国际商业信函的三种格式及注意事项
如何书写商业信函
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商业信函
结束语
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给 他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您 公司的水平和实力。同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了 解您的客户。所以，商务信函写作决定了您是否以专业的方式跟客 户进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
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商务信函
同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。 信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心 部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一 般由开头、正文、结尾、署名、日期、附件六个部分组成。
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商务信函
第一部分
商业信函的基本组成部分及要求
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商务信函
一、开头
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商业信函
四、结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条 不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗 套。在信的结尾可提出各种希望等。
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商业信函
五、语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业 信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到 不卑不亢。
20Biblioteka 业信函七、其他方面信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。 最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是 否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接 受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
商业信函书写格式
商业信函书写格式商业信函书写格式商业信函书写格式1一、信头：Letter head:包括（寄信人）公司名称、地址、邮编、电报挂号、传真号、电传号、电话号码等。
通常以精美的字体印刷在信纸的顶端。
二、发文号（参考号）: Reference No:为方便文件的归档与查询，应在较醒目的位置。
通常与信头间隔两行。
（在有些来信中，它常会在全信结尾后，位于左边或右边的边缘线，与写信人签名间隔两行）三、日期：Date所有信函必须有日期。
一般与发文号间隔两行，可位于信纸的左侧或右侧。
注意日期的不同写法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式）一般说来，月份不宜缩写，也不宜用数字表示。
四、封内名称和地址：Inside Name & Address收信人的名称与地址通常在日期后空两行，位于信纸的左侧。
注意对收信人的称呼：1．"Messrs"为"Mr."的复数，仅用于以一个人或几个人名字命名的公司前。
ｅg. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons 2．若收信人是公司的某一个具体的人时，常辅以礼貌称谓：Mr., Mrs., Miss或Ms.。
如果不能确定收信的女士是否已婚，宜用Ms.3.在收信人名称与公司名称之间,可以加注收信人的职位、头衔。
ｅg. Mr. Sarah DaviesSales ManagerThe Acme Shoe Co. Ltd.369 PeccadillyLondon, WIN CBEUK五、称呼：Salutation商业信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"(敬启者),与封内名称和地址的内容间隔两行。
直接写给某人时，可用"Dear Mr. xxx".六、事由或标题：Subject Line/Caption通常以下划线标出事由，以"Re"或"Subject:"开头.eg. Re: Sewing MachinesSubject: Our Contract No.92125.Your L/C No.91897Sewing Machines七、正文：Body of the letter在事由或标题下空两行，开始正文。
商务信函格式如何用正确的格式写商务信函
商务信函格式如何用正确的格式写商务信函商务信函旨在进行商业往来、传递重要信息以及建立、维护商业合作关系。
为了确保商务信函的准确性和专业性，以下是正确的商务信函格式，以供参考和使用。
1. 信函头部商务信函的头部应包含公司或个人的名称、地址、联系方式和日期。
如下所示：[发件人姓名][发件人职务][发件人公司名称][发件人地址][发件人城市、省/州、邮编][发件人联系电话][发件人电子邮件地址][日期]可以根据需要在信函头部的右上角添加接收人的联系信息，包括其姓名、职务、公司名称和地址。
2. 主题行主题行是商务信函的标题，用于概括信函内容。
主题行应该清晰、简洁，并突出信函的目的。
例如：主题：商务合作机会探讨3. 收件人信息在商务信函中，收件人的信息应包括其姓名、职务、公司名称和地址。
应确保这些信息准确无误。
如下所示：[收件人姓名][收件人职务][收件人公司名称][收件人地址][收件人城市、省/州、邮编]4. 称呼在商务信函中，称呼应根据收件人的身份和职务来决定。
例如：尊敬的先生/女士：或者亲爱的[收件人姓名]：5. 内容正文商务信函的内容正文应该始终以礼貌和专业性为准则。
整个内容应该分为段落，每段内容围绕一个主题展开，使用简洁明了的语言表达。
首先，在引言部分表示感谢或友好的问候。
接下来，详细介绍信函的主要内容，并提供相关的信息、要求或建议。
最后，在信函的结尾部分表达对收件人的感谢，并对进一步的合作表示期待。
如果需要，在内容正文中可以使用项目符号或编号来列出事项或要提及的事实。
此外，使用适当的标点符号和段落分隔符号以提高可读性。
6. 结尾敬语商务信函的结尾敬语应在称呼的基础上进一步表示礼貌和尊重。
常用的商务信函结尾敬语包括：祝好真诚地谢谢最好的祝愿在结尾敬语下方，留出足够的空间以便您可以手写签名。
签名应与发件人姓名的下方留出足够的空间。
7. 附件如果商务信函需要附带其他文件或文档，请在结尾敬语下方明确提及，并在信函后添加一个附件部分。
国际通用商务信函写法指导：结构与格式
国际通用商务信函写法指导：结构与格式在国际商务业务中，一封得体的信函犹如商务中得体的着装，从外可以看到内，规范、美丽的书信语言能够有效增进客户的信任，以下是我给大家整理的国际通用商务信函写法指导：结构与格式，盼望可以帮到大家英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modernblocked form) 。
依据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。
现在，齐头式在商务英语书信中使用得特别普遍。
它的突出特点就是全部信的内容都从信纸的左边开头，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。
这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。
但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(themodifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。
一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜爱用双行距。
依据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。
但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:(1) 信头(the letter - head)(2) 案号和日期(the reference and date)(3) 封内名称和地址(the inside name and address)(4) 开头称呼语(the salutation)(5) 信文(the message or the body of the letter)(6) 结尾敬语(the complimentary close)(7) 写信人签名或签署(the writers signature and designation)(8) 留意事项(the attention line)(9) 事由、标题(the subject line)(10) 经办人(the reference notation)(11) 附件(the enclosure)(12) 抄送(the carbon copy notation)(13) 附言(the postscript)在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随便互换的。
商务信函格式
(1) Letterhead 信纸的信头（指信纸上端所印的寄信人的姓名地址或电话等文字) 概念：信头也称信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真等构成。
信头通常位于信纸的最上端。
目的:一方面为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
书写原则主要注意：地址的书写顺序标点符号的使用地址的书写顺序应遵循从小到大的原则。
第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号；地址中的标点符号需正确使用：行末一般不加标点符号；行中间该加标点的地方不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点；城市与国家名称之间必须用逗号分开。
商务信函信头的形式主要有并列式和斜列式两种:并列式：每行开头要左对齐（从目前情况来看，更为常用）。
斜列式：每行开头逐次向右移二三个字母的距离(2) Date 日期（写上发信的日期）对于文件存档及信息查有重要意义书写原则：年份必须全部写出，如2010，不能简写成10 。
月份最好用英文全拼，也可以用公认的缩写式，但不提倡。
May, June, July, 因为较短，不可缩写。
日期可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。
但最好用基数词，简单明了。
英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。
日期切忌全部用数字表示。
(3) Inside Address 收件人姓名、地址信内地址：包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。
书写规则：信内地址一般在信纸左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于日期一二行的地方。
书写顺序是由小到大。
商业信函的格式
6.商业书信的格式(Formats of Business Letters)现代的英文信函越来越多的采用齐头式（block form）的形式。
齐头式就是将信头写在信纸的右上角，而将信内地址、称呼、信的正文、结尾语、签名、附件等的每一行全部在左首的边线排齐。
信函的另一种格式斜列式，就是将信头、信内地址、结尾语、签名的每一行及信的正文每一段的头一行都往右缩进几个字母；而混合式是由齐头式和斜列式混合而成。
信头和信内地址用齐头式，而信的正文和结尾语及签名则用斜列式。
现代的商务信函正在从拘谨转向比较直接和简明的形式。
齐头式（block form）和混合式（semi-intended）是在现代业务信函里长期和广泛使用的两种形式。
商务信函主要包括以下十个主要部分：信头（Heading）信头表示一家公司、行号的品格，往往是印就好的。
包括发信人的公司名称、地址、电报挂号（电传号码）、发信日期。
日期按“日-月-年”的顺序全文缮打, 月和年之间无须使用逗号。
例如：11th October, 20…. 11 October 20…..日可用基数（1，2, 3等）或序数(1st,2 nd ,3rd ,4th等), 也可放在月份的后面。
例如：1st April 20……. 1 April 20……..March 1st, 20…… March 1, 20…….用数字表示的日期（例如：10/12/20….）在商务信函里应避免。
因为在英国是指20…年12月10日; 而在美国和其他国家, 是指20…年10月12日。
信内地址（Inside Address）英文信函的地址由商行名称、门牌号和街名、城市或镇名、州名和其邮政编码，国名组成。
如写给某特定的收信人，收信人的姓名和衔头可写在地址之前（现已不太常见）。
例如：（Mr. James Green）Marketing DirectorGreen Industries Inc.999 Park AvenueRockfordIL 61125USA信函里的尊称有先生（Mr.）、夫人（Mrs.）、小姐（Miss）、先生们（Messrs.）和女士们( Mmes.)。
商业信函书写格式
商业信函的书写格式一般包括以下几个部分：
1. 信头：包括发信人的名称、地址、电话号码、电子邮件等信息。
2. 日期：在信件的右上角，一般写上日期，以便收信人了解信件的发送时间。
3. 收信人信息：在信件的开头，写上收信人的名称、地址等信息。
4. 称呼：在信件的开头，写上收信人的名字或者职位，以表示尊重。
5. 信件内容：这是信件的主体部分，一般包括引言、正文、结尾三个部分。
引言部分可以简要介绍信件的目的；正文部分是信件的主要内容，需要详细阐述；结尾部分可以表达对收信人的感谢，或者提出期待。
6. 结束语：在信件的结尾，可以写上"此致"、"敬礼"等词语，以表示尊重。
7. 签名：在信件的右下角，签上发信人的名字或者盖章，以确认信件的真实性。
8. 附件：如果信件中涉及到附件，可以在信件的下方注明。
以上就是商业信函的基本书写格式，不同的行业和公司可能会有不同的格式要求，需要根据具体情况来确定。
商务管理综合应用 商业信函格式
商务管理综合应用商业信函格式一、概述商业信函是商务活动中极为重要的一种书信形式，它是商务活动中通联和交流的重要工具。
在商业信函中，信息的传递和表达的准确性、清晰度以及礼貌性非常重要，它直接关系到商务活动的顺利进行与合作的顺利展开。
二、商业信函的基本结构商业信函通常包括信头、日期、收信人尊称、称呼、正文、结尾、署名、附件等几个部分，结构清晰、内容简练是商业信函的基本要求。
1. 信头信头应包括发信人的名称、位置区域、通联方式、传真等通联方式，以便收信方能够及时了解发信人的信息，并进行有效的交流。
2. 日期日期应当放置在信头下方，一般写在左上角，以表明信函的起草时间，便于查阅和跟踪。
3. 收信人尊称在写信函时，一定要准确填写收信人的尊称，确保收信人能够准确接收到信件。
4. 称呼在商业信函中，为了尊重收信人的权利和尊严，一般都要有一个礼貌用语，如“尊敬的……”、“敬爱的……”等。
5. 正文商业信函的正文应准确、清晰地表达发信人的意图和要求，内容要简练、明了，具体、清楚。
在写正文时，可以根据需要分段，突出主要内容。
6. 结尾商业信函的结尾通常表明发信人对收信人的感谢、期待、诚意和敬意，并表达对商务合作的良好愿望。
7. 署名商业信函的署名是发信人的信函中的身份确认，并通常注明发信人的职务和单位。
8. 附件在商业信函中如果有附件，一定要在信尾注明，以便收信人能够及时查阅和了解相关信息。
三、商业信函写作注意事项在写商业信函时，一定要注意以下几个方面：1. 正确使用语言商业信函的语言要求必须应该准确、严谨、简练、礼貌。
避免使用口头语言、粗俗语言、缩写等，以免影响信函的质量和文明程度。
2. 准确表达意图商业信函中要求准确表达发信人的意图和要求，一定要避免模棱两可的表达方式，以免引起误解。
3. 注意礼貌用语在商业信函中一定要注重礼貌用语，如称呼语、感谢语、合作愿望等，以体现商务交往的礼貌和人文关怀。
4. 注意格式规范商业信函的格式规范是商务交往的基本要求，一定要注意信头、日期、收信人尊称、称呼、正文、结尾、署名、附件等部分的书写规范。
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一、国际商业信函的格式
1、Indented Form 缩格式
缩格式特点：
1）页面日期：靠右
2）标题：具体收信人和事由居中
3）段首缩格：二个汉字或字母
4）结束敬语和落款靠右
2、Blocked Form 齐头式
齐头式特点：
1）除信头外全左对齐
3、Modified Blocked Form 改良齐头式
改良齐头式特点：
1）页面案号和日期靠右；
2）落款偏右
二、国际商业信函的组成部分
必要部分：
1. The letterhead 信头
标准：包括：发信函方的公司全称、公司地址、公司电话、公司传真、公司E-mail
中式：名称在上，地址在下，地址先大后小。
英式：名称在上，地址在下，地址先小后大。
包括，
示范：
Air Environmental Mechanical Equipment Limited
2076 West Main Street Devon, EX14 0RA
U.K.
2. The date line 日期
标准：信头之下，多右齐
美式：在信头和收信人名称地址之间
英式：通常在收信人名称地址之下
均可以齐头，也可以靠右
包括：美式：月-日-年
英式：日-月-年
3. The inside name and address 收信人名称地址
标准：日期之下
包括：收信人名称和地址
4. The salutation 称呼
标准：收信人地址之下
包括：职称
对男士（正规）：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士（正规）：Dear Madam, 或Dear Mesdames,
对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,
5. The body of the letter 信文
标准：标题之下（事由）
包括：正文
6. The complimentary close 结尾敬语
标准：正文下，多靠右
包括：商务用祝福语汇如“顺祝商祺”和信件中的“此致敬礼”
英式示范：
1.Yours faithfully,
2.Yours truly,
3.Faithfully yours,
4.Truly yours,
7. The signature 落款
标准：敬语之下
包括：英式
发信人手写签名、
打印签名
发信人职称
发信人所在公司
附加部分：
8. The attention line 具体收信人
标准： 1. 收信人名称地址之下
2. 齐头式靠左，缩格式居中
3. 要加下划线
9. The subject line 事由
标准： 1.称呼和正文之间
2.齐头式靠左，缩格式居中
3.要加下划线
包括：主标和副标
10. The reference notation 案号
标准：落款之下，齐左
11. The enclosure 附件
标准：案号之下，齐左
12. The carbon copy notation 抄送
标准：抄送之下，齐左
13. The postscript 附言
标准：抄送之下，齐左
备注：
1、信头、收信人名称、地址
英式：名称在上，地址在下，地址先小后大。
包括，公司名称、门牌号、街道名、城市名、邮编、国家名。
示范：
Air Environmental Mechanical Equipment Limited
2076 West Main Street Devon, EX14 0RA
U.K.
中式：名称在上，地址在下，地址先大后小。
商业英语书信的格式
（一）缩行式
缩行式信函的特点：
1）头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2——3个字母的位置；
2）期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方；
3）每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3——5个字母的位置；
4）段落之间要空1——2行。
信1
Messrs. William & Sons
58 Lancastor House
Manchester, England
March 20, 1999
Our ref. No.
Your ref. No.
The National Transport Co.
120 Broadway Street
Rangoon, Burma
Dear Sirs,
Re: Lab Instruments
Your firm has been recommended to us by Messrs. Charles Evans Ltd., Birmingham, with whom we have done some business for the past two years.
We are thinking of getting a supply of instruments. Please furnish us with a catalogue, price list and brochure, if available.
We are looking forward to your early reply.
Yours faithfully, （二）齐头式或平头式(Block style)
齐头式信函的特点：
每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。
信2
EL Mar Trading Company
16 Main Street
Fresno, California
U.S.A
Tel:123456
Cable Address: ELMAR FRESNO
8 January,1999
Gentlemen,
We thank you for your letter of January 1. As requested, we enclose the catalogues for your reference.
We would be very glad to offer any further assistance. Please contact us if you need any additional information.
Yours sincerely Encl. : as stated
（三）混合式 ( Semiblock style with indented paragraphs)
混合式信函的特点:
1）正文的每一段落的第一行采用缩行式;
2）除信头和日期外，其他部分采用齐头式。
信3
Office of the Attorney
AAA Company
123 Main Street
Centerville, IL666
U. S. A.
April 21, 1999
President, Billboard Inc.
999 Broadway
Metropolis, NY2222
Dear Sir:
We value your long-term relationship with us.
A review of your account shows that some time has passed since you last made payment to us. If there is some difficulty you are facing that is causing this, we would like the opportunity of working matters out with you. If there is the result of oversight, we would appreciate early remittance.
We look forward to hearing from you in the near future。