财务共享中心-费用报销流程

费用报销业务流程

一、流程概述

财务共享中心结合股份公司及成员单位管理制度相关规定,通过协同办公系统，实现对各单位费用报销业务进行审核及付款得系统管控。

本流程统一规范各单位日常发生得、未与供应商签订采购合同，经办人凭收到得发票，直接办理报销或者支付得付款业务，具体业务如下：

二、表单格式

费用开支审批单

红色区域：经办人填写项目

绿色区域：共享中心会计填写项目

蓝色区域：财务主管填写项目

绿线区域:会计可修改字段

蓝线区域:财务主管可修改字段

三、填写要求

(二)填写要求

1、经办人填写要求

(１)费用报销人、或委托本单位其她经办人登录协同办公系统，填报《费用开支审批单》,提交报销申请.协同办公系统根据登录账号,自动获取经办人名称、员工编号、申请单位、申请部门等基本信息.

（２）填写“费用金额”，经办人根据收到发票金额填写费用合计金额。

（3）选择“付款方式",系统提供以下付款方式：a、现金；b、电汇;c、支票；d、电子银行承兑汇票；e、纸质银行承兑汇票;ｆ、电子商业承兑汇票;g、纸质商业承兑汇票，经办人据实选择。

(４)选择“就是否清理备用金”，对于事前预借备用金得，经办人选择清理备用金，并填写“申请备用金流程编号”。

（5)经办人根据每项费用发生情况填写费用信息：

a、填写“费用类别”，系统将全部费用项目分为两级，费用一级类别包括:职工薪酬／财务费用/税金/上交利费/办公用品/业务招待/日常办公费/制造费用;费用二级类别就是一级类别得费用明细项,经办人根据实际情况，先选择“费用一级类别”，系统自动筛选出对

应得“费用二级类别"再由经办人进行进一步选择。

b、如果在“费用二级类别”中选择“三包损失”或者“科研费”，经办人根据项目情况，填写“工号"。

c、填写“金额、备注",要求每项费用发生金额与发票金额一致。

ｄ、系统根据“费用二级类别”自动获取“科目编号”。

（6)根据每项费用报销情况，经办人填写“付款信息”,系统将费用报销收款人分为四类：报销人／供应商/客户/其她。

a、据实选择报销人、供应商与客户名称，系统自动获取对应得“开户行、银行行号、银行账号”等信息.

b、选择、填写“付款方式”与“付款金额”，“付款金额”填写相同供应商、相同付款方式得合计金额。

c、如果信息不存在或者不正确可进行添加或者修改。

2、审核要求

（１)经办人部门领导、分管领导、单位负责人、财务主管等相关领导对经办人填写得《费用开支审批单》中“收款单位、事由、金额、备用金挂账”等情况得合理性进行审核，填写“审批意见”，并有权退回流程或终止报销流程.

(2)经办人部门领导判断就是否需要加签其她部门领导。

（3)财务主管有权修改“付款方式”，并选择支付在手票据信息,如果需要新增办理票据支付，维护“应付票据”中得“票据金额"字段。

3、共享中心会计复核要求

（1)系统根据费用信息中不同费用类别,在记账信息中自动生成对应得记账行项目。

（2）审核并有权修改“科目编号”与“工号”，并维护“报销记账”信息中相关字段:凭证类型、抬头文本、记账代码（默认“４0”)、科目编号、记账金额、成本中心、分配字段、摘要.并通过增加报销记账行项目，来区分归属不同成本中心得费用。

主要账务处理：

a、日常报销:

借：费用相关科目

贷:应付未付款（银企互联)。

ｂ、备用金清账报销时生成凭证：

备用金金额大于报销金额:

借：费用相关科目

应付未付款（银企互联)（返款）。

贷:备用金

备用金金额小于报销金额：

借：费用相关科目

贷：备用金

应付未付款（银企互联）(补款).

备用金金额等于报销金额：

借：费用相关科目

贷：备用金

(3）系统根据“应付未付款(银企互联)”挂账情况,抓取表单付款相关信息,并传递至付款模块。

三、相关要求

1.已签订采购合同费用支出，必须先挂账，通过“物资采购付款流程"进行付款.

2.《费用开支审批单》经相关领导审批通过后,经办人打印《凭证粘单》(打印时系统自动生成唯一得二维码）,并将发票等原始凭证粘贴整齐，与相关文件、通知等附件一并传递至共享中心会计。

3.共享中心会计收到《凭证粘单》及相关附件,扫码比对系统表单信息,审核记账后,打印《费用开支审批单》，并与原始凭证一起归档。

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