公司投标管理制度
公司投标管理制度
1、目的
为进一步规范投标工作管理,明确投标过程的流程和职责,特制定本投标管理办法。
2、适用范围
本管理办法适用于公司销售部、商务部、技术部等相关部门。
3、职责分工
3.1 销售部
3.1.1 及时更新、汇总、整理行业信息,了解客户招标需求;
3.1.2 销售部自己跟进的项目提出投标申请,办理购买招标文件等相关工作,负责最终报价的确定,负责现场投标。
3.2 商务部
3.2.1负责公司投标项目购买招标文件;
3.2.2在拿到招标文件2日内召开与商务部、技术部标前评审会,在参会前编写《投标管理表》并标注资质要求及废标项;
3.2.3 参会标前会并提出投标可能存在的风险以及扣分项,负责发起标书编制及时间节点要求;
3.2.4 联系厂商落实拿货价及供货周期,出具相关资质、授权书,协助技术部联系相关产品资料;
3.2.5 负责支付项目投标保证金;
3.2.6 负责商务部分编写并对标书商务部分内容负责;
3.2.7 负责标书完整性及废标项检查;
3.2.8 最后打印、胶状、盖章签字及封标。
3.3 技术部
3.3.1 参会标前会并提出投标中存在的技术问题;
3.3.2 确定招标产品所用品牌;
3.3.3 负责技术部分编写并对标书技术部分内容负责。
4、工作程序
4.1 投标项目的建立
4.1.1 销售部接到投标邀请书/招标文件后,根据情况提出投标申请。由销售部经理决定是否投标。参与的投标项目需统一建档、存档、办理相关支持文件。
4.1.2 对销售部确定参与的投标项目,由销售部购买招标文件;公司自己参与的投标项目,由商务部购买招标文件。
4.2 组织标前评审会议
4.2.1 由商务部在拿到招标文件2日内发起,销售部、技术部安排人员参加;
4.2.2 在标前评审会议前,销售部将招标文件发给商务部及技术部,商务部、技术部拟定内部评审意见并落实相关风险,在标前评审会中提出;
4.2.3 相关参会部门应该在标前评审会前,仔细研读招标文件,提出问题,并积极与销售沟通,如有未解决事项,可在标前评审会中集中讨论;
4.2.4 标前评审会将确认投标方案及所有重要偏差,并做好会议记
录;
4.2.5 商务部、技术部在会议上明确标书完成时间节点,原则上不晚与开标前两日,销售部明确报价确定时间。
4.3 投保文件编制
4.3.1 商务部编写所有商务部分内容并准备相关资质文件和原件;
4.3.2 技术部编写所有技术部分;
4.3.3 财务部提供相关公司财务信息;
4.3.4 销售部出具最终报价。
4.4 投标文件审核和审批
4.4.1 投标文件在递交前需经过部门内部人员互审审查,部门经理审查,商务部经理审查三项环节,相关审查通过签署确认单存档;
4.5 现场投标
4.5.1 商务部组织负责现场投标工作。
4.6 投标文件的总结和评价
4.6.1 投标结果确定后,结合投标结果分析,填写《投标情况报告表》进行存档;
4.6.2 商务部负责投标保证金追回等工作。
4.7 投标终止
4.7.1 投标结束后由商务部进行相关文档的整理及归档。
5、投标结果的奖励和处罚
为提高投保文件编写质量,在保证标书不存在编写质量的前提下,对于中标项目,公司根据相关部门人员的付出程度给予适当奖励;
如出现废标情况,商务部分或者资质要求原因导致,对商务部进行200~500元不等的处罚,技术部分原因导致,对技术部进行200~500元不等的处罚。