档案网站信息资源整合研究

档案网站信息资源整合研究 作者：徐骋 来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第9期

文/上海市南洋初级中学 徐骋 【摘要】本文阐述了档案网站信息资源整合的含义，通过实例指出整合过程中各档案馆网站没能与其他档案馆进行信息资源共享的途径、档案信息资源的信息公开与信息保密之间的冲突、档案网站重建设轻视服务用户三方面问题，并提出了制定统一标准，出台解决档案信息公开与保密原则之间冲突的法规和建立电子信箱、网上论坛，加强与利用者之间的交流三方面对策。

【关键词】档案网站；信息资源；整合 档案网站是档案馆（室）在相互连通的公共信息服务网络上建立的站点。为了全面掌握档案网站信息资源的基本状况，在研究档案网站信息资源整合方式方法的同时，要明确档案网站信息资源整合的含义。

一、档案网站信息资源整合的含义 “整合”从字面上看，“整”含有整理、修理之意；“合”则为结合、综合、融合之意。“整合”的实质就在于涵盖了整合后系统内部的功能和各要素之间的关系。目前档案学术界对“整合”的解释并不多，唯有少数论文中提及“档案信息资源整合”“档案信息资源的整合与共享”和“国家档案资源的整合”。

笔者认为“档案网站信息资源整合”是指根据档案用户的利用需求，结合档案网站信息资源的特点，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及标准，即技术方面关于档案网站信息资源整合的原则、方法，以及所涉及的技术规范、标准等，实现一定范围内的档案网站信息资源的抓取与优化，并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台。档案网站用户的利用需求是档案网站信息资源整合的依据。

整合的目的就是提高用户的检索速度和检索效率，满足用户的利用需求。档案网站用户的利用需求是档案网站信息资源整合的依据。用户的需求既可以是特定的、个体的利用需求，也可以是一般性的、群体的利用需求。整合不单是档案网站信息资源类聚，更是要实现资源的知识挖掘。整合的具体内容主要是：检索、优化、揭示。通过某一平台，在某一范围内搜索用户所需要的相关档案网站信息资源，按照一定的原则、标准，优化排列这些资源，经过揭示并展现于档案网站上，供用户查询、利用，满足用户的需求。

二、档案网站信息资源整合过程遇到的问题 笔者于大一暑假前往上海市徐汇区档案馆进行实习，并在那里对档案进行比较系统的整理和研究。徐汇区档案馆对数字化档案建设关注颇多，并且也投入了非常多的人力物力进行档案数字化建设，他们将大量的馆藏档案进行扫描，使之由纸质档案转变为数字化档案。建设的成果还包括他们的一个非常简洁快速方便的档案检索网站，透过那个网站提供的网页，你只要输入关键字，就能快速查找到与关键字相符的档案，但是这套系统所包含的仅仅是徐汇区档案局的馆藏档案，因为软硬件设施建设及管理问题没有同其他各区的档案馆进行联网，只能对徐汇区档案馆的馆藏现有档案进行查询，而无法同其他档案馆进行网络上的联网检索，这在无形之中制约了档案网站的发展。有一次，一位用户来档案局查找关于自己知青插队落户的档案，那天正好由我负责接待。按照惯例我先在网站上输入他的姓名，找到了与他相关的档案，但是数量非常庞大，涉及各个方面内容，包括其在校花名册奖状，居委里弄评价等等信息都显示了出来，我根据用户的要求手动筛选了近20分钟才找到了这位用户所需要的一部分信息，其中有一些还因为保密原则，不能对外公布，所以查到的有用信息少之又少。另外，重要的学校花名册等因为上海市的区域划分问题，移交到了卢湾区的档案馆，而徐汇区档案馆无法跨馆对那些资料进行查询利用。我们只能先打电话过去帮这位用户确认是否那些档案还保存于卢湾区档案馆，再建议那个用户前往卢湾区档案馆进行查询。这无形之中增加了我们档案工作者的工作程度，也不方便档案用户进行查询，从而造成查档失败，最终无法满足用户查档的需求。分析档案网站信息资源整合的现状，再结合我个人的经历，可以发现，档案网站信息资源在整合的过程中存在很多问题。

（一）各档案馆的网站没有同其他档案馆进行信息资源共享的途径。案例中提到，那位用户所查档案有部分属于卢湾区档案馆保存，为了确认档案是否存在，我们是通过电话的方式来询问而非直接通过档案网站上的链接去查询的。各档案馆之间缺乏有效联系是我国档案网站信息资源整合的现状。档案网站信息资源整合的目的是为了方便用户利用，但是在用户需要跨馆查询时，馆际间的沟通不足显现了出来，反而不利于用户的利用。用户虽然可以重新登录卢湾区的档案网站进行查询，但是这样无疑是增加了他的工作量，有点画蛇添足的感觉，如果各档案馆的档案网站有合理的互相联系和互相查询功能，那样无疑将更方便用户，更能体现档案网站信息资源整合的最基本目的。

（二）档案信息资源的信息公开与信息保密之间的冲突是制约档案网站信息资源整合的一个问题。案例中提到，用户来查询他插队落户的档案时，通过档案网站的检索发现，很多都是出于保密原则不能对外公布的，因此对用户有用的信息比较少，这就勾画了一个很奇怪的现象，档案馆提供的资源用户不怎么需要，而用户需要的资源档案馆提供不了。这样会使用户越来越少使用档案网站，这违背了档案网站进行信息资源整合方便用户服务人民的初衷，只会使得档案网站的信息资源整合举步维艰。

（三）档案馆为了迎合数字化时代的需要，着重加强了数字化方面的建设，而忽视了满足用户查档利用这一根本核心。徐汇区档案馆花了那么多的人力物力进行档案数字化建设，他们将大量的馆藏档案进行扫描，使之由纸质档案转变为数字化档案，同时他们还建设了一个非常简洁快速方便的档案检索网站。比起以前靠纸质档案书目查询，无疑更方便，更快捷，更体现数字化的优势。但是，当用户来查档时，只能通过这个检索网站进行单一资料方面的查询，而无法进行多方面的高级检索，而很多来查档的用户所提供的信息也是模棱两可而不能直接查询到的，因此往往使得用户查档失败。目前档案网站整合的利用服务，不能满足各种用户需求，而往往用户群的缺失也导致了档案网站的服务不能得到有效的改进，直接加剧整合陷入不断往复停滞不前的恶性循环之中。

三、理想中的整合信息资源的档案网站如何构建 为什么是理想中，是因为我国各档案网站虽然大多进行了信息资源的整合，但是或多或少都存在着这样或那样的问题，没有一个能够堪称完美。笔者觉得，一个好的档案网站，在对自身所拥有的信息资源进行整合的同时，还应该加强同其他档案馆的网站进行联系，互通有无，相互补充，随时随地满足用户对于信息资源使用的要求。不仅如此，用户可以通过该档案网站，查询检索到满足自己生活或工作需求的所有有用的信息。但是这样的档案网站如何构建呢？笔者认为，需要做到以下几点：

（一）制定统一标准，强化各档案馆网站之间的馆际联系。我国档案网站信息资源整合的现状之一，就是各档案馆网站之间缺乏实际而有效的联系。为了改变这种现状，主管我国档案事务的国家档案局可以制定相关的规范性文件或者标准，统一各档案馆的建设模式以及标准，使各档案网站有真正的联系，杜绝各档案馆各自为政，只整理内部资源而缺乏同其他档案馆之间联系的现状。从整体需要出发，通过档案网站这个网络上的系统协调合作，逐步形成一个互通有无、互相补充、方便用户的信息资源结构体系，从而利用各档案馆在网络上形成的整体优势，以尽可能小的投入发挥尽可能大的整合效益。作为中国档案事业领导机关的国家档案馆可以身作则，建立与各省档案信息有联系的档案网站，供各省或市区参考学习仿效，最终形成覆盖全国的档案网站系统。具体措施：上海市档案馆可以出台规范各区县档案馆建设的统一标准，统一档案馆网站建设及框架布局，统一档案馆网站信息资源内容整合方式方法，加强档案馆之间的馆际联系，同时加强自身档案网站的建设做到示范作用。档案馆网站建设以及布局方面，要求各档案馆在档案工作方面多下工夫，而不是要想方设法多摆几个广告、多搬几则新闻招徕网民的注意，那样无疑是舍本逐末。档案馆网站是专业网站，大可不必像政府网站或者商业网站那样涉及太多太杂的内容，凡是和档案工作扯不上关系的一律可以不要。栏目的好坏是决定网站水平高低的重要因素，许多水平较高的档案馆网站，设立的栏目也很有特色。例如上海档案信息网的“申城变迁”，以历史变迁为主线，以旧影新貌的对比为主要手段讲述上海的发展史。同是提供照片档案的利用，可一旦提供利用的方式不同，侧重点不同，就能展现不同风格，各有千秋。统一档案馆网站信息资源内容整合方式方法方面，要求各档案馆运用数据库技术、数据压缩技术，快速扫描技术等高科技手段，对馆藏数字化档案、现行档案、特色档案以及编研成果进行细致的整合，同时应规定，对于四类档案网站信息资源的整合不能有偏重，要齐头并进，不能因为某些资源的利用率低而减缓其整合效率。加强档案馆与档案馆之间的馆际联系这方面，作为主管上海市档案事务的主管部门，上海市档案局可以红头文件的方式要求各档案馆之间加强馆际互动和馆际联系工作，比如出台《关于加强各区县档案馆网站联系的若干问题》等行政文件，以行政手段促进各档案馆之间沟通联系。

（二）加强对档案网站的法制建设，尽可能解决档案信息公开与保密原则之间的冲突。前面提到了，由于保密条例等的限制，往往一些对用户有用的档案都无法对用户公布。保密条例属于法规范畴，因此也要通过法的途径来解决，就是需要出台或者修改相应的法规政策。虽然在我国，有关档案信息资源建设的法律法规已经逐步建立了一些，但是，总体来看，关于网站档案信息资源的法制建设工作仍然比较滞后，这不仅仅体现在法规数量上，还体现在其他方面。第一，法规层次太低，综观已经出台的相关规定，其中大多数是规范性和政策性文件，关键领域和关键环节立法欠缺，不能满足实际需要。第二，由于缺乏综合性和基础性的信息资源立法，档案网站信息资源建设的众多环节工作依然受传统体制、机制、利益等问题影响，处于无序、混乱状态。第三，目前的法律法规只是零星建立，尚未构成一个健全的体系。第四，已有的政策、法律、法规很难得到严格执行。因此，档案馆的上级部门需要出台一个统一的标准以界定档案的保密性问题，解决保密原则同档案信息公开之间的矛盾，使得用户在查询信息时不再因为是保密内容而无功而返，满足用户的需求。具体措施：档案信息公开与保密原则之间的冲突是由于网站信息资源法制建设工作滞后所致，因此，需要通过立法程序解决。上海市档案馆将解决档案信息公开与保密原则之间的冲突的比较性和原因告知于上海市地方人大常委会，委员们经过实际的研究和考察后，记录备案。在上海市人大会议上，由委员提出讨论，是否有重新立法或者修改原有法律的必要。同意立法或修改后，上海市档案局应将草拟的方案交予上海市人大常委会讨论，经过草案、讨论、修改、审核以及颁布等阶段，最终出台关于改善解决档案信息公开与保密原则之间的冲突、重新划分保密文件范围的法律法规，规定了信息公开和保密原则两者之间的协调关系以及相互之间的法律责任。