照片档案管理规范
照片档案管理规范GBT11821 综合课件
- 1 - 照片档案管理规范 GB/T 11821-2002中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局2002-12-04发布 2003-05-01实施 1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156文献保密等级代码 GB/TIS418档案分类标引规则 DA/T 18档案著录规则 DA/T 19档案主题标引规则 JGJ25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发198727号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密实施办法 3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1照片档案 - 2 -国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页用以固定照片或底片并标注说明的中性偏碱性纸质载体是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集 4.1 收集范围 4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求 4.2.1对属于收集与归档范围的照片应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档集中管理任何单位或个人不得据为己有。
企业照片档案管理规范
企业照片档案管理规范为加强和规范企业照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发运用照片档案信息资源，为企业生产建设和发展服务，制定本规范。
1合用范围本规范规定了企业照片档案旳搜集范围、整顿规定、保管运用、鉴定和销毁等规定。
本规范合用于企业各级档案馆、档案室旳照片档案管理。
2 规范性引用文献GB/T 11821-照片档案管理规范DA／T 18档案著录规则JGJ 25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实行措施中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实行措施3术语及定义下列术语及定义合用于本规范。
3.1企业照片档案企业在各项活动中直接形成旳以静止摄影影像为重要反应方式旳有保留价值旳历史记录。
企业照片档案一般由银盐底片（数码照片）、照片和阐明构成。
3.2数码照片数码照片：用扫描仪、数码摄影设备获得旳，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送旳静态图像文献。
3.3芯页用以固定照片或底片，并标注阐明旳中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册旳构成单元。
4照片档案旳搜集与归档4.1搜集归档范围4.1.1上级领导到本企业视察、调研、检查、指导工作旳照片。
4.1.2本企业重要职能活动形成旳照片。
4.1.3本企业发生旳重大事件、重大事故、重大自然灾害旳照片。
4.1.4 其他具有保留价值旳照片。
4.2归档规定4.2.1对属于搜集与归档范围旳照片，应按照规定定期向本企业档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
4.2.2对反应同一内容旳若干张纸质照片或数码照片，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点旳照片，以保证其原始性和真实性。
4.2.3底片、照片、阐明应齐全。
4.2.4底片与照片影像应一致。
4.2.5对无底片旳照片应制作翻拍底片或扫描成数码照片；对无照片旳底片应制作照片。
4.2.6数码照片、照片、文字阐明应齐全。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片资料进行分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片资料的完整性、准确性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文旨在制定一套照片档案管理规范，以确保照片档案管理工作的规范化和标准化。
二、目的照片档案管理规范的目的在于：1. 确保照片档案资料的完整性和准确性，防止照片丢失、损坏或篡改。
2. 提高照片档案管理的效率和服务质量，方便用户的查询和使用。
3. 保护照片档案资料的安全性和机密性，防止未经授权的访问和使用。
三、管理责任1. 确定照片档案管理的责任人，负责照片档案管理工作的组织、协调和监督。
2. 制定照片档案管理制度和流程，并进行培训，确保所有工作人员理解和遵守规范。
3. 定期进行照片档案资料的检查和审计，确保照片档案管理工作的合规性和规范性。
四、照片档案管理流程1. 照片档案的收集与归档a. 收集照片资料：从各个渠道收集照片资料，包括摄影师拍摄的照片、用户上传的照片等。
b. 归档照片资料：对收集到的照片资料进行分类、编号和整理，确保每张照片都有唯一的标识符。
c. 进行元数据的录入：为每张照片录入相关的元数据，包括拍摄时间、地点、主题等信息。
2. 照片档案的存储与保护a. 选择合适的存储介质：根据照片档案的规模和需求，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、云存储等。
b. 建立备份机制：定期对照片档案进行备份，确保照片资料的安全性和可恢复性。
c. 控制档案的访问权限：制定访问权限管理制度，确保只有授权人员可以访问和使用照片档案。
d. 加强防火防灾措施：采取防火、防水、防盗等措施，确保照片档案的安全性和完整性。
3. 照片档案的检索与利用a. 建立档案检索系统：建立照片档案的检索系统，包括索引、目录和关键词等，方便用户进行检索。
b. 提供查询服务：为用户提供照片档案的查询服务，确保用户能够快速、准确地找到所需的照片资料。
c. 照片档案的利用：根据用户需求，提供照片档案的复制、打印和授权等服务。
照片档案管理规范
照⽚档案管理规范照⽚档案管理规范（GB/T11821-2002）1.照⽚档案:国家机构、社会组织或个⼈在社会活动中直接形成的以静⽌摄影影像为主要反映⽅式的有保存价值的历史记录。
照⽚档案⼀般包括底⽚、照⽚和说明三部分。
2.芯页:⽤以固定照⽚或底⽚，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照⽚册、底⽚册的组成单元。
⼀、照⽚档案的收集（⼀）收集范围1.记录本单位主要职能活动和重要⼯作成果的照⽚。
2.领导⼈和著名⼈物参加与本单位、本地区有关的重⼤公务活动的照⽚。
3.本单位组织或参加的重要外事活动的照⽚。
4.记录本单位、本地区重⼤事件、重⼤事故、重⼤⾃然灾害及其他异常情况和现象的照⽚。
5.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点⼯程、名胜古迹、⾃然风光以及民间风俗和著名⼈物的照⽚。
6.其他具有保存价值的照⽚。
(⼆)收集要求1.对属于收集与归档范围的照⽚，应按照规定定期向本单位档案机构或档案⼯作⼈员归档，集中管理，任何单位或个⼈不得据为⼰有。
2.对存有真伪疑义的照⽚应采取必要措施进⾏鉴定。
3.对反映同⼀内容的若⼲张照⽚，应选择其主要照⽚归档。
主要照⽚应具备主题鲜明、影像清晰、画⾯完整、未加修饰剪裁等特点。
4.底⽚、照⽚、说明应齐全。
5.底⽚与照⽚影像应⼀致。
（三）收集时间1.对具有归档价值的照⽚，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，⼀般不应跨年度。
2.依照《中华⼈民共和国档案法实施办法》的规定，照⽚档案随⽴档单位其他载体形态的档案⼀起向有关档案室移交。
（四）照⽚档案的整理1.整理原则：照⽚档案的整理应遵循有利于保持照⽚档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利⽤的原则。
2.照⽚、底⽚的鉴定保管期限：保管期限是按照⽚、底⽚的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。
对照⽚、底⽚保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执⾏。
3.密级：密级是指照⽚、底⽚保密程度的等级。
4.底⽚的整理底⽚的编号底⽚号是固定和反映底⽚在全宗内排列顺序的⼀组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、背景随着数字相机和智能手机的普及，人们拍摄、保存和分享照片的方式发生了巨大变化。
然而，对于个人和组织来说，有效管理和组织照片档案变得越来越重要。
本文旨在提供一套照片档案管理规范，以确保照片的安全性、可访问性和可管理性。
二、目标本文的目标是制定一套标准的照片档案管理规范，以确保照片档案的完整性、可靠性和可持续性。
通过遵循这些规范，个人和组织可以更好地管理和利用他们的照片资源。
三、定义1. 照片档案：指以数字形式保存的照片集合，包括但不限于个人照片、家庭照片、旅行照片、商业照片等。
2. 照片档案管理：指对照片档案进行组织、分类、存储、备份和检索等管理活动的过程。
四、照片档案管理规范1. 组织和分类a. 创建一个层次结构的文件夹系统，以便将照片按照不同的主题、日期、地点等进行分类。
b. 使用故意义的文件夹和文件名，以便快速识别和检索照片。
c. 建立标签和关键词，以便对照片进行标记和搜索。
2. 存储和备份a. 选择一个可靠的存储介质，如硬盘驱动器、云存储服务等，确保照片的长期保存。
b. 定期进行照片档案的备份，以防止意外丢失或者损坏。
c. 使用多个存储设备和位置进行备份，以确保数据的冗余性和可恢复性。
3. 元数据管理a. 为每张照片添加元数据，包括日期、地点、拍摄设备、拍摄参数等信息，以便更好地管理和搜索照片。
b. 使用专业的元数据管理工具，如Adobe Lightroom、Google Photos等，以简化元数据的添加和管理过程。
4. 照片编辑和修复a. 对需要修复或者改进的照片进行编辑和修复，以提高照片的质量和可用性。
b. 使用专业的照片编辑软件，如Adobe Photoshop、GIMP等，进行高级编辑和修复操作。
5. 照片共享和发布a. 选择合适的照片共享平台，如社交媒体、在线相册等，与他人分享和展示照片。
b. 注意隐私设置，确保照片只对特定的人或者群体可见。
6. 安全和保护a. 使用强密码保护照片档案的访问，并定期更改密码以增加安全性。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。
1 主题内容和适用范围本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
不适用于专门保管照片的档案馆。
2 引用标准GB 3792.5 档案著录规则GB 9705 文书档案案卷格式JGJ 25 档案馆建筑设计规范3 名词术语3.1照片档案国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1常规照片档案用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3.4大底片凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
4 照片档案的收藏4.1收藏范围4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4.1.7其他具有保存价值的照片档案。
4.2收集时间4.2.1归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
4.2.2档案馆接收时间4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
4.2.2.2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理规范旨在确保照片档案的有效管理和保护，以便于组织内部的使用和共享。
本文将详细介绍照片档案管理的标准格式，包括档案命名规则、档案分类规则、档案存储规则、档案检索规则等，以便于组织内部的一致性和规范性。
二、档案命名规则1. 档案命名应简明扼要，能够准确描述照片内容，避免使用过于复杂的命名方式。
2. 档案命名应包含照片的主题、拍摄日期、地点等关键信息，以便于后续的检索和使用。
3. 档案命名应使用统一的命名规则，避免个别人员使用个人喜好的命名方式。
三、档案分类规则1. 档案应按照照片的主题或者内容进行分类，例如人物照片、风景照片、活动照片等。
2. 档案分类应根据实际需要进行细分，以便于更加精确地管理和检索照片档案。
3. 档案分类应与组织内部的业务需求相结合，以确保照片档案的有效利用。
四、档案存储规则1. 档案应存储在安全、稳定的存储介质上，例如硬盘、云存储等，以确保档案的长期保存和保护。
2. 档案存储应按照分类规则进行组织，以便于后续的检索和使用。
3. 档案存储应定期进行备份，以防止意外数据丢失。
五、档案检索规则1. 档案应建立索引，以便于快速准确地检索所需的照片档案。
2. 档案索引应包含关键信息，例如照片主题、拍摄日期、地点等，以便于根据不同的检索需求进行查询。
3. 档案检索应提供多种检索方式，例如按照主题、日期、地点等进行检索，以满足不同用户的需求。
六、档案保护规则1. 档案应定期进行备份，以防止数据丢失或者损坏。
2. 档案应设定权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改档案。
3. 档案应定期进行安全检查，以确保档案的完整性和可用性。
七、档案更新规则1. 档案应定期进行更新，删除过期或者无用的照片档案，以减少存储空间的占用。
2. 档案更新应记录更新的时间和人员，以便于后续的追溯和管理。
八、总结照片档案管理规范是组织内部有效管理和保护照片档案的重要保证。
通过遵循档案命名规则、档案分类规则、档案存储规则、档案检索规则等，可以实现照片档案的一致性和规范性，提高照片档案的利用价值和管理效率。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片进行分类、整理、保存和检索的一种管理方式。
合理的照片档案管理可以确保照片的长期保存和有效利用，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文旨在制定照片档案管理的规范，以确保照片档案的完整性、可靠性和安全性。
二、目的本规范的目的是为了规范照片档案管理工作，确保照片档案的准确性、一致性和可追溯性，提高照片档案的管理水平和效率。
三、适用范围本规范适用于所有需要进行照片档案管理的单位和个人。
四、术语定义1. 照片档案：指以照片为主要内容的档案材料。
2. 档案管理：指对档案进行分类、整理、保存和检索的一系列管理活动。
3. 档案目录：指对照片档案进行分类和编目的清单。
4. 档案编号：指对照片档案进行唯一标识的编号。
5. 档案保管期限：指照片档案需要保留的时间。
6. 档案借阅：指向有关单位或个人提供照片档案的活动。
五、管理要求1. 照片档案的分类和编目a. 照片档案应按照内容、形式、时间等因素进行分类，建立相应的档案目录。
b. 档案目录应包括档案编号、照片描述、拍摄时间、拍摄地点等信息。
c. 档案目录应按照一定的编码规则进行编目，确保档案的唯一性和可检索性。
2. 照片档案的整理和保存a. 照片档案应进行清洁、修复和整理，确保照片的完整性和可读性。
b. 照片档案应妥善保管，避免受到湿度、温度、光线等因素的影响。
c. 照片档案应采取防火、防水、防盗等措施，确保照片的安全性。
d. 照片档案应定期进行检查和维护，确保照片的保存质量。
3. 照片档案的检索和利用a. 照片档案应建立索引和检索系统，方便用户进行查询和检索。
b. 照片档案应提供便捷的借阅服务，确保用户的合法需求得到满足。
c. 照片档案应制定相应的利用规则和权限管理，防止滥用和误用。
4. 照片档案的销毁和转移a. 照片档案在保管期限届满后，应按照相关规定进行销毁或转移。
b. 照片档案的销毁应采取安全可靠的方式，确保照片不被恶意利用。
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照片档案管理规范
一、引言
照片档案管理是指对照片资料进行收集、整理、保管和利用的一系列管理活动。
合理规范的照片档案管理能够确保照片资料的完整性、可靠性和安全性，提高档案利用效率，保护照片档案的长期保存价值。
本文旨在制定一套照片档案管理规范，以确保照片档案的有效管理和利用。
二、照片档案管理流程
1. 照片档案收集
照片档案的收集是指从各个渠道获取照片资料，并进行初步筛选和分类。
收集
渠道可以包括摄影师、活动组织者、个人捐赠等。
在收集过程中，应与相关单位或个人签订合同或协议，明确照片档案的归属和使用权。
2. 照片档案整理
照片档案的整理是指对收集到的照片资料进行分类、编号、描述和整合的过程。
在整理过程中，应制定统一的分类标准和编号规则，以便于后续的检索和利用。
同时，每张照片都应编写详细的描述信息，包括时间、地点、人物、事件等，以便于准确理解照片的内容和背景。
3. 照片档案保管
照片档案的保管是指将整理好的照片资料进行妥善保存和管理的过程。
为确保
照片档案的安全性和长期保存，应建立专门的照片档案库，并制定相应的保管措施，包括环境控制、防火防水、防盗防损等。
同时，应制定权限管理制度，确保只有授权人员才能接触和操作照片档案。
4. 照片档案利用
照片档案的利用是指根据需要，提供照片资料给相关人员或单位使用的过程。
利用方式可以包括展览、出版、研究等。
在照片档案利用过程中，应制定相应的申请和审批程序，确保照片档案的合法使用，并保护照片档案的权益。
三、照片档案管理要求
1. 照片档案管理人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉照片档案管理的理论和实践，能够独立完成照片档案管理工作。
2. 照片档案管理应遵循“先进性、合法性、科学性、规范性”的原则，确保照片档案管理工作的科学性和合法性。
3. 照片档案管理应注重保护照片档案的完整性和可靠性，不得随意更改或删除照片档案的内容。
4. 照片档案管理应注重照片档案的安全性，建立完善的保管措施和权限管理制度，确保照片档案不被盗窃、损坏或丢失。
5. 照片档案管理应注重照片档案的长期保存价值，采取适当的保存措施和技术手段，确保照片档案能够长期保存并保持可读性。
四、照片档案管理评估与监督
为确保照片档案管理规范的有效实施，应进行定期的评估和监督。
评估可以包括对照片档案管理工作的全面检查和评价，发现问题并提出改进措施。
监督可以包括对照片档案管理人员的工作情况进行监督和考核，确保他们按照规范执行照片档案管理工作。
五、照片档案管理的意义和价值
照片档案管理规范的实施对于保护照片档案的完整性和可靠性具有重要意义。
它不仅能够提高照片档案的利用效率，满足人们对于照片档案的需求，还能够保护照片档案的长期保存价值，为后人了解历史、研究文化提供重要的参考依据。
六、结论
照片档案管理规范的制定和实施对于保护和利用照片档案具有重要意义。
通过合理规范的照片档案管理，能够确保照片档案的完整性、可靠性和安全性，提高照片档案的利用效率，保护照片档案的长期保存价值。
因此，各相关单位和个人应积极参与照片档案管理工作，共同推动照片档案管理规范的实施。