档案管理工作手册

XX公司行政部

档案管理工作手册

目录

一、档案管理网络图 (3)

二、档案管理总则 (4)

三、综合管理部职能 (5)

四、档案管理工作职责 (7)

1）文件材料的收集管理 (7)

2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8)

五、档案归档范围 (8)

1）内部资料类 (8)

2）行政管理类 (9)

3）党群工作类 (9)

4）经营管理类、设备仪器类 (9)

5）生产技术管理类、基本建设类 (10)

6）会计档案类 (11)

7）平时归卷 (11)

六、立卷（案卷质量及要求） (12)

七、档案室管理 (15)

XX公司档案管理组织机构图

总则

第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

行政部职能

一、行政文秘工作

1、组织并安排公司内外的各类会议，并做好相关会议纪要。

2、完善和修订公司的各项规章制度并督促各部门严格遵照执行。

3、负责起草、审核、发布公司有关文件，并完成公司各类重要文档的收发登记和归档工作。

4、负责公司各类邮件书报的收发和传递，以及公司内部各类业务凭证的印刷。

5、协调各部门关系，若发现问题，做到及时反馈，及时解决，促进公司各项工作顺畅开展。

二、后勤总务工作

1、负责公司日常所需办公用品、低值易耗品和固定资产的采购，做到货比三家，质量上乘，价格合理。

2、完成办公用品、低值易耗品和固定资产的建账、保管、发放及有关登记工作；

3、公司车辆和驾驶员的管理工作。

4、严格遵守工作保密制度，诚实守信，不泄露工作中的机密。

5、完成公司领导临时交办的其他工作任务。

三、档案管理工作

1、组织员工学习宣传贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《四川省<

档案法>实施办法》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。

2、建立、完善并严格遵照各项档案管理制度，确保公司档案的齐全完整、规范、有效利用。

3、对公司和各部门档案工作进行监督、指导，具体负责公司各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。

4、对档案室做好防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防有害虫生物、防污染等“八防”工作。

5、在科学的发展观指导下，组织档案管理员认真学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。

档案管理工作职责

(一)文件材料的收集管理

第一条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第二条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

（二）公司专(兼)职档案管理员的职责：

1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案实施办法》等有关档案工作政策、法规，根据公司发展的需求提出档案室的发展规划。

2、了解本部门的工作业务，做好公司、部门行政文件的收发、分类登记、编号、传阅及催办等工作，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料，并将已经办理完结的文件材料及时归档。

3、对公司各部门的应归档档案资料进行审定，同时给予科学分类组卷和准确地划分保管期限。

4、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度最后一月月末前应将归档文件材料归档完毕；指导公司各部门搞好档案的归

档、立卷和统计工作，督促其将应归档的档案资料按照案卷质量标准整理完毕，移交公司档案室统一保管，并向档案室办好交接签收手续。。

5、每季度接收档案后，及时进行人库登记、上架，做好保管和统计工作。严格按照有关规定履行保密职责，确保档案安全，按照上级规定，对已无保存价值的卷宗及时、按照程序规定进行销毁。

6、积极参加上级组织的有关档案工作的会议和培训，不断提高自身业务水平和专业素质。同时组织公司专兼职档案人员的业务培训和档案编研工作。

7、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

档案归档范围

（一）内部资料类

第一条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第二条重要的文书材料与有关单位来往的文书，包括通知、报告、决议、申请、留底文件、接收文件及交接文件等。

第三条本公司的请示与上级机关的批复。

第四条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第五条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第六条以上所有文件内部资料保管期限均为10年。

（二）行政管理类

第七条本公司对外的正式发文及重要文书材料，包括通知、报告、情况说明等。第八条本公司相关人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第九条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十条以上文件资料保管期限均为10年。

（三）党群工作类

第十一条上级机关关于党务工作的文件，针对本企业重大问题的指示、批示文件；对企业一般性、普发行的文件、各项规章制度、管理办法与条例等。

第十二条党员代表大会、党委（党支部）会议及其他相关会议。

第十三条会议通知、报告决议、通报、纪要、简报及党员学习教育等形成的文件。

第十四条党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知。

第十五条团员及团组织管理方面的决定、通知、批复及相关工作统计报表等。

第十六条以上文件资料保管期限均为10年。

（四）经营管理类、设备仪器类

第十七条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，包括公司与外单位的租赁合同、仓储合同及运输合同等相关文件。

第十八条公司综合设备管理条例、办法、方案、规定等。

第十九条公司单台（套）设备购买申请表、批复文件、购置合同、协议等；

第二十条公司设备仪器保养、维修、重大事故分析出理报告、仪器报废鉴定材料、申请、批复及处理结果等相关资料。

第二十一条以上相关文件资料保管期限均为30年。

（五）生产技术管理类、基本建设类

第二十二条公司内部相关生产调度、质量管理、产品检验、能源、设备管理等相关工作形成的文件及管理文件。

第二十三条公司内部安全生产，包括安全生产技术管理规定、事故报告、调查分析、处理材料、安全教育活动的材料、安全生产、校方方面的材料等。

第二十四条公司内部统计报表，包括职业健康安全体系管理、运行、内外审核等文件按材料，特殊工作岗位技能考核、颁证、管理等材料。

第二十五条公司整体工程设备维护材料等相关文件资料。

第二十六条以上相关文件资料保管期限均为30年。

（六）会计档案类

第二十七条公司会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

第二十八条公司会计账簿类：总账、明细表、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、银行账。

第二十九条公司财务报告类，包括月、季度财务报告及年度财务报告。

第三十条以上财务相关资料保管期限为15年。

(七)平时归卷

第三十一条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第三十二条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第三十四条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。

立卷(案卷质量要求)

第三十五条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第三十六条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第三十七条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第三十八条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第三十九条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第四十条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第四十一条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第四十二条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第四十三条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第四十四条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第四十五条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线（案卷8页以上）封底打活结的方法装订。

第四十六条案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第四十七条档案归档后，根据档案类别、档案号依次放于档案室档案柜保存。

档案室管理制度

1、档案室是单位文书资料、人事档案保存使用的场所，各类档案分门别类，科学管理，存放有序，方便查找。

2、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

3、各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。档案进出应仔细清点和登记，办好移接交手续。案卷调用后应准确无误地放回原处。

4、档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

5、室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

6、严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。

7、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。