外来文件管理规定

外来文件管理规定 The manuscript was revised on the evening of 2021

1. 目的

对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2. 范围

本标准规范了公司外来文件的管理办法

3．工作职责

技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。

4. 术语及定义

外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。

5、外来文件管理规则

、保存期限：顾客要求时限延长一年；

、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）

B、转换引用（如产品标准，接收准则等）

C、参考(如工具书，体系标准)

6、外来文件的管理流程

文件接收、评审：

技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责

人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认

是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否

可执行。

文件转化：

如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时

视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审

批、签字。

文件发放：

技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登

记在相应的内部管理清单中。

A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相

关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需

发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话

通知相关人员。

B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行

发放。

C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通

知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查

阅。

外来文件更新：

职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新

版外来文件后，遵循上述～的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》

执行。

7、相关文件：

QSP01《文件控制程序》

《文件接收，发放，回收记录》