会议准备工作流程说课讲解
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会议准备工作流程
1. 会场预约
根据需要,制定最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。
2. 会场的布局,设备安装调试
根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;根据需要,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;根据需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
3. 印刷材料的设计制作
根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;提前把印刷品送到会场或指定位置。
4. 参会者的接送
根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。
5. 参会者的餐饮
根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、
宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,选择不同的用餐地点。
6. 参会者业余时间的安排
根据参会人员的喜好,选择不同的休闲方式;设计专门的旅游线路。
如何选择会议场所
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准:
★大小要适中
会场太大,人数太少,空下的坐位太多,松松散散,会给与会人员一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,也根本无法把会开好。英国首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”
★地点要合理
临时召集的会议,一两个小时即散的,要考虑把会场定在与会人员较集中的地方;超过一天的会议,会场要尽可能离与会者的住所近一点,免得与会者劳碌奔波。
★附属设施要齐全
会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备,会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的,没有出什么问题”,就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度,很可能会给会议造成损失。
★要有停车场
现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处,会才开得成。
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