软件需求说明书实例

软件需求说明书实例

企业费用管理系统用户需求说明书

企业费用管理系统

用户需求说明书

编写: 日期:2009-6-18

审核: 日期:

批准: 日期:

受控状态: 是

发布版次:1.0 日期:

编号:

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企业费用管理系统用户需求说明书

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日期版本变更说明作者 2009-06-18 1.0 初始版本刘昆云

签字确认

系统模块对应章节对应部门负责人签字

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企业费用管理系统用户需求说明书

目录

1 概

述 ..................................................................... ........................................................................ .... 4 1.1 目

的 ..................................................................... .. (4)

1.2 背

景 ..................................................................... .. (4)

1.3 范

围 ..................................................................... .. (4)

1.4 术语定

义 ..................................................................... ............................................................ 4 1.5 参考资

料 ..................................................................... ............................................................ 5 1.6 任务概

述 ..................................................................... ............................................................ 5 1.6.1 目标 ..................................................................... ............................................................ 5 1.6.2 用户的特

点 ..................................................................... ................................................. 6 1.6.3 假定和约

束 ..................................................................... ................................................. 7 1.7 运行环

境 ..................................................................... ............................................................ 7 1.7.1 软件环

境 ..................................................................... .................................................... 7 1.7.2 硬件环

境 ..................................................................... .................................................... 7 1.7.3 接

口 ..................................................................... ............................................................ 8 1.7.4 控制 ..................................................................... ............................................................ 8 1.8 需求规

定 ..................................................................... ............................................................ 8 1.8.1 对功能的需

求 ..................................................................... ............................................. 8 1.8.2 对非功能性的需

求 ..................................................................... .. (16)

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1 概述

1.1 目的

本说明书目的在于明确说明系统需求，界定系统实现功能的范围，指导系统设计以及编码。

本说明书的预期读者为:用户代表、项目组成员。

1.2 背景

a) 拟开发的软件系统的名称为:企业费用管理系统。

b) 本项目由中软卓越重庆培训中心提出，指派给技术规划部进行开发。

c) 本项目以中国内资企业的一般费用管理制度为依据。

d) 本系统为一个独立运行的系统，暂不考虑和其它系统的连接关系。 1.3 范围

本系统的目标是管理企业费用的计划和使用过程。

系统包括企业的费用预算和报销两项基本管理工作;

系统包括为了开展上述工作而作的组织结构设置、费用体系设置、管理角色设置、审批体系设置。

系统还包括为了监控、分析各项基本管理工作而编制的各项统计报表。 1.4 术语定义

【费用】本文中，费用企业生产经营活动中产生的各项费用。例如人员工资、福利费、办公费、差旅费等管理费用，又如原材料采购、仓库租赁等生产费用。

【预算】用数字编制未来某一个时期的计划，也指经企业决策部门批准的企业在一定时期的收支预计。企业的各项支出只能在预算范围内审批，有利于控制企业的费用支出。中软国际卓越培训中心第 4 页共 17 页

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【报销】指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，依据业务发生的原始单据(发票)向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。

【审批】值预算和报销中的审核、批准操作。审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提出申请，经有关管理人员审批后执行。审批一般遵循归口分级管理原则。【归口管理】即按照管理职能安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责制，调动各部门、各单位管理好相关费用的积极性。比如，管理费用主要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理，财务费用由财务部门管理，进货费用由进货部门管理。【分级管理】各管理部门应当根据各项费用的具体情况，将费用控制责任层层分解，层层落实，让归口管理部门的所属单位和个人都对相关费用控制和管理负有责任，从而加强对费用的控制。

【统一管理】财务部门作为综合管理部门，应对费用进行统一管理。所有预算由财务部统一初审。所有费用开支都由财务部门统一办理报销手续。

1.5 参考资料

a) 本项目的经核准的计划任务书或合同、上级机关的批文;

b) 属于本项目的其他已发表的文件;

c) 本文件中各处引用的文件、资料、包括所要用到的软件开发标准。列出这些文件资

料的标题、文件编号、发表日期和出版单位，说明能够得到这些文件资料的来源。

1.6 任务概述

1.6.1 目标

本项开发任务拟建立一套简单、易用的企业费用管理系统，用来支撑公司的费用管理工作。

本软件将作为一款独立的软件。

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1.6.2 用户的特点

用户是一家典型的高科技产品生产企业。

本软件的最终用户是公司的全体工作员工，他们都受过电脑使用的培训，能够熟练地使

用网页浏览器、输入和处理各种文字信息。

公司有专职网络管理员，可以对软件系统进行维护，解决常见的配置问题。本系统的将7×24小时运行，未来3年内的同时在线人数预计不会超过100人。公司的组织结构图及用户角色如下:

部门系统使用人员职位分工

总经办李总经理总经理行政主管

财务主管

人事主管

文副总经理副总经理研发主管

生产主管

马副总经理副总经理销售主管

孙菲秘书

财务部陈经理部门经理财务事务

丁红会计会计

罗丽出纳出纳

行政部周经理部门部经理行政事务

李蕊办事员

成晓东办事员

销售部张经理部门经理销售事务

李国强业务员

陈雪薇业务员

技术部张经理部门经理研发事务

丁德隆工程师

谢玉明工程师

生产部龙经理部门经理生产事务

郝文斌等30人技工

网络中心曾工程师工程师计算机网络

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1.6.3 假定和约束

软件需于公司成立五周年前一周开发完成、测试完毕并上线运行。

软件运行于公司局域网上，但出差在外的员工可通过VPN虚拟专网连入公司进行使用操作。

1.7 运行环境

1.7.1 软件环境

名称版本语种

Windows Server 2003 SP2 服务器操作系统中文

Windows XP SP3 客户端操作系统中文

操作系统的附加功能

Oracle 10G 数据库平台

Tomcat 6.0 应用平台

邮件系统无

Internet Explorer 7.0 客户端软件

FireFox 3.0

1.7.2 硬件环境

列出运行该软件所需要的硬设备。说明其中的新型设备及其专门功能，包括:

a) 处理器型号及内存容量;

b) 外存容量、联机或脱机、媒体及其存储格式，设备的型号及数量;

c) 输入及输出设备的型号和数量，联机或脱机;

d) 数据通信设备的型号和数量;

e) 功能键及其他专用硬件

服务器最低配置推荐配置

CPU 1.5 GHz CPU 2.8 GHz 应用和数据

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库服务器内存 2 GB 内存 4 GB

磁盘 160 GB 磁盘 320 GB

网卡 100 MBPS 网卡 1000 MBPS

邮件服务器

1.7.3 接口

本软件没有同其他软件之间的接口和数据通信协议。

1.7.4 控制

本软件将通过Web服务器提供服务。Web服务器应当能够开机自动启动。

1.8 需求规定

1.8.1 对功能的需求

本系统对各项费用的发生，按照有计划(预算)、有审批的原则进行控制管理。中软国际卓越培训中心第 8 页共 17 页

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1.8.1.1 系统功能层次模块图

根据企业的费用管理制度，费用实行先计划、后执行的管理办法，就是

先编报预算、再报销支出，因此形成预算管理模块、报销管理模块。

预算和报销针对的是特定的费用项目、有不同的企业人员参与执行、审

批流程也需要实现指定，因此系统必须具备一个维护模块。

作为一个管理系统，需要一个统计分析模块来汇总管理费用发生情况。

[用例报告

如果使用了用例，那么在用例建模过程中，用例通常会定义系统的大部分功能性需

求，以及一些非功能性需求。对于以上用例模型中的每个用例或其子集，都需在此节中

引用或附上用例报告。务必要明确地标明每一需求。]

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1.8.1.2 系统维护模块的功能描述

1.8.1.

2.1 组织结构维护子模块

企业的经营管理活动由不同的经营管理职能构成，企业的组织结构就是根据发挥职

能的需要而设立的。

系统应当能够登记企业的基本职能，例如行政、研发、生产、销售、财务、人事

等。

系统还应当能够在职能下面登记必要的任务，例如财务职能下面通常会有凭证审核

。任务

本系统在组织结构的层次深度上，管理企业、一级部门两个层次。系统应当能够登

记公司下属的各个部门，能够处理部门增减变化的情况。

公司级管理人员有总经理、副总经理、秘书等，他们是企业级的职能主管。

各一级部门下属的人员，不论是否再细分下级部门，统一登记为部门人员。

应当登记各部门的编号、名称。

应当登记人员的编号、名称、所属部门、主管职能(实践中，仅对公司级管理人员

实用，例如销售总监主管销售、总经理主管财务)、分管部门(实践中，仅对公司级管

理人员实用，例如销售总监分管销售一部、销售二部、各驻外办事处)、经办任务(例如

会计经办凭证审核、网络管理员经办设备验收)、职衔(例如经理、副经理、部长、副部

长等)、职级(1为企业负责人、2为企业副职、3为部门负责人、4为部门副职、5为普

通员工)。

1.8.1.

2.2 费用项目维护子模块

费用项目按照费用的类型来归类管理，常见的费用类型日常开支、工资、固定资产等。

系统应当能够登记、修改和删除费用类型。费用类别登记的属性包括:类别编号、类别名称。

费用类别可挂接费用项目，例如日常开支下可挂接水电费、差旅费等。费用项目登记的属性包括:所属类别、费用项目编号、费用名称。

常见费用类别和项目如下:

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【日常开支】备用金、小额辅料、办公用品、办公室水电费、通讯费、汽油费、行车停车费、业务招待费、差旅费、办公费、快递费等。

【生产费用】原材料、辅料、厂房设备维修保养、生产用水电费、运费、广告费、推广费、渠道费等。

【工资】计时工资、计件工资、奖金、工资性津贴和补贴、加班工资等。

【固定资产】为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，使用年限超过五年，单位价值较高的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等;单位价值在2000元以上(不含2000元)，并且使用期限超过2年，不属于生产、经营主要设备的物品。

1.8.1.

2.3 审批流程维护子模块

企业的预算、报销等审批流程是丰富而多变的。为了让系统简单易用、稳定可靠，只管理单线执行的审批流程。

系统应当能够增加、修改、删除流程。

常见流程举例:办公用品报销、小额差旅费报销、大额差旅费报销、小额业务费报销、大额业务费报销、其他日常开支报销、固定资产报销、工资福利发放。

一个办公用品报销的流程例子如下:

开始,填写报销单(行政部员工),入库审核(库管员),预算合规性审核(财务部经理),行政分管负责人审核(副总经理),企业负责人审核(总经理), 结束流程定义的属性应当包括:

【流程名称】概括流程任务的极短文字，例如差旅费报销。

【节点列表】流程节点列表由一个或多个节点组成。

流程实际执行的时候，还应当包括下列属性:

【流程编号】自动生成的一个编号，将用于追踪管理这个流程。

【流程发起人】实际发起一个流程的人员。

【费用项目表】实际审批时可含1个或多个费用项目，含费用项目编号、费用序

号、发生月度、金额、用途、费用明细表、凭证粘贴单号、说明。

【费用总额】根据费用项目的金额自动汇总的结果。

【资金用途】使用资金的工程项目的代号或者业务活动的名称。

【备注信息】启动流程时输入的说明信息。

【执行状态】具有下列状态:

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-1代表已取消

0代表已建立;

1代表执行中;

2代表执行完。

每个流程节点，又包含下列属性:

【节点编号】一经添加以后就不可再变、不可重复的任何数字、字母或文字。【节点名称】概括节点任务的极短文字，例如会计审核。

【分派方式】用什么方式将本节点的任务分派给具体的人员执行。

1代表直接上级 :申报者的直接上级。部门成员的上级是部门经理。

副总经理的直接上级是总经理。在实践中，总经理的申报事项由文秘代办，以避免出现找不到直接上级的情形。

2代表部门负责人:申报者所在部门的负责人。

3代表分管领导:分管申报者所在部门的企业负责人或企业副职。

4代表任务经办:某类任务的经办人，例如凭证审核人。

5代表职能主管:某个职能的主管人，例如销售出差报销需经销售主管

副总批准、研发材料采购需经研发主管副总批准。

6代表指定个人:直接从公司员工中指定一人。

【前置节点】前面的节点的编号。

【后置节点】后面的节点的编号。

对于实际运行的流程中的节点，又包含下列属性:

【执行状态】具有下列状态:

0代表不可用;

1代表待接受;

2代表已接受;

3代表已执行。

【执行人员】实际审批过程中本节点的实际承担人员。

【转移指示】由执行人如何转移到下一个节点的指示，分别是:

-2代表返回首节点(审批不通过，回到第一个节点);

-1代表返回前节点(审批不通过，回到上一个节点);

1代表前进次节点(审批通过，走到后一个节点);

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【执行附注】本节点的执行人填写审核意见。

1.8.1.

2.4 报销明细表模板维护子模块

企业的报销明细表是灵活多变的，例如差旅费报销和医药费报销的明细信息就有较大的差别，不同时期同一种报销表也可能会发生变化。系统应当提供设计、存储报销明细表模板的能力，以便实际报销时可以选用一个模板，填写审核人希望看到的各项详细信息。

报销明细表的属性包括:明细表名称、修订时间、适用范围。

明细表应当采用一种格式灵活、简单易用、可以通过浏览器直接在线填写的载体形式。明细表的内容将作为一个整体共审批查阅。

系统应当维护一个报销明细表模板目录，可以增加空模板，可以删除已有模板，可以修改模板，可以复制一个模板成为指定名称的新模板。

1.8.1.3 预算管理模块的功能描述

1.8.1.3.1 预算录入子模块

预算录入是将计划申请的费用项目录入电脑。

使用预算单元对预算费用进行统合管理。预算单元可以是单个工程项目，可以是某

类业务工作，也可以是公司日常开支或工资福利等。预算单元下面才有费用项目。

系统应当能够增减预算单元，能够修改预算单元的名称。

系统应当能够在预算单元增减费用项目、修改费用项目的属性。费用项目的属性

有:编号、名称、序号、金额。

1.8.1.3.2 预算审批子模块

对于预算内容，使用预算-报销统一的审批流程进行审批。

审批模块应当从已经定义好的流程中，选择适合于做预算审批的流程，来对录入的

预算进行审批。

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1.8.1.3.3 预算存档备查子模块

对于审批通过的预算内容，存入数据库。

对于已经入库的预算，提供查询功能。

1.8.1.3.4 预算调整子模块

从已经存储的预算目录中，选择某个预算单元，重新调整修订各费用项目。

修订完毕后应当进入审批流程，重新审批。

1.8.1.4 报销管理模块的功能描述

1.8.1.4.1 填写报销单子模块

一个报销单对应一个预算单元。若报销单内的费用项目是空的，可以选择或更换预

算单元，若报销单内已经增添了费用项目，则不能再更换预算单元。

可以从对应的预算单元下，选择任意的费用项目添加到报销单中。同一代码的费用

项目可以反复出现在报销单中。

报销单应当具有下列属性:报销人、费用发生的起止日期、备注信息、合计金额。

每一项费用应当有对应的金额、用途、明细表、凭证粘贴单号、说明。对于其中的

明细表，可以从明细表模板表中选择合适的模板在线填写。

填写报销单时，还应当选择适宜审批本次报销的流程。

本子模块搜集到的数据，将提供给报销审批子模块，放入审批流程中进行处理。

1.8.1.4.2 报销审批子模块

对于报销内容，使用报销人选择的审批流程进行审批。

1.8.1.4.3 记账付款子模块

对于审批完成的报销单，记录到报销日志中。记录的事项包括: 中软国际卓越培训中心第 14 页共 17 页

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报销人、费用发生的起止日期、备注信息、报销总金额、审批流程编号;

对于报销单下属的各项费用项目，记录到报销的台账中。记录的事项包括: 报销人、费用编号、费用名称、金额、所属部门编号、所属部门名称、所属月份、审批流程编号。

付款属于实物给付操作，不用本系统进行管理。

1.8.1.5 统计分析模块的功能描述

1.8.1.5.1 固定报表子模块

系统应当实现下列固定报表。

1，预算清单

详细列出指定时间范围内的所有预算单元，每一个预算单元下面列出费用项目及其详细信息。

2，报销清单

详细列出指定时间范围内的所有报销单，每个报销单下面列出费用项目及其详细信息。

3，预算总表

列出指定时间范围内的全部预算单元及其预算金额，汇总出预算总额。

4，报销总表

列出指定时间范围内的全部预算单元及其报销金额，汇总出报销总额。

报表应当支持下面几种组织方式:

预算单元-月份:纵向行为预算单元，横向列为月份(以下类推);

预算单元-年份;

预算单元-部门;

部门-月份;

部门-年份。

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1.8.1.5.2 自定义报表子模块

查询指定时间范围、指定部门、指定预算单元或者指定费用项目的报销记录，生成

清单或者总表。

1.8.2 对非功能性的需求

1.8.

2.1 对性能的规定

1.8.

2.1.1 精度

本系统中，货币的计量单位为人民币元，货币的精度为人民币分，也就是小数点后2

位。

1.8.

2.1.2 时间特性要求

一般页面的响应时间小于5秒，统计页面响应时间小于15秒 1.8.2.1.3 灵活性

无要求。

1.8.

2.2 输人输出要求

支持中文输入输出。

1.8.

2.3 数据管理能力要求

无特定要求。

1.8.

2.4 故障处理要求

无特定要求。

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1.8.

2.5 其他专门要求

无特定要求等。

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