三层次(管理类)文件管理办法
文件夹层级结构
文件夹层级结构的定义文件夹层级结构是指文件系统中的文件和文件夹按照一定的层次关系进行组织和管理的方式。
它通过创建文件夹来分类和存储不同类型的文件，并在这些文件夹之间建立层级关系，以便更好地管理和查找文件。
二、文件夹层级结构的重要性文件夹层级结构在文件管理中具有极其重要的作用，主要体现在以下几个方面：1.组织性：文件夹层级结构通过分层方式将不同类型和用途的文件归入不同层次的文件夹中，使文件存储变得有序，提高了系统的组织性。
2.易于管理：文件夹层级结构使得文件管理变得简单直观，使用者可以轻松地找到所需的文件，降低了管理成本。
3.提高效率：合理的文件夹层级结构能够提高文件查找和使用效率，为使用者带来便利。
4.安全性：通过合理地设置文件夹权限，可以保证文件的安全性和隐私性。
三、文件夹层级结构的类型常见的文件夹层级结构类型主要有以下几种：1.树形结构：这是最常见的文件夹层级结构，层次分明，易于理解。
在树形结构中，文件夹像树枝一样层层嵌套，最顶层是根目录，下面依次是子目录和孙目录等。
2.网状结构：这种结构允许文件在不同的文件夹层级之间自由移动，灵活性较高。
但在大型系统中，由于文件可能分散在多个位置，管理起来较为困难。
3.混合结构：混合结构是树形结构和网状结构的结合体，兼具二者的优点。
它既保持了文件夹层级的清晰性，又具有一定的灵活性。
四、文件夹层级结构的优点1.层次分明：文件夹层级结构能够清晰地表示文件之间的逻辑关系，使文件管理更加有序。
2.易于理解：对于使用者来说，树形结构的文件夹层级结构直观易懂，方便查找。
3.支持大型系统：由于树形结构是层层嵌套的，所以它能够容纳大量的文件和目录，支持大型文件系统。
4.可扩展性强：新的目录可以很方便地添加到已有的文件夹层级结构中，提高了系统的可扩展性。
5.提高安全性：通过设置权限和访问控制，可以限制对文件的访问和修改，从而提高系统的安全性。
6.便于备份和恢复：文件夹层级结构使得文件的备份和恢复变得简单有序，可以快速恢复整个文件系统的状态。
文书整理归档的方法和步骤
文书的整理与归档一、教学目的要求掌握文书整理归档的方法和步骤；认识和区分“件”与“卷”、“案卷”和“案盒”。
掌握文书整理归档的步骤；归档文件的排列；掌握归档文件的排列要求；归档文件编号及归档章的使用二、教学重点件的确定；归档文件的排列；归档文件编号及归档章的使用三、教学安排2课时四、教学设想实物展示、讲解、举例，准备实物文件五、教学步骤导入新课：对于已经确定必须归档的文书，你知道应该按什么方法整理？平时你是如何整理你的图书和资料的？（提问）文书整理归档的基本步骤：一、归档单位－－“件”的确定1、件的具体含义※单份文件，即自然件，一份文件为一件；※特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。
※文件的正本与定稿作为的一件。
过厚时可作为若干件。
※计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。
※文件的正文与附件，作为完整的一件。
如果附件数量较多或太厚不易时，也可以各为一件。
※会议记录应以每次会议作为一件。
来文与复文各自作为一件。
组织关系、工资关系介绍信每份为一件。
※有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。
文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。
※转发件与被转发件应视为一件。
※复制件应和原件作为一件归档。
※关于同样式的表格。
如先进登记、工作登记表等，要求一份为一件整理。
二、文件修整1、修裱破损文件。
2、复制字迹模糊或易退变的文件3、超大纸张的折叠。
4、去掉易锈蚀的金属物。
主要指永久、长期保存的文件材料三、文件的装订1、装订：归档文件整理完毕后，固定文件的页次方法。
※永久、长期保管的归档文件，采用不锈钢订书钉或使用缝纫机在文件的左侧或左上角装订。
※复制字迹模糊或易退变的文件建议装订方式统一使用不锈钢订书钉装钉，文件采用左侧装钉，左边和下边对齐。
文件编号与书写管理办法
8.3文件不够用操作流程图
8.4文件取消操作流程图
附件一、文件制定作业流程图
权责部门编制文件
文控
相关部门
签核权限人
文控
附件二、文件修订作业流程图
权责部门编制文件
相关部门
签核权限人
文控
相关部门
各职能部门
附件三、文件不够用申请作业流程图
各部门
管代
文控
各职能部门
附件四、文件取消作业流程图
5.5.2字体规定：宋体（简），公司名称抬头字体为二号或22号字体，内容字体为小四号或12号字体。
5.5.2.1当文中有部分字体需要特别注明时，可根据需要加粗或其他调整。
5.5.3层次：各层次退一字作为起点。
如：一、XXXXXXXXXXXXXXXXX
1.1 XXXXXXXXXXXXXXX
1.1.1XXXXXXXXXXXX
版本
修订内容描述
修订日期
制定人
审核人
批准人
制定人/日期
审核人/日期
批准人/日期
文件发行章
李建梅
2017-10-18
一、目的：
为了规范公司的文件、表单编号及书写格式的统一、利用操作与有依可巡，故特编制此规定
二、范围：
凡本公司与质量、活动有关的文件编号规则与表单编号均使用
三、权责：
品质文控负责对公司各个场所应用的文件编号、表单编号负责。并对有效性文件的编号与表单作统一归口管理
5.1.7表单流水号：
用三位数字表示，从“001”开始，002/003....以此类推。
5.2一、二、三、四阶文件版本/版次及页次管理
5.2.1第一次制定之原版以A0表示，第一版第一次修订为A1版，以此类推。
公文处理办法、公文格式、归档文件整理规则
国家行政机关公文处理办法(国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行)第一章总则第一条为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有：(一)命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复适用于答复下级机关请示事项。
办公室公文处理制度
办公室公文处理制度篇一：办公室公文管理办公室文件管理制度一、总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理第三条公文的签收：凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收第四条公文的编号保管：1. 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。
2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条公文的阅批与分转。
1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第六条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。
如有领导批示、拟办意见，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
三、发文的管理第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
中学文书类档案管理办法范本
中学文书类档案管理办法范本第一章总则第一条为规范中学文书类档案管理工作，提高档案管理效率，保证档案资料的安全和完整性，根据相关法律法规，制定本办法。
第二条中学文书类档案管理工作必须坚持依法、规范、有效管理的原则，严格遵循档案管理的流程和程序，规定档案管理的标准和要求，确保档案资料的可追溯性和可审计性。
第三条中学的文书类档案主要包括学生档案、教职工档案、行政档案、学校财务档案等，管理办法适用于中学的所有文书类档案。
第四条中学应当建立档案管理部门或委托专业档案管理机构进行档案管理，定期开展档案管理培训，并指导各相关部门正确使用档案管理系统。
第五条中学应当根据实际情况，制定档案管理规章制度和工作流程，明确档案管理的职责和权限，确保档案管理工作的科学性和规范性。
第二章档案的建立和归档第六条学生档案是中学档案管理的重要组成部分，学生档案应当建立个人档案和班级档案两个层次，个人档案主要保存个体学生的基本信息、成绩单、奖惩记录等，班级档案主要保存班级合照、班级风采录等。
第七条教职工档案主要保存教职工的个人信息、工作经历、职称评定等信息，教职工档案应当建立个人档案和部门档案两个层次，个人档案主要保存教职工的基本信息、考核记录等，部门档案主要保存职称评定材料、岗位任职资格等。
第八条行政档案主要保存中学的规章制度、决策文件、重要会议记录等，行政档案应当建立机构档案和项目档案两个层次，机构档案主要保存中学各部门的组织机构、职责范围等信息，项目档案主要保存中学的重要项目、活动、工程等的文件和记录。
第九条学校财务档案主要保存学校的财务收支凭证、会计账簿、报表等，学校财务档案应当建立账簿档案和凭证档案两个层次，账簿档案主要保存学校的账簿记录、报表等，凭证档案主要保存学校的收支凭证、购买发票等。
第十条档案的建立应当按照相关规定进行归档，建立归档登记表，明确档案的名称、编号、保存期限等基本信息，并进行盖章和归位。
第三章档案的借阅和使用第十一条档案的借阅和使用必须符合相关规定，确保档案的安全和保密，任何人不得私自借阅档案。
质量手册、程序文件、管理制度区别
在ISO9001质量体系文件分不同层次，它们是：第一层次质量手册；第二层次程序性文件；第三层次作业指导书（含检测细则、操作规程）；第四层次质量记录（表格、报告、记录等）。
质量手册是程序文件的概要及总括，程序文件是质量手册的具体阐述。
质量手册是质量文件的汇总，包含质量方针、质量目标、质量程序文件、质量标准等各种文件；程序文件仅仅是其中的一个部分。
手册是告诉你做什么，程序是告诉你如何做。
质量管理制度是企业根据实际情况编写的有关质量管理的各方面规章制度，而质量手册为企业做ISO9000体系时做的一份系统的有关质量管理的制度汇编、其内容比一般企业的质量管理制度要更完善更全面，其中一些内容包含了质量管理制度中的内容但适用范围更广更规范有标准参考！一阶文件：质量手册，摘要地指出如何满足ISO9001:2000质量管理体系要求，同时应包括或提及质量管理体系的各项书面程序。
二阶文件：程序文件，针对特定的质量流程，规定何人、何时、何地、利用什么方式来做何事及其要求。
三阶文件：补充二阶文件，针对特定的作业流程说明如何做，以达到规定要求，如作业指导书，检验标准、校正指导书等均属之。
四阶文件：表单，用以收集、传递资讯；控制作业流程或作为日后证明系统或产品符合规定要求的证据之格式。
[求助]品质管理部门的质量手册、程序文件、作业指导书之间什么关系？[复制链接]治大国若烹小鲜该用户从未签到电梯直达1#发表于2013-9-10 11:08 |只看该作者| |•质量手册还好理解，是一个公司的总的质量方针；那么程序文件、作业指导书是指149主题1001帖子2868积分金牌会员•收听TA •发消息检验操作的步骤还是车间各个工序的过程？就是说是描述实验室的还是车间的？•如果是描述车间的，这个文件应该由谁制定？品管？研发？•质量手册、程序文件、作业指导之间什么关系？1、无论什么类型的企业，他们的所有活动都属于服务性，所以生产的这种产品必须满足消费者、客户对质量的要求，所以企业需要制定《质量管理手册》并有效的运行，才能达到想要达到的目录，如果是食品企业还会有一个《食品安全管理手册》。
公文管理制度
公文管理制度第一条目的为完善公司公文的管理，使公司的公文管理工作规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，使各类公文能够有效地传达贯彻，特制订此制度。
第二条适用范围本制度适用于公司在经营管理过程中所产生的各种公文以及与外界往来的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文至归档全部过程管理与控制。
第三条常用文种公司常用的文书种类主要有：决定、决议、意见、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、情况反映等。
1.决定适用于对重要事项作出安排，奖惩有关部门及人员，或根据情况变化撤销不适当的决定事项。
2.通知适用于转发上级领导、同级部门和不相隶属部门的公文，传达公司各部门办理、执行或周知的事项，任免人员。
3.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
4.报告适用于向上级部门或领导汇报工作、反应情况，答复上级部门的询问。
5.请示适用于向上级部门请求指示并批准。
6.意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。
7.函适用于与不同隶属公司间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
8.会议纪要适用记载、传达会议情况和认定事项。
第四条保密原则公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。
为最大力度保证公司机密不被泄露，公司利益不受损害，同时，为避免员工在不明确保密义务的情况下，出现违反公司制度的过失，特拟定以下制度——公司所有公文的拟定、发布均需要分为Ⅳ、Ⅲ、Ⅱ、Ⅰ四个等级，具体划分如下：⑴Ⅳ等级公文为高度绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者及事件相关负责人；⑵Ⅲ等级公文为绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员及事件相关负责人；⑶Ⅱ等级公文为机密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员、部门负责人及事件相关负责人；⑷Ⅰ等级公文为秘密级，其查阅人为***所有员工。
质量管理体系文件编写
版本及其他
文件控制的核心就是控制版本
可以“0”为文件的初始版本，修改时版本以
1,2,3,...依次标示 页码标识以“X OF Y”方式，其中X为当前页 码，Y为文件总页码 所有文件发布前应由授权人员审批其适宜性 故应规定各层次文件的编审批权限，并在文 件规定的栏目进行亲笔签署及日期签署 文件应在规定的生效日期时正式运行
过程源头/输入 过 程 活 动
《QS-QP-XX》 《QS-WI-XX-XX》
XX部YY员 ZZ部经理
****符合率 ****有效率
《QS-QR-YY-YY》
操作员 ****完成率
《QS-QR-YY-YY 》
检验员
过程结果/输出
四.文件的有效性
有效文件的几个基本要素
a.文件的基本格式 b.文件编排格式 c.文件名称 d.编号 e.版本 f.页码标注 g.编制/审核/批准签署及日期 h.生效日期 i.发放范围 j.受控标识及收文部门代码
发文范围及受控标识
应确保使用文件处方便获得文件，故由
编写文件者确定文件发放范围是合理的 并非所有文件都要发给所有部门 为区别于其他类别文件和防止非法复制， 受控文件需在规定位置加盖“受控文件” 鲜章以示区别 为防止文件发放中的混淆和便于追溯， 应在规定位置标识收或持有文件的部门/ 岗位代码
依次标示页码标识以xy方式其中x为当前页码y为文件总页码所有文件发布前应由授权人员审批其适宜性故应规定各层次文件的编审批权限并在文件规定的栏目进行亲笔签署及日期签署文件应在规定的生效日期时正式运行发文范围及受控标识应确保使用文件处方便获得文件故由编写文件者确定文件发放范围是合理的并非所有文件都要发给所有部门为区别于其他类别文件和防止非法复制受控文件需在规定位置加盖受控文件鲜章以示区别为防止文件发放中的混淆和便于追溯应在规定位置标识收或持有文件的部门岗位代码五
ISO17025-2017文件控制和维护程序
文件制修订记录1.0目的对实验室所有与管理体系相关的文件进行控制，确保各相关场所人员均能得到现行有效受控版本。
2.0范围适用于本实验室各类文件的编制、审批、发放、修改和管理等各环节的控制。
包括：质量手册、程序性文件、作业指导书、记录、报告、外来文件、档案类文件、计划类文件、网络文件等。
3.0职责：3.1最高管理者批准质量手册、程序文件。
3.2质量主管负责组织编写并审核质量手册和与管理要素有关的程序文件；并负责对现有体系文件的定期评审。
3.3技术主管负责组织编写并审核技术类程序文件，组织制修订、审核和批准作业指导书，并保持其有效性；3.4各部门负责人参与组织编写第三层次文件。
包括：本部门检测方法、校准规范、仪器设备使用和维护作业报导书、测量不确定度评定、期间核查方案，以及相关管理记录的整理、归档和控制。
3.5资料员负责管理体系文件的保管和发放。
3.6质量主管维护本程序的有效性。
4.0工作程序4.1管理体系文件的层次4.1.1第一层次为描述质量方针、目标和管理体系要素的质量手册；4.1.2第二层次为描述确保管理体系有效运行，控制各要素所涉及到的岗位职责、质量活动环节的程序性文件；4.1.3第三层次为供技术人员使用的技术作业指导文件；4.1.4第四层次为质量活动的见证记录文件、检测报告和实现预定质量目标的计划类文件。
4.2管理体系文件的编制、审批和发布4.2.1质量方针、质量目标由最高管理者主持制订和发布，并向全体员工宣贯，动员其积极参与质量活动，将质量方针落实到实验室的每一个具体岗位上；4.2.2管理体系文件由质量主管策划编写，研究确定各层次文件的编写格式、内容，统一编写要求和编号规则，建立各层次文件之间的衔接关系；4.2.3第一层次文件由质量主管组织编写，最高管理者批准发布；4.2.4第二层次的管理类文件由质量主管组织起草并负责审核，由最高管理者批准发布；4.2.5第二层次的技术类文件由技术主管组织起草并负责审核，由最高管理者批准发布；4.2.6第三层次文件由技术主管组织检测人员编制，经有关人员审核后由技术主管批准发布；4.2.7第四层文件应当依据管理和技术领域的分工分别由质量和技术主管负责制定和发布。
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三层次（管理类）文件管理办法
第一章总则
第一条通过对三层次文件的管理控制，使公司的质量管理体系运行更加正规、更加有效。
第二条适用于公司各有关部门编制、发放的第三层次文件的管理。
第三条三层次文件的管理由品质部归口管理，各有关部门具体实施。
第二章管理程序
第四条三层次文件是质量手册和质量体系程序文件的支持性文件，公司现有的质量体系程序文件未包含到的而质量体系运行又必须的管理性文件。
第五条三层次文件由各部门或质量体系要素分管部门根据标准要求和公司实际情况组织编制和发放。
第六条在本部门使用的文件，由本部门领导审签，需多个部门同时执行的文件，应由公司主管领导审签。
第七条三层次文件的编制格式按品质0002—2002《重庆红宇精密工业有限公司第三层次文件格式》之规定进行编制。
第八条三层次文件的发放须加盖“受控”印章，以保证三层次文件的有效性。
第九条三层次文件发放后，应编制“文件控制清单”（三层次文件目
录），“文件控制清单”格式按Q/DJSⅡQP0501《质量体系文件的编制与管理程序》附表之规定执行。
第三章附则
第十条各部门应建立本部门应该具备的所有三层次管理文件汇总表（采用Q/DJSⅡQP0501《质量体系文件的编制和管理程序》中“文件控制清单”格式），并将汇总表报品质部一份。
第十一条三层次文件的更改按质量体系程序文件的更改办法执行。