商务会议礼仪

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〔商务会议礼仪〕

会议是商务活动的有机组成部分之一，商务人员在日常工作交往中必不可少的一项活动就是参加会议，甚至是组织会议、领导会议。

第一节会务礼仪概述 一、会议的含义

2 37 会议，又称集会或聚会。是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。

在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。

二、商界会议的划分 在商界活动中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为以下四种类型：

1、行政型会议：商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。

3 37 例如：行政会、董事会

2、业务型会议：商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。

例如：展览会、新闻发布会 3、群体型会议：商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。

例如：职代会、团代会 4、社交型会议：商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。

4 37 例如：茶话会、联欢会

三、商务会议的作用 1、实现决策民主化、科学化的必要手段 2、实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具 3、达成共识、贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法

4、保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径 第二节洽谈会礼仪

5 37 这里所说的商务洽谈也就是商务谈判。洽谈和谈判在本质上没有区别，只是在字面上有微妙的差异，洽谈突出的是和睦与彼此对谈的方式，色彩更温和形式更灵活；谈判强调的则是评判分歧，得到某种结果。商务洽谈是交易双方在维护各自经济利益的前提下，进行双向沟通，经过协商达成交易的行为和过程。它是商贸公司的日常主要工作，是公司为推销商品，与贸易伙伴进行的协商协调活动。商务关系网络越是密布、宽阔的公司，对外的贸易交往也越频繁，经济效益增长就越快，洽谈活动也就越显得重要。商务洽谈礼仪不是附着在商务谈判之上的一种形式，而是商务洽谈本身的重要组成部分。

一、礼仪在商务洽谈中的作用 商务洽谈既是一门科学，又是一门艺术。优秀的谈判者，不仅要精通专业知识，掌握社会学、心理学、语言学等方面的知识，还要求通晓礼仪知识，这样才能在洽谈中得心应手、应付自如。商场如同战场，在市场经济条件下，各行各业之间、企业之间，为了自己的经济利益，寸利必争，毫不相让。

6 37 但是商场毕竟不是战场，这种竞争不是真刀明枪、你死我活的拼杀，商场上的较量是文质彬彬地进行的。即使双方有争议，相持不下，一切言行也必须是彬彬有礼的。无论交易成功与否，注重礼仪都是十分重要的。礼仪在商务洽谈中起着重要作用。

（一）创造良好氛围，拉近双方距离 一个企业，如果能够热情周到、大方得体地接待客户，想对方所想，帮助对方解决困难，解决疑问，尊重对方，就会使客户感到你是有诚意的，乐意同你打交道。在一个宽松和谐的氛围中洽谈，就会自然地缩短双方的距离，容易找到一个双方均能接受、彼此都可受益的结合点。

（二）塑造良好形象，推动交易成功 在商务洽谈中，交易双方可能并不了解，而个人形象往往是企业形象的代表。有这样一种常见的现象：在商务活动中，

7 37 一方往往通过对方的仪容仪表、举止言谈来判断对方，并通过对方来分析他所代表的企业的可信程度。进而影响与其交往合作的程度。由此可见在商务活动中，双方人员的高尚道德情操、彬彬有礼的言谈举止、渊博的知识、得体的礼遇，都会给对方留下深刻的印象，并对企业产生好感，减少谈判阻力，推动交易成功。

（三）加深理解，促进友谊 在商务洽谈中，双方都要维护各自的经济利益，难免会发生一些冲突。企业与企业、人与人之间因商务活动而产生的冲突，不是对抗，更不可把交易中的矛盾变为对某个企业或个人的攻击，而要把人和事区分开来。买卖不成情义在。在商务谈判双方相持不下的时候，也要注意礼仪规范，通过理解和沟通，找出双方都能接受的方案，通过交易，双方建立友谊，成为长期的合作伙伴。即使交易不成，由于待人真诚，礼仪有加，双方也会沟通感情，建立友谊，日后会寻找其他的合作途径。

8 37 商务洽谈是在人与人之间进行的，因此洽谈的过程又是一个人际交往的过程。人际关系在洽谈中往往起着十分微妙的作用。道德水平低，礼仪修养差的人和企业，是无信誉可言的，在商场上很难取得成功。而如果能够以诚相待，尊重对方，感情融洽，洽谈就可能取得理想的效果。因此，在洽谈过程的始终都应非常注重礼仪。

二、洽谈准备 俗话说：不打无准备之仗，不打无把握之仗。战场如此，商场亦如此。商务谈判开始以前，必须做好充分的准备。在准备过程中，洽谈的目标和策略固然重要，但礼仪方面的准备也不可忽视。

（一）谈判班子 作为一般的商务谈判班子，大多需要配备三个方面的人员，即技术人员、商务人员和法律人员。从我国的实际情况出发，

9 37 一般还应再有一名领导干部来领导和协调整个谈判班子，也可以从上述三个方面的专家中委任一人兼职担任领导工作。谈判班子的构成，要遵循对等性原则，选与对方谈判班子职务相近的人员参加谈判。一个精干的谈判班子，不仅能给洽谈创造有利的条件，同时也是对对方的尊重。

（二）有关资料 知己知彼，百战不殆，这是众所周知的古训。在商务谈判中，也必须了解对手的情况，这些情况一般至少应包括以下几个方面。

1、对方企业的情况：公司的发展历史、公司资信、产品性能、产品特点、市场占有率、产品的市场潜力、技术力量、工艺水平、产品价格和结算方式等。

2、谈判对手的情况：谈判人员的年龄、资历、地位、性格特点、谈判风格以及对我方的态度，与我方交往的历史等。

10 37 寻范文上gongwen.

3、对方的文化背景和礼仪习惯：这些方面虽然似乎与谈判没有直接关系，但有时却可能起到意想不到的作用。在商务谈判中，如果了解并尊重对方礼俗，双方则容易沟通感情，增加信任，对谈判有积极的作用；反之，如果不了解对方的文化背景和礼仪习惯，那么哪怕不经意的一句话、一个动作，都有可能导致谈判破裂。

（三）物质准备：在商务谈判中，观念化的礼要通过名物化的仪来体现。谈判必须有一定的物质准备：谈判场所的选择和布置，办公和通讯工具的准备，休息场所的安排，礼品的档次和数量，宴请的规格等等，无不体现着礼仪。

1、谈判场所：一般有主场、客场、中立地点三种情况。三种谈判场地各有利弊，因此选择谈判场地不是一件轻而易举的事情。大型谈判的礼仪要求相对高一些，可在双方所在地轮流进行，以示平等，也可在第三地举行，以示公允。小型谈判，往往只有三两个人参加，则不甚重视地点，一般来说，

11 37 在自己熟悉的场所谈判要比在生疏的地方更得心应手但必须征得对方同意才行。

正式谈判往往需要两个房间甚至更多，其中包括主谈室和密谈室。主谈室应当舒适、光线充分，具备良好的灯光、冷暖调节、通风、隔音等条件，并配有一定的装饰、摆设、烟茶用具等。谈判室内的桌子既可以是长方形的，也可以是圆形或椭圆形的，一般以长方形为佳。在座位上要放一小牌，注有入席者的名字或职务，以便引导入座。

会谈的座席安排有几种方法：若是双边会谈，通常使用长桌或椭圆桌。宾主相对而坐以正门为标准，客人面向正门，主人背对正门而坐。双方主谈人居中坐，其他人则按职位顺序左右排列，记录员安排在后排就座。若双方参加会谈的人数少，也可安排记录员坐到前边来，有时也可坐在长桌两端。如果正门在会议桌的一侧，那么就以进门面对的右手一方为客方的座位，左手一侧为主方的座位。多边会谈的座位可以安排成圆形或方形/小范围会谈可以不要桌子，只需摆几个沙发就可以了，此时主人右手一侧为客人的座位，也可以穿插而坐。

12 37 2、食宿安排：如果是在本公司所在地谈判，作为东道主，则应为对方安排食宿。食宿安排的基本要求是：舒适、安全、卫生、方便，使对方有宾至如归之感，以体现出本公司的诚意。住宿安排，应事先了解对方人员情况，并可征求对方对住宿的要求，据此选择一家档次高的宾馆，同时可准备一家中档饭店以备变化之需。切勿把饭店档次定低了，以免给人造成轻视的感觉；宴请对方是礼尚往来之举，宴请前一定要弄清楚对方的风俗习惯和口味，并视客人情况决定丰俭。设宴地点不要安排在客人下榻的饭店，这样会造成一种在客人家里招待他们自己的感觉。一般选择一家有特色、有档次，并能代表本地餐饮水平的饭店或餐馆招待客人，使之产生礼遇有加之感。

3、礼品的选择与赠送：谈判中，双方可相互赠送礼物，以增进情感与友谊，巩固交易伙伴关系。赠礼以前，要清楚对方的喜好与习惯，一件虽然价值不高但富于象征意义、充满地方特色的礼物总能备受欢迎。礼物价值不可过高，否则有行贿之嫌。另外，赠送或接受礼物均应符合有关法律与政策的规定，并要注意选择送礼的时间，彼此关系不熟时不要送