电子文件档案管理规范(含表格)

电子文件档案管理规范

（ISO9001：2015）

1主要工作依据

1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002

1.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008

1.3《公司音像档案管理办法》

2基本术语

2.1电子文件

指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

2.2归档电子文件

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2.3背景信息

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.4元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处

理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据

2.5电子档案

直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。

2.6真实性

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2.7完整性

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8有效性

指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3管理职责与要求

3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。

3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。

3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、

积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。

3.2管理要求

3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。

3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。

3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。

3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。

4归档要求

4.1归档范围

电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。

4.1.1领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的音像资料(光盘存储方式)。

4.1.2本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的音像资料(光盘存储方式)。

4.1.3为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等专题音像资料(光盘存储方式)。

4.1.4生产管理系统形成的运行记录、设备情况等电子文件刻录的光盘。

4.1.5建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘(含竣工图)等。

4.1.6厂家提供的设备或系统安装调试光盘。

4.1.7本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。

4.1.8其他工作形成的应归档的光盘。

4.2归档时间

4.2.1经过编辑整理过的电子文件光盘，应在工作结束后由责任部门（单位)及时移交归档。

4.2.2建设项目形成的电子档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。

4.2.3生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件应与生产档案归档时

人事档案管理规定及相关表格非常实用精修订

人事档案管理规定及相关表格非常实用 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#

内部平急XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX 关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理 1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

人事档案管理工作计划表格

人事档案管理工作计划表格我局人事劳动工作总的要求是：以xx大精神和科学发展观为指导，紧紧围绕人事劳动工作服务水利事业发展第一要务，按照加强党的执政能力建设和先进性建设的总要求，突出抓好干部队伍建设、人才队伍建设、事业单位改革和自身素质建设，进一步加大思想解放的力度，坚持以人为本，强化服务意识，创新工作思路，为我局水利工程管理和水利经济建设提供坚强的组织保证和人才支撑。一、以科学发展观为指导，进一步加大思想解放和改革创新的力度 1、继续深入开展学习贯彻科学发展观活动。通过深入开展学习实践活动，保持政治上的坚定和头脑上的清醒，切实在转变观念、开拓创新上动脑筋，在改进作风、求真务实上下功夫，在联系实际、学以致用上见成效。 2、加大改革创新步伐，力争突破工作难点。按照厅人劳处的要求，选择群众最关心最需要解决的难点问题进行专题调研，在干部选拨、评价、培训、交流及单位内部改革等方面争取有新突破。二、以落实干部人事制度为重点，不断加强干部队伍建设

3、按照我局科室目标管理办法的要求，完成各科室年度目标责任书的签订工作，认真做好干部的平时考核和年终考核工作，探索我局中层干部目标责任管理的机制和办法，积极推行干部管理从以职务管理为主向以职责管理为中心的转变。 4、以提高干部素质为目的，积极选送干部到省委党校、行政院校等各级学校进行培训，认真做好参训干部服务、管理及考核工作，使干部培训工作收到实效。 5、通过调整补充完善厅直单位后备干部队伍，完善我局后备干部培养、使用管理办法。三、继续推进我局人事制度改革工作 6、着力抓好岗位设置和岗位管理。根据“按需设岗、竞聘上岗、按岗聘用”的原则，以《事业单位岗位设置管理试行办法》和《〈事业单位岗位设置管理试行办法〉实施意见》为指导，制定《富水水库管理局岗位设置方案》，并将所设岗位落实到人。 7、抓紧做好我局事业单位收入分配制度改革实施工作。根据有关规定，结合我局实际，积极实施收入分配制度改革工作，探索我局绩效工资考核分配制度。四、以人才培养为重点，突出抓好我局人才队伍建设 8、按照“653”工程要求，保质保量按期完成XX年度我局专业技术人员知识更新的培训任务。

公司人事档案表格

公司人事档案表格(范本) 第一章总则第一条为了完善公司人事管理制度，加强公司人事管理，促进公司队伍建设，依照国家和北京市关于劳动人事管理的有关规定，参照国内外企业人事管理的有关规章制度，特制定本规定。第二条公司突出企业管理以人为本，强调尊重人格、维护人格尊严，重视沟通和理解，力求通过强化人事管理，提高职员素质，建立起和谐、团结、共同进取的良好人际关系，推动公司事业稳步发展。第二章编制与定编第一条公司各部门用人实行定岗定员。第二条公司各职能部门的设臵、编制、调整、撤消，由各部门提出方案报公司首席运营官（或总裁）以及首席执行官批准后，并在行政人事部备案后实施。行政人事部负责建立和更新各部门岗位设臵和人员编制的档案。第三条各部门根据公司业务发展需要，或根据临时业务需要，制定年度、季度用工计划，经首席执行官批准后，在行政人事部备案。第四条因工作需要，各部门增加员工时，原则上应不超出本部门的用工计划。第三章公司员工招聘管理规定第一条为了适应公司不断发展壮大的需要，及时为公司提供各种所需人才，坚持任人唯贤、人尽其才、才尽其用的原则，实现公司行政人事的合理配臵。第二条公司的招聘形式为社会公开招聘及内部招聘两种。招聘人才既看学历、资历，更注重个人品格、实际经验和工作成绩。在不影响其他部门工作的前提下，应优先考虑录用内部应聘人员。第三条招聘程序 1、申请：用人部门填写《人员招聘申请表》，经部门最高主管签字批准后交至行政人事部。 2、审核：行政人事部核查申请部门的编制情况及用工计划，如不属于计划内招聘，应在一个工作日内退回《招聘申请表》。申请部门须向首席执行官进行特批。批准后再提交给行政人事部。 3、发布信息：行政人事部根据《招聘申请表》要求，在一个工作日内开始寻找适合人选。通过各种有效途径向公司内部员工和社会发布招聘信息，并负责收集和整理应聘资料。 4、内部应聘：内部员工应聘时，应填写《内部应聘申请及审核表》并上交行政人事部。 5、面试：行政人事部根据《招聘申请表》，对获得的简历进行初选，将初选合格的简历转交用人部门，用人部门挑选适合的简历，通知行政人事部安排面试。行政人事部负责安排面试日程，通知用人部门，并对应聘者进行仪表、求职的动机与工资期望、所学专业及业绩、语言表达能力等方面的初试。然后由用人部门经理及项目经理对应聘者进行专业知识面试，必要时通过现场操作考察其专业知识的深度

公司档案管理表格.

归档表

第十一章公司档案管理表格二、归档案卷目录表卷宗号：目录号：部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注三、档案目录表部门：编号文号名称内容归档日期备注 1 2 3 4 101

四、企业档案存放表制表人：制表日期：年月日五、档案索引表六、(机密)文件保管备查簿 102

第十一章公司档案管理表格 103 归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本七、档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收日期八、作废档案焚毁清单年月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫日期

核准：监焚：焚毁执行人：九、档案调阅单申请人：制表日期：年月日十、阅档催还单 ××同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于×月×日前送还。档案室年月日十一、阅档催还单存根 104

第十一章公司档案管理表格 105 档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册十二、档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注组织类有关公司章程类的档案永久由董事会秘书保管股东会的档案永久由董事会秘书保管股东名册、股东印鉴簿、出资证明书永久由董事会秘书保管董事会档案永久由董事会秘书保管行政事务公司对外行政发文 10年重要会议资料 10年人事重要干部名册 15年重要干部任免决定 10年经营业务重要经营计划 10年经济合同 10年

档案管理制度及管理表格

公司档案管理制度修订记录

目录第一章总则 ............................................................................................................................. - 3 – 一、目的 .................................................................................................................................... - 3 – 二、释义 .................................................................................................................................... - 3 – 三、管理原则 ............................................................................................................................. - 3 – 四、适用围 ............................................................................................................................ - 3 – 五、管理职责 ........................................................................................................................... - 3 –第二章工作程序 ...................................................................................................................... - 4 – 一、档案资料的收集 ................................................................................................................. - 4 – 二、档案资料的标识： ............................................................................................................... - 5 –

公司人员档案管理表格

竭诚为您提供优质文档/双击可除公司人员档案管理表格篇一：公司档案管理规定及表格目的：为加强管理公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案为公司发展服务。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。适用范围：管理公司各中心、下属各成员酒店规章制度：公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一、归档范围公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知

等具有参考价值的文件资料。 1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。 2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。 3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。公司会议文件由行政中心负责收集。三、归档要求 1、归档的文件资料应按自然形成。归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。 3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统

《人事档案管理办法》

人事档案管理办法一、目的为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。二、范围员工人事档案是公司、人力资源等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。三、用途本制度适用于公司所有人员四、管理职责公司人力资源中心人事档案的管理职责就是： 1)负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； 2)负责公司各部门的员工人事档案管理工作；五、人事档案内容（一）档案类别 1.纸质档案，主要由以下资料构成 1)履历材料（个人简历资料）、员工登记表； 2)自传材料（包括职位申请表）； 3)身份证复印件、护照； 4)鉴定、考核、考察材料； 5)学历和评聘专业技术职务材料； 6)奖励及处分材料； 7)培训记录及外训协议等材料； 8)劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料； 9)承诺书、保密协议； 10)保险、住房公积金资料； 11)年度、半年度绩效考核资料； 2.电子档案 1)员工登记表电子版 2)员工花名册 3)图像资料、电子作品等

（二）档案管理基本要求人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。 1.档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推； 1)集团人员档案号编号原则：集团编码+部门代码+员工编号（三位数），如：JTCW003（JT:集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写）；CW：部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定） 2)在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：人员属性缩写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三位数），如：GKAQ001（GK：人员属性-“挂靠”首字母缩写；AQ:证件名称首字母缩写-安全员证；001:该证件挂靠时间顺序-第一个） 3)人才库人员即储备人员档案编号原则：人员属性缩写+职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位数）如：CBAQ001(CB：人员属性-“储备”人员首字母缩写；AQ：职位名称首两个字母缩写-安全员； 001：该职位储备时间顺序-第一个) 离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。 2.编制档案检索目录要求需及时更新电子版目录，并于每月3号之前更新一次纸质目录表，确保信息及时准确。总目录（附件一）、子目录（附件2）、档案袋封面目录（附件3） 3.档案袋内资料整理要求档案内资料统一按照：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→各执业资格证书→劳动合同→个人工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：档案号-页码，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面对应项显示页码。 4.档案外封面的要求原则：确保档案信息真实准确、完整，基础信息可直接在封面查找减少进入档案查询的不必要时间，如员工入职时间、身份证号码、合同期限、学历证书号码、资格证书是否原件、调岗时间、离职时间等，此页贴于档案封面，方便快速查找（附件4）。（三）人事档案的收集、整理与更新 1.在职员工档案 1)日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、劳动合同、培训、奖惩、协议等材料。 2)每年6月1号定期一次全面更新维护全员档案 2.新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

完整的人事管理制度及表单范本

完整的人事管理制度及表单

第一章人事管理制度 1 目的本程序明确公司各部门在员工招聘、试用、转正、内部调动、晋升、离职等工作的管理流程，规范员工的招辞、调动、晋升、管理作业。 2 适用范围本程序适用于公司全体员工。 3 招聘程序 3.1 招聘政策 3.1.1 所有招聘应采取“公开、平等、竞争、择优”的原则。 3.1.2 所有应聘者机会均等。不能因应聘者的性别、民族和宗教信仰不同而给予不同的考虑。 3.1.3 优先考虑公司内部员工，内部调节不足时再考虑面向社会公开招聘。 3.2 招聘申请 3.2.1 编制内招聘：由部门主管填写《员工增补申请表》，详细说明招募岗位的工作任务、任职条件及需求时间，报送行政部，由行政部汇总报总经理核准后进行招聘。 3.2.2 编制外招聘：计划外增编，除填写《员工增补申请表》

外，还需特别说明理由，行政部审核经过后报总经理批准。 3.3 招聘实施 3.3.1 行政部根据各部门提交的《员工增补申请表》，按需要招募的岗位进行统计、分类。 3.3.2 行政部制订招募计划，选择以下但不限于以下招募途径实施招募： A 公司人才储备库； B 人才中介机构的推荐； C 网络招聘； D参加招募会； E 在报纸、杂志上刊登招募广告。 3.3.3 经部门经理、行政部经理、总经理面试合格后，由行政部向应聘者下发《聘用通知书》。 4 试用期管理 4.1新进员工入职手续办理 4.1.1 新进员工应按规定时间到行政部报到任职，并填写《入职审批表》，提交身份证原件、学历及技能证书原件等以备查验，公司将对上述证件复印留档，纳入员工档案，原件归还。 4.1.2 新进员工在填写《入职审批表》后，凭行政部开具的《劳保领用单》到库房、后勤领取劳保用品，后勤

公司档案管理制度范本

公司档案管理制度范本一个公司，为加强档案工作管理，充分发挥档案的作用等，都会有详细的档案管理制度，以卜.是公司档案管理制度范本，可供参考。一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或I大I故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案°会议文件山行政部收集。三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、木公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方血的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档耍求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的冇机联系， X 别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后-年立卷; 跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即批复在前，清示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后，方叮借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

人事档案管理制度及相关表格 38页

内部平急关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理,保证人事资料的完整性与准确性,现将有关事项通知如下：一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入,部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时,需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理 1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料,离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料

①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料,这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出,新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室,办公条件不足以设立档案室的,应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统,重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋,档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料,必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。 5．根据《制度》有关档案分类的规定,设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下,应当设立档案分类分文件夹。 6．归档的文件材料,必须用统一的报告纸、拟稿纸书写,一律使用碳素

人事档案的内容包括哪些

人事档案的内容包括哪些一、履历材料（一）干部履历表、登记表、简历表和简历材料。（二）职工、学生等各类人员登记表。（三）职工更改姓名的材料二、自传材料由本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。三、鉴定、考核、考察材料（一）以鉴定为主要内容的登记表。（二）由组织出具的职工表现材料。（三）干部考核和民主评议的综合材料。（四）作为干部任免、职工调动依据的正式考核综合材料。四、学历和评聘技术职务材料（一）报考高等学校的登记表、审查表、选拔留学生登记表。（二）大中专院校毕业登记表、学习成绩表、高校招生登记表、毕业生派遣证、报到证。（三）学历、学位证明材料。（四）专业技术职务任职资格申报表、套改、晋升、聘任专业技术职务的材料。（五）创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等。

五、政审材料（一）审查职工历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交代或说明材料、主要的证明材料。（二）入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料。（三）更改姓名、民族、年龄、参加工作时间的组织审查材料及所依据的证明材料。（四）家庭成员及主要社会关系政治历史情况的证明等材料。六、加入党团材料（一）入党志愿书、转正申请书、入党申请书。（二）党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料、取消预备党员资格的组织意见、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料及组织审批材料、******材料。（三）加入民主党派的有关材料。七、奖励材料（一）各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）；模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。（二）创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料。（三）立功授奖、年功表彰等材料。八、处分材料（一）处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见及检查材料。

人事档案管理制度及相关表格(非常实用)[详细]

内部平急XXXX【人】字(2012)第23号签发人:XXX 关于XXXX人事档案管理的通知各公司: 为规范XXXX人事档案管理,保证人事资料的完整性与准确性,现将有关事项通知如下: 一、电子档案管理 1．电子信息录入:档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入,部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统. 2．电子信息更新:员工个人信息发生变动时,需及时对其电子信息进行更新. 二、纸质资料管理 (一)收集档案管理员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档. (二)整理 1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类;其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料,离职档案资料是员工离职时需要办理的资料. (1)基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括:实习期资料(校园招聘大学生)、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件(书)资料共五类; 员工基本档案资料主要包括:入职基本资料、试用期资料、转正资料、

(2)其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料,这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新. ②其他档案资料分类累积类资料:是指不可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料需要累积存入人事档案中; 更新类资料:是指可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可(旧版抽出,新版存入). ③管理人员其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类. 员工其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)资料、调动交接资料两类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类. (3)离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料. 三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室,办公条件不足以设立档案室的,应当设立专用的铁质档案柜.档案存入箱柜时排列要系统,重要档案要专柜存放. 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋,档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料,必要时可统一使用(长)32厘米×(宽)6厘米×(高)22厘米的档案盒存储档案. 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号. 4．档案盒内首页应当设置档案索引表. 5．根据《制度》有关档案分类的规定,设置档案盒.档案子类别、文件

人事档案管理表格大全

人事档案管理表格大全目录应聘人员登记表 .............................................. 错误！未定义书签。招聘员工审批表 .............................................. 错误！未定义书签。面试评分表 ...................................................... 错误！未定义书签。面试提问设计 .................................................. 错误！未定义书签。人事资料表 ...................................................... 错误！未定义书签。新进人员职前介绍检查表 .............................. 错误！未定义书签。试用同意书 ...................................................... 错误！未定义书签。誓约书............................................................... 错误！未定义书签。担保书............................................................... 错误！未定义书签。录用通知 .......................................................... 错误！未定义书签。请假申请单 ...................................................... 错误！未定义书签。加班审批表 ...................................................... 错误！未定义书签。加班审批表 ...................................................... 错误！未定义书签。补休登记表 ...................................................... 错误！未定义书签。社会基本养老保险缴纳情况调查表 .............. 错误！未定义书签。员工辞退通知书 .............................................. 错误！未定义书签。员工辞职审批表 .............................................. 错误！未定义书签。

(完整版)公司档案管理制度范本

档案管理制度一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。

人事档案管理制度及相关表格(非常实用)

（2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。 5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

公司文件管理规定流程及相关表格

公司文件管理规定流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录

人事档案管理制度相关表格

人事档案管理制度相关表格撰写人：___________ 日期：___________

人事档案管理制度相关表格 ___【人】字（___）第___号签发人：___ 关于___人事档案管理的通知各公司：为规范___人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理 1.电子信息录入。档案管理员必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入eas 人事系统。 2.电子信息更新。员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理第 2 页共 6 页

1.人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类;其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类; 员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类; （2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中; 更新类资料。是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类;其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及第 3 页共 6 页