OA系统在政府部门中的应用

OA系统在政府部门中的应用

OA系统是目前国内最为普及和成熟的应用系统之一，它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累，技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀，办公自动化才能发挥作用。政府部门在工作中十分讲求效率和效益，办公自动化可显著地提高办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平。我单位作为市直政府部门，使用OA系统已经多年，在使用过程中确实大大提高效率、节约成本。

一、OA系统在我单位的应用情况

我单位自2009年使用OA系统以来，在提高办公效率上所发挥的作用愈来愈明显，它已成为单位内部上情下达、资料共享、事务管理不可缺少的支撑环境。

1、建立了内部通讯平台。平台上的工作人员通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，有效消除了单位的信息死角，成为上下左右沟通的润滑剂，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2、建立了信息发布平台。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，使内部的规章制度、新闻简报、信息交流、公告事项等能够在单位各部门之间得到广泛的传播，使干部能够了解单位的发展动态。

3、实现了工作流程的自动化。例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，通过工作流程的自动化，使各级人员可随时查看自己的工作状态，如有待办流程，可立即处理，提高工作效率，提高了部门之间协同工作的效率。

4、实现了文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度，办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。新人报到后，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，自己上网就可以在身份权限范围内，看到单位多年积累下来的规章制度、各种技术文件等等，减少了很多培训环节。

5、实现无纸化办公，节约了费用。从纸质及手工办公向无纸化办公发展，节约了大量的通讯费、传真费、纸张费、耗材费。

6、可实现远程、移动办公。通过网络连接可以随时随地办公，使办公不再受地域的影响。

除此之外， OA系统还涉及到日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递等与我们日常事务性的办公工作相结

合的各种辅助办公。

二、OA系统应用中存在的问题和原因分析

1、部分人员缺乏办公自动化应用要求具备的基本素质。自OA系统应用后，虽组织各级人员进行应用培训，但至今仍有个别人不熟悉基本的应用，在电脑知识，尤其是电脑操作系统及硬件知识缺乏，仅限于处理代办工作、收发邮件等，造成了办公自动化系统的动手操作能力低、操作速度慢，无法按时、保质保量地完成网上公务处理任务，办公自动化的效益无法真正得到体现，也造成系统资源的浪费。

2、领导示范推动作用没有很好的发挥。两级管理人员出差或休假，设臵工作委托代理人意识不强，一旦出差或请假，一些工作无法延续，处于停滞状态，一些急需传达的信息也无法及时传达到各部门或基层。

3、办公自动化应用还处在一种低层次水平。目前单位办公自动化中管理模块应用最多的是信息发布、信息交流、公文管理、我的流程。其它模块应用欠佳，一些是没有应用，如会议管理、合同管理、知识管理；一些是没有纳入到办公自动化中，如督办管理、档案管理、电子刊物、用车、用餐申请等；一些是应用不充分，如人力资源管理等。虽然已初步实现了公文处理的网络化、自动化和无纸化，但很多部门的公文在内网传递、交换时，往往还习惯印制部分书面文件，造成不必要的浪费，且内网的上述大部分管理功能还未能全面应用，或者应用很少，还有很大的开拓空间。

4、使用不规范。使用OA系统应用后，单位曾下发《关于进一步规范办公自动化系统运行和规范网络管理的通知》，但是在实际应用过程中，部分流程不合理、使用不规范，已发布的规章制度落实不到位，没有下大力气进行监督、考核。

三、办公自动化应用中必须处理好的几种关系

一是要注意避免“重硬件、轻软件”的问题。办公自动化系统的硬件与软件如车之两轮、鸟之两翼，互为补充、缺一不可。但是硬件看得见、摸得着，可以出资购买配臵；而软件是一种无形资产，加上盗版软件的泛滥，给人一种可有可无的错觉。因此，在软硬件的资金投入和队伍建设上存在严重的不平衡。要解决这个问题，首先应把“软件开发”摆

在办公自动化建设的突出位臵，组织系统管理人员和技术人员与软件技术开发人员加强沟通、密切配合，共同研究、规范实际工作流程，开发出实用、适用的办公自动化软件。

二是要注意传统办公系统与办公自动化系统的衔接。办公自动化系统源于传统办公系统，并应逐步取而代之。在推行办公自动化系统的初期甚至相当长的时期内，为保证正常的办公秩序，须将传统办公系统和办公自动化系统并行，使两种系统处于共存、互补状态。两种系统的并行，不仅不会减少行政管理的工作量，反而还要增加许多重复性劳动，软件开发者和办公人员都应对此有充分认识。现代办公手段取代传统办公手段，必须是一个长期的、渐进的过程，这是由人员结构、心理认识、传统习惯等条件所决定的。只有防止形式主义和“赶新潮”、盲目追求的思想，一步一个脚印地先抓传统办公系统规范化建设，再抓自动化流程与传统办公系统相结合，才能使办公自动化逐步扩展到办公室的各个工作领域，实现办公手段的变革。

四、办公自动化在公司管理中的应用建议

为进一步推进我单位办公自动化应用的开展，建议在实际应用中采取以下具体措施：

1、发挥领导示范推动作用。办公自动化系统应用效能有效发挥的关键是在领导。首先，领导的一切行为具有显著的示范带动作用，这将对办公自动化系统的有效推广应用起

到带头作用；其次，领导使用办公自动化系统对于该系统的推广具有强大的助推作用；如果领导能够坚持在一般情况下不再沿用传统的办公模式，坚持通过办公自动化系统办理日常事务，全体员工必将自觉适应和熟悉办公自动化系统；最后，领导使用办公自动化系统还有利于部分系统使用不力或使用质量低下人员形成有效的监督，促使其在思想和使用技能上有一个提高。

2、尽快完善规章制度。无规矩不成方圆。办公自动化的操作性很强，必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。明确办公自动化各个模块责任落实等，加强督促、检查和指导，认真解决存在的问题，不断推动公司办公自动化应用工作的展开。

3、强化培训。使用人员掌握计算机技术的水平的高低，直接影响办公自动化的推广应用进程。只有抓好了系统管理人员和使用人员在办公自动化系统方面的培训，让大家都对办公自动化系统了解了、熟悉了、会用了，才能确保办公自动化系统被真正的运用到实际工作中去。一是要对系统管理人员和技术人员进行培训，加强网络技术管理。二是要对各部门工作人员规范使用办公自动化系统进行业务培训。

4、规范已开发模块的管理。对目前公文管理、我的流程、信息发布、信息交流等基本功能，进一步加强规范管理，

要求使用人员全部上网完成，推进公文处理的网络化、自动化和无纸化。

5、结合单位实际和需求，启用模块或添加部分模块。现系统自带而未启用的模块有档案管理、申请管理、会议管理、车辆管理及人力资源管理等，建议添加以下模块：（1）档案管理：因办公自动化自带档案管理系统无法达到档案管理全部档案载入。现单位已独立建立档案管理系统，可将该系统与办公自动化系统直接对接。但因软件系统不是一家开发公司开发，所以需找技术人员进行咨询和技术支持。（2）申请管理、财务报销、车辆管理等以上都是以纸质形式进行审批，即浪费人力也浪费物力。必须尽快将其应用起来，设臵流程，自动化运转，达到省时省力和充分利用系统资源的目的。（3）会议管理。公司现有会议没有统一的管理模式，经常是开会前下发通知或以寻呼（短信）方式进行，并且对会议室的使用也没有具体的要求。启用会议管理模块可解决这一问题的存在，能够以流程形式进行会议室的申请、会议通知、纪要发布等。（4）加快“硬件”建设，突破“瓶颈”障碍。完全实现办公自动化，目前最主要的“瓶颈”障碍是“硬件”不足。根据机组达标验收要求，单位要保障计算机资金投入，按照机构优化后的部门及班组设臵等，配臵电脑，同时抓好电脑的升级换代工作。（5）严格控制外网开通用户。结合现阶段单位实际，由必须使用外网联系工作的部门

根据需求向办公自动化管理部门上报开通用户，并说明开通理由，办公自动化管理部门进行审核并经主管领导审批后予以开通。

推进办公自动化建设，是提高工作效率和行政质量，促进管理科学化和决策信息化的重要保障。办公自动化系统的建设是一长期、连续的动态发展过程，必须大胆实践，勇于创新，及时找到解决各种矛盾的途径与方法，才能有力地推动办公自动化系统建设管理和推广应用的步伐。