高等学校文件材料归档范围及归档工作程序
高等学校档案管理办法》
中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。
教育部部长周济国家档案局局长杨冬权二○○八年八月二十日高等学校档案管理办法第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。
省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上；(二)全日制在校生规模在1万人以上；(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
教学院部材料归档范围及要求
一、党政文书档案（院部保存） 二、教学档案（院部保存） 三、教师业绩 四、向学校档案馆移交的档案 五、人事档案 六、档案安全
一、党政文书档案（院部保存）
、总结、重要报告、经验介绍、调查材料； （2）会议记录、纪要； （3）党建工作大事记和统计材料。
三、教师业绩
1.教师撰写、编著的论文、出版物、工作笔记、典型教案； 2.教师出席国际国内重要会议材料：演讲文稿、照片、声像材料及有关新
闻报道； 3.省部级以上教学、科研奖励有关材料。
反应上述内容的声像及多媒体材料
长期或永久
四、向学校档案馆移交的档案
1.由学院承办的学校重大活动档案； 2.本科生成绩册； 3.硕士研究生学位综合档案； 4.历届毕业生合影照片：班级、专业、年级、学位答辩照； 5.学院工作大事记和统计材料：每年梳理，年底向学校移交； 6.反映学校历史有关人物和实物档案。
五、档案安全
切实提高安全意识，建立健全并严格执行规章制度，严格档案信 息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私； 确保存放场所条件安全，要经常开展档案安全自查，及时发现和排除 隐患。
长期 短期 短期 长期 长期 短期 长期 短期
二、教学档案（院部保存）
（二）研究生教学
1.课堂教学材料、课程进度表、课程试题等教学材料 2.教师任课安排、教案、培养计划 3.考试考查登记表、补考成绩、期末考试试题 4.教学检查、评估材料及总结 5.教师工作量核算、登记材料
短期 短期 长期 短期 短期
3.学院行政工作材料
（1）年度工作计划、总结、重要报告； （2）院部工作规章制度； （3）重要工作会议记录、纪要、简报； （4）学院工作大事记和统计材料。
大学各类档案材料归档制度
软件职业技术学院各类档案材料归档制度第一章总则第一条为加快我院档案工作建设的步伐，切实增强档案管理工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》的原则，在省档案学会高校档案专业委员会（省高校档案工作协作组）的指导下，结合我院实际情况，特修订《软件职业技术学院各类档案材料归档制度》（以下简称《制度》）。
第二条本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合我院档案工作的现实需要和长远发展。
第三条本《制度》根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政、教学、学生、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、财会、声像、实物十一个一级类目设10个具体工作规范。
第二章党群类、行政类文件材料归档制度第四条学院各党政职能部门在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，均应按归档时间、归档范围、归档要求、归档单位和归档手续进行立卷归档。
第五条归档时间当年的文件材料于翌年6月底立卷归档完毕，因特殊情况可延迟到10月底。
第六条归档单位以学院党委、学院和党政办公室名义收发的文件材料，由院综合档案室立卷归档；以学院各部门收发的文件材料，分别由各部门立卷，并向院综合档案室归档。
第七条归档范围归档的文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
归档的主要内容包括学院党务、行政（教学、科研、基建、设备、外事、学生、财会等管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件。
归档的重点以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其它单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对本学院的指令性、指导性文件为主。
第八条归档要求（一）归档的档案文件要齐全、完整。
根据国家教育部和国家档案局的有关规定，要把好文件形成积累关，在发文盖章时，文书处理人员一定要留存定稿（领导签发稿）、正本（一式两份）以及文件的附件，否则，拒绝盖章；收文一般归档一份，重要的归档两份；领导外出开会、调查研究以及考察等带回的文件材料要交给综合档案室办理登记手续。
大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。
第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。
第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。
应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
本院对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。
第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。
第六条文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿；未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料;（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的从各方面收集来的文件材料。
学校档案整理归档制度
一、总则为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、归档范围1. 学校行政管理、教育教学、科研、基建、财务、人事等方面的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
2. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等方面的档案。
3. 教师个人档案，包括任职资格、职称评定、工作总结、科研成果等。
4. 学校举办的各种活动、竞赛、培训等产生的文件、资料。
5. 学校与其他单位、个人签订的合同、协议、备忘录等。
三、归档要求1. 归档文件材料必须完整、准确、真实，字迹清楚，格式规范。
2. 归档文件材料应当分类整理，按照文件材料形成的时间、性质、内容等进行归档。
3. 归档文件材料应当进行编号、编目、登记，确保档案的有序管理和查询。
4. 归档文件材料应当进行保密处理，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应当严格按照保密规定进行管理。
四、归档程序1. 归档部门按照归档范围和归档要求，对形成的文件材料进行收集、整理、立卷。
2. 归档部门将整理好的文件材料报送给学校档案室，由档案室进行审核、验收。
3. 档案室对审核合格的文件材料进行归档，对不合格的文件材料退回归档部门进行补充、修改。
4. 档案室对归档文件材料进行编号、编目、登记，建立档案目录。
五、档案保管1. 档案室负责对归档文件材料进行保管，确保档案的完整、安全。
2. 档案室应当建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清理、消毒。
3. 档案室应当根据档案的保存要求，采用适当的保管设施和措施，确保档案的长期保存。
六、档案利用1. 学校内部人员查阅档案，应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。
2. 学校外部单位或个人查阅档案，应当经过学校档案室审核批准，并按照规定办理相关手续。
3. 档案室应当及时为学校内部人员提供档案查询服务，提高档案利用效率。
七、附则1. 本制度由学校档案室负责解释。
学校各职能部门文件归档范围规定
学校各职能部门文件归档范围一、党总支应归档的材料1、工作计划、总结、汇报、请示报告2、总支、支部会议记录3、党总支改选材料、履行活动中形成的文件材料4、党员名册、统计报表等5、党员吸收与转正的文件材料及党组织关系的介绍信6、交党费的记录7、学校党总支及上级部门下发的关于党务工作的文件材料8、党组织、党员评优的材料9、经验介绍材料10、党总支的发文汇编二、办公室应归档的材料1、工作计划、总结、汇报、请示报告、制度、决定等2、大事记、学校日记3、每周工作安排4、本校与部门、外单位(或者个人)签订的合同、协议书等5、办公会记录6、校务会记录、校长会会议记录7、重大事件的调查处理记录8、学校机构设置、撤并、更名、启用印章等9、教师名册、干部名册、各种年报10、学校教职工调动工作的行政关系介绍信及存根、工资转移证等11、学校有关人员录用、转正定级、退休、死亡抚恤、年度考核、工资调整的文件材料12、学校校级干部、中层干部任免的材料13、教职工评优奖惩的材料，学校评优奖惩的材料14、学校关于出国考察、友好往来等外事活动的文件材料15、各级领导视察学校工作时的重要指示、讲话、题辞及影像资料16、上级颁发的政策性的文件材料17、信访方面的材料18、领导人的发言稿19、学校发文汇编20、学校活动的影像资料21、学校编辑出版的出版物定稿和校本22、学校宣传的文件资料三、教导处应归档的材料1、教学计划、规定、意见、办法、教学大纲及有关教育教学工作的指导性文件2、工作计划、总结、汇报、会议记录3、校历、总日课表、教师任课一览表、各科教学进度计划4、班主任工作的计划、总结、工作经验等材料5、教师业务考核的材料6、教学管理的规章制度，学校教育改革的方案、总结7、有关教学的各种统计的报表、图表等8、自编和其它学校协作的教材、大纲、讲义等9、反映教学工作、学术活动情况和成果的影像资料10、教师教学经验交流材料11、学校领导干部及教导处的听课记录12、毕业生材料(包括毕业登记表名册、毕业证存根、毕业去向统计、留影)13、期中、期末考试的试卷，毕业考试成绩及试卷、试卷分析(包括学校录取情况、考试成绩)14、外地交流的试卷15、学生参加各项知识竞赛及文艺演出、书画展览等活动的成绩、名次、影像资料等16、校运动会秩序册、成绩册、各项比赛的最高的记录等材料17、学生体育达标统计表、健康情况分析18、学生花名册、学籍卡、健康卡等，学校学籍管理的规定、办法、意见19、学生休学、退学、转学、复学的材料及借读生的登记表等20、学校召开的家长座谈会材料、家长学校的材料21、学校与有关单位联办、委托代培的协议22、学生参军、保送、特招的名单及有关材料23、招生报名登记表、新生名册或者编班名册24、健康教育课备课笔记四、团委、少先队应归档的材料1、工作计划、总结、请示报告等2、会议记录3、团队活动大事记4、团队改选、任免、奖惩的材料，团员奖惩的文件材料5、组织关系转进转出的材料6、团员名册、年报7、团费收缴、使用、审核情况8、发展新团员的材料9、团员教育、培训的材料，团队活动的文件材料10、月度“文明班级”评比的有关材料、一日常规检查评比的材料五、政教处应归档的材料1、工作计划、总结、汇报2、会议记录3、德育教育的计划、总结，开展德育教育的方案4、先进班集体、三好学生、优秀学生干部登记表、典型材料、表彰决定5、学生所犯错误的调查材料、情况报告、处理决定6、学校及上级主管部门下发的关于精神文明建设的文件材料7、心理健康教育的材料六、教科室应归档的材料1、工作计划、总结、汇报2、会议记录3、各教研组活动的计划、总结4、典型教案、公开课的教案及评议记录5、教师参加之级组织的教研活动的记录、取得的名次等，及在教学活动中撰写发表并获奖的论文、调研报告等6、教师培训、师德培训的规划、总结7、教师教研成果的统计表8、教师外出讲学、兼课情况的记载等9、评优的资料七、总务处归档的材料1、计划、总结、汇报2、设备维修计划、记录3、校舍管理制度、维修记录4、校产登记移交清册5、学校平面图、基建方面的材料6、征地的请示、批复，房地产权，界址协议书7、安全保卫制度、值班表、巡查记录八、会计室应归档的材料1、学校预决算、会计各种原始凭证和记帐凭证2、本校的日记帐、明细分类、分户或者登记簿3、现金出纳、银行存款帐、总帐4、会计移交清册5、会计档案保管、上交及销毁的文件材料6、银行余额调节表、银行对帐单7、固定资产帐目8、经费安排、各项津贴费的材料九、工会应归档的材料1、计划、总结、汇报、请示报告2、工会委员、会员会议记录3、职工代表大会材料4、组织改选、机构设置的材料5、工会会员名单6、会员进(出)介绍信7、奖惩评优的材料8、工会经费安排、劳保、福利待遇9、上级工会下发的有关政策性的文件10、抚恤、遗属津贴的材料十、劳服中心应归档的材料1、计划、总结、汇报2、会议记录3、食堂、宿舍管理的制度、方案等4、寄宿生学生名单、宿舍安排表5、卫生、安全制度及检查记录6、招标的文件材料7、员工考核、奖惩的文件材料8、费用的帐目、凭证、报表、原始的记帐凭证、日记帐、移交清册等9、现金出纳、银行存款帐、总帐10、固定资产帐目。
国家教委国家档案局高等学校教学文件材料归档范围
附件1：
国家教委国家档案局高等学校教学文件材料归档范围
1、上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等；
2、综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表；
3、招生工作的材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，代培计划、合同，招生工作总结等；
4、学籍管理材料：新生登记表，学生学籍卡片及成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料；
5、学生奖惩材料；
6、教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结；
7、教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录；
8、教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结，实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等；
9、课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各系各专业的考试题；
l0、优秀的典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；
11、研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件；
12、毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根，供需见面的计划、合同；
13、毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等；
14、师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件；
15、教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表；
16、教师工作量的规定及执行情况；
17、夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。
高等院校档案管理工作办法
第十三条 归档范围
立卷归档以我校各单位产生的文件材料为主，要把反映本单位职能活动所产生的具有长远和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的上级机关和下级机关的来文）作为本单位立卷归档的重点。
第五条
学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，同时又是永久保存学校档案并提供利用的科学文化事业机构和提供档案信息为学校服务的档案文献信息中心，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
第六条 主管档案工作的校领导是学校档案工作第一责任人。其职责是：
第十条
档案工作纳入各级领导议事日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师、专业人员和干部的职责范围，在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第十一条 充分发挥档案法规的行政监督职能。严格把好鉴定验收、上报成果，升等晋级等关口。在科研成果上报、基建工程验收
1、认真贯彻国家关于档案工作的法律、法规，审批学校有关档案工作规章制度，并结合学校实际，提出指导性意见；
2、负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实，使档案工作与其它工作协调发展。
3、主持全校性档案工作会议，决定档案工作经费和档案馆发展中的重大问题，决定奖惩事项；
高等院校档案管理工作办法
高等院校档案管理工作办法
第一章 总 则
第一条
为加强我校档案工作，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本管理办法。
、大型仪器设备开箱时，必须通知档案部门派人参加并签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目一律不予上报，不予验收。其它各种门类档案也采取相应措施，使立卷归档工作制度化。
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二、归档重点：
本学院形成的不同载体、不同形式的 文件材料及上级针对本院的指令性、指导
性件和需要学院承办的文件材料。
三、归档范围
《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定： 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案 同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。
1、党群类
2、行政类
3、学生类
4、教学类
6、基本建设类 8、产品生产类 10、外事类
4
5 6 7
学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复
学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 重点实验室建设材料
外购仪器设备项目主要内容包括仪器设 备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、 运行维修、全套随机技术文件、随机图样 等方面。 仪器设备类材料归档应注意：
实体分类号 类 目
CK11
CK12 CK13 CK14 CK15
综合
会计报表 会计账簿 会计凭证 工资清册
CK11（综合）归档范围
序号 1 2 3 4 5 归档范围 上级有关财务会计工作的文件材料 学院财务管理规定、计划、总结、请 示、批复等文件材料 财会档案移交清册 有关财务管理方面的其他文件材料 财会档案销毁清册
括有关编辑出版管理工作中形成的计划、总结、规章制度、
重要会议记录、统计报表等方面的全套材料。
8、外事类（WS）
主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、 出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动 中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办
学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、
5、科研类
7、仪器设备类 9、出版物类 11、财会类
1、党群类（DQ）
主要包括高等学校党委、工会、团委、 民主党派等组织的各种会议文件、会议记录 及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上 级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(可参考《西北工业大学明德学院档案管 理手册》)
我院党群类（DQ）划分为3个二级类 目。
第一部分
归档范围
首先，明确什么是高等学校档案？
是指高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。 《办法》第二条
第一部分
1、归档原则
2、归档重点 3、归档范围
归档范围
一、归档原则
1、归档的文件材料，必须对学校和社会有史 料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。 2、归档的文件材料，必须反映学校各项活动 的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规 律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联 系和成套性特点。
3、鉴定、考察、考核材料； 4、学历和评聘专业技术职务材料；
5、政治历史问题审查材料；
6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料；
8、处分材料；
9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、 退职材料及各种代表会代表登记等材料；
10、其他可供组织上参考的有保存价值的材料。
预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的
依据，建立规范的预立卷类目是立卷部 门做好平时立卷的关键。
二、各类档案的预立卷要求： 各立卷部门根据本部门工作职责和 当年工作任务，参照归档范围编制文 件材料预立卷类目，并根据工作实际 对预立卷类目适时进行调整。
《高等学校教学文件材料归档范围》
主要包括17个方面 1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文 件。 2.综合性教学文件材料。 3.招生工作的材料等。
4.学籍管理的材料。 5.学生7.教材方面的材料。 8.教学实习、生产实习方面的材料。 9.课堂教学材料。 10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评 审意见。
第二部分
预立卷工作
档案预立卷工作，是学院档案管理的基础工 作之一，是学院实行部门立卷制度的一个重要环 节。规范学院档案预立卷工作，对学院立卷部门 做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前 的查找利用具有重要的作用。
《办法》第十六条明确规定： 高等学校实行档 案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授 予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
我院外事综合（WS11）档案划分为3类。
WS11 外事综合
综合
出国(境)
来院
9、财会类（CK）
按财政部、国家档案局发布的《会计档 案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
依据高校档案实体分类法，财会类 （CK）档案可以划分为5个二级类目。
高等学校文件材料归档 范围及归档工作程序
西北工业大学明德学院档案室
提 纲
高校文件材料归档范围 预立卷工作 归档工作程序
依据材料
2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制 定教育部第27号令 《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)
1994年1月1日起实施的原国家教委制定的 教办[1993]429号文件 《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》
2、行政类（XZ）
主要包括高等学校行政工作的各种会议 文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校 关于人事管理、行政管理的材料。
我院行政类（XZ）划分为5个二级类目。
XZ 行政
XZ11 行政 综合
XZ12 人事
XZ13 保卫
XZ14 后勤
XZ15 图书 档案
XZ类文件材料归档应注意问题:
XZ11 行政综合：学院评估、教代会、校史和部、系等单位重
《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独 设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。
《中国教育报》2008年9月26日
依据《教育部关于学历问题的答复意见》
(1)高中毕业生登记表； (2)高考体检表； (3)高考报名表；
以上为高中阶段材料
本、专科毕(结)业生离校随转个人档案一般应有如下材料：
(4)高考政审表；
1、仪器设备工作量大的部、系，随机档案可
设分室保存，二级管理。
2、仪器设备归档的重点是：10万元以上设备 各个环节形成的不同载体材料，包括全套随机图 样。
7、出版物类（CB）
主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学 术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书 及出版发行记录等。
我院出版物类（CB）档案主要分为报纸、刊物两类，包
具体类别可参看《西北工业大学明德 学院声像档案归档范围及要求》。
声像档案二级类目表
实体分类号 类目
SX12 SX13 SX14 SX15 SX16 SX17 SX18 SX19
照 片 录音带 录像带 幻灯片 磁 盘 影视胶片 缩微胶片 光 盘
2、SW 实物类
学校在公务活动中受赠的具有纪念意 义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励 的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义 的实物。
实体分类号 类目
JJ11 JJ12
综合 工程项目
JJ11（综合）归档范围
序号
1 2 3
归档范围
上级有关基建工作的文件 基建工作规章制度 基建工作计划、总结、简报
4 5
6
基建工作总体规划 基建工作年度(季度)总结、统计报表 基建工程财务预、决算 全院性总体规划、设计总平面图 水、电、气管道分布图
地质勘探、地形测量材料
我院教学类（JX）划分为2个二级类目。 (其中教学综合分为综合、招生、学籍管理、 课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教 材等7类)
JX11全日制本科、专科教学综合
JX
教学
JX11全日制本科、专科教学成绩单
教学类文件材料归档应注意：
1、归档的重点是学院在教学工作，特 别是教学实践各个环节活动中形成的不同 载体的文件材料。 2、规模较大的学院，对教学档案中的 少数不属于永久保存的类目，如本科生毕 业论文、实习报告等可由各系保存。学院 档案部门只按一定比例择优接收。
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JJ12(工程项目)归档范围：
序号
1 2 3 4 5
材料名称
6
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项目可行性研究、任务书 项目设计基础 项目设计文件 项目工程管理文件 项目施工文件 项目竣工验收文件 财务管理文件 监理文件材料
基建类材料归档应注意：
1、 若项目为国家重大建设项目需要按照 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范》（ DA/T 28-2002）执行。 2、基本建设项目的档案资料工作要与项 目建设进程同步。 3、建设项目实行总承包的，各分包单位 负责收集、整理分包范围内的档案资料，交 总包单位汇总、整理。
5、基本建设类(JJ)
按国家档案局、原国家计委发布的《基 本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档 发[1988]4号)执行。(详见学院网站《档案法 规》)
基建档案主要是在基本建设管理和基本 建设工程项目活动过程中形成的文件材料。
依据高校档案实体分类法，基本建设类 （JJ）可以划分为2个二级类目。
党群DQ
DQ11 党群 综合
DQ12 工会
DQ13 团委
DQ类文件材料归档应注意问题：
DQ11党务综合：分综合、纪检(监察)、组织(含党校) 、 宣传教育(含学生思想政治教育)、 统战(含 民主党 派、政协委员、人大代表材料)等。
DQ12工会：妇女工作、“三育人”材料入此。
DQ13团委：学生社团材料入此。
人物档案归档范围（参考）
人物档案 生平传记类 文稿类 评价类 其他类 创作类 社会活动类 音像类
干部人事档案
相关依据 1、中组部、国家档案局《干部档案工作条例》 组通字[1991]13号
2、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》 组通字号[1996]14号