物业管理公司档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为了搞好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《山东省物业管理条例》、《淄博市物业管理条例》的规定特制定本办法。

第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。

第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二章项目档案的分类与归档

第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。

第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。

第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文

件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：二级类目三级类目

名称代号名称代号

归档内容分类号

建筑类1小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、

结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平

面图、附属配套设施、地下管网工程竣工

图等基础管理文件材料

10.1.1

设备类2公用设备使用说明书、质量验收文件、合

格证、年检报告及维修期限等10.1.2

基础

管理

类

1

业主档案3入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协

议、基本情况登记表、房屋交接手续、物

业确认书、协议书及相关介绍信存根等

10.1.3

房屋管理与维

修养护1

巡查记录、报修与维修记录、回访记录等

有关房屋管理与维修养护及维修基金使

用情况等文件材料

10.2.1

共用设施设备

管理2

共用设施设备管理规定、维护与保养记录、

日常运行状态检查记录、停水停电及各类

事故处理记录等

10.2.2

公共秩序维护、消防、车辆管理3

巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施

及有关管理规定、收费标准、车辆管理资

料等

10.2.3

环境卫生管理4环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生

检查记录等

10.2.4

绿化管理5绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化

施工文件等

10.2.5

社区文化管理6社区文化活动计划与实施、精神文明建设、

获奖证书奖牌奖杯等文件材料

10.2.6

项目管理综合7物业管理服务费收缴记录、开展多种经营

服务项目情况的文件及项目管理年度工

作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、

简报信息、员工管理与绩效管理文件、与

业主委员会来往文件、专项合同协议书等

综合管理性文件材料

10.2.7

接待服务管理8指公建项目在接待服务工作中形成的记

录、业主确认单、业主满意度调查等

10.2.8

业务

管理

类

2

其他业务管理9其他业务管理工作中形成的应归档的文

件材料

10.2.9

第三章项目档案的整理

第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。

第八条基础管理类档案的组卷与编目

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基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：

（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。

1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。

2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。

（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。

（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。

（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。

（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。

1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。

2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。

第八条业务管理类档案的组卷与编目

业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。

第九条物业项目类档案的排列与编号

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