4.0-01-03质量记录控制作业指导书

1．目的：为规范对质量记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理，保证公司质量记录资料的完整性、有效性，特制定此控制指导文件。

2．范围：适用于公司各部门。

3.定义
3.1各部门质量记录的形式包括各类文稿、电脑打印稿、电脑软盘、电脑U盘、电脑光碟、录音带、录像带、照片、胶片等。

3.2各部门质量记录包括一切与服务质量有关的记录，如职员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。

4．职责
4.1综合管理部负责编制及修订《质量记录清单》，监督、检查各部门质量记录的控制情况。

4.2 部门主管负责质量记录借阅和处理的审批。

4.3各部门指定专人负责质量记录的管理。

5．方法和过程控制
5.1 工作现场质量记录的管理
5.1.1 工作现场的质量记录应保存在标有质量记录名称的文件夹中。

5.1.2 工作现场质量记录应保持整洁。

各级管理人员须对现场质量记录进行检查，并于每月5日前将上月质量记录收集后上交部门主管审阅。

5.2已收集的质量记录的管理
5.2.1各部门文件管理员应在每月5日前将上月本部门现场填写完毕的质量记录收集齐全。

5.2.2各部门文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。

5.2.3对已收集的质量记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的质量记录，进行合理地编目、标识，每卷资料的封面需装订《归档资料封面》，以便于质量记录的查找和检索。

5.2.4各部门结合本部门的实际情况，对已收集的质量记录进行归档。

一般可按月/季/年度定期将质量记录归档，但须于首日后进行。

对于数量较少或延续性不强的质量记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或延续性不强的质量记录，每月或每季归档一次，于每月或每季15日前进行。

5.2.5如质量记录是传真件，应复印后保存复印件。

如质量记录破损，应即时修补。

5.3已归档质量记录的管理
5.3.1各部门应安排适当的地点对已归档的质量记录进行存放，并标识质量记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。

并在《质量记录存储清单》上进行登记。

《质量记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。

5.3.2质量记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。

5.4质量记录的借阅
各部门质量记录的借阅由文件管理员负责。

借阅质量记录须在《借阅登记表》上登记。

如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门主管批准后方可借出。

借出的
质量记录由文件管理员负责跟进，并及时收回归档。

5.5质量记录的报废
5.5.1各部门参照品质管理部制定的《质量记录清单》确定质量记录的保存期限。

超过保存期限的质量记录可填写《质量记录报废申请表》并经部门主管批准后作报废处理。

5.5.1闭路监控系统录像的保存期限至少为一个月。

5.6质量记录的检查
5.6.1部门主管每月组织一次质量记录管理情况检查，并将检查情况记录在《质量记录检查记录表》上。

5.6.2质量体系文件更改后，综合管理部须对各部门质量记录进行一次全面检查，重点抽查当次更改的质量记录，将检查情况记录在《质量记录检查记录表》上。

6．相关文件
4.0-01 《质量体系文件控制程序》
4.0-01-04 《质量记录清单》
7．质量记录和表格
4.0-01-03-F1《质量记录存储清单》
4.0-01-03-F2《质量记录报废申请表》
4.0-01-03-F3《质量记录检查记录表》。