办公室公文的写作的注意事项

办公室公文的写作的注意事项办公室公文写作水平的提高是日积月累的过程，需要公文写作者在写作过程中不断地总结经验。

下面将介绍一些写作建议，以供参考。

一、汉字汉字使用的不规范问题在办公室公文写作中普遍存在，这在很大程度上影响了公文的质量和效果。

使用汉字时，可以从以下几个方面来入手，尽量达到规范化用字。

◆不用繁体字：自国务院发布《关于公布〈汉字简化方案〉的决议》后，繁体字的使用范围就逐渐受到限制，只要是面向公众的社会用字就必须规范化，使用国家正式公布的简化字。

对于办公室公文写作而言，更应该以国家正式公布的简化字为准，不能出现繁体字。

◆不写异体字：异体字指的是字音和字义相同，但字形不同的一组字，比如“涙”字就是“泪”字的异体字，可以理解为与规范的汉字同音同义而写法不同的字。

在办公室公文写作中，也应该杜绝这些不规范的异体字。

◆不滥造简化字：日常书写汉字时，有的人为了方便而人为地简化字形，这类字就称为简化字。

在办公室公文写作中，不能使用自造或滥造的简化字，以保证内容的识别率，进而保证公文的质量和效用。

◆警惕错别字：汉字是形、音、义的高度统一体，在书写时必须认真把握它的基本笔画、笔顺规则以及偏旁部首和间架结构，注意分辨多音字、同音字、形近字和多义字，读准字音，认清字形，了解字义，做到正确使用。

二、数字数字也是办公室公文很重要的组成部分，同时也是出错率较高的对象。

准确、科学地使用各种数字是办公室公文写作的一项重要内容，它也关系到公文的质量和办文效率。

公文用到的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致，避免相互矛盾。

如计量单位要一致等。

同时，数字的书写和使用也要保持统一，严格按国家相关规定执行，对于同样的数字，按规定应当使用汉字书写的就不能随意更改为阿拉伯数字，反之亦然。

哪些情况下用汉字数字，哪些情况下用阿拉伯数字，这是有规定的，具体可以参考以下几种情形。

（1）使用阿拉伯数字时，每两位数字占1个汉字的距离，同一组数字不能断行显示，如表示年份的“2016”应同时在一行显示。

（2）如果涉及4位和4位以上的数字，应当采用国际通行的三位分节法，即每3位数字为1节，节与节之间以空1个数字的位置隔开。

工作中有可能会使用逗号来分节，这种方法不符合国际标准和国家标准，应注意不能使用。

（3）应该使用阿拉伯数字的情况包括：代表统计性质的各类数值、世纪、年代、年、月、日、时、分、秒等。

（4）必须使用汉字的情况包括：定型的词语（如一律、星期三等）、成语（如朝三暮四等）、习惯用语（如不管三七二十一等）、缩略语（如十二届三中全会等）、中国干支纪年和夏历月日（如甲申年六月初六等）、月日表示事件的词语（如“一二·九”运动、六一国际儿童节等）。

事变、运动、大事件、国际公认的节日等月日一般都必须用汉字来表示，而对于一些非国际公认的节日、各地区事件和案件等，也可以使用阿拉伯数字，如“3·15”消费者权益保护日、“9·11”事件等。

三、句式虽然字词是组成句子的单位，但一篇公文的好坏，往往是通过若干个句子的句式来表现的。

因此办公室公文写作时要正确运用句式，一般应当注意把握以下两点。

（1）长短句交替运用。

长句指字数多、词数多、结构复杂的句子；短句指字数少、词数少、结构简单的句子。

长句表意严密、气势畅达，短句简明活泼、刚劲有力。

二者合理交替使用，可使行文铿锵有力，富于变化，从而增强表达效果。

（2）整散句结合使用。

整句指结构相同或相似、长短一致或接近的句子；散句指结构灵活、长短不一的句子。

写作时合理将二者结合使用，可使行文错落有致，语言表达波澜起伏，引人入胜。

四、模糊语言精确是办公室公文的基础和生命，但在某些特定的语言环境或特定的条件下却又必须使用模糊语言，模糊语言并不是含糊语言，模糊语言具有定向的明确性。

比如，“这次学习使全厂大多数职工受到了深刻教育”，其中的“大多数”即为模糊语言，其表量是模糊的，但表意却是准确的，这就是模糊语言的基本特性。

如果将其改为“使全厂八百九十五人全部受到了深刻教育”，反而不够准确，也难以令人信服。

运用模糊语言时，首先应恰当、得体。

模糊语言表现力极强，内涵极其丰富，该用则用，切忌滥用，否则将有损于公文的真实性和严肃性。

其次要注意模糊语言的相对性。

在实际写作中，模糊语言往往要与精确语言配合使用，虚实结合，相得益彰。

下面归纳一些常用的模糊语言在公文中的运用方法，具体如下。

◆表示时间：如“最近”“不久前”“近年来”“过去”“现在”“将来”“一直”“曾经”“已经”等。

◆表示地点：如“附近”“一带”“周围”“左右”等。

◆表示方式、方法：如“严格认真”“逐步”“多种形式”“合理”“斟酌”“适当”等。

◆表示主观评价：如“这篇报告的主流意识是好的，是比较符合要求的”，用“好的”“比较符合要求的”等模糊语言，对报告进行了恰当的评价。

◆表示频率：如“反复”“多次”“往往”“再三”“三令五申”等。

◆表示分寸、程度：如“个别”“大部分”“基本上”“显著”“更加”“相当”“大体”“较大”“十分”等。

◆表示条件：如“对违反……规定者”“视情节轻重”“经领导批准后”“在可能情况下”“符合下列条件者”“确因工作需要”等。

五、熟语熟语包括成语、惯用语、谚语、格言和歇后语等，是现代汉语中一种较为特殊的语言表达方式。

这些语言生动活泼，在办公室公文写作中可以被不同程度地加以运用。

◆成语：成语具有表意的整体性和结构的凝固性等特点，恰当地运用可使公文语言表达趋于简洁凝练，富有概括力和节奏感，从而极大地增强其修辞效果。

运用成语时，首先要注意弄清其实际意义，不能“望文生义”。

特别是有些成语往往是表面意义的比喻或引申，还有的带有较强的感情色彩，如“项庄舞剑意在沛公”，这个成语虽然是说明做事有另外的真实目的，但放在褒义的语境中则不合适。

◆惯用语：惯用语主要是指口语中形成的短小定型的习惯用语，特点是简明生动、通俗有趣。

在公文写作中恰当地运用惯用语，可使行文生动活泼，富有文采，从而增强表达效果。

使用惯用语时要注意把握所用惯用语的实际意义，做到恰当、自然，切不可随意乱用，以免适得其反。

另外，惯用语的使用还应当注意场合，如法规性公文和指令性公文，因其自身所固有的性质和特点，就不宜使用惯用语。

◆谚语：谚语是口头流传的通俗、简练而又含义深刻的固定语句，包括讽刺谚语、生活知识谚语等各种类型。

谚语的特点在于通过具体通俗、形象生动的叙述来揭示客观真理，富于教育意义。

在公文写作中适当地加以运用，能够有效地增强公文的表达效果。

与惯用语相似，谚语一般多用于事务性公文之中，指令性公文、法规性公文和呈请性公文一般不宜使用。

◆格言：格言是具有教育意义的警句，一般出自名人之手，并在群众中广泛流传。

格言的内容精辟，蕴意深刻，能给人以警诫和启示，在公文中适当使用，能增强行文的说服力。

◆歇后语：歇后语生动活泼、饶有趣味，但使用时要特别注意场合。

在庄重性的公文中，不宜使用歇后语，以免产生副作用和反效果。

六、简称简称就是缩略语，其特点是在科学概括和浓缩的基础上将全称进行简化处理，简化后丝毫不影响全称的特定含义。

办公室公文写作要求语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，因此往往会用简称。

特别是内容复杂、篇幅较长的公文，如会议纪要、工作报告等，更会使用各种简称。

总体来说，目前使用的简称有以下几种类型。

◆标数概括：由数词加名词或名词化的词、词组两部分组成，如“讲学习、讲政治、讲正气”简称为“三讲”，“坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想”简称为“坚持四项基本原则”等。

◆取前舍后：如“蹲点调查”简称为“蹲点”。

◆舍前取后：如“××集团组委会”简称为“组委会”等。

◆选取全称中有代表性的词：如“××自动化机械实业有限责任公司”简称为“××机械”等。

◆合并相同成分：即省略两个词中的一个相同的语素，如“工业、农业”简称“工农业”，“离休、退休干部”简称为“离退休干部”，“复员军人、转业军人、退伍军人”简称为“复转退军人”等。

◆取全称首尾：即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如“扫除文盲”简称为“扫盲”，“微型计算机”简称为“微机”等。

◆舍全称首尾：与取全称首尾的做法刚好相反，如“快速记录”简称为“速记”，“人民警察”简称为“民警”等。

另外，在公文中运用简称时，还应当注意以下4个方面的问题。

（1）所使用的简称必须是已经约定俗成或为公众所认可的，否则不宜使用。

（2）对于新创或较少使用的简称，应力求表意明确、清晰，力避生僻晦涩。

如“整办”，是指“整党办公室”，还是指“整顿市容办公室”，令人费解，这种模糊的简称，建议不用。

（3）使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除“知名度”较高的，如“一国两制”“两个维护”等外，必须先用全称，再用括号标注说明。

（4）简化处理全称时要尽量避免产生歧义。

如将“无锡市疗养院”简称“无疗院”，这种会产生歧义的简称应当坚决避免。

七、实例对于情况报告、工作总结、调查报告等办公室公文，往往都会加入一些实例来进行佐证，使行文的观点或结论更加明确突出，更具说服力和论证性，同时还可以有效避免行文抽象、枯燥。

在办公室公文写作中使用实例时，可以从真实性、准确性、典型性、针对性和生动性上加以把握。

1.真实性真实是运用实例的基础和前提，不真实的实例会失去其存在的意义和价值，造成不良影响和难以预料的损失。

把握实例的真实性，应注意以下两个方面。

（1）实例必须是现实生活中客观存在的，而不是公文写作人员为某种目的随意杜撰的。

（2）实例必须反映客观事物的本质，而不是个别、偶然的表象。

2.准确性实例的准确性，就是要保证实例确凿无疑，可靠无误。

特别对于工作报告、工作总结和调查报告等公文，在汇报工作、反映情况、总结业绩时，更需要有准确的实例提供支持。

无论是对人物言论的记述，还是对事件物质的表达，实例都要有问题或事件发生的时间、地点、过程、起因、结果，并且有关的数字、名称等必须准确。

而要想做到实例的准确，可以从以下两个方面着手。

（1）必须具有较强的语言表达能力，能够用简明扼要的文字将所获取的实例恰如其分地表达出来，必须与客观实际相吻合，不容出现差错。

（2）要求公文写作者必须深入实际，注重调查研究，力争运用第一手材料。

只有在真实的前提下，才能保证事例的准确性。

如果是间接材料，则需要反复核实，确保材料的真实性后，才能保证材料的准确性。

3.典型性在办公室公文写作中，使用的实例必须典型，否则就缺乏说服力。

所谓典型，就是具有某种代表性的、能够集中反映一般事物本质和规律的东西。

典型不只有正面的、先进的、积极向上的，也有反面的、落后的等。

如果不考虑典型性，那么公文中必然会充斥过多的实例，这样就会严重影响公文想要表达的核心内容。