设备设施管理规定

第3章设备设施管理制度

DF-JT-ZDCW-2013003003

第一节总则

第一条为了加强设备设施的管理，提高设备设施的使用效率，保护公司财产安全，防止资产流失，特制定本制度。

第二条本制度所称设备设施是指工程项目建设中安装、已记入开发成本、在工程项目建成投入使用后、在物业管理中可使用多年的机械设备。

第三条设备设施管理是指对设备设施的预算、购置、领用、安装、验收、使用、维修、报废等全过程的管理。

第四条设备设施管理原则：设备设施管理贯彻“谁用谁管谁负责”的原则，实行财务部、行政办公室--使用部门—使用人三级管理。财务部、行政办公室是设备设施管理的监管部门，负责制定设备设施的管理办法，监督检查各使用部门设备设施的使用、管理情况。集团各部门（子公司、分公司）负责管理本部门（子公司、分公司）使用的设备设施，各部门（子公司、分公司）经理（总经理）是设备设施管理的第一责任人，对设备设施的使用、维修、延长使用寿命、报废、丢失负领导责任。各部门（子公司、分公司）的设备设施使用人是设备设施管理的直接责任人，对设备设施的使用、维修、延长使用寿命、报废、丢失负具体责任。

第五条设备设施管理模式：设备设施采用时间管理和空间管理的双重模式。设备设施的时间管理是指：财务部负责建立设备设施分类明细账簿，使用部门负责建立设备设施台帐。对设备设施的增减变化进行定时登记和管理。设备设施的空间管理是指：财务部建立设备设施卡片、使用部门建立设备设施标签，标注设备设施的使用位置，对设备设施的存放地点进行管理。

第二节设备设施预算、申请、审批和购置

第六条设备设施实行预算管理

一、设备设施的预算主要包括：购置、出售、报废预算。

二、集团各部门、子公司购置设备设施，必须以提高企业经济效益，促进公司发展为指导思想，避免闲置和浪费。

三、预算内容：在每个财务年度，各部门、子公司汇总下年度设备设施的购置、出售、报废的预算，报行政办公室；行政办公室报集团管理层审批后，集团采购部负责实施。行政办公室每月结合财务数据对设备设施的预算执行情况进行对比分析。预算中应说明拟购置、出售、报废设备设施的名称、规格、型号、数量、用途、原因、需用日期等。

四、各部门、子公司于每月月底前填报购置计划报集团行政办公室。行政办公室与现有库存设备设施核对后，将库存中没有的设备设施汇总后报集团采购部，经集团采购部经理、主管副总、财务副总、总裁、董事长批准后实施。库房中已有的设备设施由行政办公室通知使用部门从库房中办理支领手续。

五、设备设施采购遵照集团物资采购管理办法执行。

第七条设备设施购置的申请、审批制度

集团各部门、子公司需购置设备设施时，须填写《设备设施需求计划表》（表1），由部门负责人签署意见后，报集团主管领导审批，批准后交集团行政办公室，行政办公室进行汇总交集团采购部，集团采购部编制采购计划，由集团采购部经理、主管副总、财务总监、总裁、董事长签字审批。

对于替换性设备设施的采购，须经行政办公室组织相关技术人员维修且无法修复，并在设备设施维修报批表上签字证明无法修复后，方可转入采购程序。

第三节设备设施的验收、登记与领用

第八条设备设施的验收入库

设备设施购置后，采购部门、行政办公室与使用部门应组织有关人员对购进物资按物资需求计划表进行验收并办理相关入库手续。入库时行政办公室物资管理人员填写《设备设施入库单》（表2）一式四份，一份行政办公室存留登记库存台帐，一份交采购部门作报销凭证，一份财务部登记明细帐，一份供应商用于结账；《设备设施入库单》经行政办公室物资管理员、集团采购部采购人员、供应商三方共同签字后生效。使用单位领用时，开具《设备设施出库单》（表3），出库单一式三份，一份行政办公室留存登记库存台帐，一份交财务部在明细帐中办理出账手续，一份交使用部门登记设备设施台帐。

对于直接安装到现场的设备、设施，可在安装完毕、正常运转后，由设备设施使用人和项目负责人填写《设备设施验收报告单》（表4）并签字后，补办上述手续。

设备设施由项目部移交给使用部门前，须由项目部、监理方、施工方、使用部门共同组织验收；验收无误后，项目部须将工程强电、弱电、消防、水暖、排风等竣工图、设备技术参数、说明书等移交给使用部门，以便在日常管理中使用。

财务部在报销审核时必须查验发票、《设备设施入库单》、《设备设施需求计划表》、《设备设施验收报告单》等相关审批手续，如手续不全，拒绝报销。

第九条购进的设备设施验收合格后，使用部门（子公司、分公司）须根据财务部制做设备设施卡片，录入资产的基本资料（包括编号、型号、规格、生产厂家、经销商、价格、购置人、验收人、使用部门、使用人、存放地点、原值、净残值、折旧年限等情况），之后制作设备设施标签进行空间管理。

第四节设备设施的使用、管理与维护

第十条各部门（子公司、分公司）要指定相关人员负责设备设施台帐的建立、定时登记，设备设施卡片的管理、标签的粘贴。个人使用的资产，由本人负责管理，责任到人。各部门、子公司之间设备设施使用调配，由集团行政办公室填写《设备设施使用调配单》（表5），调配单一式四份，调入部门、调出部门、行政办公室、财务部各一份，进行固定资产台帐、明细帐的登记。

第十一条各部门（子公司、分公司）设备、设施在使用期间发生故障或损坏时，应立即组织维修，不能够自行维修的，由使用部门提出申请，由集团采购部负责安排、联系进行维修。原则是先内部维修，内部技术力量无法修复时再联系外部维修。设备设施外部维修需要支付费用时，由使用部门填写《设备设施维修报批单》（表6），经使用部门、主管副总、行政办公室、集团采购部签批后，办理资金付款手续，相关领导签批后进行维修。对于自修设备设施维修完毕交由使用部门时，物业公司填写《设备、设施维修用料单》（表7）经使用部门签字后，在月末对各部门进行维修费用分摊。

第十二条设备设施使用人须定期对设备设施进行维护、保养，确保设备设施达到正常使用寿命，甚至延长使用寿命。对于设备设施使用不当或不能按规定对设备设施进行维护、保养造成的设备设施损坏，追究设备设施使用人、部门（子公司）负责人责任，并纳入绩效考核。（设备设施巡视检查项目及标准详见附件）

第十三条设备设施使用部门须建立设备设施操作规程、设备设施维保规程，并组织执行；每月巡查也以此作为重点。总工办组织相关技术人员、使用部门（单位）每月至少一次、不定期对设备设施进行巡检，掌握设备设施的使用、维护、保养情况，发现异常情况及时进行处理，登记检查记录，并将检查及整改结果纳入绩效考核。

第十四条集团各部门、子公司员工调离工作岗位或辞职、辞退