公司质量环境管理体系程序文件

对与公司质量/环境治理体系有关的文件进行操纵，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2 范围

适用于与质量/环境治理体系有关的文件操纵。

3 职责

3.1 董事长负责批准公布治理手册、程序文件。

3.2 治理者代表负责审核治理手册、程序文件。

3.3行政部负责组织编制与质量/环境治理体系有关的文件，并负责文件的发放、回收和存档。

3.4 治理者代表组织各部门对现有质量/环境治理体系文件的定期评审。

3.5 技术部负责制定《技术文件治理规定》，确定技术文件的操纵要求。

4 程序

4.1文件的分类

4.1.1公司的文件分为两大类：第一类为第一级文件：治理手册及程序文件。

4.1.2公司第二类文件是第二级文件：具体分为两种：

A）部门工作手册，作为各部门运行质量治理体系的常用实施细则：包括治理标准(部门治理制度等)；工作标准(岗位责任制、公司要紧部门主管任职要求等)；部门质量记录文件等。这一类文件由行政部保存原件并对公司内的最新文件及时汇总，填写《文件最新状况一览表》，各相关部门自行保存相关文件；

B）技术文件：设计和开发产生的技术标准(国家标准、行业标准、技术标准及作业指导书、检验规范)等设计和开发产生的相关文件。4.2文件的保管

4.2.1治理手册及程序文件，由行政部归档保存。

4.2.2 公司治理类文件，如各种治理制度、操作规程等治理性文件，包括与质量/环境治理体系有关的政策、法规文件等，由行政部归档保存。

4.2.3 公司的技术类文件，如国家标准、行业标准、产品设计图纸、图样、检验标准等技术文件由技术部归档保存。

4.3.1质量/环境治理体系文件的编号

A）治理手册：

质量/环境治理手册英文代号/公司名称代号－版本号，手册中各章以章节号区分。

例如：QM/XX-2005，表示XX公司编制的2005版治理手册。

B）程序文件： QP/公司名称代号-□□，“□□”表示程序文件序号。例“QP/XX-01”表示按标准条款要求编制的第一个程序文件。

C）记录：记录代号/程序文件顺序号-记录顺序号。

例如：QR/01-01，表示第一个程序文件中的第1个质量记录文件。D）各部门其他质量文件，部门代号-文件顺序号-年号。

例如：YX-05-2005，表示营销部于2005年发放的第5号文件。

4.2.2各部门代号规定如下：治理者代表：GD，技术部：JS，品管部：PG，生产部：SC，行政部：XZ，营销部：YX，财务部CW。

4.4 文件的编写、审核、批准、发放

文件公布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

A）治理手册、程序文件由治理者代表组织相关部门负责人编写，并由治理者代表审核，报董事长批准后由治理者代表确定发放范围交行政部发放，填写《文件发放、回收记录表》。行政部保存原件及存档（为了便于复制，原件不作认何标识）；

B）各部门工作手册由各部门负责人自行组织内部人员编写、汇总，由部门经理审核，总经理批准，作好标识后按治理者代表确定的发放范围发放，填写《文件发放、回收记录表》，新编制的文件应填写在《受控文件清单》中，并把“清单”复制一份交行政部，以便行政部掌握各部门的文件使用情况；

C）行政部协同各部门认真检查文件的使用情况，确保文件使用的各个场所使用

的文件均为有效版本。对作废的文件应及时撤出现场，防止不同版本文件容易引起混淆。

D）技术文件由技术部负责编制、收集，确定发放范围，交行政部发放，技术部保存原件；

4.5文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量/环境治理体系运行紧密相关的

受控文件均应在该文件封面的适当位置加盖表明其受控状态的印章，以表明其受控状态。

4.6文件的更改

文件在使用过程中若与实际不符合或因其他缘故需对文件进行更改时，应办理文件的更改程序。

A）治理手册、程序文件更改由使用部门提出，填写《文件更改申请单》，报总经理批准后由行政部更改。假如该文件更改的篇幅不大或同页中更改地点没有超过5处，则直接在原文件上进行，按原发放范围逐一更改，不可遗漏，并在更改处盖上“更改”印章。行政部应保留文件更改内容的记录。假如是大幅度更改或同页中更改地点已超过

5处，则进行换页或换版更改，发放新页（新版）文件，收回作废文件，以确保有效文件的唯一性。；

B）各部门的文件如有更改由相应部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批后进行更改(其他方面同4.6A)。假如指定其他部门更改时，该部门应提供其所依据的相关背景资料。

4.7 文件的领用

新文件下发时，文件领到部门应在《文件发放、回收记录》上进行签字。文件在使用过程中因破损而需重新领用新文件，该部门或人员应填写《文件领用申请单》，经部门经理批准后到行政部领取，行政部办理发放手续。分发号不变，并收回相应旧文件；因文件丢失而需重新领取，应写明理由，经总经理批准后，行政部予以补发新文件，并给予新的分发号，同时注明已丢失的文件的分发号失效。

4.8 文件的保存、作废与销毁

4.8.1文件的保存

A）与质量/环境治理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地点；

B）各部门对领到的文件由本部门自行保管。行政部每年底对各部门文件保管情况

进行检查；

C）对受控文件，各部门应及时填写本部门的《受控文件清单》。

D）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识不和检索。

A）所有失效或作废文件由该文件发放部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用；

B）对作废文件的原件依照需要应予以保留，盖上“作废参考用”印章；对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经部门经理批准后，统一由文件主管部门销毁。

4.8.3 文件的借阅、复制

借阅、复制与质量/环境治理体系有关的文件，应填写《文件借阅、

复制记录》由相关部门经理按规定审批后向该文件治理人借阅、复制。复制后受控文件必须由治理员登记编号。

4.9 外来文件的操纵

外来文件的操纵按照《法律法规治理程序》执行。

4.10 每年底由治理者代表协同行政部经理组织对现有质量/环境治理体系文件进行定期评审，各部门结合平常使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.6条款规定。

4.11 对承载媒体不是纸张的文件的操纵，也应参照上述规定执行。

4.12 作为记录的文件应执行《记录操纵程序》。

5 相关文件

5.1《记录操纵程序》

5.2《技术文件治理制度》

6 记录

6.1《文件发放、回收记录》

6.2《受控文件清单》

6.3《文件更改申请》

6.4《文件销毁申请》

对公司适用的产品标准和环境法律法规及其它要求进行治理，使公司的质量和环境

治理活动能遵守有关的法律法规。

2适用范围

适用于本公司质量和环境治理有关的一切标准和法律法规的操纵。

3职责

3.1 行政部负责公司所有和法律法规、标准的治理。

3.2行政部负责适用的标准和法律法规的确定、猎取、追踪、传达和