合同管理系统需求分析说明书

xxxx合同管理系统需求分析说明书

合同管理系统项目组

2008年12月

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0.2版本历史

目录

第 1 章概述 (5)

1.1文档目的 (5)

1.2项目背景 (5)

1.3目标与范围 (5)

1.3.1目标 5

1.3.2范围 6

1.3.3建设原则 (6)

1.4术语解释 (6)

1.5参考资料 (6)

第 2 章整体业务分析 (7)

2.1组织机构 (7)

2.2业务职责 (7)

2.3工作内容 (7)

2.4管理流程 (8)

2.5用户描述 (8)

2.5.1合同经办人 (8)

2.5.2合同管理员 (8)

2.5.3合同会签部门 (8)

2.5.4法律审核人员 (8)

2.5.5各级领导 (8)

2.5.6系统管理员 (8)

第 3 章合同管理系统 (9)

3.1业务组成 (9)

3.1.1起草合同模板 (9)

3.1.2会签合同模板 (9)

3.1.3审批合同模板 (9)

3.1.6会签合同 (9)

3.1.7审批合同 (10)

3.1.8合同归档 (10)

3.1.9合同授权管理 (10)

3.1.10合同台账管理 (10)

3.1.11框架协议管理 (10)

3.1.12律师函申请管理 (10)

3.1.13合同翻译申请管理 (10)

3.1.14合同签署、执行情况统计 (10)

3.1.15*合同付款申请 (11)

3.1.16合同进度跟踪 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

3.1.17合同变更申请 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

3.1.18合同中止申请 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

3.1.19合同终止申请 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

3.1.20合同解除申请 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

3.1.21合同违约申请 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

3.1.22合同纠纷管理 (11)

3.1.23合同查询统计管理 (11)

3.1.24效能分析管理 (11)

3.1.25统计报表 (11)

3.1.26信息发布功能 (11)

3.1.27流程管理 (11)

3.1.28基础数据管理 (11)

3.1.29系统管理 (11)

3.2业务流程 (12)

3.2.1合同模板审批和发布流程 (12)

3.2.2二级部门经办合同审批流程 (14)

3.2.3三级部门经办合同审批流程 (16)

3.2.6授权委托流程 (20)

3.3人员岗位 (21)

3.4业务需求 (21)

3.5用户场景 (22)

3.5.1UC001.合同起草 (29)

3.5.2UC002 三级部门领导审批 (30)

3.5.3UC003 三级部门会签 (31)

3.5.4UC004 二级部门领导审批 (32)

3.5.5UC005 二级部门会签 (33)

3.5.6UC006法律人员审核 (33)

3.5.7UC007分管副总审核 (34)

3.5.8UC008合同翻译申请 (35)

3.5.9UC009 授权书申请 (36)

3.5.10UC010律师函申请 (37)

3.6系统功能 (51)

3.6.1合同管理 (51)

3.6.2合同执行跟踪管理 (54)

3.6.3统计分析 (55)

3.6.4应用管理 (57)

3.6.5系统管理 (59)

3.6.6工作流管理 (59)

3.6.7与其它系统接口 (60)

第 1 章概述

1.1文档目的

本文档作为中国xxxx分公司（以下简称xxxx）合同管理业务调研及需求分析报告，文中全面、详细描述及分析了xxxx移动办公工作业务现状，并在此基础上提出了项目实施建议和工作内容，文档是项目业务调研的工作总结，同时也为项目开发阶段设定了具体工作内容和目标。本文档预期读者为：

xxxx总经办

xxxx合同管理系统项目组

1.2项目背景

xx市xx有限公司（以下简称“xxxx”）自成立以来，公司和业务规模都在飞速发展，取得了非常瞩目的成绩。而随着公司不断的发展，公司与外界签订的各种类型的合同数目也在不断地飞速增长，但xxxx目前在合同管理上主要采用的还是手工纸质审批，从而导致在合同审批流转过程中，相关领导和人员无法及时掌握审批过程中暴露的问题和意见；同时由于没有相应的IT 系统来集中统一的抽取合同中的关键信息，因而无法做到全面的后期跟踪和统计分析，存在较大的局限性。随着公司的进一步发展，建设集中统一的合同信息管理建设系统也就势在必行。

1.3目标与范围

1.3.1目标

本工程的项目目标是对xxxx现有的合同管理模式进行调研分析，在最短的时间内建成一套足以满足日常合同管理工作所需的合同信息管理系统，以满足xxxx日益迫切的全面合同管理需求。同时，在系统建设的过程中，也将充分考虑合同信息管理系统将来的发展和其它 IT 系统的整合需求，为将来的扩容升级留下足够的空间。

1.3.2范围

功能范围包括系统管理，应用管理，合同管理，合同执行管理，统计分析，工作流管理。

1.3.3建设原则

1.4术语解释

1.5参考资料

《xxxx合同管理系统总体技术要求》2000年11月

第 2 章整体业务分析

2.1组织机构

xxxx具体的组织机构如下图所示：

2.2业务职责

2.3工作内容

2.4管理流程

2.5用户描述

2.5.1合同经办人

2.5.2合同管理员

2.5.3合同会签部门

2.5.4法律审核人员

2.5.5各级领导

2.5.6系统管理员

2.5.7业务管理员

主要是对系统中和业务相关的基础数据管理，比如审批流程的设定,合同类型管理，合同编号管理等等。

第 3 章合同管理系统

3.1业务组成

3.1.1起草/修订合同模板

3.1.2会签合同模板

3.1.3审批合同模板

3.1.4发布合同模板

3.1.5起草合同

3.1.6新建合同变更/补充协议

当一个合同发生变更或有补充协议时，需要创建新的合同变更或补充协议。其中的合同中止，合同解除，合同终止都将以新建补充协议的方式进行处理。

新建时需要选择母合同，新建的子合同的流水号要以母合同为基准。再在后面手工加上编号。具体规则？

将来合同统计时将以合同的子合同的编号来统计是否有中止，是否有解除等。

新建子合同的审批流程和母合同流程一样。

3.1.7会签合同

3.1.8法律审核

指合同会签后，流转到法律部门，法律审核人员对文本内容的合法合规性，完整性审核及相关资质等的复核。

法律审核人员提供三种审核意见：完全同意，带意见同意，不同意。

如果选择不同意时，法律审核将退回给合同经办人，并可决定合同经办人修改后

是否走流程，还是直接送到法律审核人员。

3.1.9审批合同

1.指二，三级部门领导的审批，审批通过转流转到下一个流程。审批不通过直接退回到合同经办人。

3.1.10批量审批

当待办任务中审批的合同的类型为同一种，且都为模板合同时。支持批量审批。来加快审批速度，提高工作效率。

3.1.11合同归档

3.1.12合同授权管理

3.1.13合同台账管理

3.1.14框架协议管理

合同经办人可以添加框架协议，框架协议内容主要包括：协议编号，协议名称，开始时间，结束时间。

框架协议分成：签署结算协议的框架协议和不签署结算协议的框架协议。

3.1.15律师函申请管理

3.1.16合同翻译申请管理

3.1.17合同签署、执行情况统计

支持由具体承办人回填合同签署时间（有效期）；

支持按不同条件查询要求、实时对合同执行情况进行跟踪、统计；

支持提前终止已经过审批但最终未能签署的合同，但承办人员要说明原因并需获得部门领导审批确认意见；且相关信息可以依照权限查询；

3.1.18*合同付款申请

3.1.19用户投诉/争议、合同纠纷管理

3.1.20合同查询统计管理

3.1.21效能分析管理

3.1.22统计报表

3.1.23信息发布功能

3.1.24流程管理

3.1.25基础数据管理

3.1.26系统管理

3.1.27待办提醒功能

系统对各个环节设定审批/执行期限，超过期限未进行办理的，自动进行代办提醒。

3.1.28合同承办人变更

因为某种原因合同承办人需要发生变化，发生变化后而不影响合同正常的审批流程和执行。所以系统需要提供合同承办人变更功能来满足实际业务需求。

3.2业务流程

3.2.1合同模板审批和发布流程

3.2.2二级部门经办合同审批流程

3.2.3三级部门经办合同审批流程

3.2.4合同翻译申请流程

3.2.5律师函申请流程