秘书学课件——秘书职能环境

第六章：秘书职能环境
秘书职能环境层次结构 一、纵向层次
1、秘书机构内部环境； 2、秘书所在组织的内部环境； 3、秘书所在组织的外部环境。 三个层次的环境相互联通，对秘书发挥 其职能作用有着极为重要的影响。
第六章：秘书职能环境
（一） 秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本 单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即 办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、 分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘 书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公 条件等要素，构成秘书机构的内部环境。
创造环境谐振度的前提条件之一。
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3、职能环境开放度的影响：
职能环境的开放度，是指由秘书所在组织及秘书工作中 与组织内外公众进行物质、能量、信息交换的灵敏程度、 广度、深度所决定的开放程度。
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4、职能环境自由度的影响
职能环境的自由度，是指秘书主动按领导工作需要开展 业务活动，即发挥主观能动性的程度。
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（三）与社会公众的关系 组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社 会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务，也 必须要以此为基础。
（四）秘书的人际关系 秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中 的人与人之间的关系。这种关系既渗透在组织 内部，又存在于组织外部。不同的人际关系状 态对秘书及秘书工作都存在着特定的影响。
⑴组织的结构要素→权力分配、权力运行 ⑵组织动态运行要素→效率原则 ⑶组织生态要素→应对机制、创新原则 ⑷组织心态要素→宽容、和谐，团队精神 ⑸组织的物质要素→条件 ⑹组织信息要素→ 高效的信息获取，流畅的信息处理
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（三）组织外部环境
组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相 互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科 技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的； 行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等， 对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特 殊性和具体针对性。
1、社会各界、各不同社会领域都有秘书工作。 2、不同层次的领导机关和领导者有不同权责和管理范围，
所需的知识、能力、素质要求不同，对秘书综合辅助和 服务的需要也存在差异。 3、秘书工作系统中分有不同的工作岗位，有秘书部门负 责人、领导的专职秘书、办公室秘书、机要秘书、值班 秘书、会务秘书、文书、行政秘书等。
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2、和谐度 秘书的基本职能活动几乎都是在与各种活动对 象的双边双向效中进行的，那么，环境谐振度 越强，职能活动对象给予的具体支持与配合越 积极，秘书实际工作的质量与效率当然也就会 越高。谐振关系失调，你热他不热，你急他不 急，你有所祈求他却消极敷衍，此种状况，均 是秘书在进行实际工作之前和之中，必须排除 的障碍。
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2、职能环境和谐度的影响
秘书职能环境的和谐度，指的是组织运转中各相关方面 协同配合的和谐程度及秘书工作中与各相关方面协同配 合的和谐程度。
在提高信任度的前提下，还要做好以下工作： 1、主动配合 2、态度谦虚 3、加强沟通
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注意事项：
谐振具有双边共同性。秘书人员要取得较高的环境谐振 度，较好较快完成任务，当然首先在于以自身为主体， 积极利用较高的环境信任度。同时，还得审时度势，从 实际出发，或调整要求，或迂回处理，或给予理解体谅， 通过主动及时的主观努力，去化解、排除可能出现的干 扰因素，尽可能争取对方的积极支持与配合。也就是说， 一般情况下，谐振双方出现的矛盾，主导面还在秘书人 员自身。秘书人员在这方面卓有成效的主观努力，构成 秘书特有的一种素养和能力，是秘书获取环境信任度、
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背景知识2：“生态理论”
组织生态学是一门新兴交叉学科。从上个世纪70年代末 开始，组织生态学从种内竞争、组织年龄、环境扰动、 组织生存策略、种间竞争等5条线索出发，系统地形容 了组织个体之间和组织种群之间的互动关系。在组织设 立、组织成长和组织死亡等方面，组织生态学已构建了 系统的分析框架。目前，组织生态学研究呈现出两个主 要的发展方向：一是研究新型组织的生态学问题，如网 络组织生态学和虚拟组织生态学等；二是将组织生态学 原理应用到其他学科的研究之中，形成一个新的分析视 角和研究框架，如组织制度生态学、职业发展生态学和 组织战略生态学等。
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秘书机构内部良好环境的构成： 1、优秀的秘书部门负责人； 2、健全的工作制度； 3、科学分工，高效运作； 4、灵敏的信息综合机制； 5、和谐的人际关系； 6、一定的办公设备环境。
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（二）组织内环境
秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响 秘书、秘书机构工作的各种因素的总和，其中主要有以 下几方面：
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认识意义：
1、利用职能环境条件； 2、规范工作行为； 3、把握职能要求； 4、有效发挥职能作用。
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（二）职能环境对秘书工作的导向作用
⑴宏观导向——认清形势 ⑵业务内容导向——熟悉业务 (3)具体工作发展导向——明确重心
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(三)职能环境对秘书工作的促动性 (1)行政性促动——表扬批评 (2)诱导性促动——金钱职位 (3)比较性促动——人生价值
各项社会环境资源是按一定的社会规则和市场规则进行 配置的。在环境资源配置的作用下，各社会成员以自身 的能力和智慧去实现其人生价值。秘书人员也在社会资 源配置的促动下，实现自身发展。
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（四）职能环境对秘书工作的机遇性和风险性 原则：趋利Байду номын сангаас害 要求：提高综合素质
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第一节 秘书职能环境要素 职能环境：
指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的 相对稳定的职能对象。秘书社会职能是以综合、辅助性 的中介活动，作用于社会管理系统。 秘书职能作为一个职能子系统，构织在为之服务的管理 大系统之内，与该管理大系统及相关管理子系统，存在 相对稳定的密切关联。秘书个人，处于多元、多层、多 职能集体中的一个特定位置，在同各种职能个人的密切 关联中，进行既定职能关系，方能有效行使职能，充分 发挥作用。（背景知识1）
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（二）社会政治环境
政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政 治目标、方针、政策、法律、法规等方面的政 治文明程度。 1、“意识形态” 2、古今方式的异同
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（三）社会文化环境
社会文化环境包括社会成员享受教育程度、价 值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风 气、社会习俗等。社会文化环境具有民族性、 地区性、稳定性。它影响着社会成员的知识文 化素养、思想意识、思维模式、价值取向、行 为方式，也对各管理组织的组织气氛、组织观 念、管理规范等的认同程度，产生不可低估的 影响。
制约因素：
1、信任度 2、和谐度 3、开放度 自由度的底线：
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第三节：秘书职能环境的适应与优化 一、秘书对职能环境的适应
1、适应职能环境特征 2、满足职能环境需要 3、顺应职能环境发展 4、开发职能资源环境
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（一）如何适应职能环境特征？
1、适应宏观环境特征和发展趋势； 2、适应多在组织的行业环境特征； 3、适应所在组织的环境特征； 4、适应所在秘书机构的环境特征； 5、适应所在岗位的环境特征。
第六章：秘书职能环境
生态学的研究方法和研究成果具有普遍意义： 1）生态学研究的对象是复杂系统，系统内部为数众多的 组成元素、成员或子系统之间的交互作用，使得系统呈 现出复杂的功能或特性；并且系统与环境之间相互影 响。 2）生态学研究的系统是非线性系统，系统整体功能不 是各部分功能的线性加和，并且微小的扰动有可能在系 统内部产生巨大的影响。对于非线性系统的分析只能是 系统整体综合功能特性的分析。 3）生态学研究的系统具有不确定性，系统未来的运行 方向不仅是基于系统过去演化轨迹和目前系统的状态， 还必须结合当前的环境条件和环境变化因素进行调整。
二、秘书职能环境的影响
1、职能环境信任度的影响 秘书职能环境的信任度指的是秘书工作对象及秘书业务 所关联到的组织内外公众对秘书的信任程度。
提高职能环境信任度的方式： (1)对领导 (2)对同事和群众 (3)以诚待人 (4)公私分明
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对工作的影响
1、工作职能 2、工作关系 3、工作效率 4、公众形象
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（四）开发职能资源环境
1、合理开发领导机关给领导人的影响力资源。 2、注重开发智能环境中的信息智能资源； 3、注重从协调和加强各方面关系中，开发智能环
境中的能量资源。
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二、秘书对智能环境的优化 职能环境优化的标准： 1、信任度
秘书在机关领导、部门、群众中的职能形象越 好，则越可能得到多元、多层职能活动对象的 信赖与亲近。较高的环境信任度，是秘书履行 本职任务、取得理想工作成绩的基本因素。
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注意事项： 1、秘书的环境信任度具有潜移特征，它是秘书在本职活
动过程中，所表现出的素养、能力、作风等诸多因素， 在职能活动对象思想上日积月累的综合认识的反映。这 种客观反映，集中体现在秘书同其活动对象双边双向的 具体职能交往之中。 2、秘书的环境信任度还具有全方位性。也就是说，秘书 必须同时获得多元、多层职能活动对象的信任，不能顾 此失彼，更不能将某一单元、单层的信任同其它对立起 来，如仅致力于博取某一方面像领导人的好感。此种片 面的信任度，于己、于人、于机关都会产生不良影响。 此一规律，实际上由秘书职能的综合、辅助中介特征及 由此而生的职能对象的多元、多层特性所决定。
第六章：秘书职能环境
社会文化对秘书职能环境的影响： ⑴它影响秘书的综合素质。 ⑵它影响秘书事务辅助。 ⑶它影响秘书工作的效率 例：不同文化背景下的“女秘书现象”
第六章：秘书职能环境
秘书职能环境要素关系 （一） 与纵向层次机构的关系
秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组 织领导层的关系、与上级领导机关的关系、与 本组织下属机构的关系等。 （二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内 各职能管理部门的关系，也包括上级机关职能 部门及不相隶属的有关部门的关系。
第六章：秘书职能环境
如何优化职能环境： 第一，树立明确的职能环境意识。 第二，提高素养是优化环境的关键。
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需要注意的是第二点，包括两个方面：
其一，注重主观修养。秘书较为优化的职能环境，相当 程度上是其较好的综合修养在环境关系中的体现。秘书 较高的政治觉悟、思想水平、服务精神、工作艺术、作 风素质，均会在环境客体思想上烙下综合印象，相应地 体现于他们对待秘书的外现态度之中。秘书只有不断提 高自身综合素养，才可能赢得并增强环境客体对自己的 信赖与支持。
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二、横向要素 秘书职能环境与整个社会环境是融为一体 的，由社会经济、政治、科技、文化等要 素所决定的。
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（一） 社会经济环境
经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、 市场状况、经济结构、资源配置状况、资源配 置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、 基础设施及收入分配状况等。经济环境对各类 社会组织的生存和发展有着极为重要的影响。 “计划经济”与“市场经济”
第六章：秘书职能环境
处理人际关系的基本原则 1、 平等原则 2、 互利原则 3、 诚信原则 4、 宽容原则
第六章：秘书职能环境
案例分析： 一、《办公室生存五五法则》 二、《与同事相处之太极云手式》 三、《办公室政治，你在行吗？》
第六章：秘书职能环境
第二节：秘书职能环境作用及影响
一、秘书职能环境的作用 （一）职能环境对秘书工作的规定性
第六章：秘书职能环境
意义：
在管理系统中，秘书人员的特定职能，规定了其特定地 位与作用：围绕系统领导，沟通上下左右，通过相对独 立的秘书活动，在各层次之间，发挥综合、辅助性的中 介纽带作用。适宜的职能环境，即同作用对象建立起一 种信任、和谐的职能关系，自然也就构成秘书人员获取 良好活动效果的重要条件。环境优化程度愈高，秘书的 职能活动就愈见顺畅，作用也可能愈益显著，两者之间 成正比效应。秘书绝对不可轻视对职能环境的建设。