料

会议重点强调安全注意事项、传达公司及部门文件和精神、检讨上期工作存在问题、分派下达当日工作任务。

纪要部门：会议召集人（每周例会应形成书面纪要）

6、其他专题会（如安全管理会议、环保管理会议）

根据需要由总经理、副总经理或部门负责人提出，综合经营管理科召集，下发

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书面会议通知，做好会议组织与服务。

第五条、管理内容和要求

1、会议通知期应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；需对会议议题、需准

备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知形式书面通知。

2、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决

定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作

3、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器

材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

4、会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则。

5、会议主持人须遵守以下规定：

1）应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2）会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3）会议进行中，根据实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后

续安排统一意见。

5）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

6与会人须遵守以下规定：

1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到，遵守会议各项纪律。

2）会议发言应言简意赅，紧扣议题，属工作部署性质的事项，原则上不在会上

进行讨论性发言。

3）遵循会议主持人对议程控制的要求。

4）做好本人的会议纪录。

5）会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

6）主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

7、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

&会议记录或纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名，发放或传阅范围由主持人确定，并报综合经营管理科存档一份。

9、会议记录、记要为公司机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度

和保密制度的有关规定执行。

10、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”原则；会议主持人另有指定

的，从主持人指定。会议跟进依据以会议原始记录及会议纪要为准。

11、奖惩

1）奖励按《员工奖惩制度》执行。

2）处罚。无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；无正当理由缺席每次处以20元的罚款；凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第六条、本规定自下发之日起执行。

有限公司内部资料制度文件

审核：批准：生效日期：2017年9月1日

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版本：第一版