第三节从会计软件中获取数据的方法

第十五周 第三次 总节次 第三十一次 教学内容：数据获取的方法及决策支持模块的使用 教学目标：了解决策模块的使用：掌握数据获取的方法 教学重点：数据获取的方法 教学方法：自学及多媒体教学 教学过程： 财务分析的对象是会计数据，如何从会计软件中获得所需的数据，以及如何从不同高度取数是进行财务分析的前提。 手工方式下，会计数据存放在凭证、账表等纸介质中，因此，获取会计数据只能靠人工摘录、抄写和复制。会计电算化后，使传统的财务会计的数据处理方式、存储方式、输出方式发生了根本性变化，它可以根据企业管理、分析、预测、决策的各种需要，做到及时、准确地提供丰富的数据源和复杂的计算结果。 一、会计数据源分析 根据会计数据存放介质和范围的不同，可分为 l手工会计核算数据源 各单位在开展电算化时，不可能一开始就建立完整的电算化核算系统，往往是从账务处理、会计报表子系统开始，逐渐向其它子系统扩展，因此，在电算化工作起始阶段，会计数据不能完整地从机内得到，有些数据仍需从手工账簿中获取。 2单机环境下的数据源 对于小型企业余讲，会计核算往往在单机中进行。大部分数据存放于本地计算机内，且数据不能共享，获取数据时，须借助于软盘等磁介质。 3局域网环境下的数据源 越来越多的单位，逐渐建立基于局域网环境下的计算机会计信息系统。在局域网环境中，会计核算工作是在若干个工作站和网络服务器构成的局域网络环境中进行，会计数据保存在本地的网络服务器中，单位内部可实现数据资源共享。 4广域网环境下的数据源 随着全球以国际互联网为中心的计算机网络时代的到来，一些大型企业、集团公司、跨国公司纷纷建立广域网环境。广域网环境下，不仅能够即时提供集团公司内部的会计数据，而且还能提供丰富的外部信息，不少软件已推出了具有 Web功能的远程查询系统，以访问不同地区的多种数据源。 5辅助数据源 财务分析时除会计核算信息之外，还需要其它的辅助信息，如市场信息、金融信息、政策信息等，还需从其它管理系统中，如生产管理系统、物料管理系统、人事管理系统中获取信息。 二、从会计信息源中获取信息的途径 l一次输入、多次使用 会计软件的设计者充分考虑了数据的共享和重复使用，因而所有的会计数据在一次录入后，均可多次重复使用，如：采购单录入后，可直接生成凭证，并转入账务处理子系统；成本费用可以在成本核算中录入，进行成本计算后再通过凭证自动生成，引入账务处理子系统，从而可为会计数据分析模块提供数据源。 2查询录入 查询录入是指管理者通过查询和阅读获取数据后，通过人工录入方式将相关数据存人会计管理系统的数据分析文件中。对于没有实现完整电算化的单位而言，这一方式是必不可少的。例如：某单位没有使用固定资产核算模块，若要分析与固定资产有关的数据，就必须从手工账中查阅到该信息后，将其录入计算机。 3机内取数 运用会计软件或其他计算机应用软件所提供的取数工具，直接从存在于机内的账务、报表等模块中读取或生成所需的财务分析数据。这是获得会计数据的主要途径。 4利用数据库本身提供的数据转出获取数据 各种大型数据库都提供了导出(Export)功能，可以将指定的数据以指定的文件格式转出，不同的数据库的转出功能可以参照相应的数据库管理手册。有些软件中提供了“查询数据转出”功能，可以直接将查询到的数据引出，提供给财务分析模块使用。 5读取存于机外磁介质或光盘介质中的数据 机外磁介质和光盘介质可用来存放会计源数据和辅助数据源文件。会计软件可自动从这些介质上直接获取数据，并将其存放在财务分析管理模型中。这种方式适用于单机之间数据的传递。如某集团公司欲从各销售网点中获取有关销售数据，各网点独立运行单机的销售软件，这时，就要求各销售网点将装有销售数据的软盘送到总公司，由计算机完成自动读取数据的工作。 6网络传送 对于局域网络环境来说，财务分析管理系统可自动从网络服务器上直接获取数据，并将其存人财务分析模型中。例如，在局域网络环境中，不同的会计数据(如账务数据、材料核算数据、固定资产核算数据、成本核算数据等)是由不同的子系统产生的，但最终都存放在服务器上，此时，财务分析系统可自动从网络服务器上直接获取数据。 对于采用广域网络环境的单位来说，各分公司、子公司或基层单位的会计业务处理都在不同城市的计算机中完成，并存放在当地计算机或服务器中。总公司、母公司或上级单位所需的财务管理与决策数据来自下属单位，因此，各分公司、子公司或下属单位定期( l天、5天或10天)利用远程通讯工具，通过调制解调器、电话线和国际互联网，就可以坐在办公室里，轻轻松松地向其上级单位“发送”会计数据。上级单位在收到所属单位传送的会计数据后，便可由财务分析系统自动从主网络服务器上或本地硬盘中直接获取数据。 第四节 决策支持模决的使用 一、决策支持概述 1．决策的概念及内容 决策指人们为了实现某种特定的目标，运用科学理论与方法，系统分析主客观条件，提出多种预选方案，从中选取最优方案的过程。从经济管理角度考虑，决策是对企业未来活动所进行的规划，是企业管理中的核心问题。其主要内容包括：投资项目决策、生产经营过程中的销售决策、生产决策、成本决策、筹资决策、存货决策、定价决策、资本结构决策、股利分配决策等。 2．决策支持软件 决策支持软件是为了决策者制定决策服务的电子计算机软件，它是信息管理和信息处理的高级阶段，它把数据处理的功能和各种模型等决策工具有机地结合起来，不仅实现了全面的信息管理，而且也能满足制定各种决策的需要。决策支持软件利用计算机、通讯技术及决策分析方法，在建立企业会计及生产、供应等环节业务的数据库与方法库和实用分析模块的基础上，全面反映整个企业的生产、经营、管理、人事等各方面的信息，使决策者在最短的时间内掌握企业的经济信息资料，通过分析、判断，及时作出调整决策及发展计划。 二、决策支持基本方法 决策支持基本方法主要有比较法、比率分析法，趋势分析法、构成分析法、本量利分析法，保本点分析法、净现值分析法等。前四种方法在上一节已介绍，本节仅对不同的方法加以说明。 1．本量利分析法 本量利分析是成本、业务量和利润分析的简称，它通过成本、业务量和利润三者关系的分析，找出三者之间联系的规律，从而为有效地制订经营决策和进行目标控制提供了非常有用的一种会计控制方法。 2．保本点分析法 保本点是指产品提供的边际贡献正好抵偿固定成本时或产品的全部销售收入等于全部成本费用时的销售量或销售额，即在这一销售量或销售额上，企业正好不亏也不盈，所以也称为损益平衡点。确定产品的保本点是本量利分析基本模式的核心内容。 3．净现值分析法 净现值是指一项投资方案未能获得报酬的总现值与投资额现值的差额。净现值法是利用净现值指标对投资方案进行评价分析的一种决策方法。当净现值为正值时，该方案可行。 三、决策支持软件的应用 利用用友决策支持软件对企业会计数据进行综合性分析的方法，是通过该系统定义分析表组下的21张分析表来实现的。决策支持软件系统内置的这些分析表，其形式及各自需要的数据来源基本固定，可以按不同的分析方法进行分析。本节以用友决策支持软件中的两张分析表——销售收入完成情况报告表与本量利分析表为例，说明决策支持的实现方法。 1．销售收入完成情况报告表 销售收入完成情况报告表，是对不同时期各部门多种产品的销售情况，以实际与计划、实际与去年同期的对比，来反映计划完成的情况及实际与上年同期变化的分析报表。销售收入完成情况报告表分析时需要的数据源，来自于销售管理等子系统，为此，分析前需安装相应的子系统，在决策支持系统中设定路径后才能进行相应的数据分析。 操作步骤： ( l)启动用友决策支持系统，选定相应的账套与业务日期。 (2)选择主菜单“显示”下的“选择区”，在屏幕右侧窗口显示出系统定义分析表组，双击销售收入完成情况报告表。 (3)从系统弹出的“报表分析 l／2”对话框中，选择绝对数分析，单击“确定”按钮。在系统弹出的“报表分析2／2”对话框中，选择“启用日期”与“终止日期”为20O3年3月；在“界定范围”中点击所选账套前面的“＋”号，在“全部部门”中双击“销售科”，系统自动将其移至右侧。 (4)按“完成”按钮，系统自动生成2003年3月销售收入完成情况报告绝对数分析表，如表10-5所示： 由表上数据可知，该企业目前的主要产品由甲产品与乙产品组成，占企业总销售额的85％以上。是决策者分析的重点。 (5)单击主菜单“文件”中的“保存”或“另存为”，将“销售收入完成报告表”保存到相应的位置，以便进一步分析时调用。 表10-5 销售收入完成报告 2003年3月至3月 单位：元 产品名称 职能部门 计划 实际 售价 数量 金额 数量 金额 甲产品 A地销售科 750 4000 3000000 B地销售科 750 6000 4500000 乙产品 A地销售科 500 8000 4000000 B地销售科 500 10000 5000000 丙产品 A地销售科 1000 1000 1000000 B地销售科 1000 400 100000 丁产品 A地销售科 15 44500 667500 B地销售科 15 13000 195000 2．本量利综合分析表 本量利综合分析表是按成本的习性对固定成本与变动成本进行保本点分析的报表。通过边际贡献率反映产品为企业做出贡献 的能力。本量利综合分析表分析时的数据源，来自于总账系统、成本核算系统、销售管理系统或应收款管理系统，为此需安装好相应系统，设定相应的路径。 以上例中的甲产品与乙产品为例，进行本量利分析。 操作步骤： ( l)在用友决策支持系统，选择主菜单“显示”下的“选择 区”系统定义分析表组显示在屏幕右侧窗口，点击“经营情况”文件夹前“十”号，单击“本量利综合分析表”。 (2)选择主菜单“数据分析”中的“表项初始化”，输入甲产品与乙产品的相关信息，单击“确定”，按钮。 (3)双击系统定义分析表中“本量利综合分析表”，从弹出的报表分析对话框中选定分析期间，单击“确定”按钮，则系统 自动生成2003年3月本量利分析表，如表10-6所示： 表10-6 本量利分析表 2003年3月一3月 单位：元 项 目 乙产品 甲产品 实际 预测 实际 预测 销售数量（台） 18000 17800 100000 99860 销售单价 500 700 单位变动成本 175 250 单位产品贡献毛益率 65% 64．29% 产品固定成本总额 企业固定成本总额 8750000 综合贡献毛益率 64．37% 综合保本销售额 13593288.8 各产品保本销售额 1548275.59 1204013.21

在本量利分析表中，可以对产品固定成本总额单元格中的数据进行修改调整，预测数据单元格的数据，也可以通过选择“数据分析”菜单下的“数据调整”功能完成调整、修改，进行本量利灵敏度的分析等操作。 【思考与练习】 1．会计数据综合利用的途径有哪些。