大中型会议会务组织指导书

大中型会议会务组织指导书
组织大中型会议（含活动）是企业对外宣传的重要窗口，也是企业检验公司行政管理和后勤保障工作的试金石，会议的后勤保障工作有没有做到位，对会议的成功召开具有重大影响。

好的会议组织形式，有积极的正面宣传作用，一场糟糕的会务组织对企业不仅没有起到积极的作用，而且还会带来负面的影响。

通过对近年来公司已成功举办的各类活动进行总结，建立具有本企业特点的大中型会务组织方案，供今后举办会议（活动）参考。

一、会务组织的4个阶段：
（一）前期筹备阶段：活动前的1个月至10天之间。

（二）会前响应阶段：活动前的5天至会议召开前。

（三）会务保障阶段：活动开始至会议活动结束。

（四）会务清理阶段：会议活动结束后参会人员开始撤离至会务组完成全部工作后解散为止。

二、各阶段会务工作任务：
（一）前期筹备阶段工作任务
1、根据会议来源（如年度工作会议/半年工作会议/企业周年庆典等）按贯例召开会议前一个月左右，办公室（或综合办）负责人，通过工作请示的形式，向公司领导请示，是否召开相应的会议活动。

如经领导批示需举行，则会务组织方案启动。

启动的最初期主要由办公室负责人与公司领导沟通，只需少量行政办公管理人员参与即可。

需要做以下3个方面的内容：
2、草拟会议通知并及时下发到各受文单位。

通知的内容主要包括
以下3个方面：
（1）准备召开什么会议；
（2）准备什么时间在什么地方召开；
（3）明确各受文单位在这一阶段需提交什么材料或做哪些会议材料。

要求准备的材料要在什么时限内完成（上报）。

注意事项：文件通知时，下文单位应充分考虑到受文单位完成的时限，要留有一定的工作时间余量，不可过于精确计算时间，以便在执行过程中出现变故，不能按时完成从而影响后续工作。

3、下文通知后，在距上报时限的前3天开始，保持与受文单位的沟通，了解材料准备情况，提醒相关单位在限时内完成。

4、会议前20天，需与拟召开会议的宾馆（活动场所）进行沟通，了解会场、入驻客房、生活条件、餐饮等。

会议前10-15天左右，与举办会议的场所提供方签订预定合同（如有必要，可预交定金以防酒店方因客源爆满造成临时改址的严重后果）。

（二）会前响应阶段工作任务
1、会前4天下发会议正式通知。

通知的内容主要包括：
（1）召开会议的具体地址，报到时间段、地点
（2）报到地点接待人及联系电话
（3）需要带的会议材料，告知会议指南什么时间发放。

（4）参加会议的人员名单
（5）参加会议的费用，及费用报销方式。

2、会务材料准备
（1）大会主要议题材料的打印，装订。

（2）会议指南打印、装订并将要发放的材料按份数装袋好。

（3）签到材料准备。

（4）为应付大型会议临时要用材料，会务组在入驻时需安排记录摄影组自带好备用电脑、打印机、纸张、投影仪。

3、会务组建与成员分工
一般会务组由5-10个人组成，一般分为以下6个组：
1、接待组（负责报到，接送客人（会务用车）等工作）
2、文体活动与节目组（负责晚宴的主持，演出的安排、文体活动的安排等工作）
3、结算组（负责会务费的收取、开票，酒店方的费用结算等工作）
4、后勤组（负责客房服务，茶歇及工作餐和晚宴的安排等工作）
5、灯光音响组（负责会场、宴会厅灯光、音响的调控，活动摄像
等工作）
6、记录摄像组（负责会场布置，会议的记录，宣传，会议资料等工作）
注意事项：每一个组要有专人主负责。

由会务组总负责人进行协调。

会务安排过程中，要事先按排谁入住哪个房号，并事先打印好。

不能出差错，如有临时调房的，要及时修正。

4、会场布置工作
（1）大会条幅准备：
要明确要悬挂几条，文字的内容是什么，挂在什么地方（一般在主会场主席台和会址大楼前）。

大会其他展物的准备（如先进事迹展示牌或易拉宝等）
以上物品需在会前预订好，在会议召开前布置会场时到位。

（2）主会场布置：挂条幅（展物），按参会人数摆放桌椅，（有时）大会需安排摆放主席台。

摆放要求：以会场整体的美观和便于参会人员进出为原则，如有投影的，要充分考虑无遮挡和走线。

（3）会场、座次安排
①会场安排根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。

大会、讲座等参会人数较多时，采取分排式就座。

座谈或听取汇报的会议，采取圆桌式就座。

②座次排列
座位顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。

对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。

一般规律应是：
a、职能部门对排名有详细规定的，以其排列的顺序为准。

b、按几大班子常规排列；按单位排列；按行政区划排列。

c、同等职位的，按任实职时间为先；同等资历的按班子，同班子的按排名先后；不在职的同志，根据场合酌情排列。

d、上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。

e、应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。

座签是与会人员身份的标志。

既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。

座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。

应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。

（4）音响设备调试：（麦、投影、音控台三大块）关健是主持人麦和发方席麦的调试好，摆放要到位，以免临时出现不出声的问题。

会前音乐要事先播放一次。

明确入场时、主持人宣布会议开始时、颁奖时的音乐要区分。

一般进会场时可播气氛轻松的轻音乐或交响乐，会议开始时播《国歌》、颁奖和散会时播《运动员进行曲》。

（5）会场外准备放置茶歇时茶点的桌子和会议材料堆放小间。

（6）影相器材的准备。

检查照相机及电源等是否完好。

拍集体照用哪个设备，是否外请专业人士照相，要事先协调好和调试好。

5、吃、住、娱乐安排
（1）会议前3天与酒店协调确认妥入住客房号、饮食安排。

（2）察看文体（娱乐）活动场地。

（3）会务组应在参会代表入住前准备好会务和客房茶点。

（三）会务保障阶段
1、报到接待：
（1）事先与酒店方协调，将入住人员清单打印一份交酒店前台接口人。

了解会场洗手间走向。

（2）人员报到前，后勤组人员将预备好的水果放入客房。

供客人使用。

人员报到时，按规定发放一份装有会议材料的资料袋，引导客人入住。

（3）会议期间茶水准备及指定倒茶水人员。

由后勤组协助酒店服务生完成。

（4）茶歇期间准备。

要求茶点干净，摆放整洁美观，易于客人食用。

如有准备热饮，要预先估计茶歇时间，提前准备，纸杯要准备足量。

各组分工不分家，随时观察并处理突发事件。

由会务总负责人协调人员。

2、就餐工作：
监督预定的餐桌数量、菜谱变动情况、根据会议议程变化，与酒店餐饮部沟通上菜时间和上菜顺序。

如晚宴期间有安排活动的，要分阶段上菜。

酒水及酒杯要在就餐前按桌数全部准备到位。

3、文体与娱乐工作：
应在活动开始前，将本次活动的地点，文体或娱乐的方式及时通知到每个人。

在活动期间，接待组和后勤组要随时观察参加人员的精神状况。

防止人员失踪等遇外事件发生。

活动结束后，清点现场和结算。

（四）会务清理阶段工作。

1、参会人员返程前，接待组要了解与会人员返程交通工具，事先安排好接送的车辆。

2、退房与开票，接到入住人员退房通知后，及时与酒店方前台联系，协助办理开票。

如有安排购票的，应在办理开票时交付车票。

3、撤离酒店前，需再次一一清点入住时我方携带的物品，核对清楚无误后方可撤离，防止遗漏丢失物品。

对有涉及公司的剩余材料不得留在现场。

4、由会务总负责人负责召集会务组成员召开一次简短的会务总结会。

办公室编
二0一0年七月。