存货管理内控制度
存货管理内控制度 Final revision by standardization team on December 10, 2020.
存货管理内控制度
1、总则
控制目标
(1)规范存货管理行为;
(2)防范存货业务中的差错和舞弊;
(3)保护存货的安全、完整,提高存货运营效率。
适用范围
(1)本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的存货管理;
(2)存货管理包括计划、采购与生产、保管、发出、盘点、记录和报告;
(3)公司的控股或全资子公司参照执行。
制定依据
(1)《中华人民共和国会计法》;
(2)《内部会计控制规范——基本规范(试行)》;
(3)国家其他相关法律、法规及公司相关规定。
2、岗位分工与授权批准
不相容岗位分离
(1)存货的采购、验收与付款分离;
(2)存货的保管与清查分离;
(3)存货的销售与收款分离;
(4)存货处置的申请与审批、审批与执行分离;
(5)存货业务的审批、执行与相关会计记录分离;
(6)公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。经办和核算存货业务人员的素质要求
(1)具备良好的职业道德、业务素质;
(2)熟悉存货的用途、物理和化学性质等基本知识;
(3)符合公司规定的岗位规范要求。
业务归口办理
(1)存货的采购由采购部负责办理,其他部门配合;
(2)存货的质量由质量部门办理验收;
(3)存货的数量验收、保管、发出、保管由仓储部门办理;
(3)付款和会计记录由财务部办理;
(4)公司未经授权的机构或人员,不得办理存货业务。部门职责
采购部
(1)受理采购申请,编制采购作业计划;
(2)采购作业;
(3)收集市场价格。
仓储部门
(1)数量验收、保管存货;
(2)按发货指令(领料单或发货单)发货;
(3)对存货的收、发、存进行记录和报告。
财务部门
(1)参与制定存货管理政策;
(2)参与重大采购合同的签订、采购招标及反拍卖工作;
(3)及时对存货进行会计记录;
(4)审查采购发票,正确计算存货成本;
(5)参与存货盘点,抽查保管部门的存货实物记录。
审计部门
(1)对存货的采购合同进行审计。
授权审批
授权方式
(1)存货业务除公司有重大战略性采购或生产需经董事会审批外,由公司总经理审批;
(2)公司总经理对各级人员的存货业务授权,每年初公司以文件的方式明确。
审批权限
审批方式
(1)重大战略性采购与生产,经董事会决议后,由董事长审批;
(2)采购政策(包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等政策性事项)和月度采购计划、由总经理召开会议决定,并以文件或其他形式下达执行;
(3)存货业务的其他事项审批,在业务单或公司设定的审批单上签批。
批准和越权批准处理
(1)审批人根据公司对存货业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限;
(2)经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理存货业务;
(3)对于审批人超越授权范围审批的存货业务,经办人有权拒绝并应当拒绝,并及时向审批人的上一级授权部门报告。
3、存货取得、验收与入库控制
采购存货控制
采购控制程序图
YES
YES
YES
内控要求
制造存货
存货制造控制流程
NO
YES
YES
内控要求
委外加工
外协加工商:由公司生产部、质量部门、财务部门等共同评审协作加工商。委外加工类别:
(1)成品委外加工:由公司提供材料或半成品,委托协作厂商制造成产成品。