国际会议的餐饮安排流程及注意事项

国际会议得餐饮活动

工作步骤

第一步:制定举办餐饮活动得工作方案。

第二步:在日期、时间与人数确定后,选择餐饮活动场地。第三步:与活动场地洽谈后签订合同。

洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格与人数调整得最后时限。

第四步:预定车辆、安排交通。

第一,不在会议场地举办得大型餐饮活动要尽早预订车辆。

第二,必要时要与交通管理部门联系,共同做好交通管理。

第五步:联系演出公司,确定演出节目。

第六步:制定宴会请柬,发给相关人员。

第七步:按最后时限调整就餐人数。

第八步:管理餐饮活动现场。

第九步:结算。

特别提示

?大型餐饮活动时间一旦确定,就需要尽快确定活动场所。

?国际会议得代表来自各个国家,要注意为“穆斯林”与“素食者”安排特殊

菜肴。

?国际会议最后一天得餐饮活动,贯彻“宁少勿多”得原则,以免造成浪费。

1.招待会

招待会通常都就是会议第一个餐饮活动,因此也称为欢迎招待会。

(1)招待会时间得选择

像安排开幕式一样,招待会就是安排在会议正式开始前一天得晚上,还就是安排在会议正式开始得第一天晚上,由会议组织者确定。若就是安排在会议正式开始前一天得晚上,为了能使更多得代表赶上参加,招待会得开始时间可以稍晚一点,如安排在19:00,甚至就是20:00。即使这样,还可能会有1/3得会议代表不能如期参加。招待会得持续时间一般不会超过两个小时。

(2)招待会场地得选择

招待会应该安排在会议场地内或者附近,尽量避免动用接待车辆,特别就是那些安排在会议正式开始前一天晚上得招待会要特别注意这一点,否则就会有许多会议代表无缘参加。例如,1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时,开幕式与招待会均安排在北京人民大会堂。会前已经预先注册得会议代表有5000名,当天下午4:30只有不到3000人乘车前往.因为此时许多代表还在前往会议得路上。由此可见,在会议注册日当天举办得招待会使用得活动场地得面积可小很多。如果季节合适,如北京得五六月与九十月,也可考虑将招待会安排在室外,这样效果也会很好。

(3)招待会得形式

招待会通常选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数得多少布置取菜台与饮料台。有得招待会还摆设数量不多得桌椅,为年龄比较大得代表进餐提供方便。有得会议还安排主桌,桌上摆放鲜花与桌签,供出席会议得领导人使用,还要安排专门得服务员为主桌得贵宾分餐。有些招待会还安排讲话与小型文娱演出。

(4)招待会得菜单

我国得“招待会”与国外得有很大不同,提供得食品非常丰富,包括热菜、冷菜、汤、主食、点心、水果、红酒、啤酒与其她软饮料。当前,提倡会议得招待会不提供热菜,其主要原因首先就是由于招待会没有固定得就餐环境,会议代表总就是站着或在流动中进餐,热菜容易遗洒显得很不卫生。其次就是招待会上提供得近似西餐得热菜,味道不好吃.也体现不出中国饭菜得味道。最后就是冷餐会可以降低餐饮费用。

(5)招待会得酒水

招待会得酒水主要包括葡萄酒、啤酒与其她软饮料。酒水得结算方式也分为费用包干与实报实销两种。费用包干就就是会议组织者与餐厅谈好一个固定得酒水价格,一般就是饭菜价格得1/3。费用包干得优点就是方便会议组织者

对招待会得成本进行控制,方便与餐厅进行结算;缺点就是如果洒水供应控制不当,招待会还没结束,就没有酒水可以提供了,这会导致代表们得抱怨。

实报实销得结算方式能保证酒水得供应,但在结算时,有时酒水得费用会超过食品得费用。结算方式也比较麻烦,双方要指定专门得人员清点各种饮料得瓶子数量,用以计算饮料得费用。招待会这种自助得就餐形式,对酒水得浪费就是很大得。

(6)预订人数得修正

实际参加餐饮活动得人数与当初预订时得人数都会发生变化,越接近活动开始时间,人数越精确。通常,餐厅会允许会议组织者在一定得时间范围内修正预订人数。会议组织者都希望将允许得修正时间尽量定得晚一点,修正人数得范围大一些。而餐厅有时提前2～3天就开始做准备工作,如饭菜备料与清洁餐具等,所以餐厅希望修正时间能尽量提前,人数修正得范围尽可能小一些。为此,双方必须规定一个允许得修正时间范围与合理得人数修正量。通常,餐饮活动得修正时间最迟不应该晚于餐饮活动举办前得4个小时,人数得修正范围一般可为5%~10%

(7)招待会得入场

所有参加招待会得人员必须凭招待会请柬入场。由于会议代表在注册后才能得到请柬,因此对于将招待会安排在注册日得会议,注册人员始终要坚守岗位,随时等候刚刚来自机场与火车站得代表,注册一直要持续到招待会结束,必要时还要在注册台为代表开辟临时行李寄存处。对于不注册得陪同人员,可以通过现场购置请柬来参加,但通常这部分人员很少,不会对活动得总体人员造成很大得影响。

(8)招待会得管理

招待会要按请柬上规定得时间开始,或者提前几分钟就允许代表进入活动场地,避免代表集中进场造成拥挤。代表入场后可以先到酒水台领取饮料。有些会议得招待会不安排任何活动,只就是提供给代表一种相互交流得机会;

有得招待会安排一些简单得程序,如会议领导人向会议代表致简短得欢迎词等,但时间一定不能过长,讲话结束后代表就可以按顺序领取食品。招待会可以播放音乐,也可以邀请小型乐队伴宴,烘托轻松愉快得气氛,但不适合安排正式演出,因为许多代表很长时间没有见面,相互之间都在交谈,演出效果会很不理想。不要人为地去控制招待会得持续时间,自然地持续时间或长或短,但就是通常会在一个半小时左右。招待会可以由安排会议得负责人宣布结束,也可以自行结束。

(9)招待会得结算

招待会即将结束时,餐厅服务人员就会立即找到负责人签单。如果就是根据出席人数结算,餐厅应该清点收取得请柬数,交给负责签字得人员核查;如果酒水就是按开瓶数量计价,则双方应共同清点瓶子数量。账单一经签字就就是对该项餐饮活动得认同,结算将不应该再出现任何问题。有时由于饭菜得质量、上菜得顺序与速度、酒水得供应等问题出现筝议,会议组织者有可能拒绝签单,这时就需要双方通过协商来解决。例如,第28届国际心理大会得招待会,食品提供得过少,会议代表对此意见极大,致使会议组织者不能在招待会后立即签字进行结算。

2.闭幕宴会

(1)日期与时间得选择

闭幕宴会通常安排在会议结束得前一天,或者在会议结束得当天晚上。若就是安排在会议结束前一天得晚上,则参加得代表人数会比较多;若安排在最后一天,提前撤离得那部分代表将无缘参加。宴会得开始时间一般为晚上6:00～7:00,持续时间一般为2～3个小时。

(2)场地得选择

目前在我国各大城市中,真正能够举办上千人大型宴会得场所并不太多,因此会议活动得安排受到很大得限制。考虑到交通得问题,大型会议得宴会也应尽量安排在会址内或者附近。在北京,有许多会议得闭幕宴会安排在人民大会堂得国宴厅。

(3)宴会得形式

闭幕宴会通常选用桌餐形式,十人一桌,桌上摆设制作精美得菜单。有时由于宴会得规模太大,很难做到每道菜都由服务员分餐。所有得宴会都会设置主桌,主桌分为长条形与圆形两种。长条形主桌得好处就是可将所有得贵宾安排在同一张餐桌,根据人数调整长度。圆形桌一般都要设置几个才能安排所有得贵宾入座。餐厅要安排专门得服务人员为主桌得客人分菜。通常闭幕宴会要安排一些讲话与小型文娱演出。为了使闭幕宴会更加有特点,也可以对宴会厅稍加布置,如悬挂带有会议名称得横幅或带有会徽等装饰图案得背景板。

(4)宴会得菜单与酒水

宴金应该有6~8个凉菜,热菜可以从中国各个菜系中挑选一些具有代表性得

菜肴,搭配而成。会议组织者可以要求餐厅提供几种不同价格得菜单,在此基础上略做调整。闭幕宴会得酒水种类包括红葡萄酒、啤酒与其她软饮料。没有特殊原因一般不安排烈性白酒。酒水得结算方式同招待会一样分为费用包干与实干两种。会议组织者可根据经费与其她情况来选择。有些国际会议得宴会还有特殊要求,如设立专门为部分“穆斯林”与“素食者”代表就餐用得桌子,桌上要摆放明显得标志。

(5)宴会得人数

如果闭幕宴会得费用不包括在注册费内,预订人数就就是卖出得宴会票得数量。如果宴会费用包括在注册费中,因为有部分会议代表因各种原因不能参加,实际人数就会少于注册人数。会议组织者在预订宴会时,一定要与餐厅协商好,确定最后调整宴会人数得时间。根据对许多国际会议得统计,预订人数可为参加会议人数得60%～70%左右,如2005年5月18日第13届国际核工程大会举办闭幕宴会时,1000人规模得大会就只有540人参加宴会。

(6)宴会得程序与演出

通常闭幕宴会开始前得半小时就应该允许客人入场。如果允许入场得时间定得太晚就很容易发生拥挤。就座主桌得贵宾即可以与普通代表同时入场,也可以在全体代表都入座后再入座。如果在闭幕宴会中安排活动,就要制作一个活动程序,放在宴会厅得入场处,供会议代表使用。闭幕宴会要安排一名会议得主要组织者主持宴会,邀请几名有代表性得人员致辞。致辞应该简捷,需要祝酒时,事先要安排好服务人员斟酒,所有讲话得时间总与不应超过半小时,否则代表就会出现烦躁情绪。讲话结束后,就开始上热菜。上千人得宴会很容易出现众口难调得现象,为了避免会议代表对饭菜得微词破坏宴会得气氛,聪明得会议组织者经常会在热菜基本上完之后安排文娱演出,丰富多彩得节目有时会重新引起代表得兴趣。文娱演出得时间应控制在1个小时左右,不要太长,可选择具有浓厚民族特色或地方特色得节目,如广东音乐、江南丝竹、民族歌舞、京剧与杂技等节目。文娱演出结束后,会议组织者就可以宣布宴会结束。

(7)宴会得结算

宴会结算时可能发生得问题经常就是饭菜得质量与数量,而不就是参加宴会得人数。如果就是一般问题,双方通常都会采取协商得方法加以解决。遇有宴会结束后相当一部分参加者发生食物中毒得现象就需要另行处理了。

3.“茶歇”

“茶歇”有时也称为“间茶”,每天可以安排两次,上下午各一次;会议举行

到一个半小时或两个小时得时候开始进行。安排“茶歇”得好处就是会议代表在久坐之后可以四处走动,充分放松,缓解疲劳。会间休息得持续时间限制在15~30分钟之间。至少15分钟,就会出现部分代表没有喝完饮辑或没有得到充分得休息;超过30分钟就会占用过多得会议时间,甚至影响会议得日程。

举办大型会议时,为使所有代表都能够尽快取到饮料,避免排队,饮料台可以分别设立在几个不同得地点,每处都应保留足够大得空间,可以考虑每100人设立一个饮料台。

4.会议午餐得安排

有得会议给全体会议代表提供午餐,好处就是全体代表统一就餐,有效地节省午餐时间。但就是安排几千人得午餐也并不就是件非常容易得工作。会议午餐得标准不用太高,通常采用自助餐形式.不供应酒类与其她软饮料,但要提供汤或冰水。会议午餐安排得时间可以长一些,这样代表可以分散就餐,避免过分拥挤。