公文写作通知类

公文写作通知类

通知是上级单位对下级单位发布行政法规和规章，/转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，/传达上级单位的指示，任免干部，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项所用的公文。

这个概念有两个含义:一是文件的下行性,即发文机关与受文机关之间的关系是上下级关系。（有时也可作为平行文使用）二是文件的事项都是受文单位必须知道或必须办理的。从通知的概念我们还可以领会到通知的四个作用。略

１、转发批转类通知

“转发”是上级单位、同级或不相隶属单位发来的公文对本单位所属下级单位具有指示、指导或参考作用，受文单位便把该公文作为附件，加上按语，并成一个新的文件，以通知的形式发给下级单位。

“批转”是上级单位认为某一下级单位上报的报告或其他文件具有普遍意义，于是加上批语，原公文当成附件，以通知的形式转发给所属下级单位的。

2、指示性通知

3、任免类通知

4、会议通知

5、事务性通知

事务性通知为要求下级或同级单位知道办理的一般事项而发出的通知，主要是让对方了解情况或配合进行有关工作。如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，催促报送计划、总结、典型材料、统计报表，更正文件差错等，都可用这类通知。写法上，把有关事项简明扼要写清楚即可。

总之，在公文中，通知是目前使用最广泛、使用频率最高的一个文种。一般把任免令、指令、指示等性质的公文都用通知的形式下发。这样，通知实际上就取代了一部分命令（令）、指示等文种的职能，这更增强了通知在公务活动中的作用。

下面我们重点讲通知的格式。通知也属于公文的一个文种，也符合公文的一般格式：通用公文有其特定的格式：公文头部分、正文部分、公文尾部分、附加部分。

一、眉首(公文头部分)

文件头要求大方、匀称、美观、一律套红。文件头占16开纸的三分之一或五分之二，（上行文也可留三分之二位置，用于领导批示）下有一条横线，党的文件横线中央断开画一五星，行政文件中央不画五星。公文头由两部分组成，即制发公文单位的全称加“文件”二字，中间不空格。制发公文单位一律要求写全称，不得简化。例如：能源部东北电业管理局文件。

二、主体(正文部分)

一、通知的一般格式

１、标题。内容较多的通知用一般公文标题的写法。（即制发公文的单位名称、公文的事由加文种三部分。如唐山电力技校关于开展“纪律月”活动的通知。标题也可单位名称+文种；或公文事由+文种；或直接写文种。标题必须写明文种。标题最长不超过50字。标题可分一行或多行，居中排布。多行不一定等长，成轴对称，不断开词意即

可。除了法规，制度可标书名号以外，标题一般不加标点符号。）内容简单的可只写“通知”二字，内容较重要，时间又紧迫的可在“通知”前加“紧急”二字。两个以上机关共发的通知，一般在“通知”前加“联合”二字。

２、主送单位（受文单位包括主送单位和抄报抄送单位）。标题之下空一行，左端顶格，写在正文的上一行。周知性的通知，不写受文机关名称。（必须写全称，规范化简称或同类单位的统称。若主送单位太多，第二行还顶格,最后标冒号）

３、正文。一般由三部分构成。一是缘由部分，是正文的开头，要简明扼要写出发通知的原因和目的。二是内容部分，要写出通知的事项。内容多的，可分条或分段写。三是结尾部分，常用“特此通知”之类的习惯用语作结。(正文紧接于主送单位之下,第一段落的首行一律空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。)

４、附件。有的通知要附上有关文件或参考资料，要在通知末尾，另起行写明“附╳╳若干件”。正文里如果提到附件，要注明“见附件”字样。（位置：在正文下空1行左空2字标“附件”，后标冒号和名称，要写全称，不能写“如表”，“如文”）如有两个以上附件，应使用阿拉伯数字标明序号；附件名称后不加标点符号。附件与公文正文一起装订，并在附件首页左上角第1行顶格标“附件”，有序号时标识序号。）

５、成文日期。（之前一般有署名，或叫落款，即公文的制发单位，要写全称，要同公文头、印章相一致。）成文日期是公文生效的时间，

一般都使用汉字完整写出年月日，有得用阿拉伯数字，“零”要写为“O”。有的上级对下级发文也使用阿拉伯数字，而且要写全。

一般情况下，成文日期以单位主要负责人签发的日期为准。几个单位联合发文，以最后一个单位签发的日期为准。经会议讨论通过的公文，以通过日期为准。）

６、生效标识。印章是公文的生效标识。公文必须加盖制发单位的印章方能生效。印章的位置在正文年月日处，常规为骑年盖月，联合发文除外。

三、版记(公文尾部分)

公文尾部分在公文的末页下部，用间隔线与正文隔开。横线上方是主题词的位置，下方是抄报、抄送的位置。

所谓主题词，就是以固定的词和词组反映公文内容特征和归属类别的规范化表述。主题词有相当一部分是从公文标题中选择的，也可以从反映公文内容特征和类别的主题词中选择，还可以从全文的整体中选择。

主题词的位置在抄报抄送之上，顶格，与抄报抄送之间用一横线隔开，一般三到四个词或词组，最多不能超过七个。词与词之间隔一个字，不用标点符号，字号比公文的正文大一号。

四附加部分

公文的附加标记包括公文编号、秘密程度、缓急程度、签发人、阅读范围及打印单位，印数等。

１、发文字号(公文编号位置)

公文编号位置在公文头下方，横线之上，由公文制发单位的代字、发文年号和该年度发文顺序号三部分组成。

２、密级

密级，指文件机密程度的等级，可根据公文的内容划分绝密、机密、秘密。密级的位置在公文的右上角。

３、缓急程度

根据对公文送达和办理时限的要求，对紧急公文可视缓急程度，标明特急、急件。

４、签发人的位置

请求和报告公文要标明签发人，其签发人的位置在文件编号的右边空两格处。

５、其它附加成分

其它附加成分，其位置均在抄报、抄送下方，用一横线隔开。

下文的通报、报告、请示、批复、意见等文种的一般格式与通知相同。

二、不同种类通知的写法

1、转发批转类通知

“转发”是上级单位、同级或不相隶属单位发来的公文对本单位所属下级单位具有指示、指导或参考作用，受文单位便把该公文作为附件，加上按语，并成一个新的文件，以通知的形式发给下级单位。

“批转”是上级单位认为某一下级单位上报的报告或其他文件具有普遍意义，于是加上批语，原公文当成附件，以通知的形式转发

给所属下级单位的。

正文写法：这类通知的写法突出两点：第一，写出批转或转发该文件的目的。正文，要将被转公文的标题、字号写清楚，然后概述被转文件的基本内容，并对其作肯定性评价，指出它的指导作用。使受文单位对此文件有所了解。第二，写出执行要求。作者批转和转发文件，一定要把被转文件和本单位的实际情况结合起来进行认真研究，写切合实际的执行要求：完全可行的，结束语可写“请贯彻执行”或“遵照执行”；原则上可行的，就写“请参照执行”；不够完全的，就写出补充意见。

标题写法：若转发的原文是通知，标题不保留原文种；若转发的原文是其他文种，则保留一级。例如：原文是“关于╳╳的通知”，则标题为“转发关于╳╳的通知”；原文是“关于╳╳的函”，标题则为“转发关于╳╳函的通知”。

这类通知的成文既具体又迅速，可以及时交流情况、指导工作，因而使用面相当广，但使用时要注意结合下级单位的具体情况，以免转发不当，给下级单位执行带来困难。

２、指示性通知

以通知的形式向下级单位下达指示、要求其遵照执行。这种通知一般具有较强的政策性和行政约束力。

指示性通知的使用面也较广。上级单位向下级单位部署工作任务、发布规章制度、阐述指导原则，以及交待办法、下达计划等等，均可使用此类通知。这种通知要写得具体明确，以便于下级单位遵照

执行。通知的标题要标明通知的性质、内容、使人一目了然。

３、任免类通知

任命和免去干部职务时使用。这类通知写法最简单，一般只要写明决定任免的时间、单位、会议或根据的文件以及任免人员的姓名、职务即可。有的单位还专门备有干部任免的公文格式，到时只须填上通知内容，署上时间。如：“根据工作需要，经╳╳组织研究决定，任命╳╳为厂长，同时免去其车间主任的职务。后加署名和日期即可。像这种既有任命又要免去，先写任命后写免去。如任免不止一人，要以被任免人员的级别高低为序排列。

４、会议通知

这类通知写法也较简单，正文的内容一般包括开会议的背景（目的、意义）、会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员和报到地点、携带材料、有关要求等事项，要写得清楚具体。通知要提前发出。

５、事务性通知

这是为要求下级或同级单位知道办理的一般事项而发出的通知，主要是让对方了解情况或配合进行有关工作。如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，催促报送计划、总结、典型材料、统计报表，更正文件差错等，都可用这类通知。写法上，把有关事项简明扼要写清楚即可。