秘书学课件——秘书职能环境
第六章：秘书职能环境
（四）开发职能资源环境
1、合理开发领导机关给领导人的影响力资源。 2、注重开发智能环境中的信息智能资源； 3、注重从协调和加强各方面关系中，开发智能环
境中的能量资源。
第六章：秘书职能环境
二、秘书对智能环境的优化 职能环境优化的标准： 1、信任度
秘书在机关领导、部门、群众中的职能形象越 好，则越可能得到多元、多层职能活动对象的 信赖与亲近。较高的环境信任度，是秘书履行 本职任务、取得理想工作成绩的基本因素。
⑴组织的结构要素→权力分配、权力运行 ⑵组织动态运行要素→效率原则 ⑶组织生态要素→应对机制、创新原则 ⑷组织心态要素→宽容、和谐，团队精神 ⑸组织的物质要素→条件 ⑹组织信息要素→ 高效的信息获取，流畅的信息处理
第六章：秘书职能环境
（三）组织外部环境
组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相 互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科 技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的； 行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等， 对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特 殊性和具体针对性。
第六章：秘书职能环境
意义：
在管理系统中，秘书人员的特定职能，规定了其特定地 位与作用：围绕系统领导，沟通上下左右，通过相对独 立的秘书活动，在各层次之间，发挥综合、辅助性的中 介纽带作用。适宜的职能环境，即同作用对象建立起一 种信任、和谐的职能关系，自然也就构成秘书人员获取 良好活动效果的重要条件。环境优化程度愈高，秘书的 职能活动就愈见顺畅，作用也可能愈益显著，两者之间 成正比效应。秘书绝对不可轻视对职能环境的建设。
第六章：秘书职能环境
2、和谐度 秘书的基本职能活动几乎都是在与各种活动对 象的双边双向效中进行的，那么，环境谐振度 越强，职能活动对象给予的具体支持与配合越 积极，秘书实际工作的质量与效率当然也就会 越高。谐振关系失调，你热他不热，你急他不 急，你有所祈求他却消极敷衍，此种状况，均 是秘书在进行实际工作之前和之中，必须排除 的障碍。
制约因素：
1、信任度 2、和谐度 3、开放度 自由度的底线：
第六章：秘书职能环境
第三节：秘书职能环境的适应与优化 一、秘书对职能环境的适应
1、适应职能环境特征 2、满足职能环境需要 3、顺应职能环境发展 4、开发职能资源环境
第六章：秘书职能环境
（一）如何适应职能环境特征？
1、适应宏观环境特征和发展趋势； 2、适应多在组织的行业环境特征； 3、适应所在组织的环境特征； 4、适应所在秘书机构的环境特征； 5、适应所在岗位的环境特征。
第六章：秘书职能环境
秘书职能环境层次结构 一、纵向层次
1、秘书机构内部环境； 2、秘书所在组织的内部环境； 3、秘书所在组织的外部环境。 三个层次的环境相互联通，对秘书发挥 其职能作用有着极为重要的影响。
第六章：秘书职能环境
（一） 秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本 单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即 办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、 分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘 书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公 条件等要素，构成秘书机构的内部环境。
第六章：秘书职能环境
二、横向要素 秘书职能环境与整个社会环境是融为一体 的，由社会经济、政治、科技、文化等要 素所决定的。
第六章：秘书职能环境
（一） 社会经济环境
经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、 市场状况、经济结构、资源配置状况、资源配 置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、 基础设施及收入分配状况等。经济环境对各类 社会组织的生存和发展有着极为重要的影响。 “计划经济”与“市场经济”
第六章：秘书职能环境
认识意义：
1、利用职能环境条件； 2、规范工作行为； 3、把握职能要求； 4、有效发挥职能作用。
第六章：秘书职能环境
（二）职能环境对秘书工作的导向作用
⑴宏观导向——认清形势 ⑵业务内容导向——熟悉业务 (3)具体工作发展导向——明确重心
第六章：秘书职能环境
(三)职能环境对秘书工作的促动性 (1)行政性促动——表扬批评 (2)诱导性促动——金钱职位 (3)比较性促动——人生价值
第六章：秘书职能环境
处理人际关系的基本原则 1、 平等原则 2、 互利原则 3、 诚信原则 4、 宽容原则
第六章：秘书职能环境
案例分析： 一、《办公室生存五五法则》 二、《与同事相处之太极云手式》 三、《办公室政治，你在行吗？》
第六章：秘书职能环境
第二节：秘书职能环境作用及影响
一、秘书职能环境的作用 （一）职能环境对秘书工作的规定性
第六章：秘书职能环境
社会文化对秘书职能环境的影响： ⑴它影响秘书的综合素质。 ⑵它影响秘书事务辅助。 ⑶它影响秘书工作的效率 例：不同文化背景下的“女秘书现象”
第六章：秘书职能环境
秘书职能环境要素关系 （一） 与纵向层次机构的关系
秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组 织领导层的关系、与上级领导机关的关系、与 本组织下属机构的关系等。 （二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内 各职能管理部门的关系，也包括上级机关职能 部门及不相隶属的有关部门的关系。
各项社会环境资源是按一定的社会规则和市场规则进行 配置的。在环境资源配置的作用下，各社会成员以自身 的能力和智慧去实现其人生价值。秘书人员也在社会资 源配置的促动下，实现自身发展。
第六章：秘书职能环境
（四）职能环境对秘书工作的机遇性和风险性 原则：趋利避害 要求：提高综合素质
第六章：秘书职能环境
第六章：秘书职能环境
注意事项： 1、秘书的环境信任度具有潜移特征，它是秘书在本职活
动过程中，所表现出的素养、能力、作风等诸多因素， 在职能活动对象思想上日积月累的综合认识的反映。这 种客观反映，集中体现在秘书同其活动对象双边双向的 具体职能交往之中。 2、秘书的环境信任度还具有全方位性。也就是说，秘书 必须同时获得多元、多层职能活动对象的信任，不能顾 此失彼，更不能将某一单元、单层的信任同其它对立起 来，如仅致力于博取某一方面像领导人的好感。此种片 面的信任度，于己、于人、于机关都会产生不良影响。 此一规律，实际上由秘书职能的综合、辅助中介特征及 由此而生的职能对象的多元、多层特性所决定。
第六章：秘书职能环境
生态学的研究方法和研究成果具有普遍意义： 1）生态学研究的对象是复杂系统，系统内部为数众多的 组成元素、成员或子系统之间的交互作用，使得系统呈 现出复杂的功能或特性；并且系统与环境之间相互影 响。 2）生态学研究的系统是非线性系统，系统整体功能不 是各部分功能的线性加和，并且微小的扰动有可能在系 统内部产生巨大的影响。对于非线性系统的分析只能是 系统整体综合功能特性的分析。 3）生态学研究的系统具有不确定性，系统未来的运行 方向不仅是基于系统过去演化轨迹和目前系统的状态， 还必须结合当前的环境条件和环境变化因素进行调整。
第六章：秘书职能环境
（三）与社会公众的关系 组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社 会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务，也 必须要以此为基础。
（四）秘书的人际关系 秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中 的人与人之间的关系。这种关系既渗透在组织 内部，又存在于组织外部。不同的人际关系状 态对秘书及秘书工作都存在着特定的影响。
第六章：秘书职能环境
如何优化职能环境： 第一，树立明确的职能环境意识。 第二，提高素养是优化环境的关键。
第六章：秘书职能环境
需要注意的是第二点，包括两个方面：
其一，注重主观修养。秘书较为优化的职能环境，相当 程度上是其较好的综合修养在环境关系中的体现。秘书 较高的政治觉悟、思想水平、服务精神、工作艺术、作 风素质，均会在环境客体思想上烙下综合印象，相应地 体现于他们对待秘书的外现态度之中。秘书只有不断提 高自身综合素养，才可能赢得并增强环境客体对自己的 信赖与支持。
1、社会各界、各不同社会领域都有秘书工作。 2、不同层次的领导机关和领导者有不同权责和管理范围，
所需的知识、能力、素质要求不同，对秘书综合辅助和 服务的需要也存在差异。 3、秘书工作系统中分有不同的工作岗位，有秘书部门负 责人、领导的专职秘书、办公室秘书、机要秘书、值班 秘书、会务秘书、文书、行政秘书等。
创造环境谐振度的前提条件之一。
第六章：秘书职能环境
3、职能环境开放度的影响：
职能环境的开放度，是指由秘书所在组织及秘书工作中 与组织内外公众进行物质、能量、信息交换的灵敏程度、 广度、深度所决定的开放程度。
第六章：秘书职能环境
4、职能环境自由度的影响
职能环境的自由度，是指秘书主动按领导工作需要开展 业务活动，即发挥主观能动性的程度。
第六章：秘书职能环境
秘书机构内部良好环境的构成： 1、优秀的秘书部门负责人； 2、健全的工作制度； 3、科学分工，高效运作； 4、灵敏的信息综合机制； 5、和谐的人际关系； 6、一定的办公设备环境。
第六章：秘书职能环境
（二）组织内环境
秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响 秘书、秘书机构工作的各种因素的总和，其中主要有以 下几方面：
第六章：秘书职能环境
第六章：秘书职能环境
第一节 秘书职能环境要素 职能环境：
指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的 相对稳定的职能对象。秘书社会职能是以综合、辅助性 的中介活动，作用于社会管理系统。 秘书职能作为一个职能子系统，构织在为之服务的管理 大系统之内，与该管理大系统及相关管理子系统，存在 相对稳定的密切关联。秘书个人，处于多元、多层、多 职能集体中的一个特定位置，在同各种职能个人的密切 关联中，进行既定职能关系，方能有效行使职能，充分 发挥作用。（背景知识1）
二、秘书职能环境的影响
1、职能环境信任度的影响 秘书职能环境的信任度指的是秘书工作对象及秘书业务 所关联到的组织内外公众对秘书的信任程度。
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秘书和职能环境共93页
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46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
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47、采菊东篱下，悠然见南山。
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48、啸傲东轩下，聊复得此生。
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49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
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50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
秘书和职能环境
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
谢谢！
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
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47、采菊东篱下，悠然见南山。
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48、啸傲东轩下，聊复得此生。
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49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
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50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
秘书和职能环境
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
谢谢！
秘书学概论第五章秘书职能环境
起首，打扫工作能力变成的相信障碍。 其次，打扫工作立场变成的相信障碍。 再次，打扫性恋人品不好变成的相信障碍。 最后，打扫曲解变成的相信障碍。秘书要加强 与各方面的交换，消弭工作中的各类曲解。出格是在
〔二〕打扫沟通障碍
常见的沟通障碍有以下几种：
一是虚报信息变成的沟通障碍。如虚报、假报、 报喜不报忧等。秘书必需真实准确地挑选、加工、报 送、传递信息；必需在信息沟通中加强声张，强化人 们科学的信息意识；还要协助向导创立健全信息工作 办理制度，标准信息办理工作。
二是要有健全的工作制度；
三是要有公道的分工合作系统，以构成高效的工作
2、秘书本能机能情况的传染感动
〔一〕秘书本能机能情况对秘书工作的划定传染感动 秘书本能机能情况对秘书工作的划定性
重要在于： 第一，从社会情况来看，人类社会分工的细化，
和向导办理工为难刁难近身辅助和综合办事的需要决 意了秘书工作与秘书职业的存在； 第二，从行业来看，政、商、工、农、文化、教育等 不合的行业情况，决意了秘书工作特定的辅助对象、 工作内容及运作体例，和对秘书素养的不合要求。 第三，从组织层次来看，不合层次的组织情况决意了
我和司理相处的法门
司理在我们公司里是很知名的恶向导，她向导的部分跳槽率很高。 在公司里有一个说法：老板看不惯谁，不消付背约金便可以让那小我分开， 法门是把他调至王司理的部分。我不幸成为这个不利蛋。我被调到了王司 理的部分，仍是她的助理。我暗便宜定了一套策略战术：戮力工作，任劳 任怨，但凡王司理交托的工作，我都往好的一面想。好比：王司理让我一 再改削同一个筹划案，我想这是熬炼我文笔和耐心的时机；王司理让我加 班，就当为家里省电费、伙食费，还为本身勤俭开消；王经应当众叱骂我， 就当是熬炼我的厚脸皮吧。
心理
〔二〕打扫沟通障碍
常见的沟通障碍有以下几种：
一是虚报信息变成的沟通障碍。如虚报、假报、 报喜不报忧等。秘书必需真实准确地挑选、加工、报 送、传递信息；必需在信息沟通中加强声张，强化人 们科学的信息意识；还要协助向导创立健全信息工作 办理制度，标准信息办理工作。
二是要有健全的工作制度；
三是要有公道的分工合作系统，以构成高效的工作
2、秘书本能机能情况的传染感动
〔一〕秘书本能机能情况对秘书工作的划定传染感动 秘书本能机能情况对秘书工作的划定性
重要在于： 第一，从社会情况来看，人类社会分工的细化，
和向导办理工为难刁难近身辅助和综合办事的需要决 意了秘书工作与秘书职业的存在； 第二，从行业来看，政、商、工、农、文化、教育等 不合的行业情况，决意了秘书工作特定的辅助对象、 工作内容及运作体例，和对秘书素养的不合要求。 第三，从组织层次来看，不合层次的组织情况决意了
我和司理相处的法门
司理在我们公司里是很知名的恶向导，她向导的部分跳槽率很高。 在公司里有一个说法：老板看不惯谁，不消付背约金便可以让那小我分开， 法门是把他调至王司理的部分。我不幸成为这个不利蛋。我被调到了王司 理的部分，仍是她的助理。我暗便宜定了一套策略战术：戮力工作，任劳 任怨，但凡王司理交托的工作，我都往好的一面想。好比：王司理让我一 再改削同一个筹划案，我想这是熬炼我文笔和耐心的时机；王司理让我加 班，就当为家里省电费、伙食费，还为本身勤俭开消；王经应当众叱骂我， 就当是熬炼我的厚脸皮吧。
心理
第四章 秘书的职能环境
第四章 秘书职能环境
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
秘书学课件
秘书学课件第二章办公室事务管理内容提示：2.1 办公环境管理的内容和要求2.2 电话处理技巧2.3 接待各类来宾2.4 值班工作管理2.5 邮件的处理和办理2.6 引信及名片管理第二章办公室事务管理概念：操办办公室工作事务和实务，如办公环境管理、接打电话、接待工作、值班工作、信函办理、印信管理等。
把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。
——海尔集团总裁张瑞敏把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。
——海尔集团总裁张瑞敏第一节办公环境管理办公环境（办公室环境）含义：广义—它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；狭义—它是指一定组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括人文环境和自然环境。
人文环境—秘书人员难以影响和改进?组织环境—可以产生一定的影响自然环境—可以直接影响并加以选择和优化。
第一节办公环境管理2.1.1优化办公环境的概念：所谓优化办公环境，就是通过对办公室自然环境进行合理的设计、控制和组织，使其达到最佳状态。
?新兴综合性学科——人体工程学认为人-物-环境是一个密切相连的系统，强调人在这个系统中的主体作用，应以人为主体，一人自身的生理、心理特点为出发点，从外观、视觉、听觉、空气直至安全、保险等方面研究办公活动的工作环境，使其更适合办公人员的身心活动要求，让办公人员能更主动、高效地支配设备和环境，更健康、愉快地工作。
第一节办公环境管理2.1.2 优化办公环境的原则1. 舒适：（1）光线、色彩、温湿度等适宜。
光线：应以自然光为主，当然，也要利用日光灯、白炽灯或者台灯。
避免太靠近窗户，避免光线太强或太弱，可适当用百叶窗或窗帘调节。
色彩：内墙或天花板一般以白色为主；地板一般采用不易污染的深色系；若墙壁或天花板的颜色在搬入前已经定型，不易更换的话，一般用窗帘、椅子上的罩布、装饰用品等做些适当的色彩调整。
温湿度：春秋天一般在22℃左右，夏天在26℃左右，冬天则在18~20℃之间；湿度在50％~60％之间为宜。
秘书
二、秘书职能环境的作用及影响
（一）作用： 改善物质生活条件和工作条 件，优化各种职能关系，为自己的事业创造 “天时、地利、人和”的客观环境，使自己 的工作能等到各有关方面的理解、信任、支 持和合作，才能正常、顺利、有效地行使自 己的社会职能。其职能环境优化的程度愈高 ，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就愈 显著。
2、营造优美的工作环境
秘书的工作场所，即各机关、 单位的秘书按照一定制度、并借助于 一定手段处理公务的地方。它应根据 秘书工作的性质、特点和基本职能特 别应根据服从并服务于领导工作的需 要和外来人员办事联络的需要来合理 设计。
实训1： 实训 ：
• 您被某著名民营企业“惠达集团”董事长苏明先 生及其夫人王华总经理看中，您也看好这家企业 ，当了该企业的办公室主任。这家企业主要是生 产各种电线电缆，开发高档别墅楼宇，并在北疆 和北京等地建立了优质饲草种植、加工（压缩干 草）基地和良种肉乳兼用牛养殖基地。夫妇俩都 非常正派，王军先生特别肯动脑筋，李华女士为 人干练，性格直率、爽朗但较急躁。试以秘书职 能环境理论分析一下，您到任后怎样尽快全面适 应环境，当好他们的办公室主任？
（二）秘书职能环境的优化及对环境障碍的排除
1、 秘书对职能环境的优化
（1）立足点 立足于现实 存在着的职 能环境、本 职工作和现 实需要并 在此环境中 充分发挥
（2）着力点 优化、开发 具体工作环 境。关键是 优化与领导 的主辅配合 关系，并与 优化对下关 系结合起来
（3）主要途径 在具体职能 工作中与各 方建立和谐 关系。不断 提高自身素 质，卓有成 效发挥作用
导向性” 2、职能环境对秘书工作的 “导向性”
• 要正确认识并把握两条： 要正确认识并把握两条： • 一是必须遵从组织目标和领导工作目标 ——把握宏观环境发展的大方向； 把握宏观环境发展的大方向； 把握宏观环境发展的大方向 ——把握特定职能环境的业务运作方向； 把握特定职能环境的业务运作方向； 把握特定职能环境的业务运作方向 ——把握职能环境提出的具体工作方向。 把握职能环境提出的具体工作方向。 把握职能环境提出的具体工作方向 力求工作的主动性、准确性、创造性。 力求工作的主动性、准确性、创造性。
第四章_秘书职能环境
第三节
秘书与领导的关系
(五)工作沟通上的双向交流关系 领导与秘书工作沟通，既有领导对秘书的指示、指
导，又有秘书对领导者的请示、汇报；既有领导者向秘书 了解情况、征求意见和建议，又有秘书向领导主动参谋、 提供可行方案等。只有建立和保持了这种密切的双向沟通 关系，领导与秘书的主辅配合才能有效；只有加强这种双 向沟通，才能使领导者与秘书的主辅配合，逐渐达到配合 默契的程度。
第四章 秘书职能环境
【教学目的】 通过教学，使学生理解秘书职能环境是秘书活动的客 观础 和条件，必须学会正确认识秘书职能环境，强化环境意识， 确 地把握影响秘书职能场的各个要素，以求更好发挥秘书工 作效 能。 【教学重点和难点】 把握秘书职能环境构成，了解影响秘书职能场的各个 素。
【教学内容】 第一节 秘书智能环境的构成 第二节 秘书职能环境资源 第三节 秘书与领导的关系 第四节 秘书职能环境关系
第三节
秘书与领导的关系
三、领导班子与秘书群体的关系 领导班子要有专人负责指导秘书工作 领导班子的更替与秘书班子的相对稳定 领导者与专职秘书的关系 四、正确把握秘书为领导班子服务中的几种关系正确处理 为主要领导者服务与为领导班子服务的关系 为中心工作服务于为日常工作服务 正确处理多头指示，避免酿成矛盾 加强沟通，促进领导班子的密切合作 对口指示，避免交叉请示
逐级请示，避免越级请示 加强沟通，避免产生误会 筛选信息，避免搬弄是非
第四节秘书职能环境关系
（一）与纵向层次机构的关系 秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层 的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关 系等。 （二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管 理部门的关系，也包括上级机关职能部门及不相隶属的有 关部门的关系。
(秘书学课件)第14讲 第六章 办公环境管理
相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元；各部门负 责人应认真配合，督促属
下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚 款l 00元。
第三条 办公室规范 1．办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。 2．座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。 5．电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。 4．垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。 5．报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。 6．外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。 7．文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。
毁。
(4)对上司办 公室的花卉、 盆景，要及时 浇水、施肥、 剪枝，保持其 美观和生机； 对办公室内的 金鱼，要及时 喂食、清排鱼 缸内的浊物， 保持水质的清
洁。
(5)上司接 待客人后， 要及时对 烟缸、茶 具等进行 清洗和整
理。
(6)经常对 安全、卫 生等状况 进行检查， 发现问题 及时通知 有关人员 进行处理， 时刻保持 良好的状
让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公 楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。
2021/1/13
11
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
【链接】老板办公室的“隐形杀手”最多
权威人士 解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。 这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍 说，TVOC主要来自 地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自 高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公 室TVOC指标普遍超出员工办公环境 的l倍。老板房间污染最严重。最好的 解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。
下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次，该负责人亦应罚 款l 00元。
第三条 办公室规范 1．办公桌。案头甩品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。 2．座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。 5．电脑。桌机呈45度贴墙放置，卧式主机置显示器下，立式主机置桌下。 4．垃圾篓。罩塑料袋，置辅桌后或写字台下。 5．报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。 6．外衣手袋。置挂于柜子内，严禁随意放在办公桌椅或沙发上。 7．文件柜。保持文件放置整洁无杂物，柜顶不得堆置文件。
毁。
(4)对上司办 公室的花卉、 盆景，要及时 浇水、施肥、 剪枝，保持其 美观和生机； 对办公室内的 金鱼，要及时 喂食、清排鱼 缸内的浊物， 保持水质的清
洁。
(5)上司接 待客人后， 要及时对 烟缸、茶 具等进行 清洗和整
理。
(6)经常对 安全、卫 生等状况 进行检查， 发现问题 及时通知 有关人员 进行处理， 时刻保持 良好的状
让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公 楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。
2021/1/13
11
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
【链接】老板办公室的“隐形杀手”最多
权威人士 解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。 这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍 说，TVOC主要来自 地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自 高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公 室TVOC指标普遍超出员工办公环境 的l倍。老板房间污染最严重。最好的 解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。
第二章 秘书工作职能与秘书工作环境
要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。
第四章 秘书生态环境 《秘书学》
✓ 4.3.4 秘书部门与职能部门的关系 ✓ 4.3.4.1 秘书部门与职能部门关系的性质 ✓ 4.3.4.2 秘书与职能部门关系的处理 ✓ 1.重视人际关系的“个性”关系 ✓ 2.正确认识威信与运用“权力”的关系 ✓ 3.适时运用团体规范 ✓ 4.掌握群体意向及其部门领导人的思想动向
✓ 4.3.5 秘书的人际关系 ✓ 4.3.5.1 人际关系的含义 ✓ 4.3.5.2 人际关系的特点与关系类型 ✓ 1.人际关系的特点 ✓ (1)个体性。 (2)情感性。 (3)对应性。 (4)交往性。 (5)信
息性。2.人际关系的类型 ✓ 4.3.5.3 秘书的人际关系及其特点
✓ 4.3.5.4 秘书处理人际关系的几个要点 ✓ 1.认识和掌握人际交往的深化规律 ✓ (1)礼仪交往关系。 (2)功利交往关系。 ✓ (3)感情交往关系。 (4)思想交往关系。 ✓ 2.强化尊重与服务他人的精神 ✓ (1)尊重他人。 (2)服务意ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ。 (3)与人为善。 ✓ 3.具有的良好品质 ✓ 4.培养善于交际和处理人际关系的素养
✓ 第4章 秘书生态环境
✓ §4.1秘书生态 ✓ 4.1.1 “生态”的含义 ✓ 4.1.2 秘书生态的含义 ✓ 4.1.3 秘书生态研究的意义
✓ §4.2 秘书生态环境的要素分析 ✓ 4.2.1 秘书部门内部的生态环境 ✓ 4.2.2 秘书部门所在组织的生态环境 ✓ 4.2.3 秘书的外部生态环境 ✓ 4.2.3.1 政治环境要素 ✓ 4.2.3.2 经济环境要素 ✓ 4.2.3.3 科技环境要素 ✓ 4.2.3.4 文化环境要素
✓ §4.3 秘书与生态环境的关系 ✓ 4.3.1 秘书与生态环境关系的含义 ✓ 4.3.2 秘书部门与上级领导机关的关系 ✓ 4.3.2.1 上级与下级 ✓ 4.3.2.2 上级领导机关与秘书工作的关系 ✓ 4.3.2.3 秘书部门与上级领导机关关系的处理 ✓ 1.遵从上级机关的领导与指导 ✓ 2.加强对上级领导机关的服务 ✓ 3.加强与上级领导机关的沟通与协调
秘书学课件1第一章
知识素养
秘书应具备广博的知识面，包括政治、 经济、文化、法律等方面的知识，以便
更好地为领导服务。
礼仪素养
秘书作为组织的形象代表，应注意自 己的仪表、言谈举止等，展现出良好
的职业形象。
能力素养
秘书应具备较强的组织协调能力、沟 通能力、应变能力等，以应对工作中 的各种挑战。
心理素养
秘书应具备良好的心理素质，能够应 对工作压力和挑战，保持积极向上的 心态。
培养良好职业道德和职业素养的途径
加强学习
秘书应不断学习新知识、新技能，提高自己 的综合素质。
实践锻炼
通过参与实际工作，不断积累经验，提高自 己的职业素养。
自我修养
秘书应注重自我修养，培养良好的品德和习 惯，树立正确的价值观和职业观。
接受培训
参加专业培训课程，接受系统的职业道德和 职业素养教育。
感谢您的观看
秘书的协调能力
组织协调能力
协助领导安排会议、活动 等，协调各方资源和时间 ，确保活动顺利进行。
人际协调能力
处理人际关系问题，化解 矛盾和纠纷，促进团队协 作和良好氛围。
应变协调能力
应对突发事件和紧急情况 ，迅速制定应对措施，协 调各方力量和资源解决问 题。
秘书在组织中的沟通作用
信息传递
将上级的指示、决策等传递给下 级或其他部门，同时将下级或部 门的反馈、意见等传递给上级。
沟通协调
协调组织内部各部门之间的关系， 促进部门间的合作与沟通，确保组 织高效运转。
形象塑造
作为组织对外的窗口和形象代表， 通过良好的沟通技巧和专业的形象 塑造提升组织的形象和声誉。
05
秘书的时间管理与效率提 升
时间管理的基本原则
明确目标
秘书应具备广博的知识面，包括政治、 经济、文化、法律等方面的知识，以便
更好地为领导服务。
礼仪素养
秘书作为组织的形象代表，应注意自 己的仪表、言谈举止等，展现出良好
的职业形象。
能力素养
秘书应具备较强的组织协调能力、沟 通能力、应变能力等，以应对工作中 的各种挑战。
心理素养
秘书应具备良好的心理素质，能够应 对工作压力和挑战，保持积极向上的 心态。
培养良好职业道德和职业素养的途径
加强学习
秘书应不断学习新知识、新技能，提高自己 的综合素质。
实践锻炼
通过参与实际工作，不断积累经验，提高自 己的职业素养。
自我修养
秘书应注重自我修养，培养良好的品德和习 惯，树立正确的价值观和职业观。
接受培训
参加专业培训课程，接受系统的职业道德和 职业素养教育。
感谢您的观看
秘书的协调能力
组织协调能力
协助领导安排会议、活动 等，协调各方资源和时间 ，确保活动顺利进行。
人际协调能力
处理人际关系问题，化解 矛盾和纠纷，促进团队协 作和良好氛围。
应变协调能力
应对突发事件和紧急情况 ，迅速制定应对措施，协 调各方力量和资源解决问 题。
秘书在组织中的沟通作用
信息传递
将上级的指示、决策等传递给下 级或其他部门，同时将下级或部 门的反馈、意见等传递给上级。
沟通协调
协调组织内部各部门之间的关系， 促进部门间的合作与沟通，确保组 织高效运转。
形象塑造
作为组织对外的窗口和形象代表， 通过良好的沟通技巧和专业的形象 塑造提升组织的形象和声誉。
05
秘书的时间管理与效率提 升
时间管理的基本原则
明确目标